Audit van bedrijfsprocessen: handleiding in 5 stappen voor CFO’s
Als CFO bent u gewend om de leiding te hebben over audits, waardoor u ook de aangewezen persoon bent om de audit van de bedrijfsprocessen van uw bedrijf te leiden.
Of u de audits nu zelf uitvoert of investeert in de opleiding van uw medewerkers, onderzoeken hebben aangetoond dat u een duidelijk rendement op uw tijd en geld zult behalen. Bedrijven die investeren in een grondige opleiding van medewerkers voor programma's voor beheer van bedrijfsprocessen (BPM) hebben zelfs 2.1 keer meer kans om hun ROI te verhogen dan bedrijven die medewerkers niet grondig opleiden.
Hier leest u hoe audits van bedrijfsprocessen werken, hoe u ze opzet en wat u daarna kunt verwachten.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Het belang van audits van bedrijfsprocessen begrijpen
Een audit van bedrijfsprocessen is in wezen een grondige analyse van de gezondheid van uw bedrijf. Hierbij worden alle activiteiten, taken en processen onder de loep genomen: wat goed werkt wordt benadrukt en wat mogelijk moet worden aangepast, wordt gesignaleerd.
Door diep in de hartslag van uw bedrijf te duiken, brengt de audit mogelijke verbeterpunten aan het licht om de prestaties te verhogen en ervoor te zorgen dat uw bedrijf en uw teams als een goed geoliede machine werken.
Is het u ooit opgevallen dat de meest voor de hand liggende oplossing voor een afdeling vaak lijkt te zijn om iemand nieuw aan te nemen? Dat kan zeker helpen. Maar vaker wel dan niet is wat echt nodig is simpelweg een frisse blik.
Deze evaluatie gaat niet alleen over het afvinken van een vakje. Het gaat om oprechte gesprekken met uw teamleden, het doornemen van richtsnoeren en het observeren van de dagelijkse activiteiten. Het is alsof u even pauzeert en uitzoomt om te controleren of het grotere geheel er net zo goed uitziet als de details.
De hele oefening kan duidelijkheid bieden over de sterke punten van het bedrijf en de verbeterpunten. Deze nuttige inzichten kunnen u naar slimmere strategieën, soepelere veranderingen, gelukkigere medewerkers en daarmee zelfs meer tevreden klanten leiden.
Hier volgen enkele van de belangrijkste voordelen van regelmatige audits:
- Pakt onregelmatigheden en fouten direct aan, verbetert de kasstroom en garandeert een nauwkeurige gegevensvastlegging.
- Bevordert een voortdurend evoluerende mindset en stimuleert teams om werkstromen te verfijnen in plaats van genoegen te nemen met de status quo.
- Zorgt ervoor dat elke taak en functie aansluit bij de kerndoelstellingen van het bedrijf.
- Gestroomlijnde activiteiten en verbeterde efficiëntie.
- Versterkt het risicobeheer door mogelijke knelpunten in functies en werkstromen aan het licht te brengen.
- Brengt cruciale bedrijfsprocessen in kaart die optimaal moeten functioneren voor de solvabiliteit van het bedrijf.
- Nieuwe medewerkers stappen in intuïtievere en gestroomlijnde werkstromen, waardoor de leercurve wordt versneld.
- Voorziet leidinggevenden van diepgaande operationele kennis en geeft richting aan de inzet van middelen en investeringen.
- Verbetert het begrip en vertrouwen tussen verschillende afdelingen en bevordert een betere samenwerking.
- Helpt lacunes op het gebied van personeelsbezetting, procedures of technologie aan het licht te brengen.
De noodzaak van audits van interne processen
In het moderne bedrijfslandschap is zelfgenoegzaamheid een enkeltje naar een faillissement; bedrijven moeten zich aanpassen en manieren vinden om te groeien te midden van veranderende economische en technologische omstandigheden. Maar met zoveel onzekerheden kan het maken van nieuwe plannen vaak voelen als navigeren door een doolhof waarvan de muren steeds verschuiven.
