Era necessário atualizar outro relatório, outra folha de cálculo deixou de funcionar e o departamento financeiro continua a consolidar manualmente números de várias entidades apenas para obter uma visão clara do negócio.
A certa altura, os sistemas desligados, as reconciliações entre empresas e os fluxos de trabalho baseados em folhas de cálculo começam a tornar as operações financeiras mais lentas do que eficientes.
Este guia explica como as empresas implementam o Intuit Enterprise Suite para ajudar a centralizar a contabilidade de várias entidades, os relatórios, as integrações e os fluxos de trabalho financeiros, preparando simultaneamente uma migração e uma transição operacional mais simples.
Porque implementam as empresas o Intuit Enterprise Suite?
Muitas empresas começam a considerar o Intuit Enterprise Suite quando as folhas de cálculo, os sistemas desligados e os fluxos de trabalho de elaboração manual de relatórios começam a ser mais difíceis de gerir à medida que as operações crescem.
As equipas financeiras acabam frequentemente por dedicar demasiado tempo à consolidação de relatórios, à reconciliação de transações entre empresas e à limpeza de dados financeiros fragmentados entre várias entidades ou departamentos.
O Intuit Enterprise Suite ajuda a reunir a contabilidade de várias entidades, os relatórios, as aprovações e os fluxos de trabalho financeiros num ambiente mais centralizado, contribuindo para melhorar a eficiência e a visibilidade.
Lista de verificação da implementação do Intuit Enterprise Suite
Antes de migrar para o Intuit Enterprise Suite, utilize a lista de verificação abaixo para avaliar se as suas operações financeiras, estruturas de relatórios, integrações e fluxos de trabalho de várias entidades estão devidamente preparadas para a implementação.
- Reviu a forma como as suas entidades, departamentos ou localizações gerem atualmente os relatórios financeiros e as aprovações?
- Identificou os fluxos de trabalho baseados em folhas de cálculo, as reconciliações manuais ou os sistemas desligados que estão a criar estrangulamentos operacionais?
- Organizou o seu plano de contas, as estruturas das entidades e as categorias de relatórios financeiros em todos os sistemas?
- Normalizou a forma como as transações entre empresas e os relatórios consolidados serão tratados após a migração?
- Definiu as dimensões, as estruturas de relatórios e a visibilidade operacional de que a sua equipa financeira necessita?
- Configurou as permissões dos utilizadores, os fluxos de aprovação e os requisitos de acesso a várias entidades?
- Reviu as suas integrações de processamento salarial, CRM, recursos humanos, banca e operações antes da migração?
- Testou os seus fluxos de trabalho automatizados, a exatidão dos relatórios e os painéis financeiros utilizando dados operacionais reais?
- Preparou as equipas financeiras e operacionais para os fluxos de trabalho atualizados de elaboração de relatórios, aprovações e gestão de várias entidades?
- Identificou utilizadores avançados internos que possam ajudar a apoiar a integração e a adoção após o lançamento em todas as equipas?
- Planeou um período de validação dos relatórios ou de revisão em paralelo antes de transferir totalmente as operações para o Intuit Enterprise Suite?
Quando as suas operações financeiras, estruturas de relatórios e fluxos de trabalho estiverem preparadas para a implementação, o passo seguinte é compreender como funciona o processo de migração com base nos seus sistemas atuais e no ambiente da sua empresa.
Como migrar para o Intuit Enterprise Suite
Apresentamos abaixo algumas das considerações de migração e etapas de implementação mais comuns que as empresas devem preparar antes de transitarem para o Intuit Enterprise Suite.
Migrar do QuickBooks Online
Passo 1: Avaliar os seus fluxos de trabalho atuais de várias entidades
Antes de migrar para o Intuit Enterprise Suite, comece por analisar o funcionamento atual das suas operações financeiras no QuickBooks Online.
Muitas empresas em crescimento acabam por chegar a um ponto em que várias entidades, departamentos, localizações ou projetos são geridos através de ficheiros QuickBooks desligados, folhas de cálculo e processos manuais de elaboração de relatórios.
