ERP-software succesvol gebruiken: een complete gids
Helaas leest u dat goed: volgens Gartner "mislukt 55-75% van de ERP-projecten of behalen ze hun beoogde doelstellingen niet."
Gezien de tijd en het kapitaal die worden geïnvesteerd in de implementatie van ERP, evenals de voordelen die ERP-software bedrijven biedt, is dit een enorm (en teleurstellend) statistisch gegeven.
Daarom is het voor financiële professionals en leidinggevenden cruciaal om te leren werken met ERP-software. Als CFO is een systeem voor ondernemingsbrede resourceplanning een van uw krachtigste hulpmiddelen. Een combinatie van geautomatiseerde herinvoer van transacties, realtimegegevens en aanpasbare dashboards stelt u in staat een uitgebreid inzicht te benutten in de financiële gezondheid en behoeften van uw bedrijf.
Create a Free Account to Read More
You'll also get access to a growing community of modern CFOs and finance executives accessing proven frameworks, tools, and insights to navigate AI-driven finance.
Have an account? Log In
Wat is ERP-software?
Het centrale doel van ERP is het bieden van een systeem met geïntegreerde en gecentraliseerde toepassingen die voorzien in de essentiële bedrijfsbehoeften van al uw belangrijkste afdelingen. Als CFO hebt u bijvoorbeeld mogelijk het meeste baat bij de boekhoudkundige, analytische en algemene financiële modules die u in een bepaalde oplossing kunt vinden.
Maar u bent niet de enige die uiteindelijk tevreden zal zijn; ook andere afdelingen zullen aanzienlijk profiteren van ERP-implementatie. De meeste ERP-software bevat bijvoorbeeld belangrijke functies voor personeelszaken, supplychainbeheer en andere afdelingsbehoeften.
ERP-software valt doorgaans in een van drie niveaus, gebaseerd op de robuustheid en ideale toepassingsgebieden.
- Niveau 1: Deze ERP-systemen zijn het meest geschikt voor grote en complexe multinationale organisaties. Gebruikers van ERP-systemen van niveau 1 hebben over het algemeen meer dan 1.000 werknemers en een jaaromzet van $500 miljoen of meer. Systemen van niveau 1 hebben een hoog prijskaartje, maar bieden ook uiterst robuuste oplossingen en configuraties die geschikt zijn voor de meeste bedrijfsscenario’s. De bekendste ERP-systemen van niveau 1 zijn SAP en Microsoft Dynamics 365.
- Niveau 2: Voor middelgrote en groeiende bedrijven kunnen ERP-systemen van niveau 2 een goede oplossing zijn. Ze kunnen niet alleen sneller worden geïmplementeerd dan oplossingen van niveau 1, maar hebben ook een lagere prijs. Oracle NetSuite en Sage Intacct zijn oplossingen van niveau 2 die goed kunnen passen bij bedrijven met minder dan 1.000 werknemers en een beperkte geografische spreiding.
- Niveau 3: In vergelijking met eerdere ERP-niveaus zijn oplossingen van niveau 3 bedoeld om problemen op te lossen voor zeer gespecialiseerde sectoren, zoals voedselproductie of farmaceutische productie. Deze oplossingen hebben doorgaans minder uitgebreide functionaliteiten, zoals projectmanagement, en richten zich tegelijkertijd op de zaken die deze bedrijven het meest nodig hebben. Licenties zijn doorgaans goedkoper dan die van de hogere niveaus. QuickBooks is bijvoorbeeld een oplossing van niveau 3.
Waarvoor moet een ERP-systeem worden gebruikt?
Er zijn veel praktijkgerichte toepassingen voor ERP-systemen, waarmee u onder andere het volgende kunt doen:
- Vervelende routinetaken automatiseren om tijd te besparen.
- De bedrijfsprestaties verbeteren door organisatorisch beleid en hulpmiddelen te verbeteren.