Audits van bedrijfsprocessen fungeren als een kompas dat u de informatie geeft die u nodig hebt om de activa, reputatie en financiën van uw bedrijf te beschermen. Efficiënte audits helpen u trage handmatige taken te identificeren en te vervangen door geautomatiseerde taken, zodat teams zich kunnen richten op belangrijke werkzaamheden, zoals het begrijpen en vermijden van risico's.
Neem het traject van schoenenreus Skechers als voorbeeld. Tijdens een spectaculaire groei, waarbij de waardering van het bedrijf steeg van $815 million naar maar liefst $4.5 billion, behaalde Ashwat Panchal, de vicepresident interne audit, indrukwekkende resultaten. Hij bespaarde medewerkers niet alleen waardevolle tijd en verlaagde de kosten terwijl hij naleving op lokaal niveau waarborgde, maar deed dit ook terwijl hij het interne auditteam slechts met twee leden uitbreidde. Het was het heldere proces, niet het extra personeel, dat dit mogelijk maakte.
Maar los daarvan kan een goed intern auditproces CFO's zoals uzelf en uw andere collega's in de directie op de volgende manieren helpen:
- Bescherm het bedrijf: Regelmatige audits van bedrijfsprocessen beoordelen de ruggengraat van uw organisatie en onderzoeken belangrijke onderdelen zoals toeleveringsketens en financiën.
- Houd u aan financiële regels: Het is essentieel dat uw bedrijfsbeleid, vooral op gebieden zoals crediteurenadministratie, aansluit op de interne financiële controles. Op grond van de Sarbanes-Oxley-wet (SOX) zijn u en andere topmanagers wettelijk verplicht in te staan voor de juistheid van financiële rapporten. Interne audits bieden u die gemoedsrust en zorgen ervoor dat de financiële verslaglegging correct is.
- Ondersteun een duidelijke strategie: Audits bieden een duidelijke, op feiten gebaseerde beoordeling van de manier waarop uitdagingen en risico's verschillende onderdelen van uw bedrijf beïnvloeden, van activiteiten en IT tot financiën en cyberbeveiliging. Deze duidelijkheid maakt de weg vrij voor datagestuurde besluitvorming.
- Garandeer een goed rendement: Het kwantificeren van de financiële voordelen van audits van bedrijfsprocessen kan lastig zijn, maar beschouw ze als een langetermijnbescherming tegen risico's. Deloitte heeft benadrukt dat interne audits voor Fortune 500-bedrijven doorgaans tussen 0,026% en 0,126% van de omzet kosten. Aangezien ze bewezen effectiever zijn in het verhogen van uw bedrijfsresultaat, is dit een kleine prijs om te betalen.
De methodologie voor audits van bedrijfsprocessen
Beschouw een audit van bedrijfsprocessen als vissen in de uitgestrekte zee van uw bedrijfsactiviteiten. Elke vangst—groot of klein—vertelt een verhaal, waarbij wordt geprezen wat goed werkt en wordt aangewezen wat mogelijk in de verkeerde richting zwemt.
Net zoals een visser de sterkte van zijn net controleert, duikt een audit diep in de kern van uw bedrijf - zijn hartslag. Het gaat niet alleen om wat er gebeurt op het gebied van boekhouding en compliance, maar ook om wat er gebeurt in de diepere wateren van kosten, kwaliteit, snelheid en algehele productiviteit.
Dus waar moet u tijdens deze audits specifiek naar zoeken?
Structuur
Zijn het proces en de deelnemers ervan goed op elkaar afgestemd? Overweeg om functiebeschrijvingen, organogrammen en beleidsdocumenten te bekijken. Zonder een duidelijke structuur bestaat het risico op verwarring over rollen, verantwoordelijkheden en tijdlijnen.
Infrastructuur
Welke IT-systemen en apparatuur ondersteunen elk proces? Een grondige analyse van hun sterke en zwakke punten kan mogelijke problemen of verbeteringen aan het licht brengen. Zonder een sterke infrastructuur loopt u het risico op verwarring, wat door fouten tot hogere kosten leidt.