Identifique onde a sua equipa está a despender mais tempo a consolidar relatórios manualmente, a reconciliar transações entre empresas, a acompanhar despesas partilhadas ou a alternar entre vários sistemas. Compreender estes estrangulamentos operacionais numa fase inicial ajuda a definir o que precisa de ser simplificado durante o processo de migração.
Passo 2: Rever o seu plano de contas e a estrutura financeira existentes
Em seguida, reveja o seu plano de contas atual, as estruturas das entidades e a configuração dos relatórios antes de transferir os dados para o Intuit Enterprise Suite.
À medida que as empresas crescem, as convenções de nomenclatura das contas, as categorias de relatórios e as estruturas das entidades tornam-se frequentemente inconsistentes entre diferentes ambientes do QuickBooks. A normalização do plano de contas antes da migração ajuda a reduzir problemas de elaboração de relatórios mais tarde e cria uma visão financeira consolidada mais clara entre entidades.
Esta é também uma boa oportunidade para identificar contas desatualizadas, categorias duplicadas e requisitos de elaboração de relatórios específicos de cada entidade que devem ser corrigidos antes da implementação.
Passo 3: Consolidar os processos de elaboração de relatórios e entre empresas
Uma das principais razões pelas quais as empresas mudam do QuickBooks Online para o Intuit Enterprise Suite é reduzir o volume de trabalho manual envolvido na contabilidade entre empresas e na elaboração de relatórios financeiros consolidados.
Analise a forma como a sua equipa trata atualmente as despesas partilhadas, os empréstimos entre empresas, os reembolsos e a elaboração de relatórios financeiros consolidados. Se estes processos dependerem atualmente de folhas de cálculo, lançamentos contabilísticos manuais ou fluxos de trabalho de reconciliação separados, a migração para um ambiente centralizado com várias entidades pode ajudar a simplificar estas tarefas.
Definir a forma como as transações entre empresas devem circular entre as entidades antes da migração ajuda a reduzir inconsistências nos relatórios e erros de reconciliação após a entrada em produção.
Passo 4: Configurar fluxos de trabalho para várias entidades e relatórios
Depois de rever a sua estrutura financeira, configure o seu ambiente com várias entidades no Intuit Enterprise Suite.
Isto inclui configurar relações entre entidades principais e subordinadas, associar contas entre empresas, atribuir permissões de utilizador e configurar fluxos de aprovação para operações financeiras. As empresas devem também definir a forma como pretendem consultar relatórios consolidados por entidades, departamentos, projetos ou localizações.
Estabelecer estes fluxos de trabalho desde o início ajuda a garantir que a plataforma reflete a forma como a direção, as equipas financeiras e as partes interessadas gerem e avaliam efetivamente a atividade da empresa.
Passo 5: Validar a folha de pagamentos, as integrações e as regras de automatização
Antes de transferir totalmente as operações para o Intuit Enterprise Suite, valide as integrações e os fluxos de trabalho automatizados dos quais a sua empresa depende diariamente.
Isto inclui sistemas de processamento salarial, fluxos de trabalho de recursos humanos, automatizações de faturação, integrações com sistemas de gestão de relações com clientes, ligações bancárias e lembretes de contas a receber.
As empresas que migram do QuickBooks Online devem analisar quais das automatizações existentes precisam de ser recriadas, ajustadas ou expandidas no Intuit Enterprise Suite. Testar estes fluxos de trabalho antecipadamente ajuda a evitar interrupções operacionais quando o sistema entrar em produção.
Passo 6: Testar os relatórios consolidados e a visibilidade financeira
Antes do lançamento, realize testes aos seus relatórios e fluxos de trabalho financeiros mais importantes.
Isto inclui validar demonstrações consolidadas de resultados, balanços, eliminações entre empresas, relatórios de processamento salarial e painéis financeiros em tempo real.
As empresas devem comparar estes relatórios com a sua base de referência de relatórios existente do QuickBooks Online para confirmar a exatidão entre as entidades.
Esta fase é especialmente importante para as equipas financeiras que dependem fortemente de relatórios para investidores, visibilidade entre entidades ou previsões operacionais.
Passo 7: Formar as equipas e preparar a entrada em produção
Depois de validar os fluxos de trabalho e as estruturas de relatórios, prepare as suas equipas financeiras e operacionais para a transição para o Intuit Enterprise Suite.
