Chcesz usłyszeć coś szalonego?
Firmy tracą średnio 5% swoich rocznych przychodów z powodu oszustw. Biorąc pod uwagę, ile czasu wszyscy poświęcamy na uzyskanie najlepszych warunków w naszych umowach, stałe obniżenie przychodów firmy o 5% w zamian za absolutnie nic jest absurdem.
Jednym z najłatwiejszych celów dla oszustów są zobowiązania.
W tym artykule wyjaśnię, na czym polega trójstronne uzgadnianie faktur, co obejmuje oraz jak wdrożyć je sprawnie i skutecznie.
Na czym polega trójstronne uzgadnianie?
Trójstronne uzgadnianie to proces porównywania faktury z zamówieniem zakupu i dokumentem przyjęcia towaru (GRN) w celu zweryfikowania danych na fakturze.
W ramach tego podejścia porównuje się różne elementy, w tym kwotę faktury, jej numer oraz zamówione ilości, z odpowiednim zamówieniem zakupu (PO) i dokumentem GRN.
Porównywanie danych z trzech dokumentów pomaga wykrywać błędy i fałszywe faktury. Oczywiście faktury często zawierają drobne błędy wynikające z zaokrągleń lub innych uzasadnionych przyczyn. Jeśli błędy na fakturze mieszczą się w akceptowalnym poziomie tolerancji, można ją zatwierdzić.
Dlaczego trójstronne uzgadnianie jest ważne?
Trójstronne uzgadnianie pomaga osiągnąć trzy kluczowe cele:
- Minimalizowanie oszustw: Oszustwa mogą stanowić poważny problem, który, jeśli pozostanie bez kontroli, może mieć ogromny wpływ na wynik finansowy. Trójstronne sprawdzanie pomaga ograniczyć ryzyko fałszywych faktur poprzez dwukrotną weryfikację każdej faktury: najpierw z zamówieniem zakupu, a następnie z dokumentem GRN.
- Zarządzanie przepływami pieniężnymi: Terminowe opłacanie faktur jest niezbędne do skutecznego zarządzania przepływami pieniężnymi. Realizując płatności w terminie lub przed nim, można korzystać z rabatów za wcześniejszą płatność.
- Spełnianie wymogów kontroli wewnętrznej: Chociaż trójstronne uzgadnianie nie jest wymogiem prawnym, pomaga zachować zgodność z odpowiednimi przepisami finansowymi i podatkowymi oraz prowadzić dokładną dokumentację finansową. Sekcja 404 ustawy Sarbanes-Oxley wymaga oceny i raportowania skuteczności kontroli wewnętrznej nad sprawozdawczością finansową (ICFR) w firmie. Kontrole wewnętrzne muszą zapewniać dokładność transakcji finansowych, co obejmuje również weryfikację faktur. Zatem chociaż uzgadnianie faktur nie jest bezpośrednim wymogiem, pomaga zachować zgodność z przepisami.
Ręczne systemy przeciążają Twój zespół? Rozważ pozwolenie, by „boty” pomogły. Oprogramowanie do obsługi zobowiązań pomaga wdrożyć trójstronne uzgadnianie, lepiej opłacać faktury i nie tylko — bez konieczności angażowania uwagi większej liczby pracowników.
Oto najlepsze narzędzia do obsługi zobowiązań, jakie znaleźliśmy:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Na czym polega dwu- i czterostronne uzgadnianie w zobowiązaniach?
Uzgadnianie dwustronne porównuje pozycje w zamówieniu zakupu i na fakturze, ale nie uwzględnia dokumentu GRN. Pracownik działu zobowiązań sprawdza ilość i cenę w zamówieniu zakupu oraz weryfikuje, czy faktura dostawcy zawiera taką samą ilość i cenę. Zasadniczo uzgadnianie dwustronne nie potwierdza, że produkt został faktycznie dostarczony.
Uzgadnianie czterostronne idzie o krok dalej niż trójstronne, ponieważ porównuje faktury z protokołami kontroli. Protokół kontroli wskazuje ilość towarów zaakceptowanych po przeprowadzeniu kontroli. Należy poinformować dostawcę o produktach dostarczonych w nieakceptowalnym stanie, aby mógł wysłać nową dostawę lub skorygować łączną kwotę na fakturze.
Oto podsumowanie różnic między trzema procesami uzgadniania:
| Dokument | Zamówienie zakupu | GRN | Faktura dostawcy | Protokół kontroli |
| Uzgadnianie dwustronne | ✓ | - | ✓ | - |
| Uzgadnianie trójstronne | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Uzgadnianie czterostronne | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Jaka jest różnica między uzgadnianiem a rozliczaniem?
