Så väljer du bokföringsprogram

9 saker att tänka på när du väljer bokföringsprogram

När du letar efter ett nytt bokföringsprogram är det viktigt att först utvärdera varje alternativ genom att fokusera på de viktigaste faktorerna som stämmer överens med företagets behov och mål. Tänk på följande aspekter för att säkerställa att du väljer rätt verktyg för ditt team:

1. Flexibla abonnemang

Flexibla abonnemang gör att du kan anpassa din programvaruprenumeration när företaget växer eller förändras. Detta är värdefullt för företag av alla storlekar, men särskilt för nystartade företag, småföretagare och frilansare (läs mer om fördelarna med bokföringsprogram för frilansare här).

De bästa bokföringsprogrammen låter dig enkelt uppgradera eller nedgradera utan att det påverkar kassaflödet. Glöm inte heller att fråga leverantörerna om avtalsvillkoren och hur de hanterar ändringar i din prenumeration. 

2. Dataåtkomst och rapportering

Dataåtkomst och rapportering är avgörande för att fatta välgrundade beslut. Som ekonomichef behöver du ett bokföringssystem som tillhandahåller realtidsdata och anpassningsbara rapporter för ekonomisk rapportering. 

Kontrollera om programvaran låter dig exportera data i olika format. Se dessutom till att fråga om den stöder instrumentpaneler och vilka rapporteringsfunktioner som finns tillgängliga. Detta gör inte bara FP&A-uppgifter enklare, utan även vanlig bokföring och projektledning.

3. Integration med din tekniska miljö

Integration med din befintliga tekniska miljö säkerställer smidiga processer. Ditt bokföringsprogram bör ansluta till andra verktyg som CRM-system, system för leverantörs- och kundreskontra eller lönehanteringslösningar. Detta sparar tid och minskar antalet fel.

Kontrollera alltid om programvaran har API:er eller färdigbyggda integrationer. Om du testar programvaran genom en demonstration bör du testa hur den kan ansluta till verktyg som du redan använder för att undvika komplikationer längre fram.

4. Introduktion och support

Introduktion och kundsupport kan vara avgörande för din upplevelse av ny programvara. När en leverantör erbjuder bra stöd vid introduktionen hjälper det ditt team att snabbt komma igång. 

Leta efter leverantörer som erbjuder utbildningsresurser och snabb support, och fråga om deras supporttider och kontaktkanaler via deras kontaktsida. 

5. Rollbaserade behörigheter

Rollbaserade behörigheter styr vem som kan komma åt vad i programvarulösningen. Detta är viktigt för att upprätthålla säkerhet och integritet, särskilt när det gäller ekonomiska uppgifter och personliga bankkonton. 

Se till att programvaran låter dig tilldela roller och ange behörigheter på ett enkelt sätt. När du talar med en representant kan du fråga hur detaljerade dessa kontroller är och hur de kan ändras för att bättre passa företagets behov.

6. Branschspecifik efterlevnad

Branschspecifik efterlevnad säkerställer att programvaran uppfyller juridiska och regulatoriska standarder. Detta är avgörande för att undvika böter och upprätthålla förtroendet. Kontrollera om programvaran stöder de efterlevnadsstandarder som är relevanta för din bransch, särskilt om du arbetar inom mer reglerade sektorer, såsom hälso- och sjukvård eller finans. 

7. Anpassningsalternativ

Anpassningsalternativ låter dig skräddarsy programvaran efter företagets behov. Detta kan förbättra effektiviteten och användarnas nöjdhet. Om du till exempel arbetar inom detaljhandeln kan du behöva ett bokföringsprogram som även erbjuder lagerhantering och alternativ för lageruppföljning. 

Leta efter programvara som låter dig anpassa fält, arbetsflöden och gränssnitt. Kom ihåg att anpassning kan medföra extra kostnader. Fråga alltid om anpassningsalternativ och kostnader per användare i förväg under det första samtalet med en leverantör.

8. Automatiseringsfunktioner

Automatiseringsfunktioner kan spara tid åt ditt team genom att minska manuella bokföringsuppgifter. Leta efter programvara som automatiserar repetitiva processer som fakturering, kostnadsuppföljning eller manuell datainmatning. Detta frigör tid för teamet att fokusera på mer strategiska uppgifter som kan förbättra verksamheten. 

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Get Free Access

Have an account? Log In

9. Stöd för mobila enheter eller flera platser

Stöd för mobila enheter eller flera platser är viktigt om ditt team arbetar på distans eller från olika platser. Se till att programvaran har en mobilapp eller internetanslutning som fungerar väl på olika enheter, så att teamet förblir uppkopplat och produktivt. 

Överväg dessutom att undersöka begränsningarna och tillgänglighetsfunktionerna när du testar den valda bokföringslösningen. 

Så väljer du bokföringsprogram: En modell i fem steg

Att välja rätt bokföringsprogram för företaget handlar om mer än att bara jämföra grundläggande bokföringsfunktioner – du måste också anpassa programvaran efter företagets mål och teamets behov. 

Följ denna steg-för-steg-guide när du väljer ditt nästa bokföringsprogram, så att du hittar den perfekta lösningen som uppfyller alla dina krav:

Steg 1: Identifiera dina behov

Du kan inte välja en lösning utan att veta vad du behöver att den ska göra. Oavsett om det gäller skattedeklarationer, hantering av ekonomisk information eller enkel användning bör du börja med att definiera teamets krav för att vägleda sökandet efter ett bokföringsprogram:

Samla in synpunkter från berörda

Involvera viktiga berörda personer från exempelvis ekonomi, HR, IT och företagsledningen tidigt, eftersom varje avdelning har olika perspektiv och bokföringsbehov. 

Överväg att hålla möten eller skicka ut enkäter för att samla in deras synpunkter och fråga om aktuella utmaningar och önskade förbättringar. På så sätt kan du säkerställa att programvaran uppfyller allas specifika behov.

Lista och prioritera problemområden

Identifiera därefter eventuella funktionsproblem med ditt nuvarande system. Gör en lista över problemområden eller hinder som ditt team möter, till exempel hantering av ekonomiska register, efterlevnad av skatteregler och tidrapportering. Prioritera sedan dessa utifrån deras påverkan på verksamheten och företagets ekonomi. 

Fokusera på att hitta en lösning som först kan hjälpa till att lösa de viktigaste problemen för att förbättra effektiviteten och nöjdheten.

Anpassning till policyer och mål

Det är lika viktigt att se till att programvaran överensstämmer med era interna policyer och mål. Ta hänsyn till leverantörspreferenser, säkerhetsprotokoll och regulatoriska krav. Detta omfattar att säkerställa datasäkerhet och efterlevnad av branschstandarder i era finansiella rapporter. 

Skilj mellan nödvändiga och användbara extrafunktioner

När du granskar bokföringsprogram bör du alltid skilja mellan nödvändiga bokföringsfunktioner och valfria sådana. 

Nödvändiga funktioner hanterar dina viktigaste problem och behov av regelefterlevnad, medan användbara extrafunktioner tillför värde men inte är avgörande. Det hjälper dig