Kennis
Beschikken uw werknemers over de vaardigheden die ze nodig hebben om hun werk efficiënt uit te voeren? Audits moeten wervings- en opleidingspraktijken evalueren. U kunt het werk immers niet uitvoeren als u nooit hebt geleerd hoe dat moet.
Meetwaarden
Welke KPI's volgen het succes van het proces in de loop der tijd? Het is essentieel om de doelstellingen van het proces te kennen en te weten hoe het wordt bewaakt. Een gebrek aan aansluiting tussen taken en hun uiteindelijke doel kan leiden tot onopgemerkte inefficiënties.
Verantwoordelijkheid
Wie is uw belangrijkste contactpersoon? Er moet één teamlid zijn dat ervoor zorgt dat protocollen worden nageleefd en dat eventuele problemen tijdens de audit effectief worden aangepakt. De afwezigheid van deze persoon kan leiden tot fouten en het ontbreken van een duidelijke weg voorwaarts.
Belangrijke onderdelen van een effectieve audit van bedrijfsprocessen
Een grondige audit van bedrijfsprocessen brengt niet alleen inefficiënties aan het licht, maar benadrukt ook mogelijke groeigebieden. Hier volgen enkele belangrijke onderdelen die de basis vormen voor een geslaagde audit.
- Samenwerking: De effectiviteit van een audit hangt grotendeels af van de samenwerking tussen auditteams, proceseigenaren en teamleden. Auditteams brengen deskundigheid op het gebied van beoordeling en evaluatie mee, terwijl proceseigenaren beschikken over kennis van de dagelijkse activiteiten. Gewone teamleden, die deze processen uitvoeren, bieden waardevolle inzichten uit de praktijk. Samen bestrijken zij het volledige spectrum van uw bedrijf, zodat niets tussen wal en schip valt.
- Gebruik van hulpmiddelen en sjablonen: Sjablonen bieden een gestructureerde indeling voor het verzamelen van gegevens, zodat geen details over het hoofd worden gezien. Informatiesystemen bieden daarentegen een digitale afdruk van transacties en activiteiten, waardoor audits datagestuurder en objectiever worden. Door industrienormen in het geheel te integreren, wordt een extra laag geloofwaardigheid en relevantie aan uw audit toegevoegd.
- Invloed van ISO en andere managementsystemen: De Internationale Organisatie voor Normalisatie (ISO) en andere vergelijkbare managementsystemen bieden een reeks criteria en best practices voor verschillende bedrijfsprocessen. Een audit die door ISO-normen wordt beïnvloed, meet de organisatie niet alleen aan de hand van deze best practices, maar bereidt haar ook voor op mogelijke externe audits of certificeringen. Bovendien wekt het volgen van dergelijke erkende systemen vertrouwen bij belanghebbenden, doordat zij de zekerheid krijgen dat de bedrijfsactiviteiten aan wereldwijde normen voldoen.
Soorten audits en hun belang
Procesaudits kunnen op verschillende manieren worden uitgevoerd, elk met een unieke focus. Dit zijn de meest voorkomende typen bij audits van bedrijfsprocessen:
Bedrijfsprocesmanagement (BPM)
BPM is uw panoramische lens op het bedrijfslandschap. BPM is niet alleen nuttig om problemen te vinden; het gaat er ook om te zien wat goed werkt, te begrijpen waarom dat zo is en processen op basis van die inzichten te verbeteren. Op deze manier is BPM een soort audit van het grote geheel.
Verbetering van bedrijfsprocessen (BPI)
BPI richt zich op het verfijnen van processen die al in werking zijn. Het doel is de efficiëntie te verhogen, kostenbesparend te werken en de algehele prestaties aanzienlijk te verbeteren. Of het nu gaat om technologie beter te benutten of handmatig werk te verminderen, BPI draait om meer doen met minder.
