Lista płac jest należna jutro, a połowa zespołu nadal nie przesłała swoich godzin pracy. Kilka kart czasu pracy wygląda podejrzanie, ktoś zapomniał zarejestrować nadgodziny, a przygotowanie listy płac zamienia się w kolejną nerwową pracę na ostatnią chwilę zamiast w szybki proces weryfikacji.
Funkcja Payroll AI w Intuit QuickBooks Workforce ma pomóc zautomatyzować znaczną część ręcznych prac związanych z przygotowaniem listy płac, zbierając godziny pracy pracowników, identyfikując problemy przed uruchomieniem listy płac i przygotowując jej wersje robocze do weryfikacji.
W tym przewodniku wyjaśnimy, jak to działa, jakie funkcje oferuje i jak skonfigurować tę funkcję w QuickBooks Workforce.
Czym jest Payroll AI w QuickBooks Workforce?
Payroll AI w QuickBooks Workforce to wspomagany przez sztuczną inteligencję asystent listy płac, który pomaga firmom zbierać godziny pracy pracowników, identyfikować problemy związane z listą płac i przygotowywać listę płac przed dniem wypłaty.
Zamiast ręcznie ponaglać pracowników w sprawie kart czasu pracy i przeglądać zgłoszenia jedno po drugim, sztuczna inteligencja pomaga zautomatyzować znaczną część procesu poprzedzającego naliczenie listy płac. Działa wraz z QuickBooks Workforce, QuickBooks Time i QuickBooks Online, aby utrzymywać godziny pracy pracowników, obliczenia wynagrodzeń i dane księgowe połączone w jednym systemie.
Jak to działa
Payroll AI w QuickBooks Workforce pomaga zautomatyzować ręczne czynności, które zwykle wykonuje się przed przetworzeniem listy płac.
- Payroll AI kontaktuje się z pracownikami za pośrednictwem wiadomości SMS lub aplikacji QuickBooks Workforce, aby zebrać godziny pracy, nadgodziny i informacje dotyczące listy płac za dany okres rozliczeniowy.
- Sztuczna inteligencja analizuje przesłane dane dotyczące listy płac pod kątem nietypowej aktywności, w tym brakujących kart czasu pracy, nieoczekiwanych nadgodzin i niespójnych zgłoszeń dotyczących liczby godzin.
- Po zweryfikowaniu informacji dotyczących listy płac sztuczna inteligencja przygotowuje jej wersję roboczą na podstawie przesłanych danych pracowników i ustawień listy płac.
- Administratorzy listy płac otrzymują powiadomienie, aby przejrzeć oznaczone problemy, zweryfikować szczegóły listy płac i zatwierdzić ją przed przesłaniem.
Ten proces pomaga ograniczyć ręczne prace związane z przygotowaniem listy płac, zapewniając jednocześnie administratorom kontrolę przed jej ostatecznym zatwierdzeniem.
Want to learn more about QuickBooks Workforce?
Najważniejsze aspekty Payroll AI w QuickBooks Workforce
Payroll AI w QuickBooks Workforce ma na celu ograniczenie ręcznych czynności, które zwykle wykonuje się przed uruchomieniem listy płac. Wśród funkcji, które wyróżniają to rozwiązanie, znajdują się:
Aktywne zbieranie kart czasu pracy za pośrednictwem wiadomości SMS
Payroll AI może automatycznie kontaktować się z pracownikami za pośrednictwem wiadomości SMS lub aplikacji QuickBooks Workforce, aby zbierać godziny pracy, nadgodziny, napiwki i informacje dotyczące listy płac zgodnie ze skonfigurowanym harmonogramem.
Wykrywanie anomalii przed uruchomieniem listy płac
Sztuczna inteligencja analizuje przesłane informacje dotyczące listy płac pod kątem nietypowej aktywności, w tym brakujących kart czasu pracy, nieoczekiwanych nadgodzin lub zgłoszeń dotyczących liczby godzin, które różnią się od typowych wzorców listy płac, zanim lista płac zostanie przetworzona.
Aktualizacje dla administratorów listy płac za pośrednictwem wiadomości SMS
Administratorzy listy płac mogą otrzymywać podsumowania listy płac, aktualizacje jej statusu oraz powiadomienia o oznaczonych problemach za pośrednictwem wiadomości SMS podczas procesu przygotowywania listy płac.
Integracja z QuickBooks Time i QuickBooks Online
Dane dotyczące czasu pracy pracowników mogą być bezpośrednio synchronizowane z listą płac dzięki integracji z QuickBooks Time, a informacje dotyczące listy płac są przekazywane do QuickBooks Online w celu synchronizacji księgowej.
