Wil je iets krankzinnigs weten?
Bedrijven verliezen gemiddeld 5% van hun jaarlijkse omzet door fraude. Als je bedenkt hoeveel tijd we allemaal besteden aan het verkrijgen van de beste voorwaarden in onze contracten, is een algemene korting van 5% op de omzet van je bedrijf in ruil voor absoluut niets belachelijk.
Een van de gemakkelijkste doelwitten voor fraudeurs is de crediteurenadministratie.
In dit artikel leg ik uit wat factuurmatching in drie stappen inhoudt, wat erbij komt kijken en hoe je dit efficiënt en effectief kunt implementeren.
Wat is matching in drie stappen?
Matching in drie stappen is het proces waarbij de factuur wordt vergeleken met de inkooporder en de goederenontvangstbon (GRN) om de factuurgegevens te verifiëren.
Bij deze aanpak worden verschillende aspecten vergeleken, waaronder het factuurbedrag, het factuurnummer en de bestelde hoeveelheden, met de bijbehorende inkooporder (PO) en GRN.
Door gegevens uit drie documenten te vergelijken, kunnen fouten en frauduleuze facturen worden opgespoord. Natuurlijk bevatten facturen vaak kleine fouten door afrondingen of andere legitieme redenen. Zolang de factuurfouten binnen een aanvaardbaar tolerantieniveau vallen, kun je ze goedkeuren.
Waarom is matching in drie stappen belangrijk?
Matching in drie stappen helpt je drie belangrijke doelstellingen te bereiken:
- Fraude minimaliseren: Fraude kan een grote zorg zijn die, als ze niet wordt aangepakt, een enorme impact op het bedrijfsresultaat kan hebben. Controle in drie stappen helpt het risico op frauduleuze facturen te minimaliseren door elke factuur twee keer te verifiëren: eerst met de PO en vervolgens met de GRN.
- Cashflow beheren: Tijdige betaling van facturen is essentieel voor effectief cashflowbeheer. Door betalingen op tijd of eerder te verwerken, kun je profiteren van kortingen voor vroegtijdige betaling.
- Voldoen aan vereisten voor interne beheersing: Hoewel matching in drie stappen geen wettelijke verplichting is, helpt het om te voldoen aan relevante financiële en belastingvoorschriften en om nauwkeurige financiële gegevens bij te houden. Sectie 404 van de Sarbanes-Oxley Act vereist dat de effectiviteit van de interne beheersing van financiële verslaglegging (ICFR) wordt beoordeeld en gerapporteerd. Deze interne controles moeten de juistheid van financiële transacties waarborgen, waaronder het verifiëren van facturen. Hoewel factuurmatching dus geen directe verplichting is, helpt het wel om aan de regelgeving te voldoen.
Handmatige systemen overspoelen je team? Overweeg bots een handje te laten helpen. Software voor crediteurenadministratie bestaat om je te helpen matching in drie stappen te implementeren, facturen beter te betalen en meer te doen — zonder dat dit meer aandacht van medewerkers vereist.
Dit zijn de beste tools voor crediteurenadministratie die we hebben gevonden:
Wat zijn matching in twee en vier stappen binnen de crediteurenadministratie?
Bij matching in twee stappen worden de afzonderlijke regels op de PO en de factuur vergeleken, maar niet de GRN. De medewerker van de crediteurenadministratie controleert de hoeveelheid en prijs in de PO en verifieert of de factuur van de leverancier dezelfde hoeveelheid en prijs vermeldt. Bij matching in twee stappen wordt dus in feite niet gecontroleerd of het product daadwerkelijk is geleverd.
Matching in vier stappen gaat een stap verder dan matching in drie stappen door facturen te vergelijken met inspectiebonnen. Op een inspectiebon staat de hoeveelheid goederen die na inspectie is geaccepteerd. Je moet de leverancier informeren over producten die in een onaanvaardbare staat zijn geleverd, zodat deze een nieuwe levering kan sturen of het totale bedrag op de factuur kan aanpassen.
Hier volgt een samenvatting van de verschillen tussen de drie matchingprocessen:
| Document | Inkooporder | GRN | Factuur van leverancier | Inspectiebon |
| Matching in 2 stappen | ✓ | - | ✓ | - |
| Matching in 3 stappen | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Matching in 4 stappen | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Wat is het verschil tussen matchen en afstemmen?
Bij matchen worden twee documenten vergeleken om overeenkomsten in de gegevens te vinden. Bij matching in drie stappen wordt de factuur bijvoorbeeld vergeleken met de PO en GRN om te controleren of alle gegevens overeenkomen.
