Poświęcenie czasu na odpowiednie zorganizowanie zespołu wdrożeniowego systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) może w znacznym stopniu przyczynić się do sprawnego zaplanowania i przeprowadzenia wdrożenia nowego systemu.
W tym artykule omówię kluczowe role i zakresy odpowiedzialności niezbędne dla skutecznego działania systemu ERP (i organizacji), a także przedstawię niektóre z najważniejszych wyzwań, z jakimi firmy mierzą się podczas wdrożeń ERP.
Czym jest zespół wdrożeniowy ERP?
Zespół wdrożeniowy ERP to grupa osób odpowiedzialnych za planowanie, koordynowanie i przeprowadzenie wdrożenia systemu ERP w organizacji.
W skład zespołu wdrożeniowego ERP powinny wchodzić kluczowe osoby o różnorodnych umiejętnościach i kompetencjach. To jednak nie wszystko — ważne jest również uwzględnienie odpowiednich typów osobowości, które pomagają koordynować wdrożenie i osiągać optymalne rezultaty.
Znaczenie wyboru odpowiedniego zespołu wdrożeniowego ERP
Przez 20 lat pełniłem różne role w świecie biznesu i obserwowałem różne osobowości zaangażowane w proces wdrażania ERP, a także wpływ, jaki te osobowości wywierały na rezultaty wdrożenia.
Oto czego nauczyłem się o organizowaniu skutecznego zespołu wdrożeniowego ERP:
- Posiadanie odpowiednich umiejętności technicznych i wiedzy to dopiero początek.
- Zespoły o odpowiednich cechach działają lepiej, przy mniejszej liczbie dysfunkcji i konfliktów.
- Spójne zespoły skoncentrowane na rezultatach z większym prawdopodobieństwem zrealizują zakres projektu.
6 kluczowych ról w zespołach wdrożeniowych ERP
Dobrze zorganizowany zespół wdrożeniowy ERP ma kluczowe znaczenie dla wdrożenia dowolnego typu systemu ERP. Zespół powinien dysponować odpowiednim połączeniem umiejętności, wiedzy, doświadczenia i cech, aby zapewnić skuteczną i sprawną realizację każdego elementu procesu wdrażania ERP.
Szacuje się, że prawie 30% kluczowych ról nie jest obsadzonych przez najbardziej odpowiednie osoby. Jeśli Twoja firma planuje wdrożenie ERP, przyjrzyj się niektórym kluczowym rolom, cechom i zakresom odpowiedzialności charakteryzującym skuteczne zespoły wdrożeniowe ERP.
1. Sponsor wykonawczy
To członek kadry kierowniczej wyższego szczebla w organizacji, który wspiera projekt wdrożenia ERP i działa na jego rzecz.
Zakres odpowiedzialności
- Zapewnienie niezbędnych zasobów
- Zapewnianie strategicznych wskazówek
- Dopilnowanie, aby projekt był zgodny z celami biznesowymi
- Posuwanie projektu naprzód przy poparciu kluczowych interesariuszy
- Ułatwianie komunikacji między zespołem wdrożeniowym a resztą organizacji
Kluczowe cechy
- Strategiczność
- Otwartość na wszystkich
- Umiejętność współpracy
- Wpływowość
- Wspierające podejście
- Wizjonerstwo
2. Partner wdrożeniowy
Organizacja zewnętrzna lub konsultant, który specjalizuje się we wdrożeniach ERP.
Zakres odpowiedzialności
- Prezentacje systemu, prowadzenie procesu wdrożenia i konfiguracja ERP
- Doradzanie w zakresie najlepszych praktyk dotyczących korzystania z systemu
- Ścisła współpraca z zespołem wewnętrznym
- Pomoc w poruszaniu się po złożoności rozwiązania ERP
- Zapewnienie pomyślnego wdrożenia i migracji danych przed uruchomieniem systemu
Have an account? Log In
Kluczowe cechy
- Kompetencja
- Umiejętność współpracy
- Rzetelność
- Ciekawość
- Godność zaufania
- Skuteczność
3. Kierownik projektu
Wewnętrzny lub zewnętrzny lider projektu, który nadzoruje cały projekt wdrożenia systemu ERP.
