Kolejny pracownik właśnie napisał e-maila z prośbą o odcinek wypłaty, ktoś inny potrzebuje formularza W-2 do rozliczenia podatków, a dział HR ponownie przeszukuje dokumentację płacową, aby ręcznie wysłać dokumenty.
W miarę rozwoju zespołów obsługiwanie próśb o dokumenty płacowe pojedynczo szybko staje się powtarzalne i czasochłonne. Intuit QuickBooks Workforce pomaga to uprościć, zapewniając pracownikom bezpieczny dostęp do własnych odcinków wypłat, formularzy W-2 i informacji płacowych za pośrednictwem portalu samoobsługowego.
W tym przewodniku wyjaśniamy, jak skonfigurować dostęp pracowników w QuickBooks Workforce, aby zespół mógł samodzielnie uzyskiwać dostęp do dokumentów płacowych, ograniczając konieczność ręcznej wymiany wiadomości.
Czy pracownicy mogą uzyskać dostęp do odcinków wypłat i formularzy podatkowych w QuickBooks Workforce?
Tak. Pracownicy mogą uzyskać dostęp do swoich odcinków wypłat i formularzy podatkowych, w tym formularzy W-2, za pośrednictwem QuickBooks Workforce po otrzymaniu zaproszenia i ukończeniu konfiguracji konta Workforce.
Pracownicy mogą następnie przeglądać dokumenty płacowe zarówno w internetowym portalu Workforce, jak i w aplikacji mobilnej.
Jak zaprosić pracowników do QuickBooks Workforce, aby mogli przeglądać swoje odcinki wypłat i formularze podatkowe (W-2)?
Oto jak zaprosić pracowników do Workforce i skonfigurować ich dostęp w QuickBooks Payroll.
Want to learn more about QuickBooks Workforce?
Krok 1: Potwierdź kompletność informacji o pracowniku
Przed wysłaniem zaproszeń do Workforce upewnij się, że profil każdego pracownika zawiera:
- Imię i nazwisko
- Adres e-mail
- Datę zatrudnienia
- Informacje dotyczące profilu płacowego
Adresy e-mail pracowników muszą być prawidłowe, ponieważ zaproszenia do Workforce są wysyłane pocztą elektroniczną.
Krok 2: Uruchom naliczanie płac przed zaproszeniem pracowników
Pracownicy mogą przeglądać wyłącznie odcinki wypłat i informacje płacowe, które zostały już przetworzone w QuickBooks Payroll. Uruchomienie naliczania płac w pierwszej kolejności gwarantuje, że po skonfigurowaniu Workforce pracownicy od razu uzyskają dostęp do dokumentacji płacowej.
Krok 3: Wyślij zaproszenia do Workforce
Przejdź do Płace → Pracownicy, a następnie wybierz pracownika, którego chcesz zaprosić. W profilu pracownika wybierz opcję Zaproś do Workforce, aby wysłać wiadomość e-mail z zaproszeniem.
Pracownicy otrzymają instrukcje dotyczące utworzenia konta Intuit lub zalogowania się do niego, aby mogli uzyskać dostęp do Workforce i przeglądać swoje odcinki wypłat, formularze W-2 oraz dokumenty płacowe online. Jeśli chcesz zaprosić wielu pracowników jednocześnie, QuickBooks umożliwia również wysyłanie zaproszeń zbiorczych.
Krok 4: Skonfiguruj uprawnienia pracowników do samoobsługi
Przejdź do Ustawienia → Ustawienia płac → Ustawienia Workforce, aby zarządzać funkcjami samoobsługowymi, z których pracownicy mogą korzystać w Workforce.
Administratorzy mogą zezwolić pracownikom na przeglądanie odcinków wypłat, formularzy W-2 i informacji płacowych od początku roku, a także zdecydować, czy pracownicy mogą samodzielnie aktualizować dane dotyczące wpłat bezpośrednich, informacje o potrąceniach z formularza W-4 oraz własne dane kontaktowe.
