Vill du veta något vansinnigt?
Företag förlorar i genomsnitt 5 % av sina årliga intäkter på grund av bedrägerier. Med tanke på hur mycket tid vi alla lägger på att försöka få de bästa villkoren i våra avtal är ett generellt avdrag på 5 % av företagets intäkter i utbyte mot absolut ingenting löjligt.
Ett av de enklaste områdena för bedragare att utnyttja är leverantörsreskontran.
I den här artikeln förklarar jag vad trevägsmatchning av fakturor är, vad det innebär och hur du kan implementera det effektivt.
Vad är trevägsmatchning?
Trevägsmatchning är processen att matcha fakturan med inköpsordern och mottagningsrapporten (GRN) för att verifiera fakturauppgifterna.
Med denna metod jämförs olika aspekter, bland annat fakturabeloppet, fakturanumret och beställda kvantiteter, med motsvarande inköpsorder (PO) och GRN.
Genom att jämföra uppgifter i tre dokument kan du identifiera fel och bedrägliga fakturor. Fakturor innehåller förstås ofta mindre fel på grund av avrundning eller andra legitima orsaker. Så länge fakturafelen ligger inom en godtagbar toleransnivå kan du godkänna dem.
Varför är trevägsmatchning viktigt?
Trevägsmatchning hjälper dig att uppnå tre viktiga mål:
- Minimera bedrägerier: Bedrägerier kan vara ett stort problem som, om de lämnas utan åtgärd, kan få en enorm påverkan på resultatet. Trevägskontroll bidrar till att minimera risken för bedrägliga fakturor genom att verifiera varje faktura två gånger. Först mot PO och sedan mot GRN.
- Hantera kassaflödet: Betalning av fakturor i rätt tid är avgörande för effektiv kassaflödeshantering. Genom att behandla betalningar i tid eller i förväg kan du dra nytta av rabatter för tidig betalning.
- Uppfylla krav på intern kontroll: Även om trevägsmatchning inte är ett lagstadgat krav hjälper den dig att följa relevanta finansiella skatteregler och upprätthålla korrekta ekonomiska register. Avsnitt 404 i Sarbanes-Oxley Act kräver att företagets effektivitet när det gäller intern kontroll över finansiell rapportering (ICFR) bedöms och rapporteras. Dessa interna kontroller måste säkerställa att finansiella transaktioner är korrekta, vilket även omfattar verifiering av fakturor. Även om fakturamatchning alltså inte är ett direkt krav bidrar den till att reglerna följs.
Manuella system överbelastar ditt team? Överväg att låta ‘borgarna hjälpa till. Programvara för leverantörsreskontra finns för att hjälpa dig implementera trevägsmatchning, betala fakturor bättre och mycket mer — utan att kräva mer av de anställdas uppmärksamhet.
Det här är de bästa verktygen för leverantörsreskontra som vi har hittat:
Vad är tvåvägs- och fyrvägsmatchning inom AP?
Tvåvägsmatchning jämför radposter på PO och fakturan, men inte GRN. Ekonomiassistenten kontrollerar kvantiteten och priset i PO och verifierar att leverantörens faktura innehåller samma kvantitet och pris. Tvåvägsmatchning verifierar i princip inte att produkten faktiskt levererades.
Fyrvägsmatchning går ett steg längre än trevägsmatchning genom att jämföra fakturor med inspektionsrapporter. En inspektionsrapport visar kvantiteten av varor som godkänts efter inspektion. Du måste meddela leverantören om produkter som levererats i oacceptabelt skick, så att de kan skicka en ny leverans eller justera det totala fakturabeloppet.
Här är en sammanfattning av skillnaderna mellan de tre matchningsprocesserna:
| Dokument | Inköpsorder | GRN | Leverantörsfaktura | Inspektionsrapport |
| Tvåvägsmatchning | ✓ | - | ✓ | - |
| Trevägsmatchning | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Fyrvägsmatchning | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Vad är skillnaden mellan matchning och avstämning?
