Escolher o software de automatização de contas a receber certo pode transformar a forma como gere a faturação e as cobranças. Não só poupa tempo, aumenta a precisão e garante a conformidade — como também resulta num melhor retorno do investimento. Mas e se escolher a ferramenta errada? O que acontece nesse caso? E como encontrar exatamente a ferramenta certa?
Este guia destina-se a qualquer pessoa que pretenda simplificar os processos de gestão de contas a receber, quer seja proprietário de uma pequena empresa ou faça parte de uma equipa financeira maior. Nele, vou ajudá-lo a navegar pelas opções e a evitar armadilhas comuns, para que possa tomar uma decisão informada.
9 aspetos a procurar ao escolher software de automatização de contas a receber
Ao avaliar software de automatização de contas a receber, concentre-se nos fatores que terão um impacto direto na eficiência e na precisão da sua equipa. Eis alguns dos principais aspetos a considerar para orientar a sua decisão:
1. Flexibilidade do plano
A flexibilidade do plano permite-lhe ajustar facilmente a utilização do software à medida que as suas necessidades mudam. Com o tempo, a sua empresa pode crescer ou mudar, exigindo mais ou menos funcionalidades essenciais — mas, com alguns fornecedores, estas alterações podem implicar custos adicionais.
Procure fornecedores que ofereçam planos escaláveis. Durante uma demonstração, pergunte qual é o processo para fazer uma atualização ou redução e se existe algum custo adicional para remover ou adicionar funcionalidades.
2. Acesso aos dados e relatórios
O acesso a dados e relatórios em tempo real fornece informações sobre os seus processos de contas a receber e apoia a tomada de decisões estratégicas. Por isso, é importante garantir que o software escolhido disponibiliza opções de relatórios personalizáveis e acesso fácil a métricas/dados financeiros. Muitas vezes, pode testar estas funcionalidades durante um período experimental.
3. Integração com o seu conjunto de tecnologias
Tal como acontece com qualquer software, é essencial que o seu software de contas a receber se ligue ao conjunto de tecnologias que já utiliza. Com uma integração adequada, pode garantir um fluxo contínuo de informações e reduzir a introdução manual de dados e os erros nos processos de tesouraria.
Ao testar soluções, verifique se o software se integra com o seu software de contabilidade, soluções de cartões de crédito, CRM, sistemas ERP e outras ferramentas baseadas em IA. Além disso, peça uma lista das integrações existentes para verificar a compatibilidade com os seus sistemas.
4. Integração inicial e apoio
Uma boa integração inicial e um bom apoio garantem uma transição tranquila e assistência contínua. Sem isso, a sua equipa poderá ter dificuldades em utilizar plenamente o software.
Por isso, procure fornecedores que ofereçam formação avançada e apoio 24 horas por dia, 7 dias por semana, para otimizar as taxas de adoção. Contacte a equipa de apoio durante um período experimental para avaliar a capacidade de resposta e a experiência geral do cliente.
5. Permissões baseadas em funções
As permissões baseadas em funções permitem-lhe controlar quem acede a quê dentro do software. Isto reforça a segurança e simplifica as operações, garantindo que os utilizadores veem apenas as informações relevantes.
Certifique-se de que a solução de automatização de contas a receber permite personalizar as funções dos utilizadores. Teste esta funcionalidade configurando diferentes funções durante uma demonstração.
6. Conformidade específica do setor
As funcionalidades de conformidade garantem que os seus processos de AR cumprem as normas e os regulamentos do setor. Isto é essencial para evitar multas e manter a credibilidade.
Verifique se a solução de gestão de AR é compatível com os regulamentos específicos do seu setor. De seguida, peça documentação ou estudos de caso que demonstrem essa conformidade.
7. Opções de personalização
As opções de personalização permitem adaptar o software às necessidades específicas da sua empresa, melhorando, em última análise, a eficiência e a satisfação dos utilizadores.
Procure plataformas que permitam personalizar a interface, os modelos e os fluxos de trabalho das suas equipas de AR. Depois, durante a demonstração, tente personalizar um fluxo de trabalho para perceber até que ponto o processo é intuitivo.
8. Funcionalidades de automatização
As funcionalidades de automatização reduzem o trabalho manual, diminuem os estrangulamentos e minimizam o erro humano, simplificando significativamente as tarefas de contas a receber e contas a pagar. Esta é também uma vantagem do software de contas a pagar.