Automatyzacja procesów listy płac oparta na sztucznej inteligencji
Według Intuit automatyzacje Workforce oparte na sztucznej inteligencji mają pomóc firmom ograniczyć powtarzalne prace administracyjne związane z listą płac i zasobami ludzkimi w całym procesie przygotowywania listy płac.
Jak Payroll AI w QuickBooks wypada w porównaniu z tradycyjnym oprogramowaniem do obsługi listy płac?
Tradycyjne oprogramowanie do obsługi listy płac zwykle zaczyna działać dopiero po zebraniu danych dotyczących listy płac.
Oznacza to, że administratorzy listy płac nadal muszą ręcznie ponaglać pracowników w sprawie kart czasu pracy, sprawdzać godziny, poprawiać brakujące wpisy i ponownie weryfikować informacje dotyczące listy płac przed jej przetworzeniem.
Payroll AI w QuickBooks Workforce stosuje bardziej aktywne podejście jeszcze przed rozpoczęciem naliczania listy płac. Zamiast całkowicie polegać na ręcznych działaniach następczych, sztuczna inteligencja pomaga zbierać godziny pracy pracowników, identyfikować nietypowe zgłoszenia, wyjaśniać rozbieżności i przygotowywać wersję roboczą listy płac do weryfikacji.
W prostych słowach tradycyjne oprogramowanie płacowe pomaga głównie firmom obsługiwać listę płac, podczas gdy Payroll AI w QuickBooks Workforce ma również usprawniać pracę poprzedzającą naliczanie wynagrodzeń.
Jak skonfigurować Payroll AI w QuickBooks Workforce
Oto jak skonfigurować Payroll AI w QuickBooks Workforce i ustawić proces zbierania danych do listy płac.
Krok 1: Utwórz plan Payroll AI
W QuickBooks Workforce przejdź do sekcji Kanał, wybierz Payroll AI i rozpocznij konfigurację. System przeanalizuje historię listy płac, dane pracowników oraz konfigurację firmy, aby wygenerować proponowany plan obsługi listy płac.
Krok 2: Przejrzyj i spersonalizuj swój plan
Przejrzyj proponowany plan obsługi listy płac i dostosuj sposób, w jaki Payroll AI będzie kontaktować się z pracownikami oraz administratorami listy płac. Podczas konfiguracji możesz:
- przejrzeć zapisanych pracowników
- dodać brakujące informacje o pracownikach
- wybrać, kiedy pracownicy będą otrzymywać prośby dotyczące listy płac
- wyświetlić podgląd wiadomości dla pracowników
- wybrać aktualizacje SMS lub aktualizacje w aplikacji QuickBooks Workforce
Krok 3: Poproś pracowników o zgodę
Po zakończeniu konfiguracji pracownicy otrzymają prośbę o wyrażenie zgody, zanim AI rozpocznie automatyczne zbieranie informacji dotyczących listy płac.
Krok 4: Zbierz i przejrzyj informacje dotyczące listy płac
Po wyrażeniu zgody przez pracowników Payroll AI rozpocznie zbieranie informacji dotyczących listy płac zgodnie ze skonfigurowanym harmonogramem. W razie potrzeby pracownicy mogą również poprawić przesłane godziny przed terminem zamknięcia listy płac.
Krok 5: Przejrzyj i zatwierdź listę płac
Po zebraniu informacji dotyczących listy płac AI przygotuje jej wersję roboczą do weryfikacji, zanim lista płac zostanie przesłana do zatwierdzenia.
Kto może skorzystać z Payroll AI w QuickBooks Workforce?
Firmy budowlane i wykonawcy
Zespoły budowlane często pracują w wielu miejscach budowy, a ich harmonogramy i liczba godzin ulegają zmianom. Payroll AI pomaga usprawnić zbieranie kart czasu pracy, oznaczać nietypowe zgłoszenia i ograniczyć konieczność ręcznego kontaktowania się w sprawie listy płac przed dniem wypłaty.
Firmy świadczące usługi w terenie (HVAC, pielęgnacja terenów zielonych, sprzątanie, dostawy)
Pracownicy terenowi nieustannie przemieszczają się między zleceniami i mogą zapominać o terminowym zgłaszaniu godzin. Zbieranie danych dotyczących listy płac za pomocą SMS-ów oraz obsługa aplikacji mobilnej ułatwiają gromadzenie tych informacji bez konieczności korzystania z komputera.