- Werkstromen stroomlijnen door betere communicatie en samenwerking te ondersteunen en er tegelijkertijd voor te zorgen dat iedereen over de hulpmiddelen beschikt die nodig zijn om het werk effectief uit te voeren.
- De winstgevendheid verhogen dankzij tijdsbesparing en betere mogelijkheden van boekhoudsoftware.
- Meer diepgaande gegevens ontvangen ter ondersteuning van inkoop, prognoses, materiaalbehoefteplanning, enzovoort.
- De schaalbaarheid van het bedrijf vergroten om groei te faciliteren (vooral voor kleine bedrijven).
- Voorraad effectief beheren en bedrijfsfuncties stroomlijnen.
- De besluitvorming, het vastleggen van potentiële klanten en de conversie van potentiële klanten in verkoop en marketing verbeteren.
- Het beheer van personeelszaken verbeteren door uw werknemersdatabase te verbinden met andere rapportage- en actiefunctionaliteiten.
- Bedrijfsinformatie gebruiken om datagestuurde beslissingen te nemen over cruciale onderwerpen.
Het is echter belangrijk om op te merken dat een enterprise resourceplanning-systeem geen oplossing is voor alle problemen van je bedrijf. Een ERP-systeem zal een bedrijf dat het moeilijk heeft niet snel uit een tekort halen. Het kan zelfs het tegenovergestelde effect hebben. Licentiekosten kunnen oplopen tot meer dan $20,000 per jaar (aan de goedkopere kant van het spectrum) en voor de meeste implementaties is de hulp nodig van gespecialiseerde en kostbare bedrijven.
Met welke typen ERP-systemen krijg ik te maken?
Er zijn drie mogelijke typen hosting voor ERP-systemen waaruit je kunt kiezen, elk met zijn eigen voor- en nadelen. Dit zijn lokaal geïnstalleerde, cloudgebaseerde en hybride ERP-systemen.
Lokaal geïnstalleerd ERP
Een lokaal geïnstalleerd ERP-systeem brengt hoge eenmalige licentiekosten en doorlopend onderhoud met zich mee. Bovendien heb je de benodigde hardware nodig, omdat deze ERP-systemen op je computers en servers, binnen je eigen faciliteit, worden gehost. Het voordeel van deze enterprise resourceplanning-systemen is maximale aanpasbaarheid en ongeëvenaarde gegevensbeveiliging. Ze zijn echter niet betaalbaar voor elk bedrijf en vereisen zeer deskundige interne technische medewerkers.
Cloudgebaseerd ERP
Cloudgebaseerde ERP-systemen werken volledig volgens een model van software als dienst (SaaS), waarbij je abonnementskosten betaalt voor gebruik gedurende een bepaalde periode (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks). De software wordt gehost op de computers van de leverancier en je bedrijf krijgt er online toegang toe.
Hoewel cloudgebaseerde ERP-systemen veel voordelen hebben — waaronder hun lagere aanvangsprijs — zijn de kosten op lange termijn moeilijker te berekenen en is hun gegevensbeveiliging mogelijk minder streng.
Hybride ERP
Een hybride ERP-systeem combineert elementen van zowel cloudgebaseerde als lokaal geïnstalleerde ERP-oplossingen. De voor- en nadelen variëren afhankelijk van welke aspecten van elk hostingtype worden gebruikt.
ERP-software gebruiken
Ongeacht het gekozen type is de aanschaf van ERP-software een aanzienlijke investering voor je bedrijf, zowel in tijd als in kapitaal — investeringen die je je niet kunt veroorloven te verspillen. Om de grootste voordelen van ERP-software te benutten, wil je weten waarom je deze nodig hebt en hoe je deze effectief gebruikt.
Volg de onderstaande stappen om de belangrijkste voordelen uit je nieuwe ERP-systeem te halen.
