Jako dyrektor finansowy masz doświadczenie w kierowaniu audytami, co czyni Cię najlepszą osobą do przeprowadzenia również audytu procesów biznesowych w swojej firmie.
Niezależnie od tego, czy przeprowadzasz audyty samodzielnie, czy inwestujesz w szkolenia swoich pracowników, badania pokazują, że uzyskasz wyraźny zwrot z poświęconego czasu i zainwestowanych pieniędzy. W rzeczywistości firmy, które inwestują w kompleksowe szkolenia pracowników w ramach programów zarządzania procesami biznesowymi (BPM), są 2,1 razy bardziej skłonne do zwiększenia zwrotu z inwestycji niż te, które nie szkolą pracowników dokładnie.
Oto jak działają audyty procesów biznesowych, jak je zorganizować i czego możesz się spodziewać po ich zakończeniu.
Znaczenie audytów procesów biznesowych
Audyt procesu biznesowego to w istocie dokładna analiza kondycji Twojej firmy. Obejmuje każdą operację, zadanie i proces, wskazując to, co działa, oraz sygnalizując obszary, które mogą wymagać korekty.
Dokładnie analizując funkcjonowanie firmy, audyt wskazuje potencjalne obszary usprawnień, które pozwolą zwiększyć wydajność i zapewnić, że firma oraz jej zespoły działają jak dobrze naoliwiona maszyna.
Czy zauważyłeś kiedyś, że najczęściej proponowanym rozwiązaniem problemu w dziale wydaje się zatrudnienie nowej osoby? Oczywiście może to pomóc. Jednak częściej potrzebne jest po prostu świeże spojrzenie.
Ta analiza nie polega wyłącznie na odhaczaniu kolejnego punktu. Chodzi o autentyczne rozmowy z członkami zespołu, przegląd dokumentów określających kierunek działania oraz obserwację codziennych operacji. To jak zatrzymanie się i spojrzenie z szerszej perspektywy, aby upewnić się, że ogólny obraz wygląda równie dobrze jak szczegóły.
Całe przedsięwzięcie może zapewnić jasność co do mocnych stron firmy i obszarów wymagających poprawy. Te cenne spostrzeżenia mogą skierować Cię ku trafniejszym strategiom, sprawniejszym zmianom, większemu zadowoleniu pracowników, a w rezultacie także bardziej usatysfakcjonowanym klientom.
Oto niektóre z głównych korzyści wynikających z regularnych audytów:
- Bezpośrednio identyfikuje nieprawidłowości i błędy, usprawniając przepływy pieniężne i gwarantując dokładne rejestrowanie danych.
- Promuje nastawienie na ciągły rozwój, inspirując zespoły do udoskonalania przepływów pracy zamiast poprzestawania na obecnym stanie.
- Zapewnia, że każde zadanie i każda funkcja są zgodne z kluczowymi celami firmy.
- Usprawnia operacje i zwiększa wydajność.
- Podnosi poziom zarządzania ryzykiem, wskazując potencjalne przeszkody w funkcjach i przepływach pracy.
- Wskazuje kluczowe procesy biznesowe, które muszą działać bez zarzutu, aby zapewnić wypłacalność firmy.
- Nowi pracownicy rozpoczynają pracę w bardziej intuicyjnych i uporządkowanych przepływach pracy, co przyspiesza proces wdrażania.
- Wyposaża kadrę kierowniczą w pogłębioną wiedzę operacyjną, pomagając określić, gdzie kierować zasoby i inwestycje.
- Zwiększa zrozumienie i zaufanie między poszczególnymi działami, sprzyjając lepszej współpracy.
- Pomaga wskazać braki kadrowe, proceduralne lub technologiczne.
Potrzeba audytowania procesów wewnętrznych
Współczesne środowisko biznesowe nie wybacza samozadowolenia — dla firm oznacza ono prostą drogę do bankructwa. Przedsiębiorstwa muszą się dostosowywać i znajdować sposoby na rozwój w obliczu zmieniających się warunków gospodarczych i technologicznych. Jednak przy tak wielu niewiadomych tworzenie nowych planów może często przypominać poruszanie się po labiryncie, którego ściany nieustannie się przesuwają.
