Jak skutecznie korzystać z oprogramowania ERP: kompletny przewodnik

Niestety, dobrze to przeczytałeś — według Gartnera „55–75% projektów ERP kończy się niepowodzeniem lub nie realizuje zakładanych celów”.

Biorąc pod uwagę czas i kapitał, które są przeznaczane na wdrożenie ERP, a także korzyści, jakie oprogramowanie ERP oferuje firmom, jest to ogromna (i rozczarowująca) statystyka.

Dlatego nauka korzystania z oprogramowania ERP ma kluczowe znaczenie dla specjalistów ds. finansów i liderów. Jako dyrektor finansowy system planowania zasobów przedsiębiorstwa jest jednym z Twoich najpotężniejszych narzędzi. Połączenie automatycznego ponownego wprowadzania transakcji, danych w czasie rzeczywistym i konfigurowalnych pulpitów nawigacyjnych pozwala wykorzystać kompleksową wiedzę na temat kondycji finansowej i potrzeb Twojej firmy.

Czym jest oprogramowanie ERP?

Głównym celem ERP jest zapewnienie systemu zintegrowanych i scentralizowanych aplikacji, które obejmują kluczowe potrzeby biznesowe wszystkich najważniejszych działów. Na przykład jako dyrektor finansowy możesz odnieść największe korzyści z modułów księgowości, analityki i finansów ogólnych, które znajdziesz w danym rozwiązaniu.

Nie tylko Ty będziesz zadowolony; inne działy również odniosą znaczące korzyści z wdrożenia ERP. Na przykład większość oprogramowania ERP oferuje kluczowe funkcje wymagane w obszarze zasobów ludzkich, zarządzania łańcuchem dostaw i innych potrzeb działów.

Oprogramowanie ERP zazwyczaj należy do jednego z trzech poziomów, zależnie od jego zaawansowania i idealnych przypadków zastosowania.  

• Poziom 1: Systemy ERP tego poziomu najlepiej sprawdzają się w dużych i złożonych organizacjach międzynarodowych. Zazwyczaj użytkownicy systemów ERP poziomu 1 zatrudniają ponad 1 000 pracowników i osiągają roczne przychody w wysokości $500 milionów lub więcej. Systemy poziomu 1 mają wysokie ceny, ale oferują również niezwykle zaawansowane rozwiązania i konfiguracje pasujące do większości scenariuszy biznesowych. Do najbardziej znanych systemów ERP poziomu 1 należą SAP i Microsoft Dynamics 365.
• Poziom 2: W przypadku firm średniej wielkości i rozwijających się systemy ERP poziomu 2 mogą być dobrym rozwiązaniem. Można je wdrożyć nie tylko szybciej niż rozwiązania poziomu 1, lecz także są one tańsze. Oracle NetSuite i Sage Intacct to rozwiązania poziomu 2, które mogą dobrze pasować do firm zatrudniających mniej niż 1 000 pracowników i działających na ograniczonym obszarze geograficznym.
• Poziom 3: W porównaniu z wcześniejszymi poziomami ERP rozwiązania poziomu 3 powstały z myślą o rozwiązywaniu problemów w bardzo wyspecjalizowanych branżach, takich jak produkcja żywności czy wytwarzanie produktów farmaceutycznych. Rozwiązania te mają zazwyczaj mniej funkcji, takich jak zarządzanie projektami, koncentrując się jednocześnie na tym, czego te firmy najbardziej potrzebują. Ich licencjonowanie jest zazwyczaj tańsze niż w przypadku wyższych poziomów. Przykładem rozwiązania poziomu 3 jest Quickbooks.

Do czego powinien służyć system ERP?