Restauracje i firmy handlowe zatrudniające pracowników rozliczanych godzinowo
Restauracje i firmy handlowe często muszą radzić sobie ze zmianami w grafiku, nadgodzinami i dużą rotacją pracowników. Payroll AI pomaga uprościć przygotowywanie listy płac, identyfikując brakujące karty czasu pracy, nietypową liczbę zgłoszonych godzin oraz rozbieżności w liście płac przed jej naliczeniem.
Zespoły HR w rozwijających się małych i średnich firmach
W miarę rozwoju firmy administracja listą płac zajmuje coraz więcej czasu. Payroll AI pomaga ograniczyć powtarzalne zadania związane z przygotowywaniem listy płac, automatyzując zbieranie informacji o godzinach pracy pracowników, weryfikację listy płac i przygotowywanie jej wersji roboczej.
Właściciele firm samodzielnie obsługujący listę płac
Właścicielom firm, którzy samodzielnie zarządzają listą płac, Payroll AI pomaga ograniczyć czas poświęcany na przypominanie pracownikom o godzinach pracy, sprawdzanie zgłoszeń i ręczne przygotowywanie listy płac w każdym okresie rozliczeniowym.
Firmy działające w wielu stanach
Firmy zatrudniające pracowników w wielu stanach często muszą radzić sobie z bardziej złożonymi procesami obsługi listy płac i wymaganiami podatkowymi. Payroll AI pomaga scentralizować zbieranie i weryfikację danych dotyczących listy płac przed jej przetworzeniem.
Firmy zarządzające zarówno pracownikami, jak i wykonawcami
QuickBooks Workforce obsługuje zarówno pracowników W-2, jak i wykonawców 1099 w ramach tego samego procesu płacowego. Sztuczna inteligencja ds. płac pomaga firmom zbierać informacje dotyczące płac za pośrednictwem tych samych kanałów komunikacji, dzięki czemu przygotowywanie listy płac jest lepiej uporządkowane w jednym systemie.
Podsumowanie
Sztuczna inteligencja ds. płac w QuickBooks Workforce została zaprojektowana tak, aby pomóc firmom ograniczyć ręczną pracę związaną z czynnościami poprzedzającymi naliczenie wynagrodzeń, łącząc zbieranie informacji dotyczących płac, przygotowywanie listy płac i komunikację z pracownikami w ramach jednego procesu.
Jeśli chcesz dokładniej poznać platformę, możesz bliżej przyjrzeć się aplikacji QuickBooks Workforce na ich stronie internetowej.
Powodzenia przy przyszłym naliczaniu wynagrodzeń i konfigurowaniu procesu pracy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy sztuczna inteligencja ds. płac może automatycznie naliczać wynagrodzenia bez mojej akceptacji?
Nie. Sztuczna inteligencja ds. płac może zbierać informacje o godzinach pracy pracowników, identyfikować problemy i przygotowywać projekt listy płac, ale przed przesłaniem lista płac nadal wymaga zatwierdzenia przez człowieka.
Co się stanie, jeśli pracownik nie odpowie na prośbę sztucznej inteligencji ds. płac o przesłanie karty czasu pracy?
Sztuczna inteligencja ds. płac oznacza brakujące zgłoszenia, aby administratorzy płac mogli je sprawdzić przed przetworzeniem listy płac. Firmy mogą również skonfigurować sposób obsługi brakujących godzin pracy pracowników.
Czy sztuczna inteligencja ds. płac działa również w przypadku wynagrodzeń wykonawców (1099)?
Tak. QuickBooks Workforce obsługuje zarówno pracowników W-2, jak i wykonawców 1099, w tym zbieranie informacji dotyczących płac za pośrednictwem SMS-ów lub aplikacji Workforce.
Jak sztuczna inteligencja ds. płac współdziała z odszkodowaniami pracowniczymi i potrąceniami na świadczenia?
Sztuczna inteligencja ds. płac koncentruje się na zbieraniu informacji i przygotowywaniu listy płac, natomiast potrącenia na świadczenia i ustawienia dotyczące odszkodowań pracowniczych są zarządzane oddzielnie w profilach płacowych pracowników.
Czy dane o lokalizacji pracownika są przechowywane, gdy sztuczna inteligencja ds. płac korzysta z GPS?
Śledzenie GPS za pośrednictwem QuickBooks Time działa tylko wtedy, gdy pracownicy są zalogowani do pracy. Po wylogowaniu się pracowników śledzenie lokalizacji zostaje zatrzymane.