Krok 5: Włącz elektroniczny dostęp do formularzy W-2
Pracownicy, którzy chcą otrzymywać formularze W-2 w formie cyfrowej, muszą wyrazić zgodę na dostarczanie ich drogą elektroniczną podczas konfiguracji konta Workforce.
Po włączeniu tej opcji pracownicy mogą uzyskać dostęp do:
- Formularzy W-2
- Formularzy W-2c
- Dokumentów podatkowych
za pośrednictwem portalu Workforce w sezonie podatkowym.
Pracownicy, którzy nie wyrażą zgody, nadal będą otrzymywać papierowe formularze W-2 pocztą.
Krok 6: Pomóż pracownikom ukończyć konfigurację Workforce
Pracownicy otrzymają zaproszenie e-mail z instrukcjami, aby:
- Utworzyć konto Intuit lub zalogować się do niego
- Uzyskać dostęp do Workforce za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej
- Przeglądać odcinki wypłat i formularze W-2
Pracownicy, którzy mają już konta Intuit, powinni użyć prawidłowego adresu e-mail powiązanego z zaproszeniem do Workforce.
Krok 7: W razie potrzeby wyślij zaproszenia ponownie
Jeśli pracownik nie otrzyma lub nie zaakceptuje zaproszenia, administratorzy mogą ponownie wysłać zaproszenie do Workforce bezpośrednio z sekcji zarządzania pracownikami w QuickBooks Payroll.
W razie potrzeby przed ponownym wysłaniem zaproszenia można również zaktualizować adres e-mail pracownika.
Krok 8: Sprawdź status dostępu pracowników
Po wysłaniu zaproszeń monitoruj status zaproszeń i dostępu pracowników w sekcji Płace → Pracownicy. Pozwala to administratorom potwierdzić, którzy pracownicy zaakceptowali zaproszenia, oraz zidentyfikować osoby, które mogą nadal potrzebować dodatkowej pomocy.
O czym pamiętać, gdy pracownicy uzyskują dostęp do odcinków wypłat i formularzy W-2 w QuickBooks Workforce
Oto kilka typowych problemów z konfiguracją, sprawdzonych praktyk i kwestii, o których należy pamiętać, gdy pracownicy uzyskują dostęp do odcinków wypłat i formularzy W-2 za pośrednictwem QuickBooks Workforce.
Typowe problemy z konfiguracją
Pracownicy mogą nie otrzymać zaproszeń do Workforce, jeśli zapisany adres e-mail jest nieprawidłowy lub nieaktualny. Niektórzy pracownicy mogą również przypadkowo zalogować się przy użyciu innego konta Intuit niż konto powiązane z ich zaproszeniem do Workforce.
Sprawdzone praktyki
Przeprowadź naliczanie płac przed wysłaniem zaproszeń do Workforce, aby pracownicy mogli od razu uzyskać dostęp do odcinków wypłat po zakończeniu konfiguracji. Warto również przypomnieć pracownikom, aby podczas konfiguracji konta wyrazili zgodę na elektroniczne dostarczanie formularzy W-2 zamiast dostarczania ich w formie papierowej.
Jak wygląda sukces
Po pełnym skonfigurowaniu Workforce pracownicy powinni móc samodzielnie uzyskiwać dostęp do odcinków wypłat i formularzy W-2, bez konieczności wielokrotnego kontaktowania się z działem HR lub administratorami płac w sprawie dokumentów płacowych.
Podsumowanie
Skonfigurowanie dostępu pracowników do odcinków wypłat i formularzy W-2 w QuickBooks Workforce może pomóc ograniczyć liczbę powtarzających się próśb dotyczących płac, a jednocześnie ułatwić pracownikom dostęp do dokumentów płacowych przez cały rok.
Jeśli chcesz, aby pracownicy mogli uzyskiwać dostęp do dokumentów płacowych na urządzeniach mobilnych, możesz również zapoznać się z aplikacją QuickBooks Workforce. Aby znaleźć dodatkowe materiały dotyczące płac i zarządzania firmą, odwiedź QuickBooks oraz pozostałą część centrum zasobów biznesowych. Powodzenia podczas konfiguracji Workforce i wdrażania systemu płac dla pracowników.