Aan de andere kant is afstemming het proces waarbij twee gegevenssets worden gecontroleerd om te zien of ze overeenkomen. Een kasstroomoverzicht dat volgens de indirecte methode is opgesteld, is een uitstekend voorbeeld van een afstemming tussen de nettowinst en de kasstroom.
De drie onderdelen van driewegmatching
Driewegmatching draait om drie cruciale onderdelen: de PO, GRN en factuur. Door alle drie de documenten te controleren, kun je nagaan of de bestelling volgens plan is uitgevoerd en of de factuurgegevens juist zijn.
Hier volgt wat meer informatie over elk van de drie documenten die je moet bekijken:
Inkooporder (PO)
Je collega's van de inkoop- of inkoopafdeling stellen de PO op.
De PO machtigt de aankoop van de vermelde artikelen en bevat specifieke gegevens, zoals de hoeveelheid en prijs van de artikelen (zoals overeengekomen met de leverancier). Elke PO heeft een uniek nummer dat je kunt gebruiken om ernaar te verwijzen en de order te volgen.
Have an account? Log In
Goederenontvangstbewijs (GRN)
De GRN, ook wel een ontvangstrapport of afleveringsbewijs genoemd, bevestigt dat de ontvangende afdeling de levering heeft ontvangen. Het document bevat informatie over de geleverde artikelen en vermeldt of de levering volledig of gedeeltelijk was.
Factuur
Doorgaans stuurt de leverancier een factuur zodra je de levering hebt ontvangen, maar dit kan variëren afhankelijk van je relatie met de leverancier. De factuur bevat gegevens zoals de contactgegevens van de leverancier, een uniek factuurnummer, eventuele kortingen of creditbedragen, het totaal verschuldigde bedrag en beschikbare betaalmethoden.
Het proces van driewegmatching
Driewegmatching is een eenvoudig (maar enigszins tijdrovend) proces waarbij de medewerker van de crediteurenadministratie drie documenten — de PO, GRN en factuur — met elkaar vergelijkt om afwijkingen en frauduleuze of dubbele facturen op te sporen.
Het controleren van leveranciersfacturen omvat drie stappen:
1. Controle van de PO
Controleer of de PO alle bestelgegevens bevat die op het moment van plaatsing van de bestelling nodig zijn, waaronder de naam en het adres van de leverancier, de te bestellen artikelen en de hoeveelheid en prijs van die artikelen.
2. Controle van de levering
Bij aankomst van de zending controleert de ontvangende afdeling de staat van de goederen en vergelijkt zij de ontvangen hoeveelheid goederen met de hoeveelheid die in de PO is vermeld. Als alles klopt, stellen ze een GRN op ter bevestiging van de levering van de goederen en voeren ze deze in de voorraadbeheersoftware in.
3. Factuurmatching
Vergelijk de factuurgegevens met de PO en GRN.
- Komt het totaalbedrag op de factuur overeen met dat van de PO?
- Komt de gefactureerde hoeveelheid overeen met de ontvangen hoeveelheid volgens de GRN?
- Als de GRN schade aan bepaalde artikelen in de zending vermeldt, is de factuur van de leverancier dan dienovereenkomstig aangepast?
Een fluitje van een cent, toch? Dit eenvoudige proces kan echter snel overweldigend worden wanneer je elke maand duizenden leveringen ontvangt.
Je zou altijd meer medewerkers kunnen aannemen, maar er is een slimmere en kosteneffectievere manier om driewegmatching schaalbaar te maken: software voor automatisering van de crediteurenadministratie. Automatisering van de crediteurenadministratie helpt driewegmatching op te schalen en verkleint de kans op menselijke fouten.
Teams die betrokken zijn bij het proces van driewegmatching
Drie afdelingen zijn betrokken bij het proces van driewegmatching:
- Inkoopafdeling: De inkoopafdeling stelt de PO op en zorgt ervoor dat deze alle benodigde gegevens bevat, zoals het PO-nummer en de prijs en hoeveelheden van de artikelen.
- Ontvangende afdeling: De ontvangende afdeling neemt leveringen in ontvangst, registreert de nieuwe artikelen in het voorraadregister en stelt een GRN op.
- Financiële of boekhoudafdeling: Het team van de crediteurenadministratie ontvangt leveranciersfacturen en vergelijkt deze met de PO en GRN. Als alles klopt, keuren ze de factuur goed.
