Średnio ręczne wypełnienie raportu wydatków zajmuje 20 minut. Pomnóż to przez liczbę raportów wydatków zatwierdzanych co miesiąc i... otrzymasz mnóstwo czasu spędzanego nieefektywnie.
Oto jak szybko i łatwo przygotować raport wydatków, marnując przy tym niewiele czasu.
Podstawy raportów wydatków
Raport wydatków to zestawienie wydatków uporządkowanych według różnych kryteriów, takich jak projekt, dział lub pracownik.
Załóżmy na przykład, że Twój pracownik podróżuje z biura w San Francisco do Chicago. Podczas podróży służbowej prawdopodobnie poniesie różne wydatki, planowane lub nie — mogą to być przejazdy taksówką albo posiłek z osobą współpracującą.
Pracownik powinien przygotować raport wydatków podsumowujący koszty podróży służbowej, aby można było je zweryfikować, zatwierdzić i zwrócić pracownikowi poniesione kwoty.
Najlepiej wprowadzić te wydatki związane z podróżą do oprogramowania, aby móc je odpowiednio monitorować oraz śledzić ich wpływ na wynik finansowy. Jeśli korzystasz z raportów tworzonych ręcznie, tracisz mnóstwo czasu i potencjalnie naruszasz zasady IRS dotyczące odliczeń.
Wybór odpowiedniego narzędzia do raportowania wydatków
Nie zalecam przyjmowania „tradycyjnego podejścia” i agregowania wydatków firmowych w arkuszu Excel, ale jeśli jest to preferowana przez Ciebie metoda, nadal masz kilka możliwości.
Arkusze Excel wymagają ręcznego wprowadzania wydatków w momencie ich ponoszenia. Jest to powolne i żmudne, ale przynajmniej nie trzeba wydawać pieniędzy na oprogramowanie do śledzenia wydatków. Jeśli zdecydujesz się na tę metodę, korzystanie z dobrych szablonów może pomóc zaoszczędzić czas — oto kilka znalezionych przeze mnie szablonów:
- Szablony programu Microsoft Excel
- Szablony raportów wydatków firmy Smartsheet
- Szablon raportu wydatków firmy Vertex42
- Szablony raportów wydatków firmy ClickTime
Jeśli masz do czynienia ze zbyt dużą liczbą raportów wydatków lub po prostu chcesz usprawnić swoje systemy, pomocna może być inwestycja w oprogramowanie do raportowania wydatków. Oto kilka świetnych rozwiązań, które warto rozważyć:
Instrukcja tworzenia raportów wydatków krok po kroku
Raporty wydatków, choć potencjalnie czasochłonne, powinny być bardzo proste. Oto czteroetapowy proces tworzenia raportów wydatków:
Krok 1: Zbieranie paragonów
Osoba ponosząca wydatek musi zebrać potwierdzenie zakupu. Oprócz weryfikacji wydatków zgłoszonych wewnętrznie paragony są również wymagane do ubiegania się o odliczenia podatkowe.
Na przykład, zgodnie z sekcją 1.274-5(c)(2)(iii), IRS wymaga od firm przechowywania dokumentacji wszystkich wydatków poniesionych podczas podróży poza miejsce zamieszkania, z wyjątkiem wydatków niższych niż $75 lub poniesionych na zakwaterowanie.
Krok 2: Wyszczególnienie wydatków oraz dodanie dat i innych szczegółów
Pracownik musi utworzyć szczegółową listę wydatków i uporządkować ją według dat. Do każdego wyszczególnionego wydatku należy dodać kolumny z opisem, kodem i innymi szczegółami.
W niektórych przypadkach konieczne może być dodanie szczegółowych informacji dotyczących konkretnego wydatku. Na przykład jeśli podczas podróży pracownik korzysta z samochodu firmowego, powinien umieścić wskazania licznika początkowe i końcowe obok wydatków na paliwo.
Have an account? Log In
Krok 3: Kategoryzowanie wydatków
Kategoryzowanie wydatków ułatwia sprawę, gdy nadchodzi czas składania zeznań podatkowych. Możesz wymagać od pracowników sortowania wydatków według różnych kategorii, takich jak:
- Ubezpieczenia
- Reklama
- Wydatki biurowe
- Podróże
- Czynsz
- Wynagrodzenia
Raport wydatków powinien przedstawiać sumy częściowe dla każdej kategorii wydatków, a także łączną kwotę wszystkich rodzajów wydatków.
Wskazówka autora:
Przed zakończeniem procesu zwrotu kosztów pracownikom uwzględnij w zestawieniu wydatków wszelkie nadpłaty i niedopłaty.
