Slik avstemmer du en kontoutskrift raskt (4 enkle trinn)

For å avstemme en kontoutskrift sammenligner du de økonomiske oppføringene dine med bankens oppføringer for å sikre at alt stemmer. Jeg veileder deg trinn for trinn gjennom matching av transaksjoner, identifisering av avvik og bekreftelse av saldoen ved periodens slutt, slik at du vet at oppføringene dine er korrekte og oppdaterte.

Slik avstemmer du en kontoutskrift

Her er prosessen jeg brukte for å utarbeide en bankavstemmingsoppstilling. Husk at du ikke trenger å utføre avstemmingen manuelt. Programvare kan gjøre det for deg. 

Men jeg forstår det hvis du er interessert i å forstå hvordan en bankavstemmingsoppstilling utarbeides, slik at du kan analysere den mer effektivt.

1. Samle inn underlag

Du trenger kontoutskrifter for avstemmingsperioden, samt selskapets internt førte konto for bankkontoen.

2. Sammenlign innskudd og uttak med debiteringer og krediteringer på kontoen for kontanter

Innskudd og innbetalinger vises på kreditsiden av bankkontoen i hovedboken din, mens uttak og betalinger vises på debetsiden. Match hver transaksjon i kontoutskriften med transaksjonene på bankkontoen i hovedboken.

Author's Tip

Sett et merke ved transaksjoner som er korrekt ført både i hovedboken og på kontoutskriften. Det hjelper deg med å holde orden og motiverer deg ved å vise fremdriften din gjennom oppgaven.

3. Finn avvik

Transaksjoner som mangler enten i kontoutskriften eller i hovedboken, er avvikene du må ta hensyn til. Hvis vi går tilbake til eksempelet med en sjekk som er sendt, men ikke innløst, skal du føre transaksjonen i bankavstemmingsoppstillingen.

Avvik kan være av følgende typer:

• Midlertidige: Midlertidige avvik justeres automatisk over tid og krever ikke at du fører et bilag. Uinnløste sjekker vil for eksempel bli innløst på et tidspunkt.
• Feil og utelatelser: Varige avvik skyldes utelatte transaksjoner eller feil ved registreringen av transaksjonene. For å korrigere et varig avvik må du føre et bilag. Hvis du for eksempel ikke har bokført bankgebyrer, må du føre et bilag fordi gebyret ikke vil bli reversert.

4. Før korrigerende bilag

Før et bilag for feilene og utelatelsene du fant i forrige trinn. Dette sikrer at regnskapsoppføringene dine er korrekte. Midlertidige avvik vil reduseres over tid.

Eksempel på bankavstemming

Anta at du har $15,250 på bankkontoen din per 31. desember. Bokført saldo på bankkontoen din samme dag er $15,425. En sammenligning av kontoutskriften og bankkontoen i hovedboken viser følgende avvik:

• Sjekker mottatt, men ikke satt inn (også kalt innskudd underveis): $925
• Utstedte sjekker som ikke er innløst: $1,050
• Bankgebyr: $200
• Renteinntekt: $500
• Overtrekksgebyr: $100
• NSF-sjekker: $500

Slik vil bankavstemmingsoppstillingen se ut basert på denne informasjonen:

XYZ Company

Bankavstemmingsoppstilling

Kvartal avsluttet 31. desember 2023

Hvis de justerte saldoene stemmer overens, har du i de fleste tilfeller utarbeidet bankavstemmingsoppstillingen korrekt — i sjeldne tilfeller kan de justerte saldoene stemme overens på grunn av regnefeil eller andre feil, selv om du ikke har utarbeidet oppstillingen korrekt. Og ikke glem å føre postene i journalen for feil og utelatelser.

Hva du trenger for å avstemme en kontoutskrift

Før du setter i gang, trenger du to ting for å avstemme en kontoutskrift:

• Kontoutskrift (selvfølgelig)
• Bankkontoen i hovedboken din, som inkluderer transaksjoner som innskudd, uttak og innløste sjekker

Jeg vil også hevde at en programvareløsning for regnskap i praksis er nødvendig for å automatisere bankavstemmingsprosessen.

Hvem er involvert i bankavstemming?

De viktigste deltakerne i bankavstemmingen inkluderer:

• Regnskapsfører eller bokholder: Selskapets regnskapsfører eller bokholder utarbeider bankavstemmingsoppstillingen.
• Banken: Du trenger månedlige kontoutskrifter fra banken for å gjennomføre avstemmingen. Du kan gi banken en stående instruks om å sende en kontoutskrift automatisk hver måned, eller be om den ved behov.
• Skattmester eller økonomiansvarlig: Hvis du leser dette, kan denne personen være deg. Dette er en kvalifisert fagperson fra selskapet ditt som vil gjennomgå avstemmingsoppstillingen for å sikre at alle avvik blir håndtert.

Andre deltakere inkluderer:

• Internrevisor: Internrevisoren kan gjennomgå avstemmingsprosessen for å kontrollere at effektive kontroller er på plass og følges.
• Ekstern revisor: En ekstern revisor kan gjennomgå avstemmingsoppstillingen når selskapets årsregnskap vurderes.