Antes do lançamento, forme os utilizadores nos novos fluxos de trabalho para várias entidades, nas interfaces de relatórios, nos processos de aprovação, na gestão do processamento salarial e nas ferramentas de automatização. As empresas devem também identificar utilizadores internos avançados que possam ajudar a promover a adoção entre os departamentos após a entrada em produção.
Mesmo com o apoio à migração automatizada do QuickBooks Online, os ajustes operacionais continuam a exigir integração, testes e familiarização com os fluxos de trabalho para garantir uma transição mais simples para o novo sistema.
Migração do QuickBooks Desktop
Passo 1: Rever os seus fluxos de trabalho atuais no Desktop
Antes de migrar do QuickBooks Desktop, reveja a forma como o seu ambiente atual está a ser gerido.
Muitas empresas em crescimento acabam por deparar-se com limitações relacionadas com o acesso exclusivo a computadores, restrições ao tamanho dos ficheiros, configurações manuais de alojamento ou estrangulamentos nos fluxos de trabalho para um único utilizador.
Identificar antecipadamente estas limitações operacionais ajuda a determinar o que precisa de ser melhorado durante a transição para o Intuit Enterprise Suite.
Passo 2: Limpe a sua estrutura financeira e o acesso dos utilizadores
Antes da migração, reveja o seu plano de contas, a estrutura das entidades, as funções dos utilizadores e a configuração dos relatórios no seu ambiente Desktop.
A eliminação de contas desatualizadas, registos duplicados e categorias financeiras inconsistentes ajuda a criar uma transição mais simples para uma estrutura centralizada com várias entidades no Intuit Enterprise Suite.
Passo 3: Configure os fluxos de trabalho de várias entidades e de aprovação
Depois de rever a sua estrutura financeira, configure o seu ambiente com várias entidades, o acesso dos funcionários e as funções de utilizador personalizadas no Intuit Enterprise Suite.
As empresas que migram do Desktop utilizam frequentemente ficheiros separados ou fluxos de trabalho com acesso restrito dos utilizadores, pelo que configurar desde cedo as permissões centralizadas e a visibilidade das entidades pode ajudar a melhorar a colaboração e o controlo operacional entre equipas.
Passo 4: Ligue os feeds bancários e automatize os processos
Após a migração, ligue os seus feeds bancários e configure os fluxos de trabalho de automatização, os processos de aprovação e as notificações de tarefas no Intuit Enterprise Suite.
Isto ajuda a reduzir a introdução manual de transações, as reconciliações baseadas em folhas de cálculo e os estrangulamentos nas aprovações normalmente associados aos fluxos de trabalho baseados no Desktop. As empresas também podem configurar fluxos de trabalho de aprovação automatizados para faturas, orçamentos, estimativas e processos de compras.
Passo 5: Valide os relatórios e prepare as equipas para a entrada em produção
Antes de efetuar totalmente a transição das operações, valide os seus relatórios consolidados, os painéis financeiros e os fluxos de trabalho de relatórios automatizados no Intuit Enterprise Suite.
As empresas que transitam do Desktop devem rever a forma como os relatórios, os KPIs e os dados financeiros obtidos através de IA estão a ser gerados entre entidades, para garantir a exatidão dos relatórios e a visibilidade operacional antes da entrada em produção.
Passo 6: Forme as equipas e faça a transição para operações baseadas na nuvem
Depois de validar os fluxos de trabalho e as estruturas de relatórios, prepare as suas equipas para a transição das operações baseadas no Desktop para um ambiente baseado na nuvem.
Uma vez que o Intuit Enterprise Suite permite a colaboração em tempo real, o acesso remoto e os fluxos de trabalho centralizados, as equipas financeiras e operacionais devem receber formação sobre os processos atualizados de relatórios, automatização, aprovação e gestão de várias entidades antes do lançamento.
Migrar de sistemas ERP antigos, sistemas baseados em folhas de cálculo e outras soluções que não são da Intuit
Passo 1: Audite os seus fluxos de trabalho financeiros atuais
As empresas que migram de folhas de cálculo ou de sistemas ERP antigos devem começar por rever a forma como os dados financeiros, os relatórios, as aprovações e os processos entre empresas estão atualmente a ser geridos. Muitas empresas em crescimento dependem de sistemas desligados, reconciliações manuais e fluxos de trabalho de relatórios baseados em folhas de cálculo que se tornam mais difíceis de manter à medida que as operações crescem.