Matchning innebär att två dokument jämförs för att hitta överensstämmelser i uppgifterna. Trevägsmatchning innebär till exempel att fakturan jämförs med PO och GRN för att säkerställa att alla uppgifter stämmer överens.
Å andra sidan är avstämning processen att kontrollera två datauppsättningar för att se om de stämmer överens. En kassaflödesrapport som upprättats med den indirekta metoden är ett utmärkt exempel på en avstämning mellan nettovinsten och kassaflödet.
De tre komponenterna i trevägsmatchning
Trevägsmatchning bygger på tre viktiga komponenter: inköpsordern, mottagningskvittot och fakturan. Genom att granska alla tre dokumenten kan du kontrollera om ordern har levererats enligt plan och om fakturauppgifterna är korrekta.
Här är lite mer information om vart och ett av de tre dokumenten som du behöver granska:
Inköpsorder (PO)
Dina kollegor på inköps- eller upphandlingsavdelningen utfärdar PO:n.
PO:n godkänner köpet av de angivna artiklarna och innehåller uppgifter som artiklarnas kvantitet och pris (enligt överenskommelse med leverantören). Varje PO har ett unikt nummer som du kan använda för att hänvisa till och följa upp den.
Have an account? Log In
Mottagningskvitto (GRN)
GRN, som också kallas mottagningsrapport eller leveranskvittens, bekräftar att mottagningsavdelningen har tagit emot leveransen. Det innehåller information om de levererade artiklarna och anger om leveransen var fullständig eller delvis.
Faktura
Vanligtvis skickar leverantören en faktura när du har tagit emot leveransen, men detta kan variera beroende på er relation. Fakturan innehåller uppgifter som leverantörens kontaktuppgifter, ett unikt fakturanummer, tillämpliga krediter eller rabatter, det totala förfallna beloppet och tillgängliga betalningsmetoder.
Processen för trevägsmatchning
Trevägsmatchning är en enkel (men något tidskrävande) process där ekonomiassistenten jämför tre dokument—inköpsordern, mottagningskvittot och fakturan—för att upptäcka avvikelser samt falska eller dubbla fakturor.
Verifiering av leverantörsfakturor omfattar tre steg:
1. Verifiering av PO
Kontrollera att PO:n innehåller alla orderuppgifter som krävs när ordern läggs, inklusive leverantörens namn och adress, artiklarna som ska beställas samt artiklarnas kvantitet och pris.
2. Leveransverifiering
När försändelsen anländer kontrollerar mottagningsavdelningen varornas skick och jämför den mottagna kvantiteten med den kvantitet som anges i PO:n. Om allt stämmer utfärdar de ett GRN som bekräftar varuleveransen och registrerar den i lagerhanteringsprogramvaran.
3. Fakturamatchning
Matcha fakturauppgifterna med PO:n och GRN.
- Stämmer fakturans totalbelopp överens med PO:ns totalbelopp?
- Stämmer den fakturerade kvantiteten överens med den mottagna kvantiteten enligt GRN?
- Om GRN anger att vissa artiklar i försändelsen är skadade, har leverantörens faktura justerats i enlighet med detta?
En barnlek, eller hur? Den här enkla processen kan dock snabbt bli överväldigande när du tar emot tusentals leveranser varje månad.
Du kan alltid anställa fler ekonomiassistenter, men det finns ett smartare och mer kostnadseffektivt sätt att göra trevägsmatchning skalbar: programvara för automatisering av leverantörsskulder. Automatisering av leverantörsskulder hjälper till att skala upp trevägsmatchningen och minimerar risken för mänskliga fel.
Team som deltar i trevägsmatchningsprocessen
Tre avdelningar deltar i trevägsmatchningsprocessen:
- Inköpsavdelningen: Inköpsavdelningen utfärdar PO:n och ser till att den innehåller alla nödvändiga uppgifter, såsom PO-nummer samt artikelpriser och -kvantiteter.
- Mottagningsavdelningen: Mottagningsavdelningen tar emot leveranser, registrerar de nya artiklarna i lagerregistret och utfärdar ett GRN.
