Slik bruker du ERP-programvare effektivt: En komplett veiledning

Du leste dessverre riktig – ifølge Gartner mislykkes «55–75 % av ERP-prosjekter eller når ikke de tiltenkte målene sine.»

Når man tar i betraktning tiden og kapitalen som går med til ERP-implementering, samt fordelene ERP-programvare gir virksomheter, er dette en enorm (og skuffende) statistikk.

Derfor er det avgjørende for økonomimedarbeidere og ledere å lære hvordan man bruker ERP-programvare. Som CFO er et system for virksomhetsstyring et av dine mest kraftfulle verktøy. En kombinasjon av automatisert registrering av transaksjoner på nytt, sanntidsdata og tilpassbare dashbord gjør det mulig å utnytte en helhetlig forståelse av virksomhetens økonomiske helse og behov.

Hva er ERP-programvare?

Det sentrale målet med ERP er å tilby et system med integrerte og sentraliserte applikasjoner som dekker de viktigste forretningsbehovene til alle dine mest sentrale avdelinger. Som CFO kan du for eksempel ha størst nytte av regnskaps-, analyse- og generelle økonomimoduler som finnes i en bestemt løsning.

Men det er ikke bare du som blir fornøyd; andre avdelinger vil også få betydelige fordeler av ERP-implementering. De fleste ERP-programmer har for eksempel viktige funksjoner som kreves innen menneskelige ressurser, forsyningskjedehåndtering og andre avdelingsbehov.

ERP-programvare deles vanligvis inn i tre nivåer basert på hvor omfattende den er og hvilke bruksområder den passer best til.  

• Nivå 1: Disse ERP-systemene passer best for store og komplekse multinasjonale organisasjoner. Generelt har brukere av ERP-systemer på nivå 1 mer enn 1 000 ansatte og en årlig omsetning på $500 millioner eller mer. Systemer på nivå 1 har høye prislapper, men tilbyr også svært robuste løsninger og konfigurasjoner som passer til de fleste forretningsscenarier. De mest kjente ERP-systemene på nivå 1 inkluderer SAP og Microsoft Dynamics 365.
• Nivå 2: For mellomstore og voksende virksomheter kan ERP-systemer på nivå 2 være en god løsning. De kan ikke bare implementeres raskere enn løsninger på nivå 1, men har også en lavere pris. Oracle NetSuite og Sage Intacct er løsninger på nivå 2 som kan passe godt for virksomheter med færre enn 1 000 ansatte og begrenset geografisk spredning.
• Nivå 3: Sammenlignet med tidligere ERP-nivåer finnes løsninger på nivå 3 for å løse problemer i svært nisjepregede bransjer, for eksempel matproduksjon eller farmasøytisk produksjon. Disse løsningene har ofte færre funksjoner på enkelte områder, som prosjektstyring, samtidig som de fokuserer på det disse virksomhetene trenger mest. De er vanligvis rimeligere å lisensiere enn løsninger på de høyere nivåene. Quickbooks er for eksempel en løsning på nivå 3.

ERPs historie

\u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/operational-finance/history-of-erp/\u0022\u003eDe startet ikke slik\u003c/a\u003e– i begynnelsen var ERP-systemer ganske enkelt ment å organisere produksjons- og tilvirkningsprosesser. Tenk så langt vi har kommet.

Hva bør et ERP-system brukes til?

ERP-systemer har mange praktiske bruksområder, slik at du kan gjøre ting som:

• Automatisere kjedelige rutineoppgaver for å spare tid.
• Forbedre virksomhetens resultater ved å forbedre organisatoriske retningslinjer og verktøy.
• Effektivisere arbeidsflyter ved å støtte bedre kommunikasjon og samarbeid, samtidig som du sikrer at alle har verktøyene de trenger for å utføre arbeidet effektivt.
• Øke lønnsomheten gjennom tidsbesparelser og bedre funksjoner i regnskapsprogramvare.
• Få mer inngående data som kan hjelpe med innkjøp, prognoser, planlegging av materialbehov og så videre.
• Øke virksomhetens skalerbarhet for å legge til rette for vekst (særlig for små virksomheter).
• Håndtere lagerbeholdningen effektivt og effektivisere forretningsfunksjoner.
• Forbedre beslutningstaking, innhenting av potensielle kunder og konvertering av potensielle kunder innen salg og markedsføring.
• Forbedre personaladministrasjonen ved å koble medarbeiderdatabasen din sammen med andre rapporterings- og handlingsfunksjoner.
• Bruke forretningsanalyse til å ta datadrevne beslutninger om viktige temaer.

Det er imidlertid viktig å merke seg at et system for virksomhetsressursplanlegging ikke er en løsning på alle bedriftens problemer. Et ERP-system vil ikke raskt få en bedrift som sliter, ut av et underskudd. Faktisk kan det ha motsatt effekt. Lisenskostnadene kan være på over $20,000 per år (i den rimeligere delen av spekteret), og de fleste implementeringer krever hjelp fra spesialiserte og kostbare firmaer.

