Det er avgjørende å forstå de samlede forpliktelsene dine etter hvert som organisasjonen vokser. Jeg snakker av erfaring. Som økonomiansvarlig har jeg sett selskaper gå konkurs, bli ilagt bøter eller oppleve verre konsekvenser fordi de har gjort feil i denne beregningen i balansen.
Mange oppstartsbedrifter og små virksomheter får problemer på grunn av enkle menneskelige feil som kunne vært unngått med de riktige systemene og regnskapsprogramvaren på plass. Denne praktiske veiledningen hjelper deg med å finne den beste måten å beregne samlede forpliktelser på. Jeg går gjennom formelen og gir en detaljert gjennomgang av prosessen.
Hva er samlede forpliktelser?
Samlede forpliktelser er det totale pengebeløpet et selskap skylder utenforstående, som kreditorer, leverandører og ansatte. Denne gjelden omfatter alt en virksomhet er forpliktet til å betale, både nå og i fremtiden.
Det er en av de viktigste måleverdiene for å anslå et selskaps økonomiske helse og en sentral indikator på finansiell risiko. Avhengig av tidsperspektivet vil du sannsynligvis møte to typer forpliktelser: kortsiktige og langsiktige. La oss se nærmere på hver av dem.
Kortsiktige forpliktelser
Kortsiktige forpliktelser, også kalt kortsiktig gjeld, er gjeld som må betales innen ett år eller i løpet av en vanlig driftssyklus. Dette omfatter vanligvis ting som:
- Leverandørgjeld
- Kortsiktige lån
- Vanlig inntektsskatt
- Periodiserte kostnader
- Årlig husleie
Langsiktige forpliktelser
Langsiktige forpliktelser, også kalt langsiktig gjeld, er gjeld som ikke vil bli nedbetalt innen ett år eller i løpet av en driftssyklus. Eksempler omfatter:
- Langsiktige lån og boliglån
- Obligasjoner som skal betales lenger frem i tid
- Pensjonsforpliktelser
- Helsekostnader for pensjonerte ansatte
- Utsatt lønn
Have an account? Log In
Før du beregner: Gjennomgang av formlene
Det finnes to hovedformler for å beregne samlede forpliktelser. Uansett hvilken formel du velger, skal resultatet være det samme – men hver fremgangsmåte har sine fordeler, avhengig av hvilken informasjon som er tilgjengelig og hva analysen din krever.
Den vanligste formelen for å beregne samlede forpliktelser er:
Den legger ganske enkelt sammen all kortsiktig og langsiktig gjeld et selskap har, for å fastslå de samlede forpliktelsene. Denne formelen er nyttig når du har en klar oversikt over selskapets utestående gjeld, inkludert hver enkelt post.
Den gir deg også et tydelig bilde av selskapets samlede gjeldsstruktur. Med den kan du raskt se forskjellen mellom kortsiktig og langsiktig gjeld, noe som er nødvendig for å vurdere selskapets evne til å betale regningene sine og holde seg flytende på lang sikt.
En alternativ formel, som du kanskje ser her og der, er:
Denne formelen bygger på et grunnleggende regnskapsprinsipp. Den fungerer ved å trekke egenkapitalen fra selskapets eiendeler for å finne de samlede forpliktelsene. Sammenlignet med den forrige formelen er denne mest nyttig når du bare har selskapets balanse og ikke kjenner detaljene om gjelden.
Du kan bruke den til å dobbeltsjekke beregninger av forpliktelser du allerede har gjort, eller når du mangler mer detaljerte data. Uansett illustrerer denne metoden forholdet mellom eiendeler, forpliktelser og egenkapital – selve definisjonen regnskapsførere fokuserer på.