- Ekonomi- eller redovisningsavdelningen: Leverantörsreskontrateamet tar emot leverantörsfakturor och stämmer av dem mot PO:n och GRN. Om allt stämmer godkänner de fakturan.
Exempel på trevägsmatchning
Vi går igenom ett exempel på hur trevägsmatchning fungerar. Anta att ditt programvaruföretag behöver 10 nya bildskärmar. Inköpsavdelningen har beslutat att lägga en order hos företag A.
PO:n anger ett totalt värde på $15,000 och innehåller uppgifter som antal och pris för de beställda bildskärmarna, förväntat leveransdatum och interna redovisningskoder.
När företag A levererar bildskärmarna och skickar en faktura påbörjar AP-handläggaren verifieringsprocessen. Handläggaren kontrollerar om inköpet godkändes genom en PO genom att granska priset, antalet och företagsnamnet för att säkerställa att det inte är en falsk faktura.
Därefter korsrefererar AP-handläggaren GRN:et för att verifiera att 10 bildskärmar faktiskt levererades. När handläggaren är nöjd godkänner hen betalningen.
Fördelar med trevägsmatchning
Trevägsmatchning erbjuder följande fördelar:
Förhindrar bedrägerier och överbetalningar
Jag har redan nämnt den här några gånger, så du förstår. Genom att verifiera uppgifterna i tre separata dokument blir det lättare att upptäcka avvikelser som kan leda till överbetalningar och identifiera falska fakturor. Att kontrollera resultaten i tre steg är en effektiv process för leverantörsreskontran som skyddar ditt resultat och ditt kassaflöde.
Snabbare betalningar
Trevägsmatchning hjälper till att effektivisera legitima leverantörsbetalningar, särskilt när du använder ett verktyg för automatisering av leverantörsreskontran. Snabbare betalningar hjälper dig att bygga starkare leverantörsrelationer, eftersom 81 % av betalarna anser att omedelbara betalningar = bättre leverantörsrelationer.
Snabbare betalningar kan också potentiellt leda till bättre kreditvillkor, prioritet vid beställningar och rabatter vid tidig betalning.
Skapar ett revisionsspår
Trevägsmatchning kräver att du lagrar affärsdokument (och kan hitta dem på ett sätt som inte får dig att vilja slita ditt hår). När det här systemet är på plats blir det enklare att hitta dokument under en intern revision, vilket snabbar upp hela processen.
Nackdelar med trevägsmatchning
Allt som är bra har ett pris; här är nackdelarna med trevägsmatchning:
Arbetskrävande
Trevägsmatchning kan vara en lång och monoton process när du först sätter upp den. Längre handläggningstider i början kan leda till försenade betalningar och stå i vägen för att bygga en god relation med leverantören.
Automatisering av leverantörsreskontran är en enkel lösning för att hantera den långa manuella matchningsprocessen. Det automatiserade systemet tar hand om allt, från att matcha uppgifter med motsvarande PO och GRN till att genomföra betalningen. Om det inte redan framgår tycker jag att automatisering är rätt väg att gå här; det finns ingen anledning att du ska lägga tid på att bygga ett pussel av din företagsinformation om du inte måste.
Inte idealiskt för tjänster
Du kan inte utfärda ett GRN för tjänster eftersom de utförs löpande. Du behöver en medarbetare som manuellt granskar tjänstens kvalitet och informerar AP-teamet så att de kan frigöra betalningen. Ganska besvärligt.
More Articles
Hanterar inte alla fel
Trevägsmatchning hanterar fel i fakturan. Den tar inte hänsyn till andra fel, som borttappade dokument eller feltolkade avtalsvillkor.
Dessutom måste du, eller ditt automatiserade system, diskutera felet med inköps- och mottagningsavdelningen när ni upptäcker fel. Detta kan ytterligare bromsa processen, särskilt om teamen arbetar på olika platser.
Med det sagt finns det också en delvis positiv aspekt: genom att upptäcka dessa fel tidigt kan du undvika större missförstånd längre fram, om de annars skulle förbli oupptäckta.