Voorbeeld van driewegmatching
Laten we aan de hand van een voorbeeld bekijken hoe driewegmatching werkt. Stel dat je softwarebedrijf 10 nieuwe monitoren nodig heeft. De inkoopafdeling heeft besloten een bestelling te plaatsen bij bedrijf A.
De PO vermeldt een totale waarde van $15,000 en bevat details zoals de hoeveelheid en prijs van de bestelde monitors, de verwachte leverdatum en interne boekhoudcodes.
Zodra bedrijf A de monitors levert en een factuur verstuurt, begint de AP-medewerker met het verificatieproces. De medewerker controleert of de aankoop via een PO is geautoriseerd en kijkt naar de prijs, hoeveelheid en bedrijfsnaam om er zeker van te zijn dat het geen valse factuur is.
Vervolgens vergelijkt de AP-medewerker de GRN om te controleren of er daadwerkelijk 10 monitors zijn geleverd. Zodra de medewerker tevreden is, autoriseert die de betaling.
Voordelen van 3-wegmatching
3-wegmatching biedt de volgende voordelen:
Fraude en te hoge betalingen voorkomen
Ik heb deze al een paar keer genoemd, dus je begrijpt het. Door de details in drie afzonderlijke documenten te verifiëren, kun je afwijkingen opsporen die tot te hoge betalingen kunnen leiden en frauduleuze facturen identificeren. Het controleren van de resultaten met 3-wegmatching is een efficiënt proces voor de crediteurenadministratie dat je bedrijfsresultaat en kasstroom beschermt.
Snellere betalingen
3-wegmatching helpt legitieme betalingen aan leveranciers te stroomlijnen, vooral wanneer je een AP-automatiseringstool gebruikt. Snellere betalingen helpen je sterkere relaties met leveranciers op te bouwen, waarbij 81% van de betalers gelooft dat directe betalingen = betere relaties met leveranciers.
Snellere betalingen kunnen ook leiden tot betere kredietvoorwaarden, prioriteit bij bestellingen en kortingen voor vroegtijdige betaling.
Een audittrail creëren
Bij 3-wegmatching moet je bedrijfsdocumenten opslaan (en ze kunnen terugvinden op een manier waardoor je niet de neiging krijgt om je haar uit je hoofd te trekken). Als je dit systeem hebt ingericht, kun je documenten tijdens een interne audit gemakkelijker terugvinden, waardoor het hele proces sneller verloopt.
Nadelen van 3-wegmatching
Aan alles wat goed is, hangt een prijskaartje; dit zijn de nadelen van 3-wegmatching:
Arbeidsintensief
3-wegmatching kan een langdurig en vervelend proces zijn wanneer je het voor het eerst invoert. Langere verwerkingstijden aan het begin kunnen leiden tot vertraagde betalingen en het opbouwen van een goede relatie met de leverancier in de weg staan.
AP-automatisering is een eenvoudige oplossing voor het aanpakken van het langdurige handmatige matchingproces. Het geautomatiseerde systeem regelt alles, van het koppelen van gegevens aan de bijbehorende PO en GRN tot het uitvoeren van de betaling. Voor het geval dat het nog niet duidelijk was: ik denk dat automatisering hier de beste aanpak is; je hoeft je tijd niet te besteden aan het leggen van een puzzel van je bedrijfsinformatie als dat niet nodig is.
Niet ideaal voor diensten
Je kunt geen GRN uitgeven voor diensten, omdat die doorlopend worden geleverd. Je hebt een teamlid nodig om de kwaliteit van de dienstverlening handmatig te controleren en het AP-team te informeren, zodat zij de betaling kunnen vrijgeven. Best een gedoe.
More Articles
Verwerkt niet alle fouten
3-wegmatching corrigeert fouten in de factuur. Het houdt geen rekening met andere fouten, zoals verkeerd opgeborgen documenten of verkeerd geïnterpreteerde contractvoorwaarden.
Bovendien moet je, wanneer jij of je geautomatiseerde systeem fouten detecteert, de fout bespreken met de inkoop- en ontvangstafdeling(en). Dit kan het proces nog verder vertragen, vooral als teams op verschillende locaties werken.
Daar staat tegenover dat er ook een gedeeltelijk voordeel is: door deze fouten vroegtijdig op te sporen, voorkom je grotere misverstanden later als ze onopgemerkt blijven.
