Revisjon av forretningsprosesser: En guide i 5 trinn for økonomidirektører

Som økonomidirektør er du vant til å ha ansvar for revisjoner, noe som gjør deg til den beste personen til å lede revisjonen av forretningsprosessene i selskapet ditt også.

Enten du utfører revisjonene selv eller investerer i opplæring av de ansatte, har studier vist at du får en tydelig avkastning på tiden og pengene du bruker. Faktisk er selskaper som investerer i grundig opplæring av ansatte i programmer for styring av forretningsprosesser (BPM), 2,1 ganger mer tilbøyelige til å øke avkastningen på investeringen enn selskaper som ikke gir de ansatte grundig opplæring.

Slik fungerer revisjoner av forretningsprosesser, hvordan du setter dem opp, og hva du bør forvente etterpå.

Forstå betydningen av revisjoner av forretningsprosesser

En revisjon av forretningsprosesser er i bunn og grunn en grundig gjennomgang av selskapets helsetilstand. Den gransker alle operasjoner, oppgaver og prosesser, fremhever det som fungerer, og peker på det som kan trenge justeringer.

Ved å gå i dybden på virksomhetens puls fremhever revisjonen mulige forbedringsområder som kan øke ytelsen og sikre at selskapet og teamene dine fungerer som en velsmurt maskin.

Har du noen gang lagt merke til at den vanligste løsningen for en avdeling ofte ser ut til å være å ansette noen nye? Det kan selvsagt hjelpe. Men oftere enn ikke er det egentlig bare et nytt perspektiv som trengs.

Denne gjennomgangen handler ikke bare om å krysse av for enda et punkt. Den handler om reelle samtaler med teammedlemmene dine, gjennomgang av styrende dokumenter og observasjon av den daglige driften. Det er som å ta en pause og zoome ut for å sikre at helhetsbildet ser like godt ut som detaljene.

Hele øvelsen kan gi klarhet rundt selskapets styrker og forbedringsområder. Denne nyttige innsikten kan lede deg mot smartere strategier, smidigere endringer, mer fornøyde ansatte og dermed også enda mer tilfredse kunder.

Her er noen av de viktigste fordelene ved regelmessige revisjoner:

• Tar tak i uregelmessigheter og feil på en direkte måte, forbedrer kontantstrømmen og sikrer nøyaktig registrering av data.
• Fremmer en tankegang i stadig utvikling og inspirerer teamene til å forbedre arbeidsflytene i stedet for bare å akseptere dagens situasjon.
• Sikrer at alle oppgaver og funksjoner er i tråd med selskapets overordnede mål.
• Mer strømlinjeformet drift og bedre effektivitet.
• Styrker risikostyringen ved å synliggjøre potensielle hindringer i funksjoner og arbeidsflyter.
• Identifiserer viktige forretningsprosesser som må fungere optimalt for at virksomheten skal være økonomisk bærekraftig.
• Nyansatte får ta del i mer intuitive og strømlinjeformede arbeidsflyter, noe som forkorter læringskurven.
• Gir ledere inngående operasjonell kunnskap som veileder dem i hvor ressurser og investeringer bør kanaliseres.
• Styrker forståelsen og tilliten mellom ulike avdelinger og fremmer bedre samarbeid.
• Bidrar til å avdekke mangler knyttet til bemanning, prosedyrer eller teknologi.

Behovet for å revidere interne prosesser

I dagens forretningslandskap er selvtilfredshet en enveiskjørt billett til konkurs; selskaper må tilpasse seg og finne måter å vokse på i møte med økonomiske og teknologiske omgivelser i stadig endring. Men med så mange usikkerhetsmomenter kan det ofte føles som å navigere i en labyrint med vegger som flytter på seg når man skal lage nye planer. 

Revisjoner av forretningsprosesser fungerer som et kompass som gir deg informasjonen du trenger for å beskytte selskapets eiendeler, omdømme og penger. Effektive revisjoner hjelper deg med å identifisere og erstatte langsomme manuelle oppgaver med automatiserte oppgaver, slik at teamene kan konsentrere seg om viktige oppgaver som å forstå og unngå risiko.

Se på reisen til skogiganten Skechers. Midt i en enorm vekst, der selskapets verdi økte fra 815 millioner dollar til svimlende 4,5 milliarder dollar, oppnådde Ashwat Panchal, visepresident for internrevisjon, imponerende resultater. Han sparte ikke bare verdifull tid for de ansatte og reduserte kostnadene samtidig som han sikret lokal etterlevelse, men gjorde også alt dette ved å bare øke internrevisjonsteamet med to medlemmer. Det var den tydelige prosessen, ikke flere ansatte, som bidro til å få det til.