Audyty procesów biznesowych działają jak kompas, dostarczając informacji potrzebnych do ochrony aktywów, reputacji i pieniędzy firmy. Sprawne audyty pomogą Ci zidentyfikować i zastąpić powolne zadania wykonywane ręcznie zadaniami zautomatyzowanymi, pozwalając zespołom skupić się na ważnych działaniach, takich jak rozumienie ryzyka i zapobieganie mu.
Rozważmy przykład giganta branży obuwniczej, firmy Skechers. W czasie spektakularnego rozwoju, gdy wycena firmy wzrosła z 815 milionów dolarów do zdumiewających 4,5 miliarda dolarów, Ashwat Panchal, wiceprezes ds. audytu wewnętrznego, osiągnął imponujące rezultaty. Nie tylko zaoszczędził pracownikom cenny czas i obniżył koszty, jednocześnie zapewniając zgodność na poziomie lokalnym, ale zrobił to, zwiększając zespół audytu wewnętrznego zaledwie o dwóch członków. To przejrzysty proces, a nie dodatkowi pracownicy, pomógł osiągnąć ten rezultat.
Poza tym właściwie przeprowadzany proces audytu wewnętrznego może pomóc dyrektorom finansowym, takim jak Ty, oraz innym członkom kadry kierowniczej w następujący sposób:
- Chroni firmę: Regularne audyty procesów biznesowych oceniają fundamenty organizacji, analizując kluczowe elementy, takie jak łańcuchy dostaw i finanse.
- Zapewnia przestrzeganie zasad finansowych: Niezwykle ważne jest, aby zasady obowiązujące w firmie, szczególnie w obszarach takich jak zobowiązania, były zgodne z wewnętrznymi mechanizmami kontroli finansowej. Zgodnie z ustawą Sarbanesa-Oxleya (SOX) Ty i inni członkowie najwyższej kadry kierowniczej jesteście prawnie zobowiązani do potwierdzania prawidłowości sprawozdań finansowych. Audyty wewnętrzne zapewniają spokój, gwarantując, że sprawozdawczość finansowa jest prowadzona prawidłowo.
- Wspieranie jasnej strategii: Audyty zapewniają jasną, opartą na faktach ocenę tego, jak wyzwania i ryzyka wpływają na różne obszary działalności firmy — od operacji i IT po finanse i cyberbezpieczeństwo. Ta przejrzystość toruje drogę do podejmowania decyzji na podstawie danych.
- Zapewnienie dobrych wyników: Określenie korzyści finansowych z audytów procesów biznesowych może być trudne, ale warto postrzegać je jako długoterminową ochronę przed ryzykiem. Firma Deloitte wskazała, że audyty wewnętrzne zwykle kosztują od 0.026% do 0.126% przychodów firm z listy Fortune 500. Biorąc pod uwagę, że udowodniono ich większą skuteczność w zwiększaniu zysków firmy, jest to niewielka cena.
Metodyka audytu procesów biznesowych
Potraktuj audyt procesu biznesowego jak łowienie ryb w rozległym morzu operacji swojej firmy. Każdy połów — duży czy mały — opowiada pewną historię, pokazując, co działa dobrze, i wskazując, co może zmierzać w niewłaściwym kierunku.
Podobnie jak rybak sprawdza wytrzymałość swojej sieci, audyt zagłębia się w istotę firmy — jej serce. Nie chodzi tylko o to, co dzieje się w księgowości i obszarze zgodności, ale także o to, co dzieje się w głębszych obszarach kosztów, jakości, szybkości i ogólnej produktywności.
Na co konkretnie należy zwracać uwagę podczas tych audytów?
Struktura
Czy proces i jego uczestnicy są ze sobą zsynchronizowani? Warto przeanalizować opisy stanowisk, schematy organizacyjne i dokumenty dotyczące zasad. Bez jasnej struktury istnieje ryzyko nieporozumień dotyczących ról, obowiązków i harmonogramów.
Infrastruktura
Jakie systemy IT i urządzenia wspierają poszczególne procesy? Dogłębna analiza ich mocnych i słabych stron może ujawnić potencjalne problemy lub możliwości usprawnień. Bez solidnej infrastruktury istnieje ryzyko chaosu, prowadzącego do wyższych kosztów wskutek błędów.
