Rachunkowość memoriałowa oznacza rejestrowanie przychodów i kosztów w momencie ich uzyskania lub poniesienia, a nie wtedy, gdy faktycznie przepływają środki pieniężne.
Daje to jasny i aktualny obraz kondycji finansowej firmy, dzięki czemu możesz zobaczyć zyski i zobowiązania w momencie ich powstawania, a nie tylko wtedy, gdy pieniądze wpłyną na konto bankowe. Jeśli chcesz dokładniej śledzić swoje finanse, rachunkowość memoriałowa jest najlepszą metodą.
Czym jest rachunkowość memoriałowa?
Rachunkowość memoriałowa to metoda rachunkowości, zgodnie z którą przychody i wydatki są rejestrowane w momencie ich wystąpienia, a nie w momencie wymiany pieniędzy.
Jeśli więc zarobisz pieniądze w marcu, ale otrzymasz zapłatę w kwietniu, nadal zostaną one zaliczone do marca. To samo dotyczy wydatków — jeśli towary dotrą dzisiaj, ale termin płatności przypada za 30 dni, koszt zostanie zarejestrowany już teraz.
Daje to prawdziwszy obraz wyników działalności firmy i jej ogólnych przepływów pieniężnych. Dla specjalistów ds. finansów oznacza to przejrzystsze raporty, lepsze planowanie i zgodność ze standardami takimi jak GAAP — co jest niezwykle pomocne podczas współpracy z inwestorami lub kredytodawcami.
Jak działa rachunkowość memoriałowa?
Rachunkowość memoriałowa obejmuje należności i zobowiązania oraz opiera się na systemie księgowości podwójnego zapisu. Oznacza to, że każda transakcja obejmuje wiele zapisów w księdze głównej lub dzienniku, aby zapewnić równowagę ksiąg i umożliwić przedstawienie jasnego obrazu finansowego w bilansach oraz innych raportach finansowych.
Aby zrozumieć, jak działa metoda memoriałowa, rozważmy dwa przykłady. Najpierw przyjrzymy się temu, jak w rachunkowości memoriałowej rejestrowane są przychody. Następnie zobaczymy, jak ta metoda obsługuje wydatki, na przykład gdy firma kupuje towary lub usługi.
Jeśli nie znasz zapisów księgowych ani księgowości podwójnego zapisu, przed kontynuowaniem możesz zapoznać się z naszym artykułem na temat księgowości podwójnego zapisu. Aby lepiej poznać zasady rachunkowości, rozważ sięgnięcie po najważniejsze książki o rachunkowości, które omawiają te podstawy.
Have an account? Log In
Rachunkowość memoriałowa przychodów
Pete’s Tire World pozyskuje klienta Truckers, firmę posiadającą flotę pojazdów. Firmy uzgadniają następujące warunki: Pete’s Tire World będzie dostarczać opony firmie Truckers na żądanie. Pierwszego dnia miesiąca wystawi firmie Truckers fakturę za wszystkie opony dostarczone w poprzednim miesiącu, a termin płatności wynosi 15 dni.
Firma Truckers zamówiła opony o wartości 2,000 $ 19 marca. Pete’s Tire World wysyła fakturę na kwotę 2,000 $ 1 kwietnia. Firma opłaca fakturę 10 kwietnia.
19 marca, gdy firma Truckers zamawia opony, przychód zostaje zrealizowany. Dział księgowości dokonuje następujących zapisów w dzienniku:
- Obciążenie należności kwotą 2,000 $, w szczególności konta firmy Truckers
- Uznanie przychodów kwotą 2,000 $
1 kwietnia nie dokonuje się żadnych zapisów w dzienniku. Chociaż faktura została wysłana dopiero teraz, przychód został zrealizowany 19 marca, kiedy doszło do sprzedaży.
10 kwietnia, gdy firma opłaca fakturę, dział księgowości dokonuje nowych zapisów w dzienniku, aby zaktualizować sprawozdania finansowe:
- Uznanie należności kwotą 2,000 $ (na koncie firmy Truckers), ponieważ pieniądze zostały otrzymane i nie są już należnością
- Obciążenie środków pieniężnych kwotą 2,000 $
Gdyby Pete’s Tire World stosowała kasową metodę rachunkowości, rozpoznałaby przychód z tej sprzedaży w drugim kwartale (zakładając, że jej rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym), ponieważ płatność wpłynęła w kwietniu.