Bedrijfsprocessen beoordelen
Bij het opstellen van een ERP-strategie is dit het eerste waar je rekening mee moet houden. Welke bedrijfsprocessen moeten het meest worden verbeterd? Welke problemen probeer je op te lossen door een ERP-platform in je bedrijf te introduceren? Dit zijn cruciale vragen die je jezelf moet stellen bij het kiezen van het juiste ERP-systeem voor je bedrijf.
Je kunt deze vragen beantwoorden door een volledig overzicht te maken van het huidige bedrijfsbeheer, de processen en de meetgegevens van je bedrijf (zowel voor het hele bedrijf als per afdeling). Nadat je zwakke plekken hebt geïdentificeerd die kunnen worden verbeterd, maak je een rapport waarnaar je later kunt verwijzen om de levensvatbaarheid van het nieuwe ERP-systeem dat je kiest te beoordelen.
Focus op gegevenskwaliteit
Je nieuwe ERP-softwaresysteem levert veel waardevolle gegevens die je kunnen helpen beter geïnformeerde zakelijke beslissingen te nemen. Maar om volledig nauwkeurig te zijn, moet je tijd besteden aan het verfijnen van de soorten gegevens die je nieuwe systeem genereert. Je wilt extra aandacht besteden aan het gedeelte over financiële rapportage.
Je moet er ook voor zorgen dat andere afdelingen binnen je bedrijf hun gegevensvoorkeuren correct instellen. Het is een goed idee om een vergadering met het managementteam te organiseren om te bespreken hoe nauwkeurige gegevensparameters eruitzien voordat je begint. Gegevensparameters instellen is veel eenvoudiger dan ze herstellen nadat er een fout is gemaakt.
Je ERP-software aanpassen
Tenzij je hebt besloten om de portemonnee te trekken voor een volledig op maat gemaakt ERP-systeem, zul je waarschijnlijk kiezen voor een kant-en-klare oplossing of een introductieproces met een keuze uit veel verschillende modules.
Je wilt de opgenomen modules analyseren, beslissen welke je gaat gebruiken en vervolgens de moduleopties aanpassen aan de unieke behoeften van je bedrijf. Als CFO wil je je specifiek richten op de modules voor facturering, boekhouding, voorraadbeheer en inkoop. Hieronder heb ik een checklist opgesteld met enkele van de belangrijkste zaken die je moet regelen vóór je het ERP-systeem voor het eerst gebruikt.
Facturering
- Stel je factureringsopties in (en vergeet niet de facturen van je bedrijf aan te passen aan je huisstijl).
- Als je actief bent in e-commerce, zorg er dan voor dat de website van je bedrijf is gekoppeld aan je factureringssysteem.
- Zorg ervoor dat alle relevante backoffice-medewerkers toegang hebben tot facturerings- en betalingsinformatie.
- Automatiseer routinetaken, zoals opvolgingsmails over facturen of terugkerende betalingen.
Boekhouding
- Pas het gedeelte voor te betalen rekeningen indien nodig aan.
- Verfijn je financiële gegevens en rapportages van analyses.
- Controleer de financiële overzichten van je bedrijf om er zeker van te zijn dat ze alle benodigde informatie bevatten om aan GAAP of IFRS te voldoen.
Voorraad
- Bepaal of je een ERP-integratie wilt gebruiken om verbinding te maken met bestaande voorraadbeheersoftware, of dat je wilt dat het ERP-systeem deze software vervangt.
- Pas je dashboard voor orderbeheer aan.
- Pas aan hoe spreadsheets worden gegenereerd wanneer ze ter controle worden opgehaald.
- Als je een e-commercebedrijf hebt, zorg er dan voor dat de huidige voorraad is gekoppeld aan je liveverkopen.
Inkoop
- Zorg ervoor dat het volgen van leveranciers is ingesteld en pas velden indien nodig aan.
- Zorg ervoor dat inkoop is opgenomen in rapportages over operationele kosten.
- Als je een fysiek product hebt, koppel dan voorraad en inkoop, zodat je precies weet wanneer relevante aankopen moeten worden gedaan.