Have an account? Log In
Wiedza
Czy pracownicy mają umiejętności potrzebne do efektywnego wykonywania swoich obowiązków? Audyty powinny oceniać praktyki rekrutacyjne i szkoleniowe. W końcu nie można wykonywać pracy, jeśli nigdy nie przeszło się odpowiedniego szkolenia.
Wskaźniki
Jakie wskaźniki KPI śledzą skuteczność procesu w czasie? Niezbędna jest znajomość celów procesu oraz sposobu jego nadzorowania. Rozbieżność między zadaniami a ich nadrzędnym celem może prowadzić do niezauważonych nieefektywności.
Odpowiedzialność
Kto jest główną osobą kontaktową? Potrzebny jest jeden członek zespołu, który będzie dbał o przestrzeganie procedur i skuteczne rozwiązywanie wszelkich problemów pojawiających się podczas audytu. Brak takiej osoby może prowadzić do błędów i braku jasnego kierunku dalszego działania.
Kluczowe elementy skutecznego audytu procesów biznesowych
Dokładny audyt procesów biznesowych nie tylko wykrywa nieefektywności, ale także wskazuje potencjalne obszary rozwoju. Oto kilka kluczowych elementów, które stanowią podstawę udanego audytu.
- Współpraca: Skuteczność audytu w dużej mierze zależy od współpracy między zespołami audytowymi, właścicielami procesów i członkami zespołów. Zespoły audytowe wnoszą wiedzę specjalistyczną w zakresie oceny i ewaluacji, podczas gdy właściciele procesów dysponują wiedzą na temat codziennych operacji. Zwykli członkowie zespołów, jako osoby wykonujące te procesy, oferują bezcenne spostrzeżenia wynikające z praktyki. Wspólnie obejmują pełne spektrum działalności firmy, dzięki czemu nic nie umyka ich uwadze.
- Wykorzystanie narzędzi i szablonów: Szablony zapewniają uporządkowany format gromadzenia danych, dzięki czemu żadne szczegóły nie zostają pominięte. Z kolei systemy informacyjne zapewniają cyfrowy ślad transakcji i operacji, sprawiając, że audyty są bardziej oparte na danych i obiektywne. Uwzględnienie w tym zestawie standardów branżowych dodaje audytowi dodatkowej wiarygodności i adekwatności.
- Wpływ norm ISO i innych systemów zarządzania: Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO) oraz inne podobne systemy zarządzania oferują zestaw kryteriów i najlepszych praktyk dla różnych procesów biznesowych. Audyt oparty na normach ISO nie tylko ocenia organizację pod kątem tych najlepszych praktyk, ale także przygotowuje ją do potencjalnych audytów zewnętrznych lub certyfikacji. Co więcej, stosowanie takich uznanych systemów buduje zaufanie interesariuszy, zapewniając ich, że operacje biznesowe spełniają światowe standardy.
Rodzaje audytów i ich znaczenie
Audyty procesów można przeprowadzać na różne sposoby, z których każdy koncentruje się na innym obszarze. Oto najczęściej spotykane rodzaje audytów procesów biznesowych:
Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM)
BPM to panoramiczny obiektyw skierowany na krajobraz biznesowy. BPM nie służy wyłącznie do znajdowania problemów; chodzi również o dostrzeganie tego, co działa, zrozumienie dlaczego tak jest oraz udoskonalanie procesów na podstawie tych spostrzeżeń. W ten sposób BPM stanowi audyt obejmujący „całościowy obraz”.
Usprawnianie procesów biznesowych (BPI)
BPI koncentruje się na udoskonalaniu procesów, które już funkcjonują. Jego celem jest zwiększenie efektywności, obniżenie kosztów i znaczna poprawa ogólnej wydajności. Niezależnie od tego, czy chodzi o lepsze wykorzystanie technologii, czy ograniczenie pracy manualnej, BPI polega na osiąganiu większych rezultatów przy mniejszych nakładach.