Krok 4: Wyślij raport
Poinstruuj pracowników, aby dokładnie sprawdzili sumy przed sfinalizowaniem raportu wydatków. Poproś ich o dołączenie paragonów i faktur do raportu, aby można było wykorzystać je jako punkt odniesienia podczas weryfikowania raportu wydatków.
Paragony i faktury mogą być wydrukowane lub zeskanowane. Gdy wszystko będzie gotowe, pracownicy mogą przesłać raport wydatków, wysłać go pocztą elektroniczną albo wydrukować i dostarczyć osobiście, zgodnie z najlepszymi praktykami obowiązującymi w organizacji.
Jak przesłać raport wydatków
Jeśli korzystasz z oprogramowania, powinien istnieć dość jasny proces, który automatycznie powiadomi Cię, gdy pracownik prześle raport wydatków.
Jeśli nie korzystasz z oprogramowania, Twój zespół może przesyłać raporty wydatków w postaci pliku programu Excel lub Arkuszy Google. Czasami używa się dokumentów PDF i Word, ale są one znacznie mniej popularne (& nie bez powodu).
Członkowie zespołu mogą wysyłać te raporty wydatków pocztą elektroniczną do odpowiedniej osoby, korzystać z właściwego kanału Slacka lub przekazywać kopię papierową zgodnie z polityką firmy.
Weryfikacja raportu wydatków
Weryfikacja wydatków w raporcie obejmuje dwa kroki:
- Sprawdzenie danych dotyczących wydatków: Obejmuje to weryfikację kwot, danych podatkowych i innych szczegółów. Może to nie być możliwe, gdy zatwierdzasz setki raportów wydatków tygodniowo, dlatego priorytetowo traktuj raporty, w których wystąpienie naruszeń zasad dotyczących wydatków jest bardziej prawdopodobne, na przykład wydatki związane z podróżami. Jeśli pracownik chce wydać pieniądze na kolację biznesową, poproś o listę gości, najlepiej przed kolacją.
- Zatwierdzenie przez kierownika: Kierownik ustala zasadność raportu wydatków, sprawdzając, czy wydatki były związane z zakresem jego obowiązków. Jednak w małej firmie właściciel często bezpośrednio zatwierdza raporty wydatków, gdy zespoły są niewielkie.
5 typowych błędów podczas przesyłania raportów wydatków
Tworzenie raportów wydatków jest proste, ale wiąże się z ryzykiem wielu błędów. Możesz wyeliminować wiele z nich, automatyzując ten proces. Oto kilka typowych błędów, o których warto pamiętać:
1. Nieujmowanie wydatku
Podczas podróży łatwo zapomnieć o wydatkach — może się tak zdarzyć, jeśli pracownik jest zbyt zajęty, zapłacił gotówką lub po prostu nie wiedział, że dany wydatek podlega zwrotowi.
Oprogramowanie do zarządzania wydatkami może ułatwić śledzenie wydatków. Pracownicy mogą zrobić zdjęcie w trakcie podróży, aby zarejestrować wydatek. Oprogramowanie przypomina im również o przesłaniu raportów wydatków.
2. Nieprzestrzeganie polityki wydatków firmy
Dokładne przeczytanie całej polityki wydatków i posiadanie jej kopii pod ręką ma kluczowe znaczenie. Gdy pracownik popełni błąd, oprogramowanie może wykryć go jako oszukańcze działanie.
Oprogramowanie Twojej firmy wysyła również powiadomienia za każdym razem, gdy ktoś przesyła wydatki niezgodne z polityką, dlatego najlepiej, aby takie wydatki zostały omówione z kierownikiem ds. podróży służbowych lub kierownikiem działu przed dokonaniem płatności.
3. Gubienie paragonów i faktur
Każdemu z nas się to zdarzyło. Zgubienie paragonów lub faktur dotyczących wydatków opłaconych gotówką może oznaczać, że pracownik straci pieniądze, ponieważ nie możesz zatwierdzić wydatków, dopóki nie prześle paragonu lub dokumentu potwierdzającego wydatek.
Jeśli Twoja firma korzysta z przyjaznego urządzeniom mobilnym rozwiązania do zarządzania wydatkami, pracownicy mogą robić zdjęcia paragonów i faktur w miarę ich otrzymywania. Nawet jeśli zgubią papierową kopię, mogą użyć kopii zapisanej w oprogramowaniu jako dowodu.
4. Mieszanie wydatków prywatnych i służbowych
Załóżmy, że pracownik odbył udane spotkanie z klientem w restauracji. Po spotkaniu został tam, aby zjeść kolację ze znajomymi, ale najpierw nie zamknął rachunku. Oznacza to, że na rachunku pracownika z restauracji znajduje się wszystko, co zamówił, łącząc wydatki osobiste i służbowe.