Optimalisatie van bedrijfsprocessen (BPO)
Deze audit gaat dieper in op de uitvoering van taken binnen de verschillende afdelingen van een bedrijf. BPO biedt u een vergrootglas waarmee u mogelijke knelpunten op het gebied van inefficiëntie kunt identificeren. Als één afdeling bijvoorbeeld met een onevenredig hoge werkdruk te maken heeft, kan dat wijzen op inefficiënties, zoals medewerkers die worden opgeslokt door overbodige taken, waardoor actie op de plek waar die het hardst nodig is wordt belemmerd.
De 5 stappen van een succesvolle audit van bedrijfsprocessen
Als u een succesvolle audit van bedrijfsprocessen wilt uitvoeren, moet u deze vijf stappen volgen:
Stap 1: Doelstellingen bepalen
Er zijn verschillende auditdoelstellingen voor een audit van bedrijfsprocessen. Enkele belangrijke zijn:
- Afstemming op de visie en doelstellingen van het topmanagement.
- Risico's effectief beheren.
- Leidinggevenden voorzien van meer inzichtelijke gegevens voor besluitvorming.
- Uitgebreide opleiding van medewerkers faciliteren.
- Het gebruik van IT-middelen evalueren.
- De algehele productiviteit verhogen.
Stap 2: Uw audit plannen
Om een audit succesvol uit te voeren, is een goed plan van aanpak essentieel.
Begin met het kiezen van de belangrijkste processen die u wilt auditen en richt u daarbij op belangrijke bedrijfsdoelstellingen, zoals klanttevredenheid of omzet. Een webwinkel kan zich bijvoorbeeld richten op het orderverwerkingsproces, omdat dit rechtstreeks van invloed is op klanten.
Nadat u uw doel hebt vastgesteld, begint u met het verzamelen van noodzakelijke documenten, zoals procesoverzichten, prestatie-indicatoren en standaardprocedures. Deze bieden inzicht in de huidige staat van de processen en in gebieden die mogelijk verbetering nodig hebben.
Het is belangrijk om belanghebbenden te betrekken die vertrouwd zijn met de gekozen processen. Door leidinggevenden uit verschillende teams erbij te betrekken, zorgt u ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien. Betrek bij een audit van de inkoop bijvoorbeeld experts uit de inkoop, financiën en voorraadbeheer. Bepaal duidelijk de reikwijdte van de audit, stel realistische tijdschema's vast en beslis hoe u gegevens gaat verzamelen: via enquêtes, observaties of hulpmiddelen voor doorlopende evaluatie.
Stap 3: Gegevens verzamelen
Gegevensverzameling is essentieel bij een audit van bedrijfsprocessen. Begin met vast te stellen welke informatie u nodig hebt. Afhankelijk van de focus van uw audit kunnen dit kengetallen, tijdsmetingen, fouten of zelfs feedback zijn.
Als u bijvoorbeeld de klantenservice controleert, wilt u gegevens over de snelheid waarmee zij reageren en over de tevredenheid van klanten. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de gegevens correct zijn. Het gebruik van standaardsjablonen kan helpen om gegevens elke keer op dezelfde manier te verzamelen, en door de gegevens te controleren voorkomt u fouten.
Tot slot maakt het intelligent organiseren van de verzamelde gegevens, in spreadsheets of in software voor auditbeheer, het veel eenvoudiger om deze later te analyseren.
Stap 4: Uw bevindingen analyseren
Nadat u gegevens uit een audit van bedrijfsprocessen hebt verzameld, is het tijd om deze nauwkeurig te bekijken. Deze stap helpt u de gegevens te begrijpen, patronen te vinden en vast te stellen of er problemen in uw processen zijn. Zoek naar zaken die zich steeds opnieuw voordoen of die vertraging veroorzaken. Er kan bijvoorbeeld een buitensporig groot aantal fouten in één stap voorkomen, of sommige taken kunnen te lang duren wanneer het druk is.
Vergelijk uw gegevens met beschikbare branchenormen om te zien of uw processen goed werken en vergelijk ze vervolgens met uw doelstellingen. U kunt statistische methoden gebruiken om meer details te verkrijgen en patronen of ongebruikelijke resultaten te ontdekken. Door zaken te controleren zoals de gebruikelijke duur van een taak, kunt u onverwachte vertragingen opsporen. Bepaal na bestudering van alle gegevens welke gebieden verbetering nodig hebben. Richt u op de gebieden die de grootste invloed op uw bedrijf hebben of het eenvoudigst te verbeteren zijn.