Men bortsett fra dette kan en ordentlig internrevisjonsprosess hjelpe økonomidirektører som deg selv og andre ledere på følgende måter:

• Beskytter virksomheten: Regelmessige revisjoner av forretningsprosesser vurderer ryggraden i organisasjonen din og undersøker viktige elementer som forsyningskjeder og økonomi.

• Overholder økonomiske regler: Det er avgjørende at selskapets retningslinjer, særlig på områder som leverandørgjeld, er i samsvar med interne økonomiske kontroller. I henhold til Sarbanes-Oxley-loven (SOX) er du og andre toppledere juridisk forpliktet til å gå god for at de økonomiske rapportene er korrekte. Internrevisjoner gir deg denne tryggheten og sikrer at økonomirapporteringen er på plass. 

• Støtt en tydelig strategi: Revisjoner gir en tydelig, faktabasert vurdering av hvordan utfordringer og risikoer påvirker ulike deler av virksomheten din, fra drift og IT til økonomi og cybersikkerhet. Denne tydeligheten legger grunnlaget for datadrevne beslutninger.
  
• Sikre god avkastning: Det kan være vanskelig å tallfeste de økonomiske gevinstene ved revisjoner av forretningsprosesser, men se på dem som en langsiktig beskyttelse mot risiko. Deloitte har påpekt at interne revisjoner vanligvis koster mellom 0.026% og 0.126% av omsetningen for Fortune 500-selskaper. Ettersom de er bevist å være mer effektive når det gjelder å øke bunnlinjen, er dette en liten pris å betale. 

Metodikken for revisjon av forretningsprosesser 

Tenk på en revisjon av forretningsprosesser som å fiske i det enorme havet av virksomhetens drift. Hver fangst – stor eller liten – forteller en historie, hyller det som fungerer godt og peker på det som kanskje svømmer i feil retning.

Akkurat som en fisker kontrollerer styrken i garnet sitt, går en revisjon inn i kjernen av virksomheten din – selve hjerteslaget. Det handler ikke bare om hva som skjer innen regnskap og etterlevelse, men også om hva som skjer i de dypere farvannene knyttet til kostnader, kvalitet, hastighet og generell produktivitet.

Så hva bør du se etter under disse revisjonene?

Struktur

Er prosessen og deltakerne samkjørte? Vurder å se på stillingsbeskrivelser, organisasjonskart og retningslinjer. Uten en tydelig struktur er det fare for forvirring rundt roller, ansvarsområder og tidsfrister.

Infrastruktur

Hvilke IT-systemer og hvilket utstyr støtter hver prosess? En grundig gjennomgang av styrkene og svakhetene deres kan avdekke potensielle problemer eller forbedringer. Uten en solid infrastruktur risikerer du forvirring, noe som kan føre til høyere kostnader på grunn av feil.

Kunnskap

Har de ansatte ferdighetene de trenger for å utføre arbeidet effektivt? Revisjoner bør vurdere praksisen for ansettelser og opplæring. Du kan tross alt ikke utføre jobben hvis du aldri har fått opplæring i hvordan den skal gjøres.

Måltall

Hvilke KPI-er følger med på prosessens resultater over tid? Det er viktig å kjenne til prosessens mål og hvordan den følges opp. Manglende sammenheng mellom oppgavene og deres overordnede formål kan føre til at ineffektivitet ikke blir oppdaget.

Ansvarlighet

Hvem er ditt viktigste kontaktpunkt? Det må være ett teammedlem som sørger for at protokollene følges, og at eventuelle problemer under revisjonen håndteres effektivt. Fraværet av en slik person kan føre til feil og mangel på en tydelig vei videre.

Viktige elementer i en effektiv revisjon av forretningsprosesser

En grundig revisjon av forretningsprosesser avdekker ikke bare ineffektivitet, men fremhever også potensielle vekstområder. Her er noen viktige elementer som kjennetegner en vellykket revisjon.

• Samarbeid: Hvor effektiv en revisjon er, avhenger i stor grad av samarbeidet mellom revisjonsteam, prosesseiere og teammedlemmer. Revisjonsteamene bidrar med ekspertise innen vurdering og evaluering, mens prosesseierne har kunnskap om den daglige driften. Vanlige teammedlemmer, som utfører disse prosessene, gir uvurderlig innsikt fra det praktiske arbeidet. Sammen dekker de hele virksomheten din og sørger for at ingenting faller mellom sprekkene.

• Bruk av verktøy og maler: Maler gir et strukturert format for datainnsamling og sørger for at ingen detaljer blir oversett. Informasjonssystemer gir på sin side et digitalt spor av transaksjoner og drift, noe som gjør revisjonene mer datadrevne og objektive. Ved å integrere bransjestandarder får revisjonen ytterligere troverdighet og relevans.
  