Systemy ERP mają wiele praktycznych zastosowań, dzięki którym możesz:

• Automatyzować żmudne rutynowe zadania, aby oszczędzać czas.
• Poprawiać wyniki biznesowe firmy poprzez ulepszanie zasad i narzędzi organizacyjnych.
• Usprawniać przepływy pracy dzięki lepszej komunikacji i współpracy, jednocześnie zapewniając wszystkim narzędzia potrzebne do skutecznego wykonywania obowiązków.
• Zwiększać rentowność dzięki oszczędności czasu i lepszym możliwościom oprogramowania księgowego.
• Otrzymywać bardziej szczegółowe dane pomocne w zaopatrzeniu, prognozowaniu, planowaniu zapotrzebowania materiałowego itp.
• Zwiększać skalowalność firmy, aby ułatwiać jej rozwój (szczególnie w przypadku małych firm).
• Skutecznie zarządzać zapasami i usprawniać funkcje biznesowe.
• Usprawniać podejmowanie decyzji, pozyskiwanie potencjalnych klientów i konwersję potencjalnych klientów w sprzedaży i marketingu.
• Usprawniać zarządzanie zasobami ludzkimi poprzez łączenie bazy danych pracowników z innymi funkcjami raportowania i działania.
• Wykorzystywać analizę biznesową do podejmowania decyzji opartych na danych w kluczowych kwestiach.

Należy jednak pamiętać, że system planowania zasobów przedsiębiorstwa nie jest rozwiązaniem wszystkich problemów firmy. System ERP nie wyprowadzi szybko borykającej się z trudnościami firmy z deficytu. W rzeczywistości może przynieść odwrotny skutek. Koszty licencji mogą wynosić ponad 20 000 USD rocznie (w tańszym segmencie), a większość wdrożeń wymaga pomocy wyspecjalizowanych i kosztownych firm.

Z jakimi typami systemów ERP mogę się spotkać?

Będziesz mieć do wyboru trzy potencjalne typy hostingu systemu ERP, z których każdy ma swoje wyraźne zalety i wady. Należą do nich systemy ERP lokalne, oparte na chmurze oraz hybrydowe.

Lokalny system ERP

Lokalny system ERP wiąże się z wysoką początkową opłatą licencyjną i bieżącymi kosztami utrzymania. Ponadto potrzebny będzie odpowiedni sprzęt, ponieważ te systemy ERP są hostowane na komputerach i serwerach znajdujących się w Twojej siedzibie. Zaletą tych systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa są maksymalne możliwości dostosowania i niezrównane bezpieczeństwo danych. Nie są one jednak dostępne cenowo dla każdej firmy i wymagają wysoko wykwalifikowanych wewnętrznych zasobów technicznych.

System ERP oparty na chmurze

Systemy ERP oparte na chmurze działają wyłącznie w modelu oprogramowania jako usługi (SaaS), w którym płacisz opłatę abonamentową za korzystanie z systemu przez określony czas (miesięcznie, kwartalnie lub rocznie). Oprogramowanie jest hostowane na komputerach dostawcy, a Twoja firma uzyskuje do niego dostęp online.

Chociaż systemy ERP oparte na chmurze mają wiele zalet — jedną z nich jest niższa cena początkowa — ich długoterminowe koszty są trudniejsze do obliczenia, a bezpieczeństwo danych może nie być tak rygorystyczne.

Hybrydowy system ERP

Hybrydowy system ERP łączy elementy rozwiązań ERP opartych na chmurze i lokalnych. Zalety i wady różnią się w zależności od tego, które aspekty poszczególnych typów hostingu są wykorzystywane.

Jak korzystać z oprogramowania ERP

Niezależnie od wybranego typu zakup oprogramowania ERP jest znaczącą inwestycją dla firmy zarówno pod względem czasu, jak i kapitału — a nie możesz sobie pozwolić na zmarnowanie tych inwestycji. Aby czerpać największe korzyści z oprogramowania ERP, musisz wiedzieć, dlaczego go potrzebujesz i jak skutecznie z niego korzystać.

Wykonaj poniższe kroki, aby uzyskać jak największe korzyści z nowego systemu ERP.

Przeanalizuj procesy biznesowe

Podczas tworzenia strategii ERP jest to pierwsza kwestia, którą należy rozważyć. Które procesy biznesowe wymagają największej poprawy? Jakie problemy próbujesz rozwiązać, wprowadzając platformę ERP w swojej firmie? To kluczowe pytania, które należy sobie zadać podczas wyboru odpowiedniego systemu ERP dla firmy.