Optymalizacja procesów biznesowych (BPO)
Ten audyt szczegółowo analizuje sposób wykonywania zadań w poszczególnych działach firmy. BPO zapewnia szkło powiększające, które pozwala zidentyfikować potencjalne obszary nieefektywności. Jeśli na przykład jeden dział jest obciążony nieproporcjonalnie dużą ilością pracy, może to ujawnić nieefektywności, takie jak pracownicy zajęci powtarzalnymi zadaniami, co utrudnia podejmowanie działań tam, gdzie są one najbardziej potrzebne.
5 kroków skutecznego audytu procesów biznesowych
Aby przeprowadzić skuteczny audyt procesów biznesowych, należy wykonać te pięć kroków:
Krok 1: Określ cele
Audyt procesów biznesowych może mieć różne cele, a do najważniejszych należą:
- Dostosowanie do wizji i celów najwyższego kierownictwa.
- Skuteczne zarządzanie ryzykiem.
- Zapewnienie liderom bardziej wartościowych danych na potrzeby podejmowania decyzji.
- Ułatwienie kompleksowego szkolenia pracowników.
- Ocena wykorzystania zasobów IT.
- Zwiększenie ogólnej produktywności.
Krok 2: Zaplanuj audyt
Aby pomyślnie przeprowadzić audyt, kluczowe jest przygotowanie solidnego planu.
Rozpocznij od wyboru głównych procesów, które mają zostać poddane audytowi, koncentrując się na istotnych celach biznesowych, takich jak zadowolenie klientów lub przychody. Na przykład sklep internetowy może skupić się na procesie realizacji zamówień, ponieważ ma on bezpośredni wpływ na klientów.
Po wyznaczeniu obszaru docelowego zacznij gromadzić niezbędne dokumenty, takie jak mapy procesów, wskaźniki wydajności i standardowe procedury. Zapewniają one wgląd w bieżący stan procesów oraz obszary, które mogą wymagać usprawnienia.
Ważne jest zaangażowanie interesariuszy znających wybrane procesy. Zaproszenie osób kierujących różnymi zespołami gwarantuje, że nic nie zostanie pominięte. Na przykład podczas audytu zaopatrzenia warto zaangażować ekspertów z działów zakupów, finansów i zarządzania zapasami. Jasno określ zakres audytu, ustal realistyczne ramy czasowe i zdecyduj, w jaki sposób będziesz gromadzić dane — za pomocą ankiet, obserwacji czy narzędzi do bieżącej oceny.
Krok 3: Zbierz dane
Gromadzenie danych ma kluczowe znaczenie podczas audytu procesów biznesowych. Zacznij od ustalenia, jakich informacji potrzebujesz. W zależności od zakresu audytu mogą to być wskaźniki, czasy realizacji, błędy, a nawet opinie.
Jeśli na przykład analizujesz obsługę klienta, potrzebne będą dane dotyczące szybkości udzielania odpowiedzi oraz zadowolenia klientów. Ważne jest również upewnienie się, że dane są prawidłowe. Korzystanie ze standardowych szablonów może pomóc w gromadzeniu danych w ten sam sposób za każdym razem, a ich sprawdzanie pozwala wyeliminować błędy.
Na koniec inteligentne uporządkowanie zebranych danych — w arkuszach kalkulacyjnych lub w oprogramowaniu do zarządzania audytami — znacznie ułatwia ich późniejszą analizę.
Krok 4: Przeanalizuj ustalenia
Po zebraniu danych z audytu procesów biznesowych nadszedł czas na ich dokładną analizę. Ten krok pomaga zrozumieć dane, znaleźć wzorce i sprawdzić, czy w procesach występują problemy. Poszukaj elementów, które stale się powtarzają lub spowalniają pracę. Na przykład na jednym etapie może występować nadmierna liczba błędów albo niektóre zadania mogą trwać zbyt długo w okresach wzmożonego obciążenia.
Porównaj dane z dostępnymi standardami branżowymi, aby sprawdzić, czy procesy działają prawidłowo, a następnie zestaw je ze swoimi celami. Możesz zastosować metody statystyczne, aby uzyskać więcej szczegółów i dostrzec wzorce lub nietypowe wyniki. Analizując na przykład typowy czas realizacji zadania, możesz wykryć nieoczekiwane opóźnienia. Po przeanalizowaniu wszystkich danych ustal, które obszary wymagają poprawy. Skoncentruj się na tych, które mają największy wpływ na działalność firmy lub które najłatwiej usprawnić.