Så implementerar du trevägsmatchning
Manuell trevägsmatchning är arbetskrävande; om du börjar utan en plan kan den öka handläggningstiderna för fakturor och bli en stor flaskhals i ditt arbetsflöde för leverantörsreskontran. Så här implementerar du trevägsmatchning utan att låta den dra ut på betalningsprocessen:
- Utse en ansvarig: Identifiera en person som ska övervaka trevägsmatchningsprocessen. Det bör vara någon i AP-teamet, helst någon som kan konfigurera AP-systemet för att matcha fakturor och åtgärda de fel som systemet flaggar.
- Fastställ ett lägsta fakturabelopp för trevägsmatchning: Det är bäst att inte använda trevägsmatchning för en faktura på 50 dollar. Begränsa trevägsmatchning till fakturor över ett visst belopp, eftersom fakturor med höga belopp generellt innebär en högre bedrägeririsk.
- Automatisera trevägsmatchningen: Ett automatiserat system eliminerar behovet av att en AP-handläggare manuellt verifierar leverantörsfakturor, eftersom verktyg som programvara för fakturor och inköpsorder jämför de tre dokumenten utan manuellt arbete. Om det finns avvikelser meddelar systemet AP-handläggaren.
- Fastställ en toleransnivå för avvikelser: Om du använder programvara rekommenderar jag att du fastställer en toleransnivå för avvikelser, så att systemet kan godkänna betalningar med mindre avvikelser, så länge de ligger inom ett acceptabelt intervall. Detta eliminerar behovet av att utreda mindre avvikelser på fakturor med höga belopp. AP-handläggaren ska till exempel inte behöva lägga tid på att utreda en skillnad på 10 dollar i en faktura på 10 000 dollar.
- Genomför förändringen gradvis: Genomför implementeringen av trevägsmatchning gradvis genom att förklara för AP-teamet varför trevägsmatchning är viktigt, vilka fördelar det medför och vilken roll det spelar i den övergripande redovisningsprocessen.
Framtiden för trevägsmatchning
Om du hade ”AI” på din bingobricka är det dags att kryssa för det!
Just nu är programvara det bästa sättet att genomföra trevägsmatchning, men AI-teknik kommer att driva utvecklingen framåt. AI gör programvarulösningar kraftfullare inom alla branscher och när de blir smartare kommer de att spara företag mycket pengar genom ännu högre effektivitet, minskat bedrägeri och automatiserade beslut.
År 2019 bedrog exempelvis en Honda-anställd företaget på 750 000 dollar genom att skapa flera inköpsorder. Honda hade kunnat förhindra detta med ett AI-drivet AP-system och sparat 750 000 dollar.
Ett AI-drivet AP-system kan göra mer än att bara identifiera bedrägliga fakturor. ML-baserad avvikelsedetektering kan till exempel övervaka de anställdas interaktion med AP-processen. Systemet flaggar skadligt beteende så att du kan ingripa innan det är för sent.
Du kan också använda teknik som ungefärlig matchning för att upptäcka fakturor från falska företag.
”Ungefärlig matchning omfattar en samling statistiska tekniker som jämför och matchar ungefär likadana strängar. Dessa tekniker använder statistiska regler för att fastställa en relativ grad av sannolikhet för likheten mellan två strängar, till skillnad från en boolesk metod, som använder ett separat, hårdkodat format för varje uppgift för att ge ett ja- eller nej-svar.”
Ett system kan använda ungefärlig matchning för att genomsöka flera arkiv, slå upp den befintliga leverantörsdatabasen och jämföra olika dokument för att identifiera falska dokument.
Resultatet? Bedrägerier upptäcks även i fall där en människa hade kunnat missa dem.
Förbered dig för framtiden redan i dag
Manuell trevägskontroll hör hemma på 90-talet. Moderna företag använder programvara för att upptäcka fel och bedrägerier. AI är på väg att förändra AP-processen, men under tiden kan du spara tid och förbättra säkerheten genom att införa trevägskontroller redan i dag.
Om du tyckte att det här inlägget var användbart kan du prenumerera på The CFO Clubs nyhetsbrev för att få fler insikter direkt i din inkorg.