Obowiązki
- Plan projektu ERP
- Kierowanie pracą zespołu projektowego
- Dbanie o terminową realizację zadań, skuteczne przydzielanie zasobów i zarządzanie ryzykiem
- Pełnienie funkcji głównego punktu kontaktowego dla zespołu wdrożeniowego, sponsora wykonawczego i partnera wdrożeniowego
- Odgrywanie kluczowej roli w utrzymywaniu prawidłowego przebiegu projektu, rozwiązywaniu problemów i komunikowaniu postępów interesariuszom
- Koordynowanie zarządzania zmianą
Najważniejsze cechy
- Skoncentrowany na wynikach
- Ułatwiający współpracę
- Obeznany z technologią
- Wspierający
- Odpowiedzialny
- Komunikatywny
4. Użytkownik końcowy, czyli superużytkownik
Użytkownicy końcowi, nazywani również superużytkownikami, to osoby w organizacji, które będą aktywnie korzystać z systemu ERP na co dzień.
Obowiązki
- Dogłębne rozumienie procesów, przepływów pracy i wymagań organizacji
- Pełnienie funkcji łącznika między zespołem wdrożeniowym a resztą organizacji
- Przekazywanie informacji zwrotnych, aby zapewnić, że system ERP spełnia potrzeby organizacji
- Szkolenie i wspieranie innych pracowników w trakcie procesu wdrożenia i po jego zakończeniu
Najważniejsze cechy
- Posiadający rozległą wiedzę
- Praktyczny
- Komunikatywny
- Współpracujący
- Bezkompromisowo szczery
- Iteracyjny
5. Członkowie zespołu wielofunkcyjnego
Wewnętrzni członkowie zespołu z różnych działów i obszarów funkcjonalnych organizacji.
Obowiązki
- Wnoszenie do zespołu unikalnych perspektyw, doświadczenia i wiedzy
- Dbanie o to, aby proces wdrożenia uwzględniał i zaspokajał potrzeby całej organizacji
- Pomoc w proaktywnym identyfikowaniu i rozwiązywaniu potencjalnych problemów
Najważniejsze cechy
- Zaangażowany
- Współpracujący
- Komunikatywny
- Reprezentatywny
- Skoncentrowany na wynikach
- Wspierający
6. Autor raportów
Autor raportów to wewnętrzna lub zewnętrzna osoba odpowiedzialna za tworzenie niestandardowych raportów w systemie ERP.
Obowiązki
- Ścisła współpraca z użytkownikami końcowymi i innymi interesariuszami w celu zrozumienia ich potrzeb w zakresie raportowania
- Tworzenie raportów, które zaspokajają potrzeby w zakresie raportowania i dostarczają organizacji wniosków opartych na danych
- Dbanie o to, aby organizacja mogła w pełni wykorzystać możliwości raportowania systemu ERP
Najważniejsze cechy
- Skrupulatny
- Zorganizowany
- Analityczny
- Wspierający
- Posiadający rozległą wiedzę
Jak zapewnić sukces swojemu zespołowi
Poświęcenie czasu na przeczytanie tego artykułu to świetny pierwszy krok; istnieją jednak także inne konkretne działania, które można wdrożyć, aby zwiększyć szanse na sprawny przebieg wdrożenia, w tym:
Nakładające się cechy
Niezależnie od tego, czy pochodzą z działu zasobów ludzkich, zespołu IT czy zespołu projektowego, członkowie zespołu wdrożeniowego powinni mieć pewne wspólne cechy, które staną się podstawą waszego kodeksu postępowania.
Jak zapewne zauważyliście w opisach ról powyżej, do najczęściej występujących cech należą:
- Włączający
- Odpowiedzialni
- Wspierający
- Współpracujący
Inną cechą, o której wcześniej nie wspominano zbyt często, a która powinna występować w jak największej liczbie tych ról, jest biegłość technologiczna. To konieczność w przypadku kierowników projektów i partnerów wdrożeniowych, ponieważ są oni ekspertami merytorycznymi w zakresie wyboru i wdrażania najlepszego oprogramowania ERP.
