Czym jest raport wydatków? Kompletny przewodnik

Raport wydatków zawiera listę pozycji, za które pracownicy zapłacili w Twoim imieniu. To prosty dokument zawierający zestawienie wydatków pracownika, ale proces zatwierdzania może być uciążliwy i kosztowny.

Usprawniony proces raportowania wydatków może zaoszczędzić Ci sporo pieniędzy (i kilku problemów również). Oto podstawowe informacje na temat raportu wydatków oraz kilka moich wskazówek dotyczących zarządzania raportami wydatków na dużą skalę.

Podstawowe informacje o raporcie wydatków

Sporządzanie raportów wydatków nie jest skomplikowane — to po prostu lista wydatków.

Trudność polega na monitorowaniu naruszeń zasad zwrotu kosztów, sprawdzaniu i zatwierdzaniu wydatków na dużą skalę oraz przyspieszaniu przetwarzania raportów wydatków.

Zanim omówimy te kwestie, szybko przedstawmy podstawowe informacje.

Czym jest raport wydatków?

Raport wydatków to podsumowanie wydatków podlegających zwrotowi, poniesionych przez pracowników i rozliczanych w ramach rachunków wydatków.

Pieniądze wydane przez pracowników na posiłek podczas podróży służbowej, paliwo podczas prowadzenia samochodu firmowego lub materiały biurowe pojawiają się w raporcie wydatków.

Oczywiście zasady zwrotu kosztów określają, które wydatki podlegają refundacji.

Zespoły finansowe proszą pracowników o raporty wydatków, aby:

• Śledzić wydatki: Raporty wydatków ułatwiają monitorowanie wydatków, szczególnie jeśli masz dostęp do oprogramowania do śledzenia wydatków wykorzystującego OCR (optyczne rozpoznawanie znaków). OCR może skanować raporty wydatków i wprowadzać te dane do systemu księgowego, oszczędzając mnóstwo czasu.
• Zwracać zatwierdzone wydatki: Upewnić się, że wszystkie uwzględnione wydatki podlegają zwrotowi zgodnie z zasadami. Nadal trzeba jednak sprawdzać, czy nie doszło do naruszeń.
• Kontrolować finanse: Systemy raportowania wydatków z wbudowanymi narzędziami analitycznymi mogą pomóc w analizowaniu wzorców wydatków i oznaczaniu anomalii. Jeśli pracownik wydaje pieniądze na wystawne kolacje podczas podróży służbowych, warto dowiedzieć się o tym wcześniej, a nie później.

Elementy raportu wydatków

Typowy raport wydatków zawiera:

• Datę: Datę poniesienia wydatku.
• Opis wydatku: Opis tego, na co wydano pieniądze.
• Kategorię wydatku: Kategorie wydatków mogą obejmować podróże, posiłki, paliwo i inne pozycje. Oblicz sumę częściową dla każdej kategorii oraz sumę całkowitą wszystkich wydatków.
• Dostawcę: Nazwę dostawcy. Ta sekcja jest jeszcze ważniejsza, jeśli polityka firmy wymaga dokonywania zakupów u określonych dostawców.
• Kwotę: Kwotę wydatku.
• Klienta lub projektu: Klienta lub projektu, którego dotyczył wydatek.
• Dokumenty potwierdzające: Paragon, fakturę lub wyciąg z karty kredytowej potwierdzający wydatek.
• Uwagi: W tym miejscu należy umieścić wszelkie dodatkowe informacje.

Podczas przetwarzania raportów wydatków zwracaj uwagę na zasady odliczeń IRS.

Na przykład sekcja 1.274-5(c)(2)(iii)(B) stanowi, że IRS uznaje dowody w postaci dokumentów za wystarczające tylko wtedy, gdy zawierają informacje o kwocie, dacie, miejscu i opisie wydatku.

Dlatego korzystając z rachunku hotelowego w celu ubiegania się o odliczenie podatkowe, należy dopilnować, aby zawierał on nazwę, lokalizację, datę oraz osobne kwoty za opłaty takie jak zakwaterowanie, posiłki lub inne usługi.

Znaczenie w branży technologicznej

Raporty wydatków nie dotyczą wyłącznie zwrotów kosztów. Dają wgląd w sposób wydawania pieniędzy przez Twoją firmę i pomagają podejmować decyzje oparte na danych — niezależnie od tego, czy są zawarte w oprogramowaniu księgowym, czy znajdują się w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel.