• Innflytelse fra ISO og andre styringssystemer: Den internasjonale standardiseringsorganisasjonen (ISO) og andre lignende styringssystemer tilbyr et sett med kriterier og beste praksis for ulike forretningsprosesser. En revisjon som er påvirket av ISO-standarder, måler ikke bare organisasjonen opp mot denne beste praksisen, men forbereder den også på mulige eksterne revisjoner eller sertifiseringer. I tillegg skaper det å følge slike anerkjente systemer tillit blant interessentene, fordi det forsikrer dem om at virksomhetens drift oppfyller globale standarder.

Typer revisjoner og deres betydning

Prosessrevisjoner kan gjennomføres på ulike måter, og hver av dem har et unikt fokus. Her er de vanligste typene når vi snakker om revisjoner av forretningsprosesser:

Forretningsprosessstyring (BPM)

BPM er din panoramalinse på forretningslandskapet. BPM er ikke bare nyttig for å finne problemer; det handler også om å se hva som fungerer, forstå hvorfor og forbedre prosesser basert på denne innsikten. På denne måten er BPM en type revisjon som gir det store bildet.

Forbedring av forretningsprosesser (BPI)

BPI fokuserer på å forbedre prosessene som allerede er i gang. Målet er å øke effektiviteten, redusere kostnadene og forbedre den overordnede ytelsen betydelig. Enten det handler om å utnytte teknologi bedre eller redusere manuelt arbeid, handler BPI om å få mer ut av mindre.

Optimalisering av forretningsprosesser (BPO)

Denne revisjonen går inn i detaljene rundt hvordan oppgaver utføres på tvers av virksomhetens avdelinger. BPO gir deg et forstørrelsesglass for å identifisere potensielle flaskehalser og ineffektivitet. Hvis én avdeling for eksempel har en uforholdsmessig stor arbeidsmengde, kan det avdekke ineffektivitet, som at ansatte er overbelastet med overflødige oppgaver og dermed hindres i å handle der det trengs mest.

De 5 trinnene i en vellykket revisjon av forretningsprosesser

Hvis du vil gjennomføre en vellykket revisjon av forretningsprosesser, må du følge disse fem trinnene:

Trinn 1: Definer mål

Det finnes ulike mål for en revisjon av forretningsprosesser. Noen av de viktigste er:

• Å samsvare med toppledelsens visjon og mål.
• Å håndtere risiko effektivt.
• Å gi ledere mer innsiktsfulle data som grunnlag for beslutninger.
• Å legge til rette for omfattende opplæring av ansatte.
• Å evaluere utnyttelsen av IT-ressurser.
• Å øke den samlede produktiviteten.

Trinn 2: Planlegg revisjonen

For å gjennomføre en revisjon på en vellykket måte er en solid plan avgjørende. 

Begynn med å velge de viktigste prosessene som skal revideres, med fokus på sentrale forretningsmål som kundetilfredshet eller inntekter. En nettbutikk kan for eksempel fokusere på ordreoppfyllingsprosessen fordi den påvirker kundene direkte. 

Når du har fastsatt målområdet, begynner du å samle inn nødvendige dokumenter, som prosesskart, resultatmålinger og standardiserte prosedyrer. De gir innsikt i prosessenes nåværende tilstand og områder som kan trenge forbedring.

Det er viktig å involvere interessenter som kjenner de valgte prosessene. Når du inkluderer ledere fra ulike team, sikrer du at ingenting blir oversett. Når innkjøpsprosessen revideres, bør du for eksempel involvere eksperter fra innkjøp, økonomi og lagerstyring. Definer tydelig hva revisjonen skal omfatte, sett realistiske tidsrammer og bestem hvordan du skal samle inn data – enten gjennom spørreundersøkelser, observasjoner eller verktøy for løpende evaluering.

Trinn 3: Samle inn data

Datainnsamling er avgjørende i en revisjon av forretningsprosesser. Begynn med å finne ut hvilken informasjon du trenger. Dette kan være måledata, tidsbruk, feil eller tilbakemeldinger, avhengig av hva revisjonen fokuserer på.

Hvis du for eksempel undersøker kundeservice, ønsker du data om hvor raskt de svarer, og om kundene er fornøyde. Det er også viktig å sørge for at dataene er korrekte. Standardiserte maler kan bidra til at data samles inn på samme måte hver gang, og kontroll av dataene sikrer at det ikke finnes feil. 

Til slutt blir det mye enklere å analysere dataene senere hvis de innsamlede dataene organiseres på en hensiktsmessig måte, enten i regneark eller i programvare for revisjonsstyring.