Kodeks postępowania
Brałem udział w wielu wdrożeniach ERP i zauważyłem, że te najbardziej udane miały kodeks postępowania określający co najmniej następujące elementy:
- Misja i wizja wdrożenia
- Obowiązki członków zespołu
- Wartości zespołu
- Standardy etyki i uczciwości zespołu
- Niedopuszczalne zachowanie
- Sposoby i role w rozwiązywaniu konfliktów
Jasna i częsta komunikacja
Ustanowienie jasnych kanałów komunikacji i stworzenie środowiska opartego na współpracy, w którym członkowie zespołu mogą swobodnie dzielić się pomysłami, obawami i informacjami o postępach, ma kluczowe znaczenie. Silne umiejętności komunikacyjne są niezbędne podczas regularnych spotkań zespołu, aktualizacji statusu i sesji informacji zwrotnych, aby wszyscy byli zgodni i na bieżąco przez cały proces wdrożenia.
Ciągłe szkolenia i wsparcie
Jednym z obszarów, które często są pomijane, są szkolenia i wsparcie, zwłaszcza po wdrożeniu, gdy użytkownicy muszą wiedzieć, jak korzystać z systemów ERP. To właśnie w tym obszarze użytkownicy końcowi i inni interesariusze najczęściej napotykają trudności, a w konsekwencji tracą zaangażowanie.
Zapewnienie zespołowi odpowiednich szkoleń i wsparcia jest niezbędne. Inwestycja w kompleksowe programy szkoleniowe i warsztaty może wyposażyć członków zespołu w niezbędną wiedzę i umiejętności, aby w pełni i skutecznie wykorzystywać system ERP — oraz czerpać z niego korzyści.
Wyznaczanie celów
Wyznaczanie realistycznych celów i oczekiwań ma kluczowe znaczenie dla sukcesu zespołu. Podzielenie procesu wdrożenia na możliwe do zarządzania etapy i kamienie milowe może pomóc w śledzeniu postępów oraz stworzyć okazje do świętowania osiągnięć po drodze.
System uznawania zasług i nagradzania
Docenianie i nagradzanie członków zespołu za ich wkład może poprawić morale i motywację, kierując zespół ku sukcesowi.
Najczęstsze typy osobowości w zespole wdrożeniowym
Wiem, że może to zabrzmieć dziwnie, ale dobieranie członków zespołu na podstawie typów osobowości naprawdę pomaga projektom odnieść sukces. Tak jak Michael Jordan potrzebował Scottiego Pippena, tak wy musicie stworzyć zrównoważony zespół, który pomoże waszemu projektowi zwyciężyć.
Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że oto niektóre z najczęstszych typów osobowości, które spotkacie w zespole wdrożeniowym:
Tomasz przejmujący inicjatywę
Choć Tomasz jest niezbędny do wyznaczania kierunku i motywowania innych, ludzie mogą uważać go za zbyt intensywnego, a czasami wręcz wyczerpującego w kontaktach.
💡Wskazówka:
Sukces Tomasza w zdobywaniu poparcia i motywowaniu interesariuszy zależy od tego, czy potrafi pohamować swoje ego oraz praktykować pokorę i włączanie innych.
Ingrid zagłębiona w szczegółach
Ingrid wie, że diabeł tkwi w szczegółach i co należy zrobić, aby ograniczyć ryzyko. Logicznie i metodycznie odhacza wszystkie punkty, a także doskonale analizuje złożone problemy, aby tworzyć praktyczne rozwiązania.
Pomimo swojej wartości Ingrid czasami zbytnio spowalnia pracę, frustrując osoby z zespołu, którym zależy wyłącznie na jak najszybszym dotarciu do mety.
💡Wskazówka:
Ingrid musi pamiętać o znaczeniu harmonogramów projektów i w razie potrzeby przyspieszyć tempo, aby osiągnąć cele wdrożenia.
Isaac Innowator
Każda firma chce mieć w swoim zespole Isaaca, innowatora. Jest kreatywny, myśli przyszłościowo i zawsze szuka nowych sposobów na usprawnienie procesów oraz maksymalizację korzyści z systemu ERP.
