O diretor financeiro de uma empresa de tecnologia de saúde diz que a parte difícil não é a IA — é o que está por baixo

Fernando Blumenkron é diretor financeiro na empresa global de tecnologia de saúde, Eden. Atualmente, está a implementar IA nos fluxos de trabalho financeiros, com especial enfoque na faturação, cobranças e categorização de despesas.

Reunimo-nos com Fernando para saber o que automatizou com sucesso. Disse que o sucesso depende da infraestrutura subjacente.

Expandir a organização financeira para além da execução de uma empresa em fase de arranque

Lidero a área financeira da Eden, uma empresa de tecnologia de saúde baseada nos EUA que opera em toda a América Latina. A empresa encontra-se numa fase de crescimento, com uma estrutura de empresa-mãe nos EUA e operações comerciais, jurídicas e fiscais complexas no México, no Brasil, na Colômbia e noutros mercados regionais.

A função financeira abrange uma operação com múltiplas entidades e moedas, receitas de SaaS e baseadas na utilização, serviços de implementação, relações com distribuidores, contas empresariais, requisitos locais de faturação, exposição cambial e gestão dos custos de IA/infraestrutura.

A equipa é reduzida e está estruturada em torno dos principais pilares operacionais financeiros: FP&A, contabilidade, faturação, cobranças, aplicação de recebimentos, fiscalidade/conformidade e finanças estratégicas. Uma parte importante da minha função consiste em expandir a organização financeira, passando da execução típica de uma empresa em fase de arranque para um modelo operacional mais institucional, com controlos mais robustos, melhores dados, processos O2C mais consistentes e uma colaboração mais estreita com as equipas de Vendas, Jurídica, Operações e Produto.

Como a IA transforma as operações financeiras

No último ano, transferimos parte da área financeira da compilação manual de dados para a monitorização de processos assistida por IA, especialmente nas áreas da faturação, cobranças e categorização de despesas.

Anteriormente, a equipa financeira passava demasiado tempo a extrair dados de diferentes sistemas, a limpar relatórios, a verificar o estado das faturas, a analisar saldos vencidos, a categorizar despesas e a identificar manualmente as necessidades de acompanhamento. O trabalho era necessário, mas altamente operacional e reativo.

Introduzimos fluxos de trabalho com IA que monitorizam dados financeiros, identificam exceções, classificam transações, determinam prioridades de cobrança e preparam a primeira camada de análise para revisão humana. O objetivo não era substituir o discernimento da área financeira, mas eliminar o trabalho repetitivo de preparação que impedia a equipa de se concentrar nas decisões.

Como resultado, a área financeira tornou-se mais rápida e proativa. A equipa passa agora menos tempo a reunir informação e mais tempo a agir com base nela: a dar prioridade às contas vencidas, a identificar mais cedo lacunas na faturação, a melhorar a visibilidade das despesas e a escalar problemas com melhor contexto. A maior melhoria é que a IA nos fez passar de “relatar o que aconteceu” para “detetar o que requer atenção”.

Como a IA simplifica o processo de cobrança financeira

Como exemplo, estamos a desenvolver um fluxo de trabalho de cobrança com IA.

A área financeira pretende gerir as cobranças numa única aplicação, eliminando a necessidade de alternar entre dados de faturação, relatórios de saldos vencidos, e-mail, Slack, registos de pagamentos e notas de clientes.

A IA identifica contas vencidas, lê o histórico de pagamentos e comunicações, estabelece prioridades de risco e recomenda a ação seguinte: lembrete, escalada, aviso, plano de pagamento ou análise jurídica. Em seguida, o sistema gera a mensagem, acompanha a resposta, atualiza o caso e procede à escalada quando necessário.

Tudo acontece no plano empresarial do Claude, que protege informações sensíveis e também permite controlar o consumo de tokens.

As pessoas continuam a aprovar ações sensíveis, mas o fluxo de trabalho torna-se mais automatizado, centralizado e proativo.

Porque é que o discernimento financeiro continua a precisar de um toque humano

Isso leva-me a outro ponto.

A IA irá alimentar os dados de entrada para as previsões, apoiar a elaboração de orçamentos, analisar desvios, categorizar despesas, estabelecer prioridades na cobrança, detetar exceções na faturação, monitorizar o fluxo de caixa e assinalar riscos. Mas o discernimento humano continua a ser necessário para a aprovação de orçamentos, a afetação de capital, as decisões de crédito, os planos de pagamento, a escalada jurídica, a comunicação com investidores e as decisões relativas à autonomia financeira.