É melhor garantir que o software oferece capacidades detalhadas de automatização, como lembretes automáticos, previsão do fluxo de caixa, lembretes de pagamento para acelerar os pagamentos dos clientes, processos de cobrança e geração de faturas. Dessa forma, pode ter a certeza de que ajudará a aumentar a produtividade, em vez de a prejudicar.
9. Suporte móvel ou para várias localizações
O suporte móvel e para várias localizações permite que a sua equipa aceda ao software a partir de qualquer lugar. Isto é essencial para empresas com equipas remotas ou várias filiais.
Verifique se o software disponibiliza aplicações móveis ou acesso baseado na nuvem. Durante um período de teste ou uma demonstração, tente aceder-lhe a partir de diferentes dispositivos para garantir que funciona sem problemas.
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Como escolher um software de automatização de contas a receber: um método de 5 passos
Selecionar o software de automatização de contas a receber adequado pode tornar os seus relatórios mais precisos e a sua equipa mais eficiente. Eis cinco passos para encontrar a melhor solução para a sua empresa:
Passo 1: Identifique as suas necessidades
Comece por compreender aquilo de que a sua equipa necessita num software de automatização de contas a receber. Na maioria dos casos, será provavelmente necessária uma combinação de prazo médio de recebimento, gestão de faturas vencidas, gestão de cobranças e criação de faturas.
Eis como pode identificar o que é essencial para a sua equipa e empresa:
Recolha contributos das partes interessadas
Antes de adquirir um software de automatização de AR, fale sempre com as principais partes interessadas, como as equipas de finanças, TI e a liderança, para recolher informações atualizadas. Cada departamento poderá ter requisitos diferentes, o que pode ajudar a fundamentar e orientar o seu processo de decisão.
Por exemplo, a equipa financeira poderá necessitar de relatórios detalhados e processamento de faturas, enquanto a equipa de TI se concentra na segurança. Crie uma lista de necessidades com base nestas conversas para garantir que todas as opiniões são consideradas.
Enumere e dê prioridade aos pontos problemáticos
Em seguida, identifique os problemas do sistema atual perguntando à sua equipa quais são os desafios que enfrenta diariamente. Os processos manuais estão a atrasar o trabalho? Conseguem reunir dados financeiros de forma rápida e eficiente? Precisam de uma melhor visibilidade através de painéis e portais de clientes, ou de uma funcionalidade geral melhor?
Enumere estes problemas e estabeleça prioridades com base no seu impacto, garantindo que os obstáculos de maior impacto são resolvidos primeiro.
Alinhar com as Políticas e os Objetivos
Depois de reunir os requisitos de todos, é importante garantir que a solução de software também está alinhada com as políticas internas e os requisitos regulamentares. Tenha em consideração os protocolos de segurança e as preferências relativas aos fornecedores.
Por exemplo, se trabalha na área da saúde, é provável que precise de uma solução de contas a receber que cumpra a HIPAA, bem como os princípios GAAP e as IFRS. Este tipo de alinhamento ajuda a evitar conflitos com as entidades reguladoras e garante um processo de implementação sem problemas.
Funcionalidades Essenciais vs. Funcionalidades Úteis
Nesta fase, também é necessário distinguir entre funcionalidades essenciais e opcionais. As funcionalidades essenciais são as que resolvem os seus maiores problemas, como a faturação automatizada, as opções de cobrança de pagamentos, a redução da introdução manual de dados e o aumento do volume de transações.
As funcionalidades úteis, como o acompanhamento de pagamentos, a aprendizagem automática e um portal de autoatendimento, podem aumentar a conveniência, mas não são totalmente necessárias. Defina-as claramente com antecedência para simplificar a tomada de decisões.
Faça Estas Perguntas:
- Que reclamações ou obstáculos surgem com maior frequência?
- Que necessidades não estão a ser satisfeitas atualmente?
- Que funcionalidades resolveriam os seus 3 principais problemas?
- Que ROI espera obter deste investimento?
- Como irá este software apoiar as nossas necessidades de conformidade?
Passo 2: Pesquisar Fornecedores de Software de Automatização de Contas a Receber
Em seguida, pesquise e compare fornecedores de software de automatização de contas a receber para encontrar a solução mais adequada às suas necessidades:
Pesquisar Fornecedores
Comece por pesquisar fornecedores através de sites de avaliações, classificações e estudos de caso. Procure software que receba consistentemente comentários positivos e preste atenção à satisfação dos utilizadores, às relações com os clientes e às histórias de sucesso. Isto ajuda a selecionar os fornecedores que estão alinhados com as suas necessidades.
