Vil du vite noe sprøtt?
Bedrifter mister i gjennomsnitt 5 % av sine årlige inntekter på grunn av svindel. Når man tenker på hvor mye tid vi alle bruker på å få de beste vilkårene i kontraktene våre, er et generelt kutt på 5 % av bedriftens inntekter i bytte mot absolutt ingenting absurd.
Et av de enkleste målene for svindlere er leverandørgjeld.
I denne artikkelen forklarer jeg hva treveis fakturamatching er, hva det innebærer, og hvordan du kan implementere det effektivt og på en god måte.
Hva er treveis matching?
Treveis matching er prosessen med å sammenligne fakturaen med innkjøpsordren og varemottaket (GRN) for å kontrollere fakturadetaljene.
Denne tilnærmingen sammenligner ulike aspekter, blant annet fakturabeløpet, fakturanummeret og bestilte mengder, med den tilhørende innkjøpsordren (PO) og GRN.
Ved å sammenligne detaljer på tvers av tre dokumenter kan man avdekke feil og svindelfakturaer. Fakturaer inneholder selvfølgelig ofte mindre feil på grunn av avrunding eller andre legitime årsaker. Så lenge fakturafeilene ligger innenfor et akseptabelt toleransenivå, kan du godkjenne dem.
Hvorfor er treveis matching viktig?
Treveis matching hjelper deg med å nå tre viktige mål:
- Minimere svindel: Svindel kan være en stor bekymring som, hvis den ikke kontrolleres, kan ha en betydelig innvirkning på resultatet. Treveis kontroll bidrar til å minimere risikoen for svindelfakturaer ved å kontrollere hver faktura to ganger: først mot PO-en og deretter mot GRN-en.
- Håndtere kontantstrømmen: Det er avgjørende å betale fakturaer i tide for effektiv kontantstrømstyring. Ved å behandle betalinger på eller før forfallsdato kan du dra nytte av rabatter ved tidlig betaling.
- Oppfylle kravene til internkontroll: Selv om treveis matching ikke er et lovpålagt krav, bidrar det til å overholde relevante finans- og skatteregler og opprettholde nøyaktige finansielle opplysninger. § 404 i Sarbanes-Oxley Act krever vurdering av og rapportering om selskapets effektivitet når det gjelder internkontroll over finansiell rapportering (ICFR). Denne internkontrollen må sikre at finansielle transaksjoner er korrekte, noe som inkluderer kontroll av fakturaer. Selv om fakturamatching dermed ikke er et direkte krav, bidrar det til å overholde regelverket.
Overvelder manuelle systemer teamet ditt? Vurder å la robotene hjelpe til. Programvare for leverandørgjeld finnes for å hjelpe deg med å implementere treveis matching, betale fakturaer bedre og mer — uten å kreve mer oppmerksomhet fra de ansatte.
Dette er de beste verktøyene for leverandørgjeld vi har funnet:
Hva er toveis og fireveis matching innen leverandørgjeld?
Toveis matching sammenligner linjeelementene på PO-en og fakturaen, men ikke GRN-en. Regnskapsmedarbeideren som håndterer leverandørgjeld, ser på mengden og prisen i PO-en og kontrollerer at leverandørfakturaen har samme mengde og pris. Toveis matching kontrollerer i praksis ikke at produktet faktisk ble levert.
Fireveis matching går ett skritt lenger enn treveis matching ved å sammenligne fakturaer med inspeksjonssedler. En inspeksjonsseddel viser mengden varer som er godkjent etter inspeksjon. Du må varsle leverandøren om produkter som er levert i uakseptabel stand, slik at de kan sende en ny levering eller justere totalbeløpet på fakturaen.
Her er en oppsummering av forskjellene mellom de tre matchingsprosessene:
| Dokument | Innkjøpsordre | GRN | Leverandørfaktura | Inspeksjonsseddel |
| Toveis matching | ✓ | - | ✓ | - |
| Treveis matching | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Fireveis matching | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Hva er forskjellen mellom matching og avstemming?
Matching innebærer å sammenligne to dokumenter for å finne samsvar mellom dataene. Treveis matching innebærer for eksempel å sammenligne fakturaen med PO-en og GRN-en for å sikre at alle detaljene stemmer overens.
