10 wskazówek dotyczących zobowiązań wobec dostawców, które zwiększą płynność w 2026 roku

Zarządzanie płynnością nie podlega negocjacjom; jeśli jest prowadzone niewłaściwie, przetrwanie Twojej firmy staje pod znakiem zapytania. A jeśli te problemy z brakiem płynności pozostaną bez rozwiązania, możesz wpaść w poważne kłopoty — zwłaszcza na rynku, na którym trudno znaleźć kapitał krótkoterminowy.

Istnieje wiele podejść do zarządzania płynnością. W tym przewodniku skupię się na najlepszych praktykach dotyczących zobowiązań wobec dostawców — jednym z najbardziej pomijanych obszarów zarządzania finansami.

Jak mierzyć płynność

Wskaźniki płynności to najszybszy sposób na uzyskanie informacji o płynności Twojej firmy. Oto niektóre powszechnie stosowane wskaźniki płynności:

• Wskaźnik bieżącej płynności: Wskaźnik bieżącej płynności jest najbardziej liberalnym wskaźnikiem płynności, ponieważ mierzy płynność w pełnym okresie jednego roku. Informuje o proporcji aktywów obrotowych do zobowiązań krótkoterminowych. Chociaż idealny wskaźnik bieżącej płynności różni się w zależności od firmy, wskaźnik większy od jedności wskazuje, że masz wystarczającą płynność, aby pokryć zobowiązania krótkoterminowe. Oto wzór:

Wskaźnik bieżącej płynności = Aktywa obrotowe ÷ Zobowiązania krótkoterminowe

• Wskaźnik płynności szybkiej: Wskaźnik płynności szybkiej jest nieco bardziej rygorystyczny niż wskaźnik bieżącej płynności, ponieważ uwzględnia wyłącznie należności, inwestycje krótkoterminowe oraz środki pieniężne i ich ekwiwalenty. Zapasy i inne aktywa obrotowe są wyłączone. Wynika to z faktu, że zamiana zapasów na gotówkę jest trudniejsza w porównaniu z innymi aktywami obrotowymi. Wzór na obliczenie wskaźnika płynności szybkiej wygląda następująco:

Wskaźnik płynności szybkiej = [Należności + Inwestycje krótkoterminowe + Środki pieniężne i ich ekwiwalenty] ÷ Zobowiązania krótkoterminowe

• Wskaźnik płynności gotówkowej: Wskaźnik płynności gotówkowej jest najbardziej konserwatywnym ze wszystkich wskaźników płynności. Wyklucza wszystkie aktywa obrotowe z wyjątkiem środków pieniężnych i ich ekwiwalentów. Potraktuj go jako ocenę płynności w sytuacji awaryjnej. Gdybyś musiał natychmiast uregulować wszystkie zobowiązania krótkoterminowe, czy miałbyś na to wystarczającą ilość gotówki? Oto wzór:

Wskaźnik płynności gotówkowej = Środki pieniężne i ich ekwiwalenty ÷ Zobowiązania krótkoterminowe

Te wskaźniki pomagają ustalić punkt wyjścia i śledzić postępy podczas prób poprawy płynności. Mając tę podstawę, porozmawiajmy o najlepszych praktykach dotyczących zobowiązań wobec dostawców, których należy przestrzegać, aby zmaksymalizować płynność.

10 najlepszych praktyk dotyczących zobowiązań wobec dostawców

Niektóre z tych praktyk można realizować automatycznie, inne wymagają nieco uzgodnień. Niezależnie od tego pomogą one poprawić Twoją pozycję gotówkową i wyciągnąć Cię ze strefy kryzysu.

1. Ustalaj priorytety faktur

Ustalaj priorytety faktur na podstawie następujących czynników:

• Koszt alternatywny (stopa zwrotu z papierów wartościowych przeznaczonych do obrotu lub innych ekwiwalentów środków pieniężnych)
• Dostępność rabatów za wcześniejszą płatność

Zapłata faktur przed terminem wiąże się z kosztem alternatywnym. Pieniądze zapłacone wcześniej można było zainwestować w papiery wartościowe przeznaczone do obrotu, uzyskując określoną stopę zwrotu.