Comparar com Base nas Necessidades
Cada empresa é diferente. Compare sempre as ferramentas com base na dimensão da sua empresa, nas integrações necessárias ou na sua preferência por externalizar ou desenvolver internamente.
Por exemplo, as pequenas empresas podem dar prioridade à facilidade de utilização e ao apoio ao cliente, enquanto as empresas maiores podem precisar de capacidades de integração mais simples ou de opções de pagamento mais rápidas. Decida o que melhor se adequa à sua configuração atual para evitar alterações dispendiosas no futuro.
Identificar os Principais Fatores de Diferenciação
Outra forma de restringir as opções é identificar o que distingue cada fornecedor. Procure funcionalidades únicas, como apoio à implementação, autoatendimento, experiência do utilizador ou flexibilidade para casos de utilização específicos.
Por exemplo, se precisar de relatórios personalizados, escolha um fornecedor conhecido por essa funcionalidade, como a Xero, a QuickBooks ou a FreshBooks. Estes fatores de diferenciação podem ajudá-lo a encontrar uma ferramenta que ofereça valor acrescentado.
Documentar as Suas Conclusões
Ao longo do processo de compra do software, acompanhe a sua pesquisa documentando os pontos principais. Um bom ponto de partida é criar uma tabela comparativa que inclua funcionalidades, preços e comentários dos utilizadores.
Isto facilita a avaliação e a discussão das opções com a sua equipa, garantindo também que não ignora requisitos específicos, como portais de pagamento online ou lembretes de pagamento automatizados.
Faça Estas Perguntas:
- O que faz melhor cada ferramenta?
- A ferramenta é adequada à dimensão da sua equipa, ao seu orçamento e ao seu conjunto de ferramentas?
- Que apoio e documentação estão disponíveis?
- Como se compara a experiência do utilizador?
- Que funcionalidades únicas são disponibilizadas?
Principais opções de software de automatização de contas a receber a considerar
Continua sem saber o que escolher? Ou procura uma opção rápida? Eis a minha lista das melhores opções de software de automatização de contas a receber disponíveis, para o ajudar a iniciar a sua pesquisa:
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Passo 3: Crie uma lista restrita de software de automatização de contas a receber e entre em contacto
Chegou o momento de reduzir as opções e começar a falar com potenciais fornecedores. Eis algumas das minhas dicas e sugestões:
Selecione 2 a 4 fornecedores
Com base na sua pesquisa, selecione os 2 a 4 fornecedores que melhor respondem às suas necessidades. Considere fatores como funcionalidades, integrações e opiniões dos utilizadores. No final, esta lista restrita deve refletir os fornecedores que mais se aproximam dos requisitos da sua empresa.
Envie um RFI ou RFP
Considere enviar um Pedido de Informação (RFI) ou um RFP de software de automatização de contas a receber para obter informações detalhadas. Um RFP pode revelar detalhes como preços, suporte e opções de personalização, além de ser uma forma formal de recolher dados consistentes. Esta estratégia pode ajudá-lo a compreender as ofertas de cada fornecedor e a forma como se adequam às suas necessidades.
Marque demonstrações e faça perguntas
Marque demonstrações com os fornecedores selecionados para ver as ferramentas de automatização de contas a receber em ação. Prepare perguntas específicas para colocar durante estas sessões, como a forma como o software resolve problemas concretos e se disponibiliza programas de formação personalizados.
Durante a demonstração ou o período de teste, não hesite em pedir uma apresentação detalhada das funcionalidades relevantes para a sua equipa. Dessa forma, poderá selecionar as opções que mais se adequam às necessidades da sua equipa.
Utilize critérios de avaliação consistentes
Certifique-se de que aplica os mesmos critérios a todos os fornecedores, para uma comparação justa. Isto pode incluir a facilidade de utilização, as opções de suporte e o conjunto de funcionalidades. Com este tipo de consistência, poderá avaliar objetivamente cada opção e facilitar a sua decisão final.
Faça estas perguntas:
- Pode apresentar-me um caso real de um cliente semelhante à nossa empresa?
- Que recursos de suporte ou integração disponibilizam?
- Que funcionalidades exigem uma atualização?
- Como tratam a segurança dos dados?