Hvilke typer ERP-systemer vil jeg møte?

Det finnes tre mulige driftsformer for ERP-systemer som du kan velge mellom, og hver av dem har sine egne fordeler og ulemper. Disse inkluderer lokalt installerte, skybaserte og hybride ERP-typer.

Lokalt installert ERP

Et lokalt installert ERP-system medfører en høy lisensavgift på forhånd samt løpende vedlikeholdskostnader. I tillegg trenger du nødvendig maskinvare fordi disse ERP-systemene driftes på datamaskinene og serverne dine i virksomhetens egne lokaler. Fordelen med slike systemer for virksomhetsressursplanlegging er maksimal tilpasning og uovertruffen datasikkerhet. De er imidlertid ikke overkommelige for alle bedrifter og krever tekniske ressurser internt med svært høy kompetanse.

Skybasert ERP

Skybaserte ERP-systemer er utelukkende en modell for programvare som tjeneste (SaaS), der du betaler en abonnementsavgift for bruk i en bestemt periode (månedlig, kvartalsvis eller årlig). Programvaren driftes på leverandørens datamaskiner, og bedriften din får tilgang til den på nettet.

Selv om skybaserte ERP-systemer har mange fordeler — den lavere innledende prisen er én av dem — er de langsiktige kostnadene vanskeligere å beregne, og datasikkerheten er kanskje ikke like streng.

Hybrid-ERP

Et hybrid-ERP kombinerer elementer fra både skybaserte og lokalt installerte ERP-løsninger. Fordelene og ulempene varierer avhengig av hvilke aspekter ved de ulike driftsformene som brukes.

Slik bruker du ERP-programvare

Uavhengig av hvilken type du velger, er kjøp av ERP-programvare en betydelig investering for bedriften din, både når det gjelder tid og kapital — investeringer du ikke har råd til å sløse bort. For å høste de største fordelene med ERP-programvare bør du vite hvorfor du trenger den, og hvordan du bruker den effektivt.

Følg trinnene nedenfor for å få de største fordelene fra det nye ERP-systemet ditt.

Gå gjennom forretningsprosessene

Når du utarbeider en ERP-strategi, er dette det første du må vurdere. Hvilke forretningsprosesser trenger mest forbedring? Hvilke problemer prøver du å løse ved å innføre en ERP-plattform i bedriften? Dette er avgjørende spørsmål du bør stille deg når du velger riktig ERP-system for bedriften.

Du kan besvare disse spørsmålene ved å gjennomføre en fullstendig gjennomgang av bedriftens nåværende virksomhetsstyring, prosesser og måltall (både på tvers av hele bedriften og for de enkelte avdelingene). Når du har identifisert eventuelle svake områder som kan forbedres, lager du en rapport som du kan bruke senere til å vurdere hvor egnet det nye ERP-systemet du velger, er.

Fokuser på datakvalitet

Det nye ERP-programvaresystemet ditt vil gi deg mye verdifull data som kan hjelpe deg med å ta mer informerte forretningsbeslutninger. For at dataene skal være helt nøyaktige, må du imidlertid bruke litt tid på å finjustere typene data som det nye systemet genererer. Du bør være ekstra oppmerksom på delen om økonomisk rapportering.

Du bør også sørge for at andre avdelinger i bedriften angir datainnstillingene sine på riktig måte. Det er lurt å holde et møte med ledelsen for å diskutere hvordan nøyaktige dataparametere skal se ut, før dere setter i gang. Det er mye enklere å konfigurere dataparametere enn å rette dem etter at en feil har oppstått.

Tilpass ERP-programvaren

Med mindre du har bestemt deg for å åpne hvelvene for et fullstendig spesialutviklet ERP-system, kommer du til å se på en standardløsning eller en innføringsprosess med et utvalg av mange ulike moduler.

Du bør analysere de inkluderte modulene, bestemme hvilke du skal bruke, og deretter tilpasse modulalternativene slik at de dekker bedriftens unike behov. Som økonomidirektør bør du rette særlig oppmerksomhet mot modulene for fakturering, regnskap, lagerbeholdning og innkjøp. Jeg har laget en sjekkliste nedenfor med noen av de viktigste aspektene du bør ta hånd om før du bruker ERP-systemet for første gang.

Fakturering

• Konfigurer faktureringsalternativene dine (og husk å tilpasse bedriftens fakturaer slik at de passer til merkevaren din).
• Hvis du driver med e-handel, må du sørge for at bedriftens nettsted er koblet til faktureringssystemet ditt.
• Sørg for at alle relevante ansatte på backoffice har tilgang til fakturerings- og betalingsinformasjon.
• Automatiser rutineoppgaver, for eksempel oppfølgings-e-poster om fakturering eller gjentakende belastninger.