Passo 2: Uniformize o seu plano de contas e a estrutura das entidades
Antes da migração, reveja o seu plano de contas, a hierarquia das entidades e as categorias de relatórios em todos os sistemas. A eliminação de contas duplicadas, convenções de nomenclatura inconsistentes e estruturas financeiras desatualizadas ajuda a criar relatórios consolidados mais exatos no Intuit Enterprise Suite.
Passo 3: Configure as dimensões, os relatórios e os fluxos de trabalho entre empresas
Configure as dimensões dos seus relatórios, os mapeamentos entre empresas, os fluxos de trabalho de aprovação e a estrutura de relatórios consolidados antes da entrada em produção.
As empresas que migram de sistemas desligados devem definir a forma como os dados financeiros serão acompanhados entre entidades, departamentos, projetos ou localizações, para melhorar a visibilidade operacional e a consistência dos relatórios.
Passo 4: Valide as integrações e os dados históricos
Antes do lançamento, valide os seus dados financeiros históricos, as integrações e os fluxos de trabalho de elaboração de relatórios nos sistemas ligados. Isto inclui testar os dados importados, rever as reconciliações e confirmar que os sistemas de processamento salarial, CRM, RH ou operacionais estão a sincronizar corretamente no Intuit Enterprise Suite.
Passo 5: Formar as Equipas e Preparar a Transição Operacional
Depois de os fluxos de trabalho e as estruturas de elaboração de relatórios terem sido validados, prepare as equipas financeiras e operacionais para a transição para o Intuit Enterprise Suite.
As empresas que migram de folhas de cálculo ou de sistemas antigos necessitam frequentemente de integração e formação relativamente a novos fluxos de aprovação, relatórios consolidados, ferramentas de automatização e processos de gestão financeira multi-entidade.
Como é uma Migração Bem-Sucedida para o Intuit Enterprise Suite
Depois de migrarem com sucesso para o Intuit Enterprise Suite, as empresas deverão dispor de um ambiente financeiro mais centralizado e escalável entre entidades, departamentos e fluxos de trabalho operacionais.
As equipas financeiras deverão conseguir reduzir as reconciliações manuais, simplificar os relatórios entre empresas, melhorar os fluxos de aprovação e gerar relatórios financeiros consolidados com maior visibilidade e precisão.
Ao longo do tempo, as empresas que migram do QuickBooks, de sistemas ERP antigos, de folhas de cálculo ou de outros sistemas desligados deverão também registar menos estrangulamentos operacionais, estruturas de relatórios financeiros mais organizadas e uma melhor colaboração entre as equipas financeiras e operacionais.
Melhores Práticas e Principais Desafios para uma Implementação Bem-Sucedida do Intuit Enterprise Suite
Ao preparar a implementação do Intuit Enterprise Suite, compreender as melhores práticas e os desafios comuns da migração pode ajudar a criar uma transição mais simples para a plataforma.
Melhores Práticas
Uniformize a Estrutura Financeira Antes da Migração
Antes de implementar o Intuit Enterprise Suite, reveja o seu plano de contas, a hierarquia das entidades, as categorias de relatórios e as estruturas entre empresas em todos os sistemas.
A limpeza de contas duplicadas, registos desatualizados e convenções de nomenclatura inconsistentes antes da migração ajuda a reduzir problemas nos relatórios e melhora a visibilidade financeira consolidada após a entrada em produção.
Configure os Fluxos de Trabalho de Acordo com as Necessidades Reais de Relatórios
Ao configurar dimensões, aprovações e estruturas de relatórios, concentre-se na forma como a sua equipa financeira gere efetivamente a empresa do ponto de vista operacional.
Complicar excessivamente as dimensões ou tentar recriar todos os fluxos de trabalho antigos pode tornar mais difícil manter os relatórios e a gestão de transações a longo prazo. Estruture os seus fluxos de trabalho em torno dos relatórios, das aprovações e da visibilidade financeira que as suas equipas utilizam com maior frequência.