Trinn 4: Analyser funnene dine

Etter at du har samlet inn data fra en revisjon av forretningsprosesser, er det på tide å se nærmere på dem. Dette trinnet hjelper deg med å forstå dataene, finne mønstre og se om det finnes problemer i prosessene dine. Se etter ting som stadig skjer, eller som gjør arbeidet tregere. Det kan for eksempel være et uvanlig høyt antall feil i ett trinn, eller at enkelte oppgaver tar for lang tid når det er mye å gjøre. 

Sammenlign dataene dine med tilgjengelige bransjestandarder for å se om prosessene fungerer godt, og sammenlign dem deretter med målene dine. Du kan bruke statistiske metoder for å få flere detaljer og se mønstre eller uvanlige resultater. Ved å undersøke hvor lang tid en oppgave vanligvis tar, kan du avdekke uventede forsinkelser. Når du har studert alle dataene, finner du ut hvilke områder som må forbedres. Fokuser på dem som påvirker virksomheten mest, eller som er enklest å forbedre.

Trinn 5: Presenter resultatene

Etter at en revisjon av forretningsprosesser er fullført, er det viktig å dele revisjonsresultatene og annen relevant informasjon med andre ledere og teamet ditt. Oppsummer de viktigste funnene, og fremhev eventuelle problemer og områder som kan forbedres. Pek på eventuelle flaskehalser, feil eller andre utfordringer, og forklar hvordan de påvirker ting som kostnader, arbeidstempo eller kundetilfredshet. 

Du kan bruke visuelle fremstillinger som diagrammer til å vise funnene dine, siden de gjør komplekse data enklere å forstå. Deretter kan du gi konkrete forslag til hvordan problemene kan løses. List dem i rekkefølge etter hvor viktige de er, og hvor enkle de er å gjennomføre. Forklar hvorfor hvert forslag er nødvendig, og hvordan det bidrar til selskapets mål. På denne måten forstår og støtter alle de neste stegene for å forbedre situasjonen.

Ta i bruk automatisering i styringen av forretningsprosesser (BPM)

Et BPM-verktøy som Signavio eller Appian gir deg en effektiv, automatisert tilnærming til revisjoner, forbedring av arbeidsflyter og effektiv håndtering av oppgaver som varsler og dataregistrering. Ved å automatisere disse sentrale oppgavene blir forretningsprosessene dine mer smidige og effektive. Uten å kreve store mengder manuelt arbeid kan disse verktøyene:

• Identifisere prosesser som krever betydelige ressurser, noe som kan indikere potensielle flaskehalser.
• Gjennomføre omfattende analyser og avdekke ineffektivitet uten at det går på bekostning av kvalitet eller kostnader.
• Bidra til å identifisere flaskehalser og foreslå betydelige effektivitetsforbedringer.
• Bidra til å evaluere resultatene for tjenestenivåavtalen (SLA), vurdere innvirkningen på kundetilfredsheten og gi innsikt i forsinkelser.
• Generere rapporter umiddelbart og gi innsikt i driftskvaliteten og områder som kan forbedres. 

Iverksette korrigerende tiltak og innføre nye prosesser

Husk: Ingenting av dette har noen verdi hvis du ikke gjør noe med det. 

Det er ikke nok å bare gjennomføre prosessrevisjonene. Du må sørge for at det iverksettes tydelige og målrettede tiltak for å forbedre resultatene du har funnet, blant annet:

• Automatisere repetitive oppgaver for å øke effektiviteten og frigjøre tid for de ansatte.
• Ta i bruk produktivitetsverktøy og legge til (eller fjerne) regelmessige teammøter for å styrke kommunikasjonen mellom avdelingene.
• Vurdere ressursbruken på nytt og fordele ressursene på en gjennomtenkt måte for å maksimere produktiviteten.
• Fastsette ensartede arbeidsrutiner og dokumentere alt grundig.
• Håndtere kompetansegap gjennom spesialisert opplæring og fremme et læringsmiljø som er drevet av gode resultater.

CFO-ens rolle i prosessforbedring

Som både den som holder oversikt over resultatene og den som foretar en nøktern ny vurdering av virksomheten, har CFO-en det særlige privilegiet å kjenne virksomhetens resultater og muligheten til å gå i dybden på de ulike delene av den. Ved å gripe denne muligheten og følge den opp vil du komme enda nærmere å bevise at du er en strategisk CFO i virksomheten din, og befeste verdien din både i dag og i fremtiden.

For å få de siste teknologinyhetene, ressurser innen regnskap og økonomi samt innsikt fra ledere innen finans bør du melde deg på The CFO Clubs ukentlige nyhetsbrev.