Przyjrzyjmy się bliżej temu, jak raporty wydatków dostarczają wartości wykraczającej poza ich podstawowy cel.

Rola w monitorowaniu finansów

Raporty wydatków informują, ile wydają Twoi pracownicy, na co wydają pieniądze oraz która z kategorii wydatków wymaga większej kontroli. 

Dane z raportów wydatków możesz wykorzystywać jako dane wejściowe w czasie rzeczywistym do celów budżetowania i kategoryzowania wydatków, aby podejmować trafniejsze decyzje.

Budżetowanie

Budżetowanie obejmuje prognozowanie wydatków na przyszłe okresy. Jeśli Twój zespół programistyczny wydał $10,000 podczas wyjazdu na coroczne wydarzenie SaaStr, możesz zaplanować budżet w wysokości $15,000 na kolejny rok (zakładając, że Twój zespół nieco się powiększy, a inflacja spowoduje wzrost cen).

Jeśli zespół wydał tylko $7,000, a Ty zaplanowałeś budżet w wysokości $10,000, możesz przeznaczyć część tych środków na inne cele.

Dane z raportów wydatków pomagają również identyfikować odchylenia. Jeśli budżet zespołu sprzedażowego wynosił $10,000, a zespół poniósł wydatek w wysokości $16,000, oznacza to niekorzystne odchylenie w wysokości $6,000, które warto zbadać.

Kategoryzowanie wydatków

Na co pracownicy wydają najwięcej podczas podróży służbowych? Ile wynoszą rachunki za telefony komórkowe zespołu sprzedażowego i czy przejście na oprogramowanie VoIP byłoby tańsze?

Informacje te są dostępne tylko wtedy, gdy dysponujesz zestawieniem wydatków pracowników według kategorii.

Pracownicy mogą wybierać kategorie podczas tworzenia raportu wydatków, a oprogramowanie do raportowania wydatków może automatycznie utworzyć widok przedstawiający wydatki według kategorii.

Nawet jeśli jesteś właścicielem małej firmy, oprogramowanie ma swoją wartość. Może zautomatyzować ten proces, dzięki czemu możesz wykorzystać swoje zasoby ludzkie (czyli czas i energię) do realizacji innych, ważniejszych zadań, bez dodatkowego zwiększania dźwigni operacyjnej.

Raportowanie w czasie rzeczywistym

Raportowanie w czasie rzeczywistym przynosi Twojemu zespołowi wiele korzyści, szczególnie gdy jesteś startupem na wczesnym etapie rozwoju lub małą firmą dysponującą ograniczonymi środkami. Oto przykłady tego, jak pomaga raportowanie w czasie rzeczywistym:

• Większa przejrzystość finansowa: Raportowanie w czasie rzeczywistym zapewnia natychmiastowy wgląd w wzorce wydatków. Pozwala monitorować, ile pieniędzy wydaje każdy dział i na co.
• Kontrola budżetu: Możesz monitorować limity wydatków. Jeśli pracownik zbliża się do limitu wydatków dla określonej kategorii, możesz z wyprzedzeniem podjąć działania, aby pomóc mu zmieścić się w budżecie.
• Optymalizacja przepływów pieniężnych: Jeśli nadmierne wydatki wydają się nieuniknione, raportowanie w czasie rzeczywistym zapewni Ci wystarczająco dużo czasu na zorganizowanie dodatkowych środków, zanim się wyczerpią.
• Efektywne zarządzanie wydatkami: Raportowanie w czasie rzeczywistym pomaga ograniczyć liczbę błędów i przyspieszyć zwroty kosztów, skracając czas między poniesieniem wydatku a jego zgłoszeniem.

Przewodnik dyrektora finansowego po skutecznym raportowaniu wydatków

Ustandaryzowana procedura usprawnia obieg raportów wydatków. Aby zwiększyć jego skuteczność, należy ustandaryzować trzy elementy procesu raportowania wydatków: przesyłanie, weryfikację i wypłatę środków.

W ramach tych trzech elementów należy uwzględnić różne dodatkowe czynniki. Przykładowo możesz ułatwić przesyłanie raportów, inwestując w oprogramowanie do śledzenia wydatków. Nadal jednak musisz weryfikować raporty, aby upewnić się, że są zgodne z polityką wydatków, zanim zatwierdzisz zwrot kosztów.