På den annen side er avstemming prosessen med å kontrollere to datasett for å se om de stemmer overens. En kontantstrømoppstilling utarbeidet ved hjelp av den indirekte metoden er et utmerket eksempel på en avstemming mellom nettoresultatet og kontantstrømmen.
De tre komponentene i treveis avstemming
Treveis avstemming bygger på tre avgjørende komponenter: PO, GRN og fakturaen. Ved å gjennomgå alle de tre dokumentene kan du kontrollere om bestillingen ble oppfylt som avtalt, og om fakturadetaljene er korrekte.
Her er litt mer informasjon om hvert av de tre dokumentene du må se på:
Innkjøpsordre (PO)
Vennene dine i innkjøps- eller anskaffelsesavdelingen utsteder PO-en.
PO-en godkjenner kjøpet av de oppførte varene og inneholder detaljer som mengde og pris (som avtalt med leverandøren) for varene. Hver PO har et unikt nummer som du kan bruke til å referere til og spore den.
Have an account? Log In
Varemottaksnota (GRN)
GRN-en, som også kalles en mottaksrapport eller leveringskvittering, bekrefter at mottaksavdelingen har mottatt leveransen. Den inneholder informasjon om de leverte varene og angir om leveransen var komplett eller delvis.
Faktura
Vanligvis sender leverandøren en faktura når du har mottatt leveransen, men dette kan variere avhengig av forholdet ditt til leverandøren. Fakturaen inneholder detaljer som leverandørens kontaktinformasjon, et unikt fakturanummer, aktuelle krediteringer eller rabatter, det totale beløpet som skal betales og tilgjengelige betalingsmåter.
Prosessen for treveis avstemming
Treveis avstemming er en enkel (men noe tidkrevende) prosess der en medarbeider i leverandørreskontroen sammenligner tre dokumenter – PO, GRN og faktura – for å finne avvik samt falske eller dupliserte fakturaer.
Kontroll av leverandørfakturaer omfatter tre trinn:
1. Kontroll av PO
Bekreft at PO-en inneholder alle bestillingsdetaljene som kreves på tidspunktet for bestillingen, inkludert leverandørens navn og adresse, varer som skal bestilles, samt mengde og pris for varene.
2. Kontroll av leveransen
Ved ankomst av forsendelsen kontrollerer mottaksavdelingen varenes tilstand og sammenligner mengden mottatte varer med mengden som er angitt i PO-en. Hvis alt stemmer, utsteder de en GRN som bekrefter vareleveransen, og registrerer den i lagerstyringsprogramvaren.
3. Avstemming av faktura
Avstem fakturadetaljene med PO-en og GRN-en.
- Stemmer fakturaens totalbeløp overens med beløpet i PO-en?
- Stemmer fakturert mengde overens med mottatt mengde i henhold til GRN-en?
- Hvis GRN-en viser at enkelte varer i forsendelsen er skadet, er leverandørens faktura justert tilsvarende?
Enkelt, ikke sant? Vel, denne enkle prosessen kan raskt bli overveldende når du mottar tusenvis av leveranser hver måned.
Du kan alltids ansette flere medarbeidere, men det finnes en smartere og mer kostnadseffektiv måte å gjøre treveis avstemming skalerbar på: programvare for automatisering av leverandørreskontro. Automatisering av leverandørreskontro gjør det mulig å skalere treveis avstemming og reduserer risikoen for menneskelige feil.
Teamene som deltar i prosessen for treveis avstemming
Tre avdelinger deltar i prosessen for treveis avstemming:
- Innkjøpsavdelingen: Innkjøpsavdelingen utsteder PO-en og sørger for at den inneholder alle nødvendige detaljer, som PO-nummeret samt varenes pris og mengde.
- Mottaksavdelingen: Mottaksavdelingen mottar leveranser, registrerer de nye varene i lagerregisteret og utsteder en GRN.
- Økonomi- eller regnskapsavdelingen: Leverandørreskontroteamet mottar leverandørfakturaer og kryssjekker dem mot PO-en og GRN-en. Hvis alt stemmer, godkjenner de fakturaen.