Regnskap

• Tilpass leverandørgjeldsdelen etter behov.
• Finjuster rapporteringen av økonomiske data og analyser.
• Kontroller bedriftens regnskaper for å sikre at de inneholder all nødvendig informasjon for å være i samsvar med GAAP eller IFRS.

Lagerbeholdning

• Vurder om du vil bruke en ERP-integrasjon for å koble deg til eksisterende programvare for lagerstyring, eller om du vil at ERP-systemet skal erstatte denne programvaren.
• Tilpass dashbordet for ordrebehandling.
• Tilpass hvordan regneark skal produseres når de hentes ut for gjennomgang.
• Hvis du driver en e-handelsvirksomhet, må du sørge for at den aktuelle lagerbeholdningen er koblet til det pågående salget.

Innkjøp

• Sørg for at leverandøroppfølgingen er konfigurert, og tilpass feltene etter behov.
• Sørg for at innkjøp inngår i rapportene over driftskostnader.
• Hvis du har et fysisk produkt, må du koble sammen lagerbeholdning og innkjøp slik at du vet nøyaktig når relevante innkjøp må gjøres.

Beste praksis for bruk av ERP

Hvis du har fulgt trinnene ovenfor, kommer du til å opprette et omfattende ERP-system som vil være til nytte for teamet ditt. Du må imidlertid sørge for at også implementeringen, innføringen og systemets levetid tas i betraktning.

Her er noen av de viktigste tingene du bør følge opp hvis du vil sikre langsiktig suksess med ERP.

Fremtidssikre ERP-programvaren

ERP-systemet bedriften din trenger i dag, er kanskje ikke det samme som du trenger om 5 år. Det betyr at du bør se etter et system for virksomhetsstyring som kan vokse og endre seg sammen med bedriften din — ikke forbli uforandret og bli utdatert.

Det er enklest å finne ut om ERP-programvaren din er fremtidssikret, ved å stille spørsmål før det første kjøpet. Snakk med en leverandørrepresentant og still følgende spørsmål:

• Hvilke nye funksjoner planlegges eller utvikles? Når kan jeg forvente at disse nye funksjonene lanseres?
• Hvordan ser leverandørens veikart ut på kort sikt? På lang sikt?
• Hvor ofte oppdateres programvaren?
• Planlegger leverandøren å legge til flere integrasjoner eller tilpasningsalternativer i fremtiden?

En god ERP-leverandør bør kunne svare detaljert på disse spørsmålene. Du bør høre at leverandøren har planlagt mange fremtidige forbedringer. Du bør også bruke et ERP-system med regelmessige programvareoppdateringer for å ivareta samsvar og datasikkerhet.

Integrer med eksisterende systemer

Hvis du har systemer du planlegger å fortsette å bruke etter ERP-implementeringen, må du sørge for at de kan integreres. Hvis du for eksempel ikke erstatter dem fullstendig med ERP-systemet, kan det være lurt å integrere det eksisterende systemet for kunderelasjonshåndtering (CRM), systemet for forsyningskjedestyring eller markedsføringsprogramvaren.

Gjør det enkelt å bruke

En utmerket måte å gjøre ERP-systemet enkelt å bruke på, er å ta i bruk mobilapper. I dag liker folk å ha alt lett tilgjengelig — både til jobb og privat bruk. Når du sørger for at ERP-programvaren kan brukes på mobile enheter, blir det enklere for alle berørte interessenter.

Definer andre interessenter

Opplæring er noe du ikke har råd til å overse (men det gjør mange bedrifter). Tilnærm deg opplæringen hierarkisk ved å identifisere viktige interessenter i bestemte avdelinger og lære dem opp, slik at de blir i stand til å lære opp alle andre ansatte.

Følg med på kostnadsbesparelser og ROI

Som økonomidirektør vil du ønske å analysere de økonomiske besparelsene ved å ta i bruk ny teknologi på en systematisk måte, og dataene fra det nye ERP-systemet kan hjelpe deg med dette. Ved hjelp av dataene fra før implementeringen kan du se hvor mange arbeidstimer og ressurser som ble brukt til å utføre bestemte oppgaver. Sammenlign dette med tiden som er brukt siden implementeringen av ERP-systemet, for å identifisere hvor mye tid som er spart, og dermed den løpende marginale fordelen selskapet ditt kan dra nytte av.

Få ERP-programvaren til å fungere for deg

Riktig implementering av ERP-programvare kan bidra til å føre virksomheten din fremover, mot en fremtid der jevn vekst og økende fortjeneste er en realitet. Selskapet ditt kan høste fordelene av kostnadsbesparelser, økt fortjeneste, strømlinjeformede prosesser, bedre kommunikasjon, forbedret samarbeid og mye mer.