Porozmawiajmy o tym, jak skonfigurować skuteczny obieg raportów wydatków. 

Jak skonfigurować obieg raportów wydatków

Oto czteroetapowy proces konfigurowania obiegu raportów wydatków:

Krok 1: Przekaż informacje o polityce wydatków

Przekazanie informacji o polityce wydatków może ułatwić wszystkie elementy procesu.

Uwzględnij wszystkie potencjalne pytania, jakie pracownicy mogą mieć w związku z wydatkami podlegającymi zwrotowi, zatwierdzonymi dostawcami, limitami wydatków, sposobem dokonywania wydatków oraz innymi istotnymi aspektami polityki.

Po zapisaniu jasnego procesu i zaktualizowaniu go w celu uwzględnienia pytań zadawanych przez pracowników przechowuj go w łatwo dostępnym miejscu i kieruj do niego nowych pracowników, aby mogli się z nim zapoznać. Jeśli w przyszłości pojawią się kolejne pytania, wystarczy zaktualizować dokument polityki, aby na nie odpowiedzieć.

Gdy wszyscy będą dobrze rozumieć zasady, zauważysz mniej błędów i naruszeń w raportach wydatków, co z kolei pozwoli Ci szybciej je weryfikować.

Krok 2: Utwórz szablon raportu wydatków

Szablony ułatwiają pracownikom składanie wniosków o zwrot kosztów.

Niekoniecznie musisz tworzyć szablon ręcznie. Wiele rozwiązań do zarządzania wydatkami zawiera wbudowane szablony, a więcej znajdziesz w internecie. Pracownicy muszą jedynie uzupełnić dane i kliknąć przycisk przesyłania.

Gdy pracownik prześle raport, oprogramowanie powiadomi osobę odpowiedzialną za jego sprawdzenie.

Możesz również ręcznie utworzyć szablon za pomocą programu Microsoft Excel. Dodaj kolumny dla wszystkich informacji, które chcesz uwzględnić w raportach wydatków — daty, godziny, kwoty, kategorii i tak dalej.

Niektóre rozwiązania do zarządzania wydatkami mają tę zaletę, że całkowicie eliminują potrzebę tworzenia raportów. W rzeczywistości właśnie takie podejście do zarządzania wydatkami stosują duże przedsiębiorstwa.

Mark Hawkins, dyrektor operacyjny w firmie Puma, opowiada w studium przypadku Zoho, jak bardzo ceni możliwość skanowania paragonów przez Zoho Expense i automatycznego uzupełniania raportów wydatków.

„Fakt, że aplikacja mobilna może zeskanować paragon, zebrać istotne dane i uzupełnić wszystkie lub większość pól, które trzeba wypełnić, to ogromna oszczędność czasu.”

Author's Tip

Jeśli wybierasz drogę ręczną, \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/financial-planning-analysis/how-to-make-an-expense-report/\u0022\u003emój przewodnik po tworzeniu raportów wydatków\u003c/a\u003e może pomóc Ci zacząć.

Krok 3: Określ hierarchię i kolejność zatwierdzania

Określ poziomy zatwierdzania na podstawie kwoty i rodzaju wydatków.

Bezpośredni przełożony może zatwierdzać drobne wydatki. Jednak większe wydatki powinny trafiać do kierownika działu lub wyższego kierownictwa w celu zatwierdzenia.

W tym miejscu musisz określić dwie kwestie:

• Wydatki wymagające odrębnego zatwierdzenia: Określ kryteria dotyczące wydatków, których bezpośredni przełożony nie może zatwierdzić. Możesz wymagać specjalnych zatwierdzeń w przypadku wydatków przekraczających określoną kwotę, należących do konkretnej kategorii lub wypłacanych nowemu dostawcy.
• Kolejność zatwierdzania: Jeśli bezpośredni przełożony nie może zatwierdzić wydatku, kogo powinien zaangażować do jego sprawdzenia? Ustal osoby zatwierdzające na podstawie hierarchii organizacji i pozostaw sobie ostateczne prawo do podjęcia decyzji.

Krok 4: Zautomatyzuj zwroty kosztów

Ręczne realizowanie zwrotów kosztów może pochłaniać dużo czasu.