Hva er en kontoutskrift?

En kontoutskrift er en månedlig oversikt fra banken som viser alle pengene som går inn på og ut av kontoen din – som innskudd, uttak og eventuelle gebyrer. Den viser også startsaldoen og sluttsaldoen for perioden.

Tenk på den som et økonomisk øyeblikksbilde som hjelper deg med å holde oversikt over forbruket, oppdage feil eller se om noe er uvanlig. Enten du søker om lån eller bare prøver å holde deg til et budsjett, kan det å gå gjennom kontoutskriften regelmessig virkelig hjelpe deg med å ha kontroll på pengene dine.

Hvor ofte bør kontoutskrifter avstemmes?

Banker utsteder vanligvis kontoutskrifter månedlig, noe som gjør månedlige bankavstemminger til en standardfrekvens. Det sikrer også at du ikke lar avvik, feil eller bedragerske transaksjoner bli liggende for lenge.

Månedlig avstemming er ingen absolutt regel. Avhengig av transaksjonsvolumet og virksomhetens preferanser kan du velge å utarbeide bankavstemmingsoppstillinger daglig, ukentlig eller kvartalsvis.

Beste praksis ved avstemming av en kontoutskrift

Her er noen anbefalte fremgangsmåter du bør følge når du avstemmer en kontoutskrift:

1. Oppretthold detaljert dokumentasjon

Organiser og oppbevar kvitteringer for transaksjoner, fakturaer, innskuddskvitteringer og andre relevante dokumenter du kan trenge til avstemmingen, helst på en sikker digital plattform. Slik kan du dra nytte av dette:

• Revisjonsspor: Tilgang til dokumentasjon gjør det enklere for interne og eksterne revisorer å spore og verifisere transaksjoner.
• Raskere feilretting: Når du finner feil, kan du se på det relevante dokumentet for å registrere de riktige tallene og opplysningene. Hvis du for eksempel betaler med et debet- eller kredittkort, står det i kontoutskriften at du betalte 100 dollar til XYZ-selskapet, men du husker kanskje ikke hva betalingen gjaldt, med mindre du har fakturaen.

2. Separer arbeidsoppgavene

La forskjellige personer ha ansvar for å registrere transaksjoner og avstemme kontoutskrifter – vurder faktisk å separere arbeidsoppgavene gjennom alle trinnene i regnskapssyklusen. Oppgavesegregering er en viktig intern kontroll for å minimere risikoen for svindel og feil. Slik hjelper separering av arbeidsoppgaver:

• Forebygging av svindel: Det er vanskeligere å manipulere virksomhetens regnskaper når mer enn én person er involvert i prosessen.
• Ansvarlighet: Det etablerer også ansvarlighet fordi det er tydelig hvem som har ansvaret for hver del av prosessen.

3. Undersøk avvik

Hvis du ser mistenkelige transaksjoner, må du kontrollere dem. Er beløpet riktig? Er riktig konto kreditert for innbetalingene? Burde en sjekk ha blitt innløst allerede, men har den ikke blitt det? Undersøk disse avvikene for å sikre at du ikke har å gjøre med svindel eller underslag av midler. 

Det er en stor feil å lukke øynene for mistenkelige transaksjoner for lenge og anta at de er normale bare fordi tallene stemmer.

Her er grunnen til at du bør undersøke raskt:

• Forebygg større problemer: Ved å identifisere og løse avvik raskt kan du håndtere problemer før de utvikler seg til noe større.
• Opprettholder regnskapets integritet: Ved å undersøke mistenkelige transaksjoner holder du regnskapsopplysningene nøyaktige og pålitelige, noe som bidrar til å opprettholde regnskapets integritet.

4. Automatiser avstemmingsprosessen

Manuell avstemming av kontoutskrifter kan ta flere timer eller til og med dager. I stedet for å bruke timevis på å matche transaksjoner, bør du la teamet overvåke uvanlige transaksjoner og forbedre effektiviteten i regnskapsfunksjonen ved å automatisere bankavstemmingsprosessen.

Programvareløsninger kan matche transaksjoner automatisk, merke avvik for gjennomgang og generere avstemmingsoppgaven med liten eller ingen manuell innsats. Slik kan automatisering hjelpe deg:

• Effektiv avstemming: Programvareløsninger kan avstemme kontoutskrifter i sanntid – du trenger ikke bruke timevis på å sammenligne transaksjoner i hovedboken og bankkontoene.
• Færre feil: Automatiserte regnskapssystemer er mindre utsatt for feil. Færre feil betyr mindre tid brukt på å rette dem.

Bankavstemming forklart

Bankavstemmingsoppgaver omtales ikke like ofte som resultatregnskapet og balansen. De er imidlertid viktige verktøy for å oppdage svindel og sikre nøyaktighet. 

De hjelper deg med å oppdage transaksjoner du kan ha gått glipp av, avdekke svindel og forstå hvorfor det er en forskjell mellom bankkontoen og kassaboken.

Vil du utvikle karrieren din som leder innen regnskap? Abonner på vårt gratis nyhetsbrev for ekspertråd, veiledninger og innsikt fra ledere innen økonomi.