Å ta seg tid til å strukturere et perfekt team for implementering av virksomhetsressursplanlegging (ERP) kan bidra langt i retning av å sikre at det nye systemet planlegges og gjennomføres på en smidig måte.
I denne artikkelen fremhever jeg de viktigste rollene og ansvarsområdene som trengs for ERP-messig og organisatorisk effektivitet, og drøfter noen av de største utfordringene selskaper møter under ERP-implementeringer.
Hva er et ERP-implementeringsteam?
Et ERP-implementeringsteam er en gruppe personer som har ansvar for å planlegge, koordinere og gjennomføre implementeringen av et ERP-system i en organisasjon.
ERP-implementeringsteamet bør bestå av sentrale medlemmer med ulike ferdigheter og ulik ekspertise. Men det handler ikke bare om det – det handler også om å ha de riktige personlighetstypene, som bidrar til å koordinere implementeringen og oppnå optimale resultater.
Viktigheten av å velge riktig ERP-implementeringsteam
Jeg har tilbrakt 20 år i ulike roller i næringslivet og sett forskjellige personlighetstyper involvert i ERP-implementeringsprosessen, samt hvordan disse personlighetstypene påvirket resultatene av implementeringen.
Her er det jeg lærte om å strukturere et vellykket ERP-implementeringsteam:
- Å ha de riktige tekniske ferdighetene og kunnskapene er bare begynnelsen.
- Team med de riktige egenskapene presterer bedre, med mindre dysfunksjon og konflikt.
- Samlende, resultatorienterte team har større sannsynlighet for å oppfylle prosjektets omfang.
De 6 sentrale rollene i ERP-implementeringsteam
Det er avgjørende å ha et godt strukturert ERP-implementeringsteam for å implementere alle typer ERP-systemer. Teamet trenger den beste kombinasjonen av ferdigheter, kunnskap, erfaring og egenskaper for å sikre at alle deler av ERP-implementeringsprosessen håndteres effektivt og på en god måte.
Det anslås at nesten 30 % av kritiske roller ikke fylles av de best egnede personene. Hvis selskapet ditt planlegger en ERP-implementering, kan du se nærmere på noen av de kritiske rollene, egenskapene og ansvarsområdene i vellykkede ERP-implementeringsteam.
1. Utøvende sponsor
Dette er en intern leder på høyt nivå som støtter og fremmer ERP-implementeringsprosjektet i organisasjonen.
Ansvarsområder
- Sikre de nødvendige ressursene
- Gi strategisk veiledning
- Sikre at prosjektet er i tråd med virksomhetens mål
- Drive prosjektet fremover med støtte fra viktige interessenter
- Tilrettelegge for kommunikasjon mellom implementeringsteamet og resten av organisasjonen
Sentrale egenskaper
- Strategisk
- Inkluderende
- Samarbeidsorientert
- Innflytelsesrik
- Støttende
- Visjonær
2. Implementeringspartner
En tredjepartsorganisasjon eller konsulent som spesialiserer seg på ERP-implementeringer.
Ansvarsområder
- Systemdemonstrasjoner, veiledning gjennom implementeringsprosessen og konfigurering av ERP-systemet
- Gi råd om beste praksis for bruk av systemet
- Arbeide tett med det interne teamet
- Hjelpe dem med å navigere gjennom kompleksiteten i ERP-løsningen
- Sikre en vellykket implementering og datamigrering før systemet settes i drift
Have an account? Log In
Sentrale egenskaper
- Kunnskapsrik
- Samarbeidsorientert
- Pålitelig
- Nysgjerrig
- Troverdig
- Kompetent
3. Prosjektleder
En intern eller ekstern prosjektleder som har oversikt over hele ERP-implementeringsprosjektet.
Ansvar
- ERP-ens prosjektplan
- Lede prosjektteamets arbeid
- Sikre at oppgavene fullføres i tide, at ressursene fordeles effektivt, og at risikoer håndteres
- Være et sentralt kontaktpunkt for implementeringsteamet, den utøvende sponsoren og implementeringspartneren
- Spille en avgjørende rolle i å holde prosjektet på rett spor, løse problemer og kommunisere fremdrift til interessentene
- Koordinere endringsledelse
Kjerneegenskaper
- Resultatorientert
- Tilretteleggende
- Teknologikyndig
- Støttende
- Ansvarlig
- Kommunikativ
4. Sluttbruker, også kalt superbruker
Sluttbrukere, også kjent som superbrukere, er personer i organisasjonen som skal bruke ERP-systemet aktivt på daglig basis.