Jest również niepraktyczne, jeśli przetwarzasz tysiące faktur miesięcznie — czy wyobrażasz sobie obliczanie kwot zwrotów i wyszukiwanie naruszeń zasad na tysiącu faktur? Raczej nie.

Skonfiguruj oprogramowanie do zarządzania wydatkami tak, aby automatycznie wypłacało środki po zatwierdzeniu wydatków. Jeśli korzystasz z systemu automatyzacji zobowiązań, sprawdź, czy możesz zintegrować go z rozwiązaniem do zarządzania wydatkami. Zaoszczędzisz czas, a Twoi pracownicy docenią szybkie wypłaty.

Najlepsze praktyki zatwierdzania wydatków

Wdrożenie zautomatyzowanego obiegu raportowania wydatków to dopiero połowa sukcesu. Przestrzeganie poniższych najlepszych praktyk ma kluczowe znaczenie dla powodzenia obiegu pracy:

• Jasna polityka wydatków: Upewnij się, że Twoja polityka wydatków jest kompleksowa i klarowna. Określ, które wydatki podlegają zwrotowi, jaki jest limit dla każdej kategorii wydatków, jakie dokumenty są wymagane jako potwierdzenie, jak przebiega proces zatwierdzania oraz ile czasu może upłynąć od przesłania do zatwierdzenia.
• Terminowe przesyłanie i zatwierdzanie: Zachęcaj pracowników do niezwłocznego przesyłania raportów wydatków po ich poniesieniu. Podobnie Twój zespół powinien jak najszybciej sprawdzać i zatwierdzać wydatki oraz zwracać pracownikom poniesione koszty.
• Dokumentacja: Wymagaj dokumentacji potwierdzającej wszystkie wydatki. Należy wdrożyć mechanizmy kontroli pozwalające potwierdzić autentyczność dokumentów.
• Oprogramowanie przyjazne urządzeniom mobilnym: Korzystaj z aplikacji mobilnych do śledzenia wydatków, aby umożliwić pracownikom dodawanie wydatków do raportu w dowolnym miejscu i czasie. W przypadku większości programów pracownicy mogą nawet przesyłać raporty za pomocą aplikacji mobilnej i uzyskiwać ich zatwierdzenie w ciągu kilku minut.
• Rozdzielenie obowiązków: Rozdziel obowiązki zatwierdzania i audytowania raportów wydatków między dwóch pracowników. To kluczowy mechanizm kontroli wewnętrznej, który pomaga zapobiegać oszustwom.

Zaawansowane wskazówki dla rozwijających się firm

W miarę rozwoju firmy i zatrudniania kolejnych osób będziesz przetwarzać coraz więcej raportów wydatków. Zarządzanie raportami wydatków i ich zatwierdzanie na dużą skalę może szybko stać się przytłaczające dla działu finansowego.

Jeśli jesteś w podobnej sytuacji lub zmierzasz w tym kierunku, mam dla Ciebie kilka wskazówek.

Zautomatyzuj raportowanie wydatków

Proste, prawda? Po prostu pozwól oprogramowaniu zająć się raportami wydatków.

Rozwiązania takie jak SAP Concur zapewniają większą kontrolę nad wydatkami i lepszy wgląd w nie, jednocześnie usprawniając przepływ pracy — możesz egzekwować i modyfikować zasady wydatków, automatycznie przechwytywać dokumentację oraz integrować rozwiązanie z systemem księgowym.

Oczywiście istnieje wiele opcji do wyboru, takich jak Pleo, Expensify i Fyle.

AI sprawiło, że zarządzanie raportami wydatków zajmuje znacznie mniej czasu. Systemy AI mogą automatycznie kategoryzować wydatki i oznaczać naruszenia.

Nadal jednak musisz od czasu do czasu kontrolować automatycznie zatwierdzone raporty wydatków w ramach należytej staranności.

Oszustwa stanowią poważny problem. Słyszałem o pracownikach zgłaszających najbardziej absurdalne wydatki — moim faworytem jest figurka kurczaka w cylindrze. Nawet Jim Harrick fałszował rachunki w swoich raportach wydatków.

Dobra wiadomość: oprogramowanie wykorzystujące AI może wykrywać anomalie w raportach wydatków.

