En annen ansatt har nettopp sendt en e-post og bedt om en lønnsslipp, en annen trenger W-2-skjemaet sitt til skatteformål, og nå må HR lete gjennom lønnsopplysningene igjen for å sende dokumentene på nytt manuelt.
Etter hvert som teamene vokser, blir det raskt repetitivt og tidkrevende å håndtere forespørsler om lønnsdokumenter én etter én. Intuit QuickBooks Workforce bidrar til å forenkle dette ved å gi ansatte sikker tilgang til egne lønnsslipper, W-2-skjemaer og lønnsopplysninger gjennom en selvbetjeningsportal.
Denne veiledningen viser hvordan du konfigurerer ansatttilgang i QuickBooks Workforce, slik at teamet kan få tilgang til lønnsdokumenter på egen hånd og med mindre manuell oppfølging frem og tilbake.
Kan ansatte få tilgang til lønnsslipper og skatteskjemaer i QuickBooks Workforce?
Ja. Ansatte kan få tilgang til lønnsslippene og skatteskjemaene sine, inkludert W-2-skjemaer, gjennom QuickBooks Workforce når de har blitt invitert og fullført konfigureringen av Workforce-kontoen sin.
Ansatte kan deretter se lønnsdokumenter både gjennom Workforce-nettportalen og mobilappen.
Slik inviterer du ansatte til QuickBooks Workforce, slik at de kan se lønnsslippene og skatteskjemaene sine (W-2)
Slik kan du invitere ansatte til Workforce og konfigurere ansatttilgang i QuickBooks Payroll.
Want to learn more about QuickBooks Workforce?
Trinn 1: Bekreft at ansattopplysningene er fullstendige
Før du sender Workforce-invitasjoner, må du bekrefte at hver ansattprofil inneholder:
- Fornavn og etternavn
- E-postadresse
- Ansettelsesdato
- Opplysninger om lønnsprofil
E-postadressene til de ansatte må være riktige, siden Workforce-invitasjoner sendes via e-post.
Trinn 2: Kjør lønn før du inviterer ansatte
Ansatte kan bare se lønnsslipper og lønnsopplysninger som allerede er behandlet gjennom QuickBooks Payroll. Når du kjører lønn først, sikrer du at de ansatte umiddelbart kan få tilgang til lønnsopplysningene etter at de har konfigurert Workforce.
Trinn 3: Send Workforce-invitasjoner
Gå til Lønn → Ansatte, og velg deretter den ansatte du vil invitere. Inne på ansattprofilen velger du Inviter til Workforce for å sende invitasjonen på e-post.
De ansatte mottar instruksjoner om å opprette eller logge på Intuit-kontoen sin, slik at de kan få tilgang til Workforce og se lønnsslipper, W-2-skjemaer og lønnsdokumenter på nettet. Hvis du må invitere flere ansatte samtidig, tilbyr QuickBooks også masseinvitasjoner.
Trinn 4: Konfigurer tillatelser for ansattes selvbetjening
Gå til Innstillinger → Lønnsinnstillinger → Workforce-innstillinger for å administrere hvilke selvbetjeningsfunksjoner de ansatte kan få tilgang til i Workforce.
Administratorer kan tillate at ansatte ser lønnsslipper, W-2-skjemaer og lønnsopplysninger hittil i året, samtidig som de kan bestemme om ansatte selv kan oppdatere opplysninger om direkte innbetaling, W-4-skatteopplysninger og personlige kontaktopplysninger.
Trinn 5: Aktiver tilgang til digitale W-2-skjemaer
Ansatte som ønsker digital levering av W-2-skjemaer, må samtykke til elektronisk levering under konfigureringen av Workforce-kontoen.
Når dette er aktivert, kan de ansatte få tilgang til:
- W-2-skjemaer
- W-2c-skjemaer
- Skattedokumenter
gjennom Workforce-portalen i skatteperioden.
Ansatte som ikke velger dette, vil fortsatt motta W-2-skjemaer på papir i posten.
Trinn 6: Hjelp de ansatte med å fullføre konfigureringen av Workforce
De ansatte mottar en e-postinvitasjon med instruksjoner om å:
- Opprette eller logge på Intuit-kontoen sin
- Få tilgang til Workforce via nettet eller mobilappen
- Se lønnsslipper og W-2-skjemaer
Ansatte som allerede har Intuit-kontoer, bør bruke riktig e-postadresse som er knyttet til Workforce-invitasjonen deres.
Trinn 7: Send invitasjoner på nytt ved behov
Hvis en ansatt ikke mottar eller godtar invitasjonen sin, kan administratorer sende Workforce-invitasjonen på nytt direkte fra delen for ansattadministrasjon i QuickBooks Payroll.
Du kan også oppdatere den ansattes e-postadresse før du sender invitasjonen på nytt, hvis det er nødvendig.
Trinn 8: Se gjennom de ansattes tilgangsstatus
Etter at invitasjonene er sendt, kan du følge med på de ansattes invitasjons- og tilgangsstatus via Lønn → Ansatte. Dette gjør det mulig for administratorer å bekrefte hvilke ansatte som har godtatt invitasjonene sine, og identifisere ansatte som fortsatt kan trenge oppfølging.
Ting du bør huske på når ansatte får tilgang til lønnsslippene og W-2-ene sine i QuickBooks Workforce
Her er noen vanlige konfigurasjonsproblemer, anbefalte fremgangsmåter og forventninger du bør huske på når ansatte får tilgang til lønnsslipper og W-2-er gjennom QuickBooks Workforce.
Vanlige konfigurasjonsproblemer
Ansatte mottar kanskje ikke Workforce-invitasjoner hvis e-postadressen som er registrert, er feil eller utdatert. Noen ansatte kan også ved et uhell logge på med en annen Intuit-konto enn den som er knyttet til Workforce-invitasjonen deres.
Anbefalte fremgangsmåter
Kjør lønn før du sender Workforce-invitasjoner, slik at ansatte får tilgang til lønnsslipper umiddelbart etter konfigureringen. Det er også nyttig å minne ansatte på å velge papirløs levering av W-2-er under konfigureringen av kontoen.
Slik ser det ut når alt fungerer
Når Workforce er ferdig konfigurert, skal ansatte kunne få tilgang til lønnsslipper og W-2-er på egen hånd, uten å måtte kontakte HR eller lønnsadministratorer gjentatte ganger for å få lønnsdokumenter.
Avsluttende tanker
Ved å konfigurere ansattes tilgang til lønnsslipper og W-2-er i QuickBooks Workforce kan du redusere gjentatte lønnsforespørsler og gjøre det enklere for ansatte å få tilgang til lønnsdokumenter gjennom hele året.
Hvis du vil at ansatte skal få tilgang til lønnsdokumenter på mobile enheter, kan du også se nærmere på QuickBooks Workforce-appen. Du finner flere ressurser om lønn og virksomhetsstyring ved å utforske QuickBooks og resten av deres ressurssenter for virksomheter. Lykke til med konfigureringen av Workforce og utrullingen av lønnsløsningen for de ansatte.