- Qual é o vosso tempo médio de implementação?
Passo 4: Crie o caso de negócio
Depois de reunir todas as informações necessárias, chegou o momento de transformar a sua pesquisa sobre os fornecedores num caso de negócio convincente para a sua equipa de liderança:
Resuma os problemas e os resultados esperados
Apresente claramente os problemas enfrentados pela sua equipa e os resultados esperados com a implementação do software. Utilize exemplos específicos, como a redução dos erros nas faturas ou a aceleração dos ciclos de processamento de pagamentos, e destaque de que forma estas mudanças irão beneficiar a empresa. Isto torna a proposta de valor clara e relevante, relacionando-a simultaneamente com os objetivos gerais da empresa.
Apresente estimativas de custos e calendários
Reúna estimativas básicas de custos e calendários de implementação com base na sua pesquisa sobre os fornecedores, incluindo os custos iniciais, as taxas recorrentes e quaisquer encargos ocultos potenciais. É sempre preferível apresentar estas informações juntamente com um calendário realista de implementação, para proporcionar uma visão abrangente.
Articule o ROI e os riscos
Explique o retorno do investimento, os ganhos de eficiência e os riscos de não fazer nada. Quantifique também as potenciais poupanças de tempo e dinheiro — por exemplo, poderia mostrar como a automatização pode reduzir os custos com mão de obra ou melhorar a gestão do fluxo de caixa e a aplicação de recebimentos.
Durante esta parte, é importante discutir os riscos operacionais de manter o status quo, como o aumento das taxas de erros manuais ou problemas de conformidade, para que a liderança compreenda plenamente as desvantagens e os benefícios da automatização das contas a receber do ponto de vista operacional.
Faça estas perguntas:
- Que problema empresarial irá isto resolver?
- Quais são os riscos de não fazer nada?
- Quais são as vantagens financeiras e operacionais?
- Que impacto terá isto nos nossos processos atuais?
- Qual é o período de retorno esperado?
Passo 5: Implemente o software de automatização das contas a receber e integre os seus utilizadores
Por fim, deve garantir um processo de integração simples para o seu novo software de automatização das contas a receber. Veja como:
Comunique o plano de implementação
Certifique-se de que comunica claramente o plano de implementação a todos os utilizadores. Partilhe os prazos, os principais marcos e aquilo que cada membro da equipa precisa de fazer, e utilize reuniões ou e-mails para garantir que todos compreendem o seu papel. Uma comunicação clara desde o início evita confusões e define expectativas para o futuro.
Designe responsáveis internos
Designe responsáveis internos e pontos de contacto para o projeto. Estas pessoas irão gerir a implementação e atuar como elo de ligação com o fornecedor. O ideal é escolher pessoas que tenham conhecimentos e consigam responder a perguntas, de modo a tornar o processo ainda mais eficiente.
Garanta a formação e a adoção
Certifique-se de que a sua equipa conclui a formação e utiliza a ferramenta de forma consistente. Organize sessões de formação, tire partido dos recursos disponibilizados pelo fornecedor, acompanhe a participação e contacte quem precisar de apoio adicional. Quanto mais sólido for o seu processo de integração, mais fácil será para a sua equipa adotar a solução.
Crie ciclos de feedback
Crie ciclos de feedback durante a implementação para recolher contributos dos utilizadores. Incentive os membros da equipa a partilhar as suas experiências e dificuldades e utilize os recursos do fornecedor para resolver rapidamente os problemas.
Foi fácil concluir as operações financeiras padrão? Conseguiram adaptar as opções de pagamento e os lembretes de pagamentos em atraso conforme necessário? Foi bem integrado com outros sistemas contabilísticos? Com feedback regular, pode ajudar a melhorar a adoção e a resolver quaisquer problemas numa fase inicial.
Faça estas perguntas:
- Qual é o plano de gestão da mudança?
- Quem é responsável pela implementação?
- Como irá acompanhar o sucesso inicial?
- Que recursos de formação são necessários?
- Como será recolhido e utilizado o feedback?
Próximos passos:
Se está a pesquisar software de automatização das contas a receber, contacte gratuitamente um consultor da SoftwareSelect para obter recomendações.
Preenche um formulário e tem uma breve conversa na qual são analisadas as especificidades das suas necessidades. Depois, receberá uma lista restrita de software para analisar. A equipa também o apoiará durante todo o processo de compra, incluindo as negociações de preços.