Choć może się to wydawać niewielkim problemem, może przerodzić się w chaos, gdy pracownik będzie chciał wystąpić o zwrot kosztów. Takie działania mogą zostać uznane za niedbałe, a nawet nieuczciwe.
Korzystanie z oddzielnych metod płatności to świetny sposób na uniknięcie mieszania wydatków osobistych i służbowych. Na przykład firmowe karty inteligentne mogą uniemożliwić pracownikom wydawanie własnych pieniędzy, dzięki czemu łatwiej jest rozdzielać wydatki.
5. Powielone wydatki
Powielone wydatki mogą powodować rozbieżności w sprawozdaniach finansowych firmy. Firma może nawet uznać takie zachowanie za oszustwo, a w najgorszym przypadku może być zmuszona zapłacić grzywnę.
Jedną z głównych zalet oprogramowania do zarządzania wydatkami jest możliwość ograniczenia liczby duplikatów. Wiele rozwiązań do zarządzania wydatkami potrafi wykrywać duplikaty na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł lub z wykorzystaniem AI. Za każdym razem, gdy pojawi się duplikat, wyświetlają ostrzeżenie, aby można było potwierdzić lub usunąć ten wydatek.
Jak prowadzić ścieżki audytu raportów wydatków
Prowadzenie ścieżki audytu pomaga zapobiegać oszustwom, zachować zgodność z przepisami i gromadzić dane potrzebne do audytów wewnętrznych. Aby prowadzić ścieżki audytu raportów wydatków:
1. Ułatw przesyłanie dowodów
Umożliw osobom uczestniczącym w transakcji wygodne przesyłanie dowodów.
Możesz na przykład pozwolić pracownikom przekazywać cyfrowe kopie lub bezpośrednio wprowadzać dane do oprogramowania, zamiast wymagać faktur w formie papierowej. Wiele firm udostępnia firmowe karty kredytowe, aby móc śledzić wszystkie wydatki na jednym wyciągu (i otrzymywać dzięki temu nagrody właściwe dla kart kredytowych).
Możesz jeszcze bardziej uprościć cały proces, automatyzując go za pomocą oprogramowania do raportowania wydatków, które integruje się z bankiem i automatycznie rejestruje wydatki.
2. Zdigitalizuj ścieżkę audytu
Cyfryzacja ścieżek audytu ułatwia pracę zarówno osobom składającym raporty wydatków, jak i osobom je zatwierdzającym.
Podczas zatwierdzania raportów wydatków przechowywanie danych w formie cyfrowej oznacza, że możesz stosować filtry i łatwo wyszukiwać informacje, zamiast przeglądać stos papierowych dokumentów. Dzięki temu możesz szybciej przetwarzać raporty wydatków i mieć większą pewność, że niczego nie pominięto.
3. Spraw, aby proces był wolny od błędów
Ręczne rejestrowanie wydatków w raporcie wydatków jest podatne na błędy. Pracownik może pomylić się przy wpisywaniu liczby lub zapomnieć o jednej pozycji.
Automatyczne rozwiązania do zarządzania wydatkami mogą wyeliminować wiele z tych problemów. Na przykład rozwiązanie do śledzenia wydatków wyposażone w OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) może skanować papierowe rachunki i automatycznie uzupełniać szczegóły wydatków w oprogramowaniu.
4. Korzystaj z jednego rozwiązania
Korzystanie z jednego rozwiązania do gromadzenia rachunków, rejestrowania wydatków i uzgadniania faktur pomaga przechowywać pełne ścieżki audytu w jednym miejscu.
Przechowywanie wszystkich danych wymaganych podczas audytu w jednym miejscu gwarantuje, że nie trzeba będzie długo szukać informacji, gdy będą potrzebne.
Choć niskie ceny oprogramowania przeznaczonego do konkretnych zadań mogą być kuszące, podczas wyboru oprogramowania do zarządzania wydatkami lub zarządzania audytem spróbuj przewidzieć swoje przyszłe potrzeby, aby zachować prostotę.
Uprość raportowanie wydatków
Najskuteczniejsze współczesne firmy koncentrują się na automatyzacji rutynowych elementów swojej pracy — od prowadzenia ksiąg rachunkowych po raporty wydatków.
Gdy zautomatyzujesz ten proces, przekonasz się, że choć zatwierdzanie nadal wymaga pewnej pracy ręcznej, wykonujesz znacznie więcej zadań — dokładniej — w o wiele krótszym czasie.
Gotowy, aby pomnożyć swoje możliwości jako lider finansów? Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać porady ekspertów, przewodniki i rekomendacje od liderów finansów kształtujących branżę technologiczną.