Isaac jest świetny, ale zauważyliśmy, że ma nieco wygórowane mniemanie o sobie na wzór Steve'a Jobsa i czasami ma tendencję do przyćmiewania innych — dobrze, właściwie przez większość czasu, co naprawdę irytuje resztę zespołu.
💡Wskazówka:
Isaac musi oddawać zasługi tym, którym się należą, oraz dawać innym przestrzeń do wprowadzania innowacji i pokazania swoich umiejętności, jeśli chce, aby jego wkład spotykał się z dobrym przyjęciem.
Doradczyni Christine
Kolejna ulubiona członkini zespołu, doradczyni Christine, doskonale buduje relacje, wspiera pracę zespołową i ułatwia skuteczną komunikację między członkami zespołu a interesariuszami. Może spędzać zbyt dużo czasu na tym, by każdy czuł się uwzględniony i doceniony, a zbyt mało na wykonywaniu pracy.
Nieustannie opiekuńcza natura Christine prawdopodobnie sprawi, że trafi ona na listę osób niewykazujących się pracowitością u Thomasa Przejmującego Inicjatywę.
💡Wskazówka:
Christine musi czasami przestać otaczać innych opieką, zakasać rękawy i stać się aktywną uczestniczką prac.
Frank Naprawiacz
Frank Naprawiacz uwielbia angażować się w sprawy wszystkich i szukać sposobów na ratowanie sytuacji. Ma dobre intencje, ale — jak z pewnością można sobie wyobrazić — nie każdy docenia jego trzy grosze. Odgrywa jednak ważną rolę w rozwiązywaniu konfliktów, zarządzaniu oczekiwaniami oraz dbaniu o to, aby opinie i obawy wszystkich były wysłuchane i uwzględnione.
Aby działać skutecznie i sprawić, by jego wkład był doceniany, Frank musi wiedzieć, kiedy wkroczyć do akcji, a kiedy pozwolić innym samodzielnie rozwiązać własne problemy.
💡Wskazówka:
Aby uniknąć uznania za uciążliwą osobę, Frank musi oceniać potrzebę interwencji na podstawie jej potencjalnego wpływu na projekt oraz tego, jak odbierane jest jego zaangażowanie.
Pasterz Seth
Seth jest zdeterminowany, by odnieść sukces, i zawsze doskonale zna plan wdrożenia. Jest niezwykle zorganizowany, skuteczny i skupiony na realizacji, dzięki czemu zadania są wykonywane na czas, a rezultaty dostarczane zgodnie z planem.
Problem polega na tym, że tak bardzo koncentruje się na sukcesie, iż członkowie zespołu, zwłaszcza doradczyni Christine, postrzegają go jako irytującego nadzorcę zadań. Tak, wyniki i osiągnięcia są kluczowe podczas wdrożeń ERP, podobnie jak budowanie relacji i wspieranie pracy zespołowej.
💡Wskazówka:
Seth musi dostrzec potrzebę zachowania równowagi między wynikami a ludźmi — ukończenie projektu nie powinno odbywać się kosztem dobrostanu zespołu i innych interesariuszy.
Kluczem do skutecznego dopasowania typów osobowości do projektów jest zadbanie o to, aby wszyscy byli zaangażowani w sukces całego zespołu i mieli wspólny cel — a nie koncentrowali się wyłącznie na obszarach, w których osobiście radzą sobie najlepiej.
Stworzenie skutecznego zespołu wdrożeniowego ERP ma kluczowe znaczenie dla powodzenia całego projektu. Rozpoznanie mocnych stron każdego członka zespołu i wykorzystanie ich pozwala stworzyć wszechstronny, wysokowydajny zespół, przygotowany do zmierzenia się ze wszystkimi aspektami i wyzwaniami wdrożenia ERP.
Zapisz się, aby otrzymywać więcej informacji na temat wdrażania systemów ERP
Gotowi rozwijać swoje kompetencje jako liderzy wdrożeń? Zapisz się do naszego bezpłatnego biuletynu, aby otrzymywać porady ekspertów, przewodniki i analizy od liderów finansowych kształtujących branżę technologiczną.