Przy stosowaniu rachunkowości memoriałowej ten przychód przypada na pierwszy kwartał, ponieważ sprzedaż miała miejsce w marcu. To rozróżnienie pomaga firmie odróżnić moment, w którym zarabia pieniądze, od momentu, w którym je otrzymuje.
Rachunkowość memoriałowa wydatków
Metoda działa podobnie, gdy pieniądze przepływają w przeciwnym kierunku. Rozważmy przykład, w którym Pete’s Tire World jest firmą ponoszącą wydatek. W tym przypadku jeden z samochodów dostawczych firmy, służący do przewozu opon, ulega awarii, a koszt jego naprawy wynosi 1,500 $.
Warsztat naprawił samochód i wystawił firmie Pete’s Tire World fakturę 20 maja. Pete’s opłaca fakturę 2 czerwca.
Zespół księgowy Pete’s Tire World musi dokonać następujących zapisów memoriałowych w dzienniku 20 maja:
- Obciążenie konta kosztów napraw i konserwacji kwotą 1,500 $
- Uznanie zobowiązań kwotą 1,500 $
2 czerwca, gdy faktura zostaje uregulowana, rejestruje się następujące zapisy w dzienniku:
- Obciążenie zobowiązań wobec dostawców kwotą 1 500 USD, ponieważ kwota 1 500 USD nie jest już nierozliczona
- Uznanie środków pieniężnych kwotą 1 500 USD, które kompensuje wcześniejsze obciążenie
Rachunkowość kasowa a memoriałowa metoda rachunkowości
Oczywiście musimy omówić także drugą podstawową metodę prowadzenia ksiąg: metodę kasową. Chociaż nie zapewnia ona takiej samej przejrzystości i ogólnie dokładnego obrazu sytuacji finansowej jak rachunkowość memoriałowa, rachunkowość kasowa może być prostsza. Dlatego często wybierają ją osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, niezależni wykonawcy oraz bardzo małe firmy z ograniczoną liczbą osób zarządzających, inwestorów i dłużników.
Czym jest rachunkowość kasowa i jak działa?
Wbrew swojej nazwie rachunkowość kasowa nie ma nic wspólnego z tym, czy firma przyjmuje lub preferuje płatności gotówkowe. Odnosi się ona do momentu, w którym przychody i wydatki są rejestrowane, oraz do sposobu dokonywania zapisów w dzienniku dla tych pozycji.
Kluczowa różnica między rachunkowością memoriałową a kasową polega na tym, że w rachunkowości kasowej transakcje nie są rejestrowane, dopóki pieniądze faktycznie nie zmienią właściciela. Z tego powodu rachunkowość kasowa nie wykorzystuje tej samej metody podwójnego zapisu co rachunkowość memoriałowa.
Wróćmy do firmy Pete’s Tire World i załóżmy, że 15 marca firma Pete’s sprzedała opony za 3 000 USD. Klient zapłacił za opony dopiero 10 kwietnia. Gdyby firma stosowała rachunkowość kasową, nie ujęłaby żadnych przychodów aż do 10 kwietnia.
Zamiast tego zapisy księgowe obejmowałyby:
- Obciążenie w wysokości 3 000 USD wskazujące, że 15 marca firmie Pete’s należne były pieniądze
- Uznanie w wysokości 3 000 USD wskazujące, że faktura została opłacona 10 kwietnia
W przeciwieństwie do metody memoriałowej przychód zostałby ujęty w drugim kwartale.