Załóżmy, że faktura na kwotę $50,000 jest płatna za cztery miesiące. Miesiąc później decydujesz się zapłacić fakturę. Jeśli nie zapłacisz wcześniej, możesz ulokować pieniądze w papierach wartościowych przeznaczonych do obrotu i wygenerować, powiedzmy, 4% zwrotu w ciągu trzech miesięcy. Oznacza to, że tracisz $500, płacąc wcześniej, zgodnie z wyliczeniem:

Utracone środki = [Kwota x Zwrot (%) x (3 miesiące/12 miesięcy)]

$500 = [$50,000 x 4% x 3 miesiące/12 miesięcy]

Zanim jednak zdecydujesz się zapłacić fakturę w dniu jej wymagalności, poszukaj możliwości uzyskania rabatu. Jeśli sprzedawca oferuje 5% rabatu za wcześniejszą płatność, oszczędzasz $2,500 — nie tylko poprawia to przepływy pieniężne, ale także zwiększa wynik finansowy.

Gdy otrzymujesz setki faktur, ręczne zatwierdzanie faktur i podejmowanie decyzji stają się niepraktyczne. W tym właśnie może pomóc automatyzacja zobowiązań wobec dostawców — znajdź świetne oprogramowanie do automatyzacji zobowiązań wobec dostawców, aby zautomatyzować procesy obsługi zobowiązań wobec dostawców i zatwierdzania faktur. Pomoże Ci to podejmować finansowo rozsądne decyzje na dużą skalę.

Najlepsze narzędzia do automatyzacji zobowiązań

Nasz zespół przeanalizował tysiące narzędzi do obsługi finansów — oto najlepsze z nich do automatyzacji zobowiązań:

1. 1. Melio — Najlepsze rozwiązanie dla szybko rozwijających się firm
2. 2. Traild — Najlepiej sprawdza się z wbudowanym wykrywaniem oszustw
3. 3. Paylocity — Najlepsze do automatycznego przetwarzania faktur
4. 4. MakersHub — Najlepsze rozwiązanie do wprowadzania rachunków wspomaganego przez sztuczną inteligencję
5. 5. Procurify — Najlepsze do automatycznego trójstronnego uzgadniania
6. 6. DOKKA — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji faktur opartej na sztucznej inteligencji
7. 7. Airbase — Najlepsze dla startupów
8. 8. Ramp — Najlepsze wsparcie dla płatności realizowanych różnymi metodami
9. 9. Xero — Najlepsze rozwiązanie do automatycznego uzyskiwania informacji o przepływach pieniężnych
10. 10. Tipalti — Najlepszy wybór dla organizacji globalnych

2. Uprość proces obsługi zobowiązań

Uprość swoje procesy, aby ułatwić działowi zobowiązań monitorowanie płatności i opracowywanie strategii minimalizujących zapotrzebowanie na płynność. Oto kilka sposobów na usprawnienie procesu obsługi zobowiązań i wsparcie zespołu AP:

1. Ustandaryzuj procesy AP.
2. Zidentyfikuj wąskie gardła w procesie i usuń je.
3. Zautomatyzuj proces AP. Jedną z zalet oprogramowania do obsługi zobowiązań jest możliwość automatyzacji większości zadań AP, takich jak przetwarzanie płatności, automatyczne zatwierdzanie płatności poniżej określonego progu oraz uzgadnianie płatności z fakturami.
4. Nie opłacaj nieprawidłowych faktur. Odeślij je dostawcy.
5. Przetwarzaj faktury na czas i stempluj je. Ukończ proces zgodnie z wewnętrznymi umowami o poziomie świadczenia usług.
6. Opłacaj faktury w terminie. Unikaj opóźnień w płatnościach, ponieważ zagrażają one relacjom z dostawcami i mogą skutkować naliczeniem opłat za zwłokę.
7. Opracuj kanały i procesy raportowania oraz obsługi wyjątków.
8. Zastąp faktury papierowe systemem elektronicznej wymiany danych (EDI), który umożliwia dostawcom przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Faktury oparte na EDI są łatwiejsze do śledzenia i mogą pomóc w automatycznym zatwierdzaniu oraz rejestrowaniu płatności.

3. Sformalizuj proces obsługi zobowiązań

Sformalizowanie procesu AP pomaga zapewnić jego wydajność, dokładność i zgodność z przepisami. Utwórz ustrukturyzowany i udokumentowany proces obejmujący wytyczne dotyczące konkretnych obszarów. Oto przykłady elementów, które warto uwzględnić w sformalizowanym procesie AP.