Slik beregner du totale forpliktelser
Å forstå hvordan man beregner totale forpliktelser, er en viktig del av å vurdere den økonomiske helsen din, enten du driver en virksomhet eller gjennomgår privatøkonomien din. Slik kan du bruke formelen til å fastslå løpende og utestående forpliktelser:
1. Fastsett beløpene for forpliktelser, eiendeler og egenkapital
For å finne de totale forpliktelsene dine ved hjelp av den første formelen, begynner du med å identifisere alle dine økonomiske forpliktelser, både kortsiktige og langsiktige. Samle inn regnskapsdata fra ulike kilder, for eksempel systemer for leverandørgjeld (en av de viktigste fordelene med programvare for leverandørgjeld er at det gjør datainnsamlingen mye enklere), lånedokumenter, lønnsregistre og leieavtaler.
Author's Tip
Hold oversikt over hver enkelt forpliktelse før du fører dem inn i balansen. Når du gjør det, bør du merke og kategorisere hver forpliktelse tydelig, slik at du kan rapportere nøyaktig.
2. Beregn totalene dine
Når du har oversikt over alle dine kortsiktige og langsiktige forpliktelser, legger du dem sammen.
Hvis for eksempel selskap A skylder $50,000 på kort sikt og $150,000 på lang sikt, bruker de formelen slik for å finne de totale forpliktelsene:
$200,000 = $50,000 + $150,000
Du kan også bruke regnskapsformelen som trekker eiernes egenkapital fra selskapets totale eiendeler. Denne metoden bør også gi samme resultat som å legge sammen forpliktelsene direkte.
Hvis selskap A i stedet har $500,000 i eiendeler og $300,000 i eierens egenkapital, vil de totale forpliktelsene igjen være $200,000.
$200,000 = $500,000 - $300,000
Selv om det er ganske enkelt å beregne dette i hodet, anbefaler jeg å bruke regnskapsprogramvare for logistikk gjennom hele prosessen – fra sporing og kategorisering av forpliktelser til opprettelse av balanser og beregning av finansielle nøkkeltall.
På denne måten kan du enkelt oppdage uvanlige transaksjoner, automatisk kategorisere regelmessige forpliktelser og redusere risikoen for å overse eller feilklassifisere forpliktelser betydelig. Hvis du er usikker på hvor du skal begynne, kan du se gjennom listen vår over den beste regnskapsprogramvaren for logistikk:
3. Gå gjennom, gå gjennom, gå gjennom
Etter at du har lagt sammen de totale forpliktelsene, bør du dobbeltsjekke tallene for å forsikre deg om at de er korrekte. Revisjonen bør:
- Se etter regnefeil
- Klassifisere og omklassifisere forpliktelser som enten kortsiktige eller langsiktige
- Kontrollere at alle forpliktelsene dine er tatt med
For å hjelpe deg med å effektivisere gjennomgangen har jeg laget denne sjekklisten som du kan bruke når du fullfører dette trinnet:
Det er også viktig å sammenligne forpliktelsene dine med regnskapsligningen for å sikre at tallene balanserer. Hvis de ikke stemmer overens, er det et tegn på at noe er galt og må undersøkes nærmere.
Vær også oppmerksom på gamle forpliktelser, uavklarte krav, forpliktelser uten tilsvarende betalinger og uvanlige betalinger ved årets slutt, som kan tyde på at noen forsøker å manipulere tallene.
Flere øyne = større synlighet
Det er viktig å verifisere tallene dine for å få regnskapet riktig. Siden mange forpliktelser kommer fra eksterne kilder, er det lurt å få bekreftelse fra kreditorene dine og andre involverte parter for å sikre at tallene stemmer. Dette er spesielt viktig hvis de interne kontrollene dine er svake.
Når bør du beregne totale forpliktelser?
De fleste virksomheter beregner forpliktelsene sine på nytt hver måned for å holde regnskapet oppdatert og i samsvar med regnskaps- og skattereglene. Det er også en god måte å få et nytt blikk på selskapets tall og økonomiske situasjon på.
Hvis en virksomhet har svært mange transaksjoner eller gjeld som endrer seg, kan det imidlertid være nødvendig å beregne tallene oftere.