ERP-gebruik - beste praktijken
Als je de bovenstaande stappen hebt gevolgd, creëer je een uitgebreid ERP-systeem dat je team ten goede komt. Je moet er echter ook voor zorgen dat rekening wordt gehouden met de implementatie, het gebruik en de levensduur van het systeem.
Hier zijn enkele van de belangrijkste zaken die je moet volgen als je langdurig ERP-succes wilt garanderen.
Maak je ERP-software toekomstbestendig
Het ERP-systeem dat je bedrijf vandaag nodig heeft, is mogelijk niet hetzelfde als het systeem dat je over 5 jaar nodig hebt. Daarom moet je op zoek gaan naar een systeem voor enterprise resource planning dat met je bedrijf meegroeit en verandert — en niet stagneert en verouderd raakt.
Je kunt het eenvoudigst nagaan of je ERP-software toekomstbestendig is gemaakt door vóór je eerste aankoop vragen te stellen. Praat met een vertegenwoordiger van de leverancier en stel de volgende vragen:
- Welke nieuwe functies worden gepland of ontwikkeld? Wanneer kan ik verwachten dat die nieuwe functies worden gelanceerd?
- Hoe ziet de routekaart van de leverancier eruit voor de korte termijn? En voor de lange termijn?
- Hoe vaak wordt de software bijgewerkt?
- Is de leverancier van plan om in de toekomst meer integraties of aanpassingsmogelijkheden toe te voegen?
Een goede ERP-leverancier moet deze vragen gedetailleerd kunnen beantwoorden. Je wilt horen dat de leverancier veel toekomstige verbeteringen heeft gepland. Je wilt ook een ERP-systeem gebruiken met regelmatige software-updates voor naleving van regelgeving en gegevensbeveiliging.
Integreren met bestaande systemen
Als je systemen hebt die je na de implementatie van je ERP-systeem wilt blijven gebruiken, zorg er dan voor dat ze kunnen worden geïntegreerd. Als je ze bijvoorbeeld niet volledig vervangt door je ERP-systeem, wil je mogelijk je bestaande systeem voor klantrelatiebeheer (CRM), systeem voor supplychainbeheer of marketingsoftware integreren.
Maak het gebruiksvriendelijk
Een uitstekende manier om je ERP-systeem gebruiksvriendelijk te maken, is door mobiele apps te gebruiken. Tegenwoordig hebben mensen alles graag binnen handbereik — zowel voor zakelijk als persoonlijk gebruik. Door ervoor te zorgen dat je ERP-software op mobiele apparaten kan worden gebruikt, maak je het eenvoudiger voor alle betrokken belanghebbenden.
Andere belanghebbenden definiëren
Training is iets dat je niet over het hoofd kunt zien (maar veel bedrijven doen dat wel). Pak training hiërarchisch aan: identificeer belangrijke belanghebbenden binnen specifieke afdelingen en leid hen op, zodat zij alle andere medewerkers kunnen trainen.
Kostenbesparingen en ROI monitoren
Als CFO wil je de financiële besparingen door de implementatie van nieuwe technologieën systematisch analyseren, en de gegevens die uit je nieuwe ERP-systeem worden gehaald, kunnen daarbij helpen. Gebruik de gegevens van vóór de implementatie om te bekijken hoeveel arbeidsuren en middelen zijn gebruikt om specifieke taken uit te voeren. Vergelijk dat met de tijd die sinds de implementatie van je ERP-systeem aan deze taken wordt besteed om vast te stellen hoeveel tijd is bespaard en dus welk voortdurend marginaal voordeel je bedrijf kan behalen.
Laat ERP-software voor jou werken
Een juiste implementatie van ERP-software heeft de kracht om uw bedrijf vooruit te helpen, naar een toekomst waarin gestage groei en toenemende winsten werkelijkheid zijn. Uw bedrijf kan profiteren van kostenbesparingen, hogere winsten, gestroomlijnde processen, betere communicatie, verbeterde samenwerking en nog veel meer.