Uzgadnianie polega na porównywaniu dwóch dokumentów w celu znalezienia zgodności między danymi. Na przykład trójstronne uzgadnianie obejmuje porównanie faktury z zamówieniem zakupu i dokumentem GRN, aby upewnić się, że wszystkie dane są zgodne.
Z drugiej strony uzgadnianie to proces sprawdzania dwóch zestawów danych w celu ustalenia, czy są ze sobą zgodne. rachunek przepływów pieniężnych sporządzony metodą pośrednią jest doskonałym przykładem uzgodnienia między zyskiem netto a przepływami pieniężnymi.
Trzy elementy dopasowania trójstronnego
Dopasowanie trójstronne opiera się na trzech kluczowych elementach: PO, GRN i fakturze. Przegląd wszystkich trzech dokumentów pomaga zweryfikować, czy zamówienie zostało zrealizowane zgodnie z założeniami oraz czy dane na fakturze są prawidłowe.
Oto nieco więcej informacji o każdym z trzech dokumentów, które należy przeanalizować:
Zamówienie zakupu (PO)
PO wystawiają Twoi znajomi z działu zakupów lub zaopatrzenia.
PO upoważnia do zakupu wymienionych pozycji i zawiera szczegółowe informacje, takie jak ilość oraz cena (uzgodniona z dostawcą) towarów. Każde PO ma unikalny numer, którego można używać do jego identyfikowania i śledzenia.
Have an account? Log In
Nota przyjęcia towaru (GRN)
GRN, nazywana również raportem przyjęcia lub potwierdzeniem dostawy, potwierdza, że dział przyjęć odebrał dostawę. Zawiera informacje o dostarczonych towarach i wskazuje, czy dostawa była pełna, czy częściowa.
Faktura
Zazwyczaj dostawca wysyła fakturę po otrzymaniu dostawy, ale może się to różnić w zależności od relacji z dostawcą. Faktura zawiera takie informacje jak dane kontaktowe dostawcy, unikalny numer faktury, obowiązujące kredyty lub rabaty, całkowitą kwotę do zapłaty oraz dostępne metody płatności.
Proces dopasowania trójstronnego
Dopasowanie trójstronne to prosty (choć nieco czasochłonny) proces, w ramach którego pracownik działu zobowiązań porównuje trzy dokumenty — PO, GRN i fakturę — w celu wykrycia rozbieżności oraz fałszywych lub zduplikowanych faktur.
Weryfikacja faktur dostawców obejmuje trzy kroki:
1. Weryfikacja PO
Upewnij się, że PO zawiera wszystkie dane zamówienia wymagane w momencie jego składania, w tym nazwę i adres dostawcy, zamawiane towary oraz ich ilość i cenę jednostkową.
2. Weryfikacja dostawy
Po przybyciu przesyłki dział przyjęć sprawdza stan towarów i porównuje otrzymaną ich ilość z ilością określoną w PO. Jeśli wszystko się zgadza, wystawia GRN potwierdzającą dostawę towarów i wprowadza ją do oprogramowania do zarządzania zapasami.
3. Dopasowanie faktury
Porównaj dane na fakturze z PO i GRN.
- Czy całkowita kwota na fakturze odpowiada kwocie z PO?
- Czy ilość zafakturowana odpowiada ilości otrzymanej zgodnie z GRN?
- Jeśli GRN wskazuje uszkodzenie określonych towarów w przesyłce, czy faktura dostawcy została odpowiednio skorygowana?
Bułka z masłem, prawda? Cóż, ten prosty proces może szybko stać się przytłaczający, gdy co miesiąc otrzymujesz tysiące dostaw.
Zawsze możesz zatrudnić więcej pracowników, ale istnieje mądrzejszy i bardziej opłacalny sposób na skalowanie dopasowania trójstronnego: oprogramowanie do automatyzacji zobowiązań. Automatyzacja zobowiązań pomaga skalować dopasowanie trójstronne i minimalizuje ryzyko błędu ludzkiego.
Zespoły zaangażowane w proces dopasowania trójstronnego
W proces dopasowania trójstronnego zaangażowane są trzy działy:
- Dział zakupów: Dział zakupów wystawia PO i upewnia się, że zawiera ono wszystkie niezbędne informacje, takie jak numer PO oraz cena i ilość towarów.
- Dział przyjęć: Dział przyjęć odbiera dostawy, rejestruje nowe towary w ewidencji zapasów i wystawia GRN.
- Dział finansowy lub księgowość: Zespół zobowiązań otrzymuje faktury od dostawców i porównuje je z PO oraz GRN. Jeśli wszystko się zgadza, zatwierdza fakturę.
Przykład dopasowania trójstronnego
Przeanalizujmy przykład działania dopasowania trójstronnego. Załóżmy, że Twoja firma programistyczna potrzebuje 10 nowych monitorów. Dział zakupów zdecydował się złożyć zamówienie w firmie A.