Som et minimum bør virksomheter kontrollere forpliktelsene på nytt ved slutten av hver regnskapsperiode. For børsnoterte selskaper betyr dette å utarbeide kvartalsvise balanser som viser de totale forpliktelsene. Disse skal vanligvis være ferdige ved utgangen av mars, juni, september og desember hvis selskapet følger et kalenderår.
Årlige beregninger er også viktig for økonomiske rapporter og skattemeldinger ved årets slutt. Til syvende og sist avhenger det av virksomhetens behov og hva reglene sier hvor ofte den kontrollerer forpliktelsene sine. Generelt kan regelmessige kontroller likevel bidra til å avdekke trender, holde alt i samsvar med kravene og gi bedre grunnlag for beslutninger om gjeldshåndtering og fremtidig finansiering.
Feil du bør unngå når du beregner totale forpliktelser
Når virksomheter beregner totale forpliktelser, går de ofte i de samme gamle fellene. Disse vanlige feilene kan svekke nøyaktigheten i rapporteringen og fremtidige beslutninger betydelig. Feil kan gi et misvisende bilde av selskapets økonomiske situasjon, noe som kan føre til dårlige beslutninger og problemer med å overholde regelverket.
Gjennom årene har jeg lagt merke til et mønster i feilene de fleste selskaper gjør når de vurderer forpliktelsene sine. Her er noen vanlige feil du bør unngå:
1. Ikke ta med skjulte kostnader
Det finnes utgifter som oppstår under driften, men som ikke blir formelt registrert. Disse kostnadene kan være vanskelige å fastslå siden de ikke alltid innebærer kontantutbetalinger, men de kan utgjøre en betydelig del av selskapets forpliktelser. Hvis du overser dem, vil forpliktelsene se lavere ut enn de faktisk er. Det kan gi et misvisende bilde av den økonomiske situasjonen og føre til problemer med kontantstrømmen senere.
More Articles
2. Bare ta en rask gjennomgang
Feil kan snike seg inn når kontrollrutinene er mangelfulle. Det kan for eksempel være ubalanser i interne kontoer eller feilklassifisering av forpliktelser. Vanligvis skyldes dette dårlig tidsstyring, for få ressurser eller feil prioriteringer. Hvis regnskapet ikke blir grundig kontrollert, kan feil føre til unøyaktig rapportering. Dette kan medføre bøter fra myndighetene, skade omdømmet og føre til dårlige forretningsbeslutninger.
3. Basere seg på gamle data
Utdatert informasjon kan fordreie et selskaps økonomiske bilde betydelig. Hvis du bruker gamle data når nyere informasjon er tilgjengelig, er det en feil, ikke bare et revidert estimat. Dette kan føre til dårlige beslutninger, mangelfull planlegging og problemer med tilsynsmyndigheter.
De siste årene har SEC gjentatte ganger bedt selskaper om å være grundige med regnskapene sine i USA. Påstander om at tidligere regnskap ikke er relevante for nåværende investeringsbeslutninger, har aldri hatt særlig gjennomslag hos tilsynsmyndighetene.
Hva skjer videre?
Gjeldsforpliktelser utgjør en stor del av regnskapsligningen din. Hvis du ikke får dem riktig, kan det få alvorlige konsekvenser for selskapets økonomi. Problemet er at mange virksomheter ikke legger inn den nødvendige innsatsen for å få dette riktig fra starten av.
Men det er ikke rakettforskning. Med god regnskapsprogramvare og en tydelig gjennomgangsprosess kan du unngå mange potensielle problemer. Nå som du forstår hva totale gjeldsforpliktelser er, og hvordan de beregnes i balansen, vet du nøyaktig hva du bør fokusere på, og hva du bør være oppmerksom på.
Som økonomimedarbeider i starten av karrieren trenger du all veiledning du kan få. Hos The CFO Club finner du ekspertråd og innsikt fra de fremste økonomilederne i teknologibransjen. Og det beste av alt? Det er gratis — bare meld deg på nyhetsbrevet vårt.