More Articles
Krok 5: Przedstaw wyniki
Po zakończeniu audytu procesów biznesowych ważne jest udostępnienie jego wyników oraz innych istotnych informacji pozostałym członkom kadry kierowniczej i zespołowi. Podsumuj najważniejsze ustalenia, wskazując wszelkie problemy i obszary, które można usprawnić. Zwróć uwagę na wąskie gardła, błędy i inne kwestie oraz wyjaśnij, jak wpływają one na koszty, tempo pracy lub zadowolenie klientów.
Możesz użyć wizualizacji, takich jak wykresy, aby zaprezentować swoje ustalenia, ponieważ ułatwiają one zrozumienie złożonych danych. Następnie przedstaw konkretne sugestie dotyczące rozwiązania problemów. Wymień je w kolejności według ich znaczenia oraz łatwości wdrożenia. Wyjaśnij, dlaczego każda sugestia jest konieczna i jak pomaga realizować cele firmy. Dzięki temu wszyscy rozumieją kolejne kroki usprawnień i zgadzają się na ich podjęcie.
Wdrażanie automatyzacji w zarządzaniu procesami biznesowymi (BPM)
Narzędzie BPM, takie jak Signavio lub Appian, zapewnia sprawne, zautomatyzowane podejście do audytów, udoskonalania przepływów pracy oraz skutecznego obsługiwania zadań, takich jak alerty i przechwytywanie danych. Dzięki automatyzacji tych kluczowych zadań procesy biznesowe stają się płynniejsze i wydajniejsze. Bez konieczności poświęcania dużej ilości czasu na pracę ręczną narzędzia te:
- Wskazują procesy zużywające znaczne zasoby, sygnalizując potencjalne wąskie gardła.
- Przeprowadzają kompleksowe analizy, wskazując nieefektywności bez uszczerbku dla jakości ani kosztów.
- Pomagają rozpoznawać wąskie gardła i sugerują istotne usprawnienia wydajności.
- Pomagają oceniać realizację umowy o gwarantowanym poziomie świadczenia usług (SLA), analizując jej wpływ na zadowolenie klientów i dostarczając informacji o opóźnieniach.
- Generują natychmiastowe raporty, dostarczając informacji o jakości operacyjnej i obszarach wymagających usprawnień.
Podejmowanie działań naprawczych i wdrażanie nowych procesów
Pamiętaj: nic z tego nie ma wartości, jeśli nie podejmiesz odpowiednich działań.
Poza samym przeprowadzaniem audytów procesów musisz zadbać o to, aby podejmowane były jasne i zdecydowane działania mające na celu poprawę uzyskanych wyników, w tym:
- Automatyzowanie powtarzalnych zadań w celu zwiększenia wydajności i ponownego przydzielenia czasu pracowników.
- Wdrażanie narzędzi zwiększających produktywność oraz dodawanie (lub usuwanie) regularnych spotkań zespołu w celu wzmocnienia komunikacji między działami.
- Ponowną ocenę zasobów i ich przemyślany przydział w celu maksymalizacji produktywności.
- Ustanawianie spójnych procedur operacyjnych i skrupulatne dokumentowanie wszystkiego.
- Uzupełnianie luk kompetencyjnych za pomocą specjalistycznych szkoleń oraz promowanie środowiska nauki ukierunkowanego na wyniki.
Rola dyrektora finansowego w usprawnianiu procesów
Dyrektor finansowy, będąc zarówno osobą monitorującą wyniki, jak i dokonującą trzeźwej, dodatkowej oceny działalności firmy, ma wyjątkową możliwość śledzenia jej wyników oraz analizowania poszczególnych obszarów. Wykorzystując tę możliwość i konsekwentnie działając, jeszcze bardziej zbliżasz się do udowodnienia, że jesteś strategicznym dyrektorem finansowym w swojej firmie, umacniając swoją wartość dziś i w przyszłości.
Aby otrzymywać najnowsze informacje technologiczne, materiały dotyczące rachunkowości i finansów oraz spostrzeżenia liderów finansowych, zapisz się do cotygodniowego biuletynu The CFO Club.