Ansvar
- Ha en grundig forståelse av organisasjonens prosesser, arbeidsflyter og krav
- Fungere som et bindeledd mellom implementeringsteamet og resten av organisasjonen
- Gi tilbakemeldinger for å sikre at ERP-systemet oppfyller organisasjonens behov
- Opplære og støtte andre ansatte under og etter implementeringsprosessen
Kjerneegenskaper
- Kompetent
- Praktisk anlagt
- Kommunikativ
- Samarbeidsorientert
- Brutalt ærlig
- Iterativ
5. Tverrfunksjonelle teammedlemmer
Interne teammedlemmer fra ulike avdelinger og funksjoner i organisasjonen.
Ansvar
- Bidra med unike perspektiver, ekspertise og kunnskap
- Sikre at implementeringsprosessen tar hensyn til og ivaretar behovene til hele organisasjonen
- Bidra til proaktivt å identifisere og løse potensielle problemer
Kjerneegenskaper
- Engasjert
- Samarbeidsorientert
- Kommunikativ
- Representativ
- Resultatorientert
- Støttende
6. Rapportutvikler
Rapportutvikleren er en intern eller ekstern person som har ansvar for å utvikle tilpassede rapporter i ERP-systemet.
Ansvar
- Arbeide tett med sluttbrukerne og andre interessenter for å forstå rapporteringsbehovene deres
- Opprette rapporter som dekker rapporteringsbehovene og gir organisasjonen datadrevet innsikt
- Sikre at organisasjonen kan utnytte det fulle potensialet i ERP-systemets rapporteringsfunksjoner
Kjerneegenskaper
- Grundig
- Organisert
- Analytisk
- Støttende
- Kompetent
Slik sikrer du at teamet ditt lykkes
Å ta seg tid til å lese denne artikkelen er et godt første steg. Det finnes imidlertid andre konkrete tiltak du kan iverksette for å øke sannsynligheten for at implementeringen gjennomføres problemfritt, blant annet:
Overlappende egenskaper
Enten de kommer fra personalavdelingen, IT-teamet ditt eller prosjektgruppen, må medlemmene av implementeringsteamet ha noen overlappende egenskaper som kan danne grunnlaget for teamets atferdskodeks.
Som du sannsynligvis så i rollebeskrivelsene ovenfor, er de vanligste egenskapene:
- Inkluderende
- Ansvarlige
- Støttende
- Samarbeidsvillige
En annen egenskap som ikke ble nevnt så mye tidligere, men som bør være til stede i så mange av disse rollene som mulig, er teknologiforståelse. Det er et krav for prosjektledere og implementeringspartnere, siden de er fageksperter på valg og implementering av den beste ERP-programvaren.
Atferdskodeks
Jeg har vært involvert i mange ERP-implementeringer og har erfart at de mest vellykkede hadde en atferdskodeks som beskrev minst disse elementene:
- Implementeringens oppdrag og visjon
- Teammedlemmenes ansvarsområder
- Teamets verdier
- Teamets etikk og integritetsstandarder
- Uakseptabel atferd
- Muligheter og roller i konfliktløsning
Tydelig og hyppig kommunikasjon
Det er avgjørende å etablere tydelige kommunikasjonskanaler og skape et samarbeidsmiljø der teammedlemmene fritt kan dele ideer, bekymringer og statusoppdateringer. Gode kommunikasjonsevner er nødvendige under regelmessige teammøter, statusoppdateringer og tilbakemeldingsmøter for å holde alle samkjørte og informerte gjennom hele implementeringsprosessen.
Løpende opplæring og støtte
Et område jeg ofte opplever blir oversett, er opplæring og støtte, særlig etter implementeringen, når brukerne trenger å vite hvordan de bruker ERP-systemer. Det er her sluttbrukere og andre interessenter oftest får problemer og dermed blir uengasjerte.
Det er avgjørende å gi teamet tilstrekkelig opplæring og støtte. Investering i omfattende opplæringsprogrammer og workshops kan gi teammedlemmene den nødvendige kunnskapen og ferdighetene til å utnytte ERP-systemet fullt ut og effektivt – og oppnå fordelene.
Målsetting
Det er avgjørende for teamets suksess å sette realistiske mål og forventninger. Ved å dele implementeringsprosessen inn i håndterbare faser og milepæler kan du følge fremdriften og få muligheter til å feire resultatene underveis.
Anerkjennelses- og belønningssystem
Å anerkjenne og belønne teammedlemmene for deres bidrag kan styrke moralen og motivasjonen og drive teamet mot suksess.
De vanligste personlighetstypene i et implementeringsteam
Jeg vet at det kanskje høres merkelig ut, men å velge teammedlemmer basert på personlighetstyper bidrar faktisk til at prosjekter lykkes. Akkurat som Michael Jordan trengte Scottie Pippen, trenger du å skape et balansert team som kan hjelpe prosjektet ditt med å vinne.