• Ustanowienie kontroli dostępu: Ogranicz dostęp do danych AP do osób, które go potrzebują. Oprogramowanie do obsługi zobowiązań może pomóc w autoryzowaniu dostępu użytkowników do danych z różnymi poziomami uprawnień, zależnie od ich roli.
• Kontrole wewnętrzne: Wdróż kontrole wewnętrzne zapobiegające oszustwom i rozbieżnościom oraz przeprowadzaj regularne audyty, aby zapewnić skuteczność tych kontroli. Solidne kontrole wewnętrzne zapobiegają oszustwom i błędom ludzkim, co pomaga oszczędzać czas. Na przykład trójstronne uzgadnianie faktur to świetny sposób na zapobieganie oszustwom i błędom w procesie AP.
• Wskaźniki KPI: Zdefiniuj wskaźniki KPI, aby ustanowić odpowiedzialność. Wskaźniki KPI pomagają zespołowi AP ocenić, czy jego strategie działają. Podczas prób maksymalizacji płynności monitorowanie wskaźników płynności pomaga zespołowi AP ocenić skuteczność jego strategii.

4. Renegocjuj warunki płatności

Warunki płatności nie są niezmienne. Jeśli próbujesz zmaksymalizować płynność, warto porozmawiać z dostawcami, zwłaszcza z tymi, z którymi łączą Cię silne relacje, o potencjalnych zmianach warunków płatności.

Większość faktur zawiera warunki płatności netto 30, 60 lub 90 dni. Porozmawiaj z dostawcą o zaoferowaniu dłuższego okresu kredytowania lub rabatu za wcześniejszą płatność. Jeśli obecna metoda płatności jest kosztowna, porozmawiaj z dostawcami o alternatywnym sposobie płatności. Nawet jeśli zgodę wyrazi tylko kilku dostawców, możesz zauważyć znaczący wpływ na swoją płynność.

5. Poszukaj rabatów

Rabaty są często korzystniejsze niż dłuższy okres kredytowania, pod warunkiem że nie borykasz się z niedoborem gotówki. Rabaty przekładają się jednak również na niższe średnie saldo gotówkowe — oznacza to, że w krótkim terminie nie zwiększą płynności, ale w długim okresie znacznie ograniczą wypływy gotówki i poprawią płynność.

6. Zautomatyzuj procesy AP

Automatyzacja procesów AP uwalnia czas zespołu oraz eliminuje złożoność i nieefektywność procesów AP. Znajdź rozwiązanie do automatyzacji AP, które zajmie się czymś więcej niż tylko podstawowym wprowadzaniem danych.

Na przykład oprogramowanie powinno być w stanie automatycznie skanować faktury i dopasowywać je w czasie rzeczywistym do odpowiednich płatności i zamówień zakupu (jest to również zaleta oprogramowania do obsługi zamówień zakupu). Oprogramowanie z funkcją automatycznego raportowania odgrywa kluczową rolę w monitorowaniu płynności. Raporty, które okresowo przedstawiają zestawienie wskaźników płynności i analizę wydatków, pozwalają zespołowi podejmować trafniejsze decyzje dotyczące procesów AP, aby maksymalizować płynność.

7. Sprawdzaj zduplikowane płatności

Zduplikowane płatności mogą przerodzić się w poważny problem związany z wyciekiem przepływów pieniężnych, jeśli nie są kontrolowane. Nawet w przypadku zautomatyzowanego przetwarzania faktur regularnie przeprowadzaj audyty zarówno faktur, jak i płatności, aby upewnić się, że nie występują duplikaty.

Alternatywnie możesz zautomatyzować ten proces, korzystając z systemów zobowiązań, które oferują wbudowaną funkcję wykrywania duplikatów.