Stap 5: Resultaten presenteren
Na afronding van een audit van bedrijfsprocessen is het belangrijk om de auditresultaten en andere relevante informatie te delen met andere leidinggevenden en uw team. Vat de belangrijkste bevindingen samen en benadruk eventuele problemen en gebieden die kunnen worden verbeterd. Wijs op eventuele vertragingen, fouten of andere problemen en leg uit hoe deze van invloed zijn op zaken als kosten, werksnelheid of klanttevredenheid.
Je kunt visuals zoals grafieken gebruiken om je bevindingen te tonen, omdat ze complexe gegevens gemakkelijker te begrijpen maken. Geef vervolgens duidelijke suggesties om de problemen op te lossen. Rangschik ze op basis van hun belang en hoe eenvoudig ze uit te voeren zijn. Leg uit waarom elke suggestie nodig is en hoe deze bijdraagt aan de doelstellingen van het bedrijf. Zo begrijpt en onderschrijft iedereen de volgende stappen voor verbetering.
Automatisering omarmen in bedrijfsprocesbeheer (BPM)
Een BPM-tool zoals Signavio of Appian biedt je een gestroomlijnde, geautomatiseerde aanpak voor audits, het verfijnen van workflows en het efficiënt afhandelen van taken zoals waarschuwingen en gegevensregistratie. Door deze belangrijke taken te automatiseren, worden je bedrijfsprocessen soepeler en efficiënter. Zonder dat ze veel handmatige tijd vereisen, kunnen deze tools:
- Processen identificeren die aanzienlijke middelen verbruiken en wijzen op mogelijke knelpunten.
- Uitgebreide analyses uitvoeren en inefficiënties opsporen zonder concessies te doen aan kwaliteit of kosten.
- Helpen knelpunten te herkennen en aanzienlijke efficiëntieverbeteringen voor te stellen.
- Helpen de prestaties van de serviceniveauovereenkomst (SLA) te evalueren, de impact ervan op klanttevredenheid te beoordelen en inzicht te bieden in vertragingen.
- Direct rapporten genereren die inzicht bieden in de operationele kwaliteit en verbeterpunten.
Corrigerende maatregelen nemen en nieuwe processen implementeren
Onthoud: niets hiervan heeft waarde als je er niet iets aan doet.
Naast het uitvoeren van de procesevaluaties moet je ervoor zorgen dat er duidelijke en doortastende acties worden ondernomen om de resultaten die je hebt gevonden te verbeteren, waaronder:
- Repetitieve taken automatiseren om de efficiëntie te verhogen en de tijd van medewerkers anders in te zetten.
- Productiviteitstools gebruiken en regelmatig teamoverleg toevoegen (of schrappen) om de communicatie tussen afdelingen te versterken.
- Middelen opnieuw beoordelen en doelgericht toewijzen om de productiviteit te maximaliseren.
- Consistente werkprocedures vaststellen en alles nauwgezet documenteren.
- Vaardigheidstekorten aanpakken met gespecialiseerde trainingen en een prestatiegerichte leeromgeving bevorderen.
De rol van de CFO bij procesverbetering
De CFO heeft als zowel scorekeeper als nuchtere tweede beoordelaar van het bedrijf het bijzondere voorrecht om op de hoogte te zijn van de prestaties van het bedrijf en de mogelijkheid om de verschillende onderdelen ervan grondig te onderzoeken. Door deze mogelijkheid te benutten en er werk van te maken, kom je nog dichter bij het bewijzen dat je een strategische CFO binnen je bedrijf bent, waarmee je je waarde vandaag en in de toekomst verankert.
Voor het laatste technologienieuws, bronnen over boekhouding en financiën en inzichten van financiële leiders kun je je aanmelden voor de wekelijkse nieuwsbrief van The CFO Club.