Możesz odpowiedzieć na te pytania, przeprowadzając pełny przegląd bieżącego zarządzania firmą, procesów i wskaźników (zarówno dotyczących całej firmy, jak i poszczególnych działów). Po zidentyfikowaniu słabych punktów wymagających poprawy utwórz raport, do którego możesz później się odwołać, aby ocenić przydatność wybranego nowego systemu ERP.

Skup się na jakości danych

Twój nowy system oprogramowania ERP dostarczy wiele wartościowych danych, które pomogą Ci podejmować bardziej świadome decyzje biznesowe. Aby jednak dane były w pełni dokładne, musisz poświęcić trochę czasu na dostosowanie typów danych generowanych przez nowy system. Szczególną uwagę należy zwrócić na sekcję sprawozdawczości finansowej.

Należy również zadbać o to, aby inne działy w firmie odpowiednio ustawiły swoje preferencje dotyczące danych. Dobrym pomysłem jest zorganizowanie spotkania zespołu kierowniczego w celu omówienia tego, jak powinny wyglądać dokładne parametry danych, zanim rozpoczniesz pracę. Konfigurowanie parametrów danych jest znacznie łatwiejsze niż naprawianie ich po wystąpieniu błędu.

Dostosuj oprogramowanie ERP

Jeśli nie zdecydowałeś się otworzyć skarbca na całkowicie niestandardowy system ERP, będziesz mieć do czynienia z rozwiązaniem gotowym do użycia lub procesem wdrażania obejmującym wybór spośród wielu różnych modułów.

Przeanalizuj dostępne moduły, zdecyduj, których będziesz używać, a następnie dostosuj ich opcje do unikalnych potrzeb firmy. Jako dyrektor finansowy powinieneś skupić się w szczególności na modułach rozliczeń, księgowości, zapasów i zakupów. Poniżej przygotowałem listę kontrolną obejmującą niektóre z najważniejszych kwestii, którymi należy się zająć przed pierwszym użyciem systemu ERP.

Rozliczenia

• Skonfiguruj opcje fakturowania (i pamiętaj, aby dostosować faktury swojej firmy do jej identyfikacji wizualnej).
• Jeśli działasz w handlu elektronicznym, upewnij się, że witryna internetowa Twojej firmy jest połączona z systemem rozliczeniowym.
• Upewnij się, że wszyscy odpowiedni pracownicy zaplecza mają dostęp do informacji dotyczących rozliczeń i płatności.
• Zautomatyzuj rutynowe zadania, takie jak wiadomości e-mail z przypomnieniami o płatnościach lub cykliczne obciążenia.

Księgowość

• Dostosuj sekcję zobowiązań, stosownie do potrzeb.
• Dopracuj dane finansowe i raportowanie analityczne.
• Sprawdź sprawozdania finansowe swojej firmy, aby upewnić się, że zawierają wszystkie informacje niezbędne do zgodności ze standardami GAAP lub IFRS.

Zapasy

• Określ, czy chcesz użyć integracji ERP, aby połączyć się z istniejącym oprogramowaniem do zarządzania zapasami, czy też chcesz, aby ERP zastąpił to oprogramowanie.
• Dostosuj pulpit zarządzania zamówieniami.
• Dostosuj sposób tworzenia arkuszy kalkulacyjnych pobieranych do weryfikacji.
• Jeśli prowadzisz działalność w handlu elektronicznym, upewnij się, że bieżące zapasy są połączone z aktywną sprzedażą.

Zakupy

• Upewnij się, że skonfigurowano śledzenie dostawców, i w razie potrzeby dostosuj pola.
• Upewnij się, że zakupy są uwzględniane w raportach dotyczących kosztów operacyjnych.
• Jeśli posiadasz produkt fizyczny, połącz zapasy i zakupy, aby dokładnie wiedzieć, kiedy należy dokonać odpowiednich zakupów.