Eksempel på treveis avstemming
La oss gå gjennom et eksempel på hvordan treveis avstemming fungerer. Tenk deg at programvareselskapet ditt trenger 10 nye skjermer. Innkjøpsavdelingen har bestemt seg for å legge inn en bestilling hos selskap A.
PO-en angir en totalverdi på $15,000 og inneholder opplysninger som antallet og prisen på de bestilte monitorene, forventet leveringsdato og interne regnskapskoder.
Når selskap A leverer monitorene og sender en faktura, starter AP-medarbeideren verifiseringsprosessen. Medarbeideren kontrollerer om kjøpet ble godkjent gjennom en PO, og ser på pris, antall og selskapsnavn for å sikre at det ikke er en falsk faktura.
Deretter sammenligner AP-medarbeideren opplysningene med GRN-en for å bekrefte at 10 monitorer faktisk ble levert. Når medarbeideren er fornøyd, godkjenner vedkommende betalingen.
Fordeler med treveis avstemming
Treveis avstemming gir følgende fordeler:
Forhindrer svindel og overbetaling
Jeg har allerede nevnt dette noen ganger, så du skjønner poenget. Ved å verifisere opplysningene i tre separate dokumenter kan du oppdage avvik som kan føre til overbetaling, og identifisere falske fakturaer. Kontroll av resultatene fra treveis avstemmingen gir en effektiv prosess for leverandørgjeld som beskytter bunnlinjen din og kontantstrømmen.
Raskere betalinger
Treveis avstemming bidrar til å effektivisere legitime leverandørbetalinger, særlig når du bruker et verktøy for automatisering av leverandørgjeld. Raskere betalinger hjelper deg med å bygge sterkere leverandørforhold, og 81 % av betalerne mener at umiddelbare betalinger = bedre leverandørforhold.
Raskere betalinger kan også potensielt føre til bedre kredittvilkår, prioritet ved bestillinger og rabatter ved tidlig betaling.
Oppretter et revisjonsspor
Treveis avstemming krever at du lagrer forretningsdokumenter (og kan finne dem igjen på en måte som ikke får deg til å rive deg i håret). Når du har dette systemet på plass, blir det enklere å finne dokumenter under en internrevisjon, slik at hele prosessen går raskere.
Ulemper med treveis avstemming
Alt som er bra, har en pris. Her er ulempene ved treveis avstemming:
Arbeidskrevende
Treveis avstemming kan være en langvarig og kjedelig prosess når du setter den opp for første gang. Lengre behandlingstider i begynnelsen kan føre til forsinkede betalinger og gjøre det vanskeligere å bygge et godt forhold til leverandøren.
Automatisering av leverandørgjeld er en enkel løsning for å håndtere den lange manuelle avstemmingsprosessen. Det automatiserte systemet tar seg av alt, fra å sammenligne opplysningene med den tilsvarende PO-en og GRN-en til å gjennomføre betalingen. Hvis du ikke allerede har skjønt det, mener jeg at automatisering er veien å gå her. Det er ingen grunn til at du skal bruke tiden din på å sette sammen et puslespill av forretningsinformasjonen din når du ikke må.
Ikke ideelt for tjenester
Du kan ikke utstede en GRN for tjenester, siden de leveres løpende. Du trenger et teammedlem som manuelt kontrollerer kvaliteten på tjenesten og informerer AP-teamet, slik at de kan frigi betalingen. Litt av en plage.
More Articles
Håndterer ikke alle feil
Treveis avstemming håndterer feil i fakturaen. Den tar ikke høyde for andre feil, som bortkomne dokumenter eller feiltolkede avtalevilkår.
I tillegg må du eller det automatiserte systemet ditt diskutere feilen med innkjøps- og mottaksavdelingen(e) når dere oppdager feil. Dette kan forsinke prosessen ytterligere, særlig hvis teamene arbeider på forskjellige steder.
Når det er sagt, finnes det også en delvis fordel her: Hvis du oppdager disse feilene tidlig, kan du unngå større misforståelser senere dersom de ellers ikke ville blitt oppdaget.