Valide os Relatórios e os Fluxos de Trabalho Antes da Transição Completa
Antes de transferir completamente as operações para o Intuit Enterprise Suite, teste os seus relatórios consolidados, fluxos de trabalho entre empresas, processos de processamento salarial, integrações e regras de automatização utilizando dados operacionais reais.
Muitas empresas também executam temporariamente períodos de relatórios em paralelo para comparar os resultados com os dos sistemas anteriores antes de adotarem totalmente o novo ambiente.
Principais Desafios
Estruturas Financeiras Inconsistentes entre Entidades
Um dos desafios de implementação mais comuns consiste em migrar de estruturas financeiras desligadas entre várias entidades, departamentos ou sistemas.
Planos de contas, categorias de relatórios e estruturas de entidades inconsistentes podem criar imprecisões nos relatórios e problemas de consolidação se não forem uniformizados antes do início da migração.
Erros de Configuração entre Empresas e de Relatórios
Mapeamentos entre empresas, dimensões ou fluxos de aprovação mal configurados podem provocar problemas de reconciliação e relatórios consolidados imprecisos após a entrada em produção.
As empresas que implementam o Intuit Enterprise Suite devem validar a forma como as transações, as eliminações e os dados financeiros circulam entre as entidades antes de transferirem completamente as operações.
Desafios na adoção pelos utilizadores e na transição dos fluxos de trabalho
Mesmo após uma migração bem-sucedida, as equipas financeiras e de operações podem ter dificuldades em adaptar-se aos novos fluxos de aprovação, estruturas de relatórios e processos de gestão de várias entidades no Intuit Enterprise Suite.
Disponibilizar formação inicial específica para cada função e identificar desde cedo os utilizadores internos avançados pode ajudar a melhorar a adoção e a reduzir os obstáculos operacionais durante o período de transição.
Conclusão
A implementação do Intuit Enterprise Suite é muitas vezes apenas o início da criação de um ambiente financeiro mais centralizado e escalável em toda a sua empresa.
À medida que os seus fluxos de trabalho, estruturas de relatórios e operações com várias entidades continuam a evoluir, recomendamos também que explore mais informações sobre Intuit Enterprise Suite e saiba como os contabilistas e profissionais financeiros podem apoiar a implementação e os fluxos de trabalho de relatórios através dos seus recursos de contabilidade do Intuit Enterprise.
Boa sorte com o planeamento da sua implementação e migração. Espero que este guia o tenha ajudado a preparar-se melhor para a transição operacional para o Intuit Enterprise Suite.
Perguntas frequentes
Quanto tempo demora normalmente a implementação do Intuit Enterprise Suite?
As empresas que migram do QuickBooks Online implementam normalmente o Intuit Enterprise Suite no prazo de 2 a 4 semanas. As migrações mais complexas de várias entidades ou de sistemas ERP antigos podem demorar cerca de 4 a 8 semanas, dependendo das integrações e da complexidade dos relatórios.
Quem deve participar na implementação?
A maioria das implementações envolve um responsável financeiro ou de contabilidade, um contacto de TI para as integrações e representantes de cada entidade ou departamento. Muitas empresas trabalham também com um parceiro de implementação ou um contabilista externo durante a configuração e o planeamento da migração.
Que dados são migrados automaticamente do QuickBooks Online?
Os dados do QuickBooks Online, como o plano de contas, clientes, fornecedores e transações históricas, podem normalmente ser migrados automaticamente para o Intuit Enterprise Suite. Alguns relatórios personalizados, modelos e definições específicas do QuickBooks Online podem ainda ter de ser recriados após a migração.
O Intuit Enterprise Suite pode integrar-se com as nossas ferramentas atuais de CRM, HRIS ou comércio eletrónico?
Sim. O Intuit Enterprise Suite é compatível com integrações com várias plataformas de CRM, recursos humanos, processamento salarial e operações, dependendo das ferramentas utilizadas atualmente pela sua empresa.
Como gere o Intuit Enterprise Suite as empresas com entidades em vários países?
O Intuit Enterprise Suite está atualmente focado sobretudo em operações sediadas nos EUA. As empresas com entidades internacionais devem analisar os seus requisitos de relatórios, moeda e conformidade com a equipa de implementação antes da migração.