PO wskazuje łączną wartość 15 000 USD i zawiera takie informacje jak ilość i cena zamówionych monitorów, oczekiwany termin dostawy oraz wewnętrzne kody księgowe.
Gdy firma A dostarczy monitory i prześle fakturę, pracownik działu zobowiązań rozpoczyna proces weryfikacji. Sprawdza, czy zakup został zatwierdzony za pomocą PO, analizując cenę, ilość i nazwę firmy, aby upewnić się, że faktura nie jest fałszywa.
Następnie pracownik działu zobowiązań porównuje GRN, aby zweryfikować, czy rzeczywiście dostarczono 10 monitorów. Po upewnieniu się, że wszystko się zgadza, zatwierdza płatność.
Zalety dopasowania trójstronnego
Dopasowanie trójstronne oferuje następujące korzyści:
Zapobieganie oszustwom i nadpłatom
Wspominałem już o tym kilka razy, więc rozumiesz, o co chodzi. Weryfikowanie szczegółów zawartych w trzech różnych dokumentach pomaga wykryć rozbieżności, które mogłyby prowadzić do nadpłat, oraz zidentyfikować fałszywe faktury. Sprawdzanie wyników dopasowania trójstronnego to efektywny proces obsługi zobowiązań, który chroni wynik finansowy firmy i przepływy pieniężne.
Szybsze płatności
Dopasowanie trójstronne pomaga usprawnić prawidłowe płatności na rzecz dostawców, szczególnie gdy korzystasz z narzędzia do automatyzacji obsługi zobowiązań. Szybsze płatności pomagają budować silniejsze relacje z dostawcami, a 81% płatników uważa, że płatności natychmiastowe = lepsze relacje z dostawcami.
Szybsze płatności mogą również potencjalnie prowadzić do korzystniejszych warunków kredytowych, pierwszeństwa w realizacji zamówień oraz rabatów za wcześniejszą płatność.
Tworzenie ścieżki audytu
Dopasowanie trójstronne wymaga przechowywania dokumentów firmowych (i możliwości ich znalezienia w sposób, który nie sprawi, że będziesz chciał wyrywać sobie włosy z głowy). Wdrożenie takiego systemu ułatwia znajdowanie dokumentów podczas audytu wewnętrznego, przyspieszając cały proces.
Wady dopasowania trójstronnego
Wszystko, co dobre, ma swoją cenę; oto wady dopasowania trójstronnego:
Pracochłonność
Dopasowanie trójstronne może być długim i żmudnym procesem, gdy dopiero je wdrażasz. Dłuższy czas przetwarzania na początku może przełożyć się na opóźnione płatności i utrudnić budowanie dobrych relacji z dostawcą.
Automatyzacja obsługi zobowiązań to łatwe rozwiązanie problemu długiego, ręcznego procesu dopasowywania. Zautomatyzowany system zajmuje się wszystkim — od dopasowania szczegółów do odpowiedniego PO i GRN po dokonanie płatności. Jeśli jeszcze tego nie zauważyłeś, uważam, że w tym przypadku automatyzacja jest najlepszym rozwiązaniem; nie ma powodu, abyś poświęcał czas na układanie puzzli z informacji biznesowych, jeśli nie musisz tego robić.
Nie nadaje się idealnie do usług
Nie można wystawić GRN dla usług, ponieważ są one świadczone w sposób ciągły. Potrzebny będzie członek zespołu, który ręcznie skontroluje jakość usługi i poinformuje zespół zobowiązań, aby mógł zwolnić płatność. Trochę kłopotliwe.
More Articles
Nie obsługuje wszystkich błędów
Dopasowanie trójstronne pozwala wykryć błędy w fakturze. Nie uwzględnia jednak innych błędów, takich jak zagubione dokumenty lub błędnie zinterpretowane warunki umowy.
Ponadto, gdy Ty lub Twój zautomatyzowany system wykryjecie błędy, konieczne będzie omówienie ich z działem zakupów i działem odbioru. Może to dodatkowo spowolnić proces, szczególnie jeśli zespoły pracują w różnych lokalizacjach.
Mimo to istnieje tu również częściowa korzyść: wczesne wykrycie tych błędów pomaga uniknąć większych nieporozumień w przyszłości, które mogłyby się pojawić, gdyby błędy pozostały niezauważone.
Jak wdrożyć dopasowanie trójstronne
Ręczne dopasowanie trójstronne jest pracochłonne; jeśli przystąpisz do niego bez planu, może wydłużyć czas przetwarzania faktur i stać się dużym wąskim gardłem w Twoim procesie obsługi zobowiązań. Oto jak wdrożyć dopasowanie trójstronne, nie pozwalając, aby opóźniało proces płatności:
- Wyznacz osobę odpowiedzialną: Wskaż osobę, która będzie nadzorować proces trójstronnego uzgadniania. Powinna to być osoba z zespołu zobowiązań (AP), najlepiej taka, która potrafi skonfigurować system AP tak, aby uzgadniał faktury oraz rozwiązywał błędy oznaczone przez system.