Slik implementerer du treveis avstemming
Manuell treveis avstemming er arbeidskrevende. Hvis du starter uten en plan, kan det øke behandlingstidene for fakturaer og bli en stor flaskehals i arbeidsflyten for leverandørgjeld. Slik implementerer du treveis avstemming uten at det trekker ut behandlingen av betalingene dine:
- Tildel en ansvarlig: Identifiser en person som skal ha oversikt over prosessen for treveis avstemming. Dette bør være noen i leverandørreskontroteamet, helst en person som kan konfigurere systemet for leverandørreskontro slik at det avstemmer fakturaer og håndterer feilene som systemet flagger.
- Definer en minste fakturaverdi for treveis avstemming: Det er best å ikke bruke tid på treveis avstemming av en faktura på $50. Begrens treveis avstemming til fakturaer over et visst beløp, ettersom fakturaer med høy verdi vanligvis innebærer en høyere risiko for svindel.
- Automatiser treveis avstemming: Et automatisert system fjerner behovet for at en regnskapsmedarbeider manuelt verifiserer leverandørfakturaer. Verktøy som programvare for fakturaer og innkjøpsordrer sammenligner de tre dokumentene uten manuelt arbeid. Hvis det finnes avvik, varsler systemet regnskapsmedarbeideren.
- Definer et toleransenivå for avvik: Hvis du bruker programvare, anbefaler jeg å definere et toleransenivå for avvik, slik at systemet kan godkjenne betalinger med mindre avvik så lenge de ligger innenfor et akseptabelt område. Dette fjerner behovet for å undersøke mindre avvik på fakturaer med høy verdi. Regnskapsmedarbeideren bør for eksempel ikke måtte bruke tid på å undersøke en forskjell på $10 i en faktura på $10,000.
- Gå gradvis over til endringen: Gå gradvis over til å innføre treveis avstemming ved å forklare regnskapsreskontroteamet hvor viktig treveis avstemming er, hvilke fordeler det gir, og hvilken rolle det spiller i den overordnede regnskapsprosessen.
Fremtiden for treveis avstemming
Hvis bingokortet ditt hadde «AI» på seg fordi jeg skulle si det, kan du gjøre deg klar til å krysse det av!
Akkurat nå er programvare den beste måten å gjennomføre treveis avstemming på, men AI-teknologi vil forme fremtiden. AI gjør programvareløsninger kraftigere på tvers av bransjer, og etter hvert som de blir smartere, vil de spare virksomheter for store beløp gjennom enda høyere effektivitet, redusert svindel og automatiserte beslutninger.
I 2019 svindlet for eksempel en Honda-ansatt selskapet for $750,000 ved å opprette flere innkjøpsordrer. Honda kunne ha forhindret dette med et AI-drevet system for leverandørreskontro og spart $750,000.
Et AI-drevet system for leverandørreskontro kan gjøre mer enn bare å identifisere falske fakturaer. Maskinlæringsbasert avviksdeteksjon kan for eksempel overvåke de ansattes aktivitet i prosessen for leverandørreskontro. Systemet flagger skadelig atferd, slik at du kan gripe inn før det er for sent.
Du kan også bruke teknologier som omtrentlig samsvarssøk til å oppdage fakturaer fra falske selskaper.
«Omtrentlig samsvarssøk omfatter en samlebetegnelse for statistiske teknikker som sammenligner og finner omtrent like tekststrenger. Disse teknikkene bruker statistiske regler for å komme frem til en relativ grad av sannsynlighet for likheten mellom to tekststrenger, i motsetning til en boolsk tilnærming, som bruker et separat, fastkodet format for hver oppgave for å gi et Ja/Nei-svar.»
Et system kan bruke omtrentlig samsvarssøk til å skanne flere datalagre, slå opp i den eksisterende leverandørdatabasen og sammenligne ulike dokumenter for å identifisere falske dokumenter.
Resultatet? Svindel oppdages selv i tilfeller der et menneske kunne ha oversett den.
Forbered deg på fremtiden i dag
Manuell treveis kontroll hører 90-tallet til. Moderne virksomheter bruker programvare til å oppdage feil og svindel. AI kommer snart til å forvandle prosessen for leverandørreskontro, men i mellomtiden kan du spare tid og forbedre sikkerheten ved å innføre treveis kontroll i dag.
Hvis du syntes dette innlegget var nyttig, kan du abonnere på nyhetsbrevet til The CFO Club for å få flere innsikter direkte i innboksen din.