O princípio é simples: a IA deve apresentar riscos, padrões e opções mais rapidamente. As Finanças continuam a ser responsáveis pela decisão, pela responsabilização e pelo equilíbrio empresarial.

Como a IA cria uma falsa confiança se a infraestrutura de dados for insuficiente

Pensamentos de Fernando

No fim de contas, a IA não é a parte mais difícil. A parte mais difícil são os dados limpos, responsabilidades claras e um processo bem definido.

Os resultados ainda são preliminares, uma vez que isto faz parte do nosso plano e ainda não foi totalmente implementado.

O principal benefício, naturalmente, é a rapidez: menos tempo a compilar e limpar dados e uma identificação mais rápida de falhas na faturação, prioridades de cobrança, problemas com despesas e fatores responsáveis pelos desvios.

A melhoria qualitativa é o foco: as Finanças podem dedicar mais tempo ao discernimento e à escalada de questões e menos tempo à análise inicial.

A principal desvantagem é a qualidade dos dados. A IA pode criar uma falsa confiança se os dados de origem estiverem incompletos ou mal estruturados.

Também não eliminou a necessidade de sistemas e controlos limpos. Se os dados de faturação, o estado dos clientes, os contratos ou as categorias de despesas forem inconsistentes, a IA poderá produzir uma análise mais rápida, mas não necessariamente uma análise melhor.

No fim de contas, a IA não é a parte mais difícil. A parte mais difícil são os dados limpos, responsabilidades claras e um processo bem definido.

Por isso, dedique mais tempo, desde o início, a definir o modelo de dados, as regras de exceção, os pontos de aprovação e as camadas de revisão humana antes de tentar automatizar. Se tivéssemos feito isso, poderíamos ter evitado muito retrabalho e muitos falsos positivos.

Como a IA redefine o controlo financeiro e as previsões

A IA demonstra que o controlo não tem de significar a adição de mais pontos de controlo, folhas de cálculo ou aprovações. Em muitos casos, um controlo mais sólido resulta de uma melhor visibilidade em tempo real: detetar exceções mais cedo, assinalar padrões invulgares e encaminhar os problemas para a pessoa certa antes do final do mês.

A IA também alterou a forma como pensamos sobre as previsões. A previsão não deve ser um exercício mensal estático. Deve tornar-se num modelo dinâmico que é continuamente atualizado à medida que surgem novos sinais.

Porque é que os CFO devem reformular o ciclo do pedido ao recebimento para a IA

Os CFO têm de reformular o ciclo do pedido ao recebimento.

O objetivo deve ser um fluxo integrado, automatizado e auditável, desde a criação da encomenda até à faturação, cobrança e aplicação dos recebimentos, para que a empresa possa libertar fluxo de caixa o mais rapidamente possível.

Isso significa que a IA deve ajudar a detetar falhas na faturação, desencadear processos de cobrança, estabelecer prioridades na cobrança, reconciliar pagamentos, assinalar disputas e encaminhar riscos para níveis superiores — tudo dentro de um fluxo de trabalho integrado.

Estamos a reformular esta área para que as Finanças passem do acompanhamento manual e da cobrança reativa para um controlo proativo das receitas.

O resultado pretendido é simples: conversão de caixa mais rápida, menos faturas não cobradas, controlos mais claros, melhor auditabilidade e mais tempo das Finanças dedicado ao discernimento em vez de perseguir dados.

Como os CFOs podem tirar partido da IA para a melhoria contínua

O meu conselho? Os CFOs devem registar e documentar tudo. Num modelo operacional orientado pela IA, se algo não for registado, não aconteceu.

A maior oportunidade consiste em capacitar as equipas para fazerem mais com menos: maior produção, análises mais rápidas e mais tempo para o discernimento, em vez de preparação manual.

Mas o verdadeiro objetivo não é apenas a produtividade individual; é criar ciclos de melhoria contínua em que a IA observa constantemente o processo, identifica obstáculos, recomenda correções e torna o trabalho mais fácil e eficiente ao longo do tempo.

A área financeira deve avançar nesta direção: não se limitando a utilizar a IA como uma ferramenta, mas concebendo operações financeiras que se aperfeiçoem por si próprias, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

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