Hoe je 3-wegmatching implementeert
Handmatige 3-wegmatching is arbeidsintensief; als je eraan begint zonder plan, kan het de verwerkingstijd van facturen verlengen en een grote flessenhals vormen in je workflow voor de crediteurenadministratie. Zo implementeer je 3-wegmatching zonder dat je betalingsproces onnodig lang duurt:
- Wijs een verantwoordelijke aan: Identificeer iemand die toezicht houdt op het driewegcontroleproces. Dit moet iemand uit het AP-team zijn, bij voorkeur iemand die het AP-systeem kan configureren om facturen te vergelijken en de door het systeem gemarkeerde fouten kan oplossen.
- Stel een minimale factuurwaarde vast voor driewegcontrole: Het heeft weinig zin om een factuur van $50 aan een driewegcontrole te onderwerpen. Reserveer driewegcontrole voor facturen boven een bepaald dollarbedrag, aangezien facturen met een hoge waarde over het algemeen een groter frauderisico met zich meebrengen.
- Automatiseer driewegcontrole: Een geautomatiseerd systeem maakt het overbodig dat een AP-medewerker leveranciersfacturen handmatig controleert. Hulpmiddelen zoals software voor facturen en inkooporders vergelijken de drie documenten zonder handmatige inspanning. Bij afwijkingen stuurt het systeem een melding naar de AP-medewerker.
- Stel een tolerantiegrens voor afwijkingen vast: Als je software gebruikt, raad ik aan een tolerantiegrens voor afwijkingen vast te stellen, zodat het systeem betalingen met kleine afwijkingen kan goedkeuren zolang deze binnen een acceptabel bereik vallen. Hierdoor hoef je kleine afwijkingen op facturen met een hoge waarde niet te onderzoeken. Zo zou een AP-medewerker geen tijd hoeven te besteden aan het onderzoeken van een verschil van $10 op een factuur van $10,000.
- Voer de verandering geleidelijk in: Voer driewegcontrole geleidelijk in door het AP-team uit te leggen waarom driewegcontrole belangrijk is, wat de voordelen ervan zijn en welke rol het speelt binnen het bredere boekhoudproces.
De toekomst van driewegcontrole
Als je bingokaart voorzag in het woord “AI”, dan kun je dat alvast afvinken!
Op dit moment is software de beste manier om driewegcontrole uit te voeren; AI-technologieën zullen echter de toekomst bepalen. AI maakt softwareoplossingen in allerlei sectoren krachtiger en naarmate ze slimmer worden, zullen ze bedrijven veel geld besparen door nog meer efficiëntie, minder fraude en geautomatiseerde beslissingen.
Zo heeft een medewerker van Honda in 2019 het bedrijf voor $750,000 opgelicht door meerdere inkooporders aan te maken. Honda had dit kunnen voorkomen met een door AI aangedreven AP-systeem en $750,000 kunnen besparen.
Een door AI aangedreven AP-systeem kan meer doen dan alleen frauduleuze facturen identificeren. Zo kan anomaliedetectie op basis van ML het gedrag van medewerkers binnen het AP-proces monitoren. Het systeem markeert kwaadaardig gedrag, zodat je kunt ingrijpen voordat het te laat is.
Je kunt ook technologieën zoals benaderende overeenkomstvergelijking gebruiken om facturen van nepbedrijven te detecteren.
“Benaderende overeenkomstvergelijking omvat een verzameling statistische technieken die ongeveer gelijke tekenreeksen vergelijken en aan elkaar koppelen. Deze technieken gebruiken statistische regels om tot een relatieve mate van zekerheid over de overeenkomst tussen twee tekenreeksen te komen, in tegenstelling tot een Booleaanse aanpak, die voor elke taak een afzonderlijk, hardgecodeerd formaat gebruikt om een antwoord Ja/Nee te geven.”
Een systeem kan benaderende overeenkomstvergelijking gebruiken om meerdere opslagplaatsen te doorzoeken, de bestaande leveranciersdatabase te raadplegen en verschillende documenten te vergelijken om valse documenten te identificeren.
Het resultaat? Fraude detecteren, zelfs in gevallen waarin een mens deze mogelijk over het hoofd had gezien.
Bereid je vandaag voor op de toekomst
Handmatige driewegcontrole is iets uit de jaren 90. Moderne bedrijven gebruiken software voor het detecteren van fouten en fraude. AI staat op het punt het AP-proces ingrijpend te veranderen, maar bespaar intussen tijd en verbeter de beveiliging door vandaag nog driewegcontrole te implementeren.
Als je dit bericht nuttig vond, abonneer je dan op de nieuwsbrief van The CFO Club om meer inzichten rechtstreeks in je inbox te ontvangen.