Najlepsze kompleksowe oprogramowanie AP

Jeśli szukasz narzędzia do obsługi całego procesu AP, oto najlepsze opcje:

1. 1. Traild — Najlepsze rozwiązanie do wykrywania oszustw związanych ze zobowiązaniami
2. 2. Payouts — Najlepsze rozwiązanie dla różnorodnych metod wypłat
3. 3. Melio — Najlepsze rozwiązanie do elastycznych płatności i procesów zatwierdzania
4. 4. MakersHub — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji wprowadzania rachunków
5. 5. Procurify — Najlepsze do zarządzania wydatkami
6. 6. DOKKA — Najlepsze rozwiązanie do automatyzacji faktur opartej na sztucznej inteligencji
7. 7. TrailHQ — Najlepsze rozwiązanie do konfigurowalnej automatyzacji przepływów pracy związanych ze zobowiązaniami
8. 8. Ramp — Najlepsze do automatycznego zarządzania wydatkami
9. 9. Xero — Najlepsze dla małych firm
10. 10. Tipalti — Najlepsze do automatyzacji

8. Okresowo przeglądaj umowy

Okresowo przeglądaj umowy, aby:

• Znajdować możliwości uzyskania korzyści finansowych: Korzystaj z kart ocen dostawców, aby monitorować wskaźniki wydajności i zapewniać zgodność z umowami dotyczącymi poziomu świadczenia usług (SLA). Niezgodność z umowami SLA może stanowić dobrą okazję do uzyskania korzyści finansowych.
• Optymalizować warunki płatności: Przeglądaj umowy i sprawdzaj, czy należy dostosować i zoptymalizować warunki płatności na podstawie zmian takich czynników jak warunki rynkowe. Wydłużenie terminów płatności może zwiększyć liczbę dni zobowiązań do zapłaty (DPO) i poprawić ogólną płynność.
• Identyfikować możliwości redukcji kosztów i unikać automatycznych odnowień:Przeglądy umów mogą pomóc znaleźć obszary, w których można obniżyć koszty, na przykład poprzez wyeliminowanie niewykorzystywanych usług lub renegocjację niższej stawki w związku ze zmianami na rynku. Mogą również pomóc zidentyfikować i zapobiec automatycznemu odnawianiu umów dotyczących usług, których już nie potrzebujesz.

9. Współpracuj z wcześniej zatwierdzonymi dostawcami

Niektóre najlepsze praktyki dotyczące zobowiązań zaczynają się jeszcze przed rozpoczęciem pracy — dobrym przykładem jest wybór dostawców.

Współpraca z wcześniej zatwierdzonymi dostawcami to doskonała kontrola wewnętrzna zapobiegająca oszustwom. Zatwierdzaj dostawców z wyprzedzeniem, oceniając takie czynniki jak:

• Dostępność produktów
• Ceny
• Terminy realizacji
• Rzetelność

Po utworzeniu listy wcześniej zatwierdzonych dostawców utwórz główny plik dostawców i zezwól na dostęp do niego oraz jego edycję wyłącznie określonym członkom zespołu.

Dodaj do listy wszystkie szczegóły, w tym zatwierdzone ceny i wspólnie uzgodnione terminy realizacji. Dzięki temu pracownicy nie będą po prostu tworzyć fikcyjnych dostawców w systemie AP i przelewać pieniędzy na własne konta ani manipulować ceną na fakturze w celu zmowy z dostawcą. 

Pieniądze, których nie stracisz, sumują się, poprawiając płynność.

10. Wprowadź środki zapobiegające oszustwom

Zgodnie z raportem Stowarzyszenia Certyfikowanych Specjalistów ds. Badania Nadużyć (ACFE) przedsiębiorstwa w USA tracą średnio 5% przychodów brutto z powodu oszustw, a 12% tych oszustw ma miejsce w dziale księgowości.

Wdrożenie skutecznych środków wykrywania oszustw może pomóc zapewnić integralność finansową. Kontrole wewnętrzne, takie jak rozdzielenie obowiązków, zaawansowane oprogramowanie wykrywające anomalie oraz regularne audyty mają kluczowe znaczenie dla zapobiegania oszustwom. Wszystkie te elementy współpracują również ze sobą, tworząc ścieżkę kontrolną, która pomaga retrospektywnie wykrywać niespójności mogące wskazywać na oszustwo. 

Płynność ma istotny wpływ finansowy

Długotrwałe utrzymywanie się niskiej płynności może wywołać niepokój wśród inwestorów i kredytodawców. Może również zwiększyć koszt pozyskiwania krótkoterminowego kapitału i w dłuższej perspektywie doprowadzić do kryzysu gotówkowego.

Procesy AP są skutecznym narzędziem zarządzania płynnością; stosowanie najlepszych praktyk dotyczących zobowiązań może pomóc utrzymać wszystko pod lepszą kontrolą.

Chcesz przeczytać więcej analiz finansowych? Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, aby co tydzień otrzymywać porady, przewodniki i analizy od liderów finansowych.