Najlepsze praktyki korzystania z ERP

Jeśli wykonasz powyższe kroki, utworzysz kompleksowy system ERP, który przyniesie korzyści Twojemu zespołowi; musisz jednak upewnić się, że uwzględniono również wdrożenie, przyjęcie systemu przez użytkowników i jego długoterminowe funkcjonowanie.

Oto kilka najważniejszych kwestii, które należy monitorować, jeśli chcesz zapewnić długoterminowy sukces systemu ERP.

Zadbaj o przyszłościową funkcjonalność oprogramowania ERP

System ERP, którego Twoja firma potrzebuje dziś, może nie być tym samym systemem, którego będzie potrzebować za 5 lat. Oznacza to, że należy szukać systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa, który będzie rozwijał się i zmieniał wraz z firmą — zamiast pozostawać niezmienny i stawać się przestarzały.

Najłatwiej ustalić, czy oprogramowanie ERP jest przygotowane na przyszłość, zadając pytania przed dokonaniem pierwszego zakupu. Porozmawiaj z przedstawicielem dostawcy i zadaj następujące pytania:

• Jakie nowe funkcje są planowane lub opracowywane? Kiedy mogę spodziewać się ich uruchomienia?
• Jak wygląda plan rozwoju dostawcy w najbliższej perspektywie? A w dłuższej perspektywie?
• Jak często oprogramowanie jest aktualizowane?
• Czy dostawca planuje w przyszłości dodać więcej integracji lub opcji dostosowywania?

Dobry dostawca ERP powinien być w stanie szczegółowo odpowiedzieć na te pytania. Warto usłyszeć, że dostawca planuje wiele przyszłych usprawnień. Należy również korzystać z systemu ERP, którego oprogramowanie jest regularnie aktualizowane pod kątem zgodności z przepisami i bezpieczeństwa danych.

Zintegruj system z istniejącymi systemami

Jeśli masz systemy, z których planujesz nadal korzystać po wdrożeniu ERP, upewnij się, że można je zintegrować. Na przykład jeśli nie zastępujesz ich całkowicie systemem ERP, możesz zintegrować istniejący system zarządzania relacjami z klientami (CRM), system zarządzania łańcuchem dostaw lub oprogramowanie marketingowe.

Zadbaj o łatwość obsługi

Jednym z doskonałych sposobów na ułatwienie korzystania z systemu ERP jest wykorzystanie aplikacji mobilnych. Obecnie ludzie lubią mieć wszystko na wyciągnięcie ręki — zarówno do użytku służbowego, jak i osobistego. Zapewnienie możliwości korzystania z oprogramowania ERP na urządzeniach mobilnych ułatwia pracę wszystkim zaangażowanym interesariuszom.

Określ pozostałych interesariuszy

Szkolenia to kwestia, której nie można przeoczyć (choć wiele firm to robi). Podejdź do szkoleń w sposób hierarchiczny, identyfikując kluczowych interesariuszy w poszczególnych działach i szkoląc ich, aby mogli przeszkolić wszystkich pozostałych pracowników.

Monitoruj oszczędności kosztowe i ROI

Jako dyrektor finansowy będziesz chciał systematycznie analizować oszczędności finansowe wynikające z wdrażania nowych technologii, a dane pozyskane z nowego systemu ERP mogą Ci w tym pomóc. Korzystając z danych sprzed wdrożenia, sprawdź, ile godzin pracy i zasobów wykorzystywano do realizacji konkretnych zadań. Porównaj je z czasem poświęcanym na te zadania od momentu wdrożenia systemu ERP, aby określić, ile czasu udało się zaoszczędzić, a tym samym — jakie bieżące korzyści krańcowe może czerpać Twoja firma.

Spraw, aby oprogramowanie ERP działało dla Ciebie

Właściwe wdrożenie oprogramowania ERP może przyspieszyć rozwój Twojej firmy i wprowadzić ją w przyszłość, w której stały wzrost oraz rosnące zyski staną się rzeczywistością. Twoja firma może czerpać korzyści z oszczędności kosztów, wzrostu zysków, usprawnionych procesów, lepszej komunikacji, większej współpracy i wielu innych aspektów.