Najważniejsze różnice między rachunkowością kasową a memoriałową
| Rachunkowość memoriałowa | Rachunkowość kasowa |
|---|---|
| Rachunkowość memoriałowaPrzychód ujmowany, gdy towary zmieniają właściciela | Rachunkowość kasowaPrzychód ujmowany, gdy gotówka lub płatność zmienia właściciela |
| Rachunkowość memoriałowaWykorzystuje system podwójnego zapisu księgowego | Rachunkowość kasowaNie wykorzystuje systemu podwójnego zapisu księgowego |
| Rachunkowość memoriałowaPreferowana przez ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP) | Rachunkowość kasowaNie jest preferowana przez GAAP |
| Rachunkowość memoriałowaMusi być stosowana przez większość korporacji oraz średnie i większe firmy | Rachunkowość kasowaMoże być stosowana przez wykonawców, osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i małe firmy, których roczne przychody brutto w ciągu poprzednich 3 lat były niższe niż 25 milionów USD. |
More Articles
Zalety rachunkowości memoriałowej
Możesz sądzić, że rachunkowość kasowa ułatwia sporządzanie sprawozdań finansowych, jednak istnieje wiele powodów, aby zamiast niej wybrać rachunkowość memoriałową. Zebraliśmy listę korzyści wynikających z tej metody:
- Rachunkowość memoriałowa jest dozwolona przez ogólnie przyjęte zasady rachunkowości, czyli GAAP. Rachunkowość kasowa nie jest. Te standardy rachunkowości mogą mieć znaczenie dla inwestorów, kredytodawców i innych osób. Jeśli planujesz znacząco rozwinąć firmę, zamierzasz w przyszłości przeprowadzić pierwszą ofertę publiczną lub w inny sposób współpracować z inwestorami, rachunkowość memoriałowa będzie dla Ciebie korzystniejsza niż kasowa.
- Urząd Skarbowy może wymagać od Ciebie stosowania rachunkowości memoriałowej. Jak wskazano w powyższej tabeli, jedynie podatnicy prowadzący małe firmy, którzy mieszczą się w określonych progach przychodów, mogą wybrać rachunkowość kasową.
- Rachunkowość memoriałowa pomaga wspierać dokładniejsze raporty finansowe. Rejestrowanie przychodów i wydatków w momencie ich wystąpienia pozwala liderom firm i osobom podejmującym decyzje finansowe lepiej zrozumieć przewidywane przychody oraz sytuację zadłużeniową firmy.
- Większa dokładność ułatwia planowanie strategiczne. Gdy możesz zobaczyć przewidywane przyszłe przepływy pieniężne i w czasie rzeczywistym rozumiesz, jaka jest sytuacja Twojej firmy pod względem zadłużenia i przychodów, możesz tworzyć bardziej realistyczne plany rozwoju.
Oczywiście metoda memoriałowa ma również pewne wady. Przede wszystkim jest nieco bardziej czasochłonna i wymagająca niż prostsza księgowość kasowa. Z tego powodu warto współpracować z biegłymi rewidentami lub innymi specjalistami oraz zainwestować w odpowiednie oprogramowanie księgowe, które może zautomatyzować znaczną część pracy związanej z zapisami w dzienniku i ich odwracaniem.
Podczas przeglądania ksiąg musisz również upewnić się, że je rozumiesz. Chociaż rachunkowość memoriałowa jest najlepszą praktyką zgodną z GAAP i z pewnością pomaga prawidłowo uporządkować wszystkie elementy układanki, niewystarczający nadzór i brak kontroli mogą narazić każdą firmę na ryzyko oszustw lub kosztownych błędów.
Chcesz, żeby oprogramowanie zrobiło to za Ciebie?
Warto poświęcić czas na naukę tych zagadnień. Posiadanie dobrych narzędzi, które pomagają w tym, gdy robi się intensywnie? Jest równie ważne. Oto najlepsze znalezione przez nas na rynku opcje oprogramowania księgowego:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
- 8. Reckon One
Czy rachunkowość memoriałowa jest odpowiednia dla Twojej firmy?
Jeśli jesteś właścicielem firmy dowolnej wielkości i chcesz uzyskać dokładniejszy obraz jej kondycji finansowej, metoda memoriałowa może być dla Ciebie odpowiednia. Jeśli prowadzisz dużą organizację lub rozwijającą się firmę, która planuje pozyskać finansowanie zewnętrzne, rachunkowość memoriałowa może być niezbędna ze względów podatkowych lub aby zapewnić sobie dostęp do interesujących Cię możliwości finansowych. Ponadto, jeśli w ciągu ostatnich trzech lat Twoje przychody brutto przekroczyły 25 milionów dolarów, możesz nie mieć wyboru.
Masz pytania lub uwagi dotyczące odpowiedniej metody rachunkowości dla Twojej firmy? Podziel się nimi w komentarzach poniżej lub odwiedź nasze profile w mediach społecznościowych, aby nawiązać kontakt z naszą społecznością i uzyskać opinie.