- Określ minimalną wartość faktury podlegającej trójstronnemu uzgadnianiu: Najlepiej nie zajmować się trójstronnym uzgadnianiem w przypadku faktury na 50 USD. Zarezerwuj trójstronne uzgadnianie dla faktur przekraczających określoną kwotę, ponieważ faktury o wysokiej wartości zazwyczaj wiążą się z większym ryzykiem oszustwa.
- Zautomatyzuj trójstronne uzgadnianie: Zautomatyzowany system eliminuje potrzebę ręcznego weryfikowania faktur dostawców przez pracownika działu zobowiązań (AP). Narzędzia takie jak oprogramowanie do faktur i zamówień zakupu porównują trzy dokumenty bez żadnego wysiłku manualnego. Jeśli występują rozbieżności, system powiadamia pracownika działu zobowiązań.
- Określ poziom tolerancji rozbieżności: Jeśli korzystasz z oprogramowania, zalecam określenie poziomu tolerancji dla rozbieżności, aby umożliwić systemowi zatwierdzanie płatności z niewielkimi rozbieżnościami, o ile mieszczą się one w akceptowalnym zakresie. Eliminuje to potrzebę analizowania drobnych rozbieżności na fakturach o wysokiej wartości. Na przykład pracownik działu zobowiązań nie powinien tracić czasu na analizowanie różnicy w wysokości 10 USD na fakturze opiewającej na 10 000 USD.
- Wprowadzaj zmianę stopniowo: Stopniowo wdrażaj trójstronne uzgadnianie, wyjaśniając zespołowi zobowiązań znaczenie trójstronnego uzgadniania, jego zalety oraz rolę w szerszym procesie księgowym.
Przyszłość trójstronnego uzgadniania
Jeśli na swojej karcie bingo miałeś zaznaczone, że powiem „AI”, przygotuj się, aby je skreślić!
Obecnie oprogramowanie jest najlepszym sposobem na przeprowadzanie trójstronnego uzgadniania, jednak technologie AI będą kształtować przyszłość. AI zwiększa możliwości rozwiązań programowych w różnych branżach, a wraz z ich rozwojem będą one przynosić firmom znaczne oszczędności dzięki jeszcze większej efektywności, ograniczeniu oszustw i zautomatyzowanym decyzjom.
Na przykład w 2019 roku pracownik Hondy wyłudził od firmy 750 000 USD, tworząc wiele zamówień zakupu. Honda mogłaby zapobiec temu zdarzeniu, korzystając z systemu AP opartego na AI, i zaoszczędzić 750 000 USD.
System AP oparty na AI może robić więcej niż tylko identyfikować fałszywe faktury. Na przykład wykrywanie anomalii oparte na ML może monitorować zaangażowanie pracowników w proces AP. System oznacza złośliwe zachowania, dzięki czemu możesz zareagować, zanim będzie za późno.
Możesz również korzystać z technologii takich jak dopasowanie przybliżone, aby wykrywać faktury od fikcyjnych firm.
„Dopasowanie przybliżone obejmuje szeroki zakres technik statystycznych, które porównują i dopasowują w przybliżeniu identyczne ciągi znaków. Techniki te wykorzystują reguły statystyczne, aby określić względny stopień zgodności podobieństwa dwóch ciągów znaków, w przeciwieństwie do podejścia boolowskiego, które wykorzystuje oddzielny, zakodowany na stałe format dla każdego zadania, aby udzielić odpowiedzi Tak/Nie.”
System może używać dopasowania przybliżonego do skanowania wielu repozytoriów, wyszukiwania istniejącej bazy dostawców oraz porównywania różnych dokumentów w celu identyfikowania fałszywych dokumentów.
Rezultat? Wykrywanie oszustw nawet w przypadkach, w których człowiek mógłby ich nie zauważyć.
Przygotuj się na przyszłość już dziś
Ręczne trójstronne sprawdzanie to zjawisko rodem z lat 90. Nowoczesne firmy korzystają z oprogramowania do wykrywania błędów i oszustw. AI wkrótce zmieni proces AP, ale do tego czasu oszczędzaj czas i zwiększ bezpieczeństwo, wdrażając trójstronne sprawdzanie już dziś.
Jeśli ten artykuł był dla Ciebie pomocny, zasubskrybuj biuletyn The CFO Club, aby otrzymywać więcej informacji bezpośrednio na swoją skrzynkę odbiorczą.