Weźmy na przykład Yokoy. To narzędzie wykorzystujące AI automatyzuje niemal wszystkie elementy procesu zarządzania wydatkami i pomaga zapobiegać oszustwom, umożliwiając ustalanie indywidualnych limitów wydatków, porównywanie płatności kartą z wydatkami w celu wykrywania duplikatów oraz wykrywanie naruszeń zasad dotyczących wydatków w czasie rzeczywistym.

Zautomatyzowane systemy zapewniają znaczny wzrost produktywności, ale należy pamiętać o kilku kwestiach:

• Nadzór człowieka jest ważny. Zautomatyzowane systemy nie są w 100% skuteczne w wykrywaniu anomalii, dlatego czasami trzeba ręcznie weryfikować dane. Staraj się zachować równowagę między automatyzacją a nadzorem człowieka — zaplanuj okresowe kontrole, aby upewnić się, że pracownicy nie przemycają do swoich raportów wydatków niezwiązanych z działalnością firmy.
• Złożone rozwiązania nie są rozwiązaniem. Rozwiązania programowe o skomplikowanym interfejsie nie zyskują szerokiej akceptacji. Nie tylko Twoi pracownicy będą niechętnie korzystać z takich rozwiązań, ale także zapłacisz za nie wyższą cenę. Nie wspominając o możliwości popełniania przez pracowników błędów wskutek nieprawidłowego korzystania z rozwiązania.
• Integracja ze starszymi systemami jest trudna. Nowoczesne rozwiązania mogą, ale nie muszą, integrować się ze starszymi systemami, co może prowadzić do powstawania silosów danych. Jeśli Twoje oprogramowanie do zarządzania wydatkami nie integruje się z oprogramowaniem księgowym, będziesz musiał ręcznie przenosić dane dotyczące wydatków do systemu księgowego. A to byłoby po prostu fatalne.

Wykorzystaj analitykę danych

Oprogramowanie AI do zarządzania wydatkami generuje również w czasie rzeczywistym wartościowe raporty, które pomagają podejmować trafniejsze decyzje. Możesz je analizować w celu identyfikowania wąskich gardeł i obszarów wymagających poprawy.

Oto kilka technik analitycznych, które możesz wykorzystać do wyciągania wniosków z danych zawartych w raportach wydatków:

• Modelowanie predykcyjne: Jest to model wykorzystujący dane historyczne do prognozowania przyszłych wydatków za pomocą algorytmów uczenia maszynowego i analizy regresji. Na przykład model predykcyjny może prognozować przyszłe koszty podróży na podstawie danych dotyczących czasu trwania podróży, lokalizacji, środka transportu, rodzaju wydarzenia i wcześniejszych wydatków.
• Wykrywanie anomalii: Wykrywanie anomalii polega na identyfikowaniu wartości odstających we wzorcach wydatków. Modele statystyczne lub algorytmy uczenia maszynowego, takie jak grupowanie lub lasy izolacji, pomagają tworzyć detektory anomalii skanujące napływające raporty. Gdy dowolny punkt danych w raporcie przekroczy progi i parametry modelu, system powiadomi Twój zespół.
• Planowanie scenariuszy: To dokładnie to, na co wskazuje nazwa — planowanie scenariuszy obejmuje symulowanie prawdopodobnych scenariuszy wydatków w celu oceny ich wpływu na budżet i wynik finansowy. Na przykład, jeśli rozważasz nawiązanie współpracy z siecią hoteli w celu obniżenia kosztów zakwaterowania, możesz przeprowadzić symulację z wykorzystaniem danych o obniżonych cenach hoteli w miejscach, które najczęściej odwiedzasz.

Zatwierdzanie raportu

Usprawnienie obiegu raportów wydatków przynosi wiele korzyści — pomaga pracownikom szybko odzyskać wydane pieniądze i oszczędza zespołowi mnóstwo czasu. Ponadto raporty wydatków są kopalnią informacji. Analiza miesięcznych raportów wydatków może pomóc w znalezieniu czynników generujących koszty oraz możliwości ograniczenia odpływu środków pieniężnych.

Chcesz otrzymywać więcej takich informacji? Zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera stworzonego dla specjalistów ds. finansów w branży technologicznej, aby otrzymywać te informacje bezpośrednio na swoją skrzynkę odbiorczą.