Basert på min erfaring er dette noen av de vanligste personlighetstypene du vil møte i et implementeringsteam:
Thomas som tar styringen
Selv om Thomas er avgjørende for å gi retning og motivere andre, kan folk oppleve ham som litt for mye og til tider direkte utmattende å være sammen med.
💡Tips:
Thomas’ suksess med å få oppslutning og motivere interessenter avhenger av at han legger egoet til side og praktiserer ydmykhet og inkludering.
Ingrid som går seg vill i detaljene
Ingrid vet at djevelen ligger i detaljene, og hva som må gjøres for å redusere risiko. Hun går logisk og metodisk gjennom alle punktene og utmerker seg ved å analysere komplekse problemer for å skape praktiske løsninger.
Til tross for verdien hun tilfører, kan Ingrid noen ganger bremse ting for mye, noe som frustrerer de fartsglade på teamet som bare vil komme i mål.
💡Tips:
Ingrid må bli minnet på hvor viktig det er å overholde prosjektets tidsplaner og øke tempoet etter behov for å nå implementeringsmålene.
More Articles
Isaac innovatøren
Alle selskaper ønsker seg Isaac, innovatøren. Han er kreativ, fremtidsrettet og leter alltid etter nye måter å forbedre prosesser på og maksimere fordelene ved ERP-systemet.
Isaac er fantastisk, men vi har lagt merke til at han har litt av et Steve Jobs-kompleks og har en tendens til å stjele rampelyset iblant – greit, mesteparten av tiden, noe som virkelig kan irritere resten av teamet.
💡Tips:
Isaac må dele æren når det er fortjent, og gi andre rom til å innovere og skinne hvis han forventer at bidragene hans skal bli godt mottatt.
Rådgiver Christine
Et annet favorittmedlem på teamet, rådgiver Christine, er dyktig til å bygge relasjoner, fremme samarbeid og legge til rette for effektiv kommunikasjon mellom teammedlemmer og interessenter. Hun kan bruke for mye tid på å få alle til å føle seg inkludert og verdsatt, og ikke nok tid på å få arbeidet gjort.
Christines alltid omsorgsfulle side vil sannsynligvis føre henne opp på Thomas, som tar kommandoen, sin liste over dem som ikke presterer.
💡Tips:
Christine må slutte å være omsorgsfull iblant, brette opp ermene og bli en aktiv bidragsyter.
Frank problemløseren
Frank problemløseren liker å involvere seg i alles saker og finne måter å redde dagen på. Han mener det godt, men – som du sikkert kan forestille deg – er det ikke alle som setter pris på hans innspill. Likevel spiller han en viktig rolle i å løse konflikter, håndtere forventninger og sørge for at alles meninger og bekymringer blir hørt og fulgt opp.
For å være effektiv og få innspillene sine verdsatt må Frank vite når han skal gripe inn, og når han skal la andre ordne opp i sine egne problemer.
💡Tips:
For å unngå å bli oppfattet som en plage, må Frank vurdere behovet for å gripe inn basert på den potensielle innvirkningen på et prosjekt og hvordan involveringen hans blir mottatt.
Hyrden Seth
Seth er drevet av ønsket om å lykkes og har alltid full oversikt over implementeringsplanen. Han er svært organisert, effektiv og fokusert på gjennomføring, og sørger for at oppgavene blir fullført i tide og at leveransene blir levert.
Problemet er at han blir så fokusert på å lykkes at teammedlemmer, særlig rådgiver Christine, ser på ham som en irriterende oppgaveleder. Ja, prestasjon og måloppnåelse er avgjørende i ERP-implementeringer, men det samme gjelder å bygge relasjoner og fremme samarbeid.
💡Tips:
Seth må erkjenne behovet for å balansere prestasjoner med mennesker – det å fullføre et prosjekt bør ikke gå på bekostning av trivselen til teamet og andre interessenter.
Nøkkelen til å lykkes med å tilpasse personlighetstyper til prosjekter er å sørge for at alle er engasjert i teamets samlede suksess og er på samme side – ikke bare fokusert på områdene der de selv utmerker seg.
Å sette sammen et vellykket ERP-implementeringsteam er avgjørende for at hele prosjektet ditt skal lykkes. Når du anerkjenner og utnytter styrkene til hvert teammedlem, skaper du et allsidig team med høy ytelse, som er rustet til å håndtere alle aspekter og utfordringer ved ERP-implementeringen din.
Abonner for mer innsikt i ERP-implementering
Er du klar til å videreutvikle ferdighetene dine som implementeringsleder? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra finanslederne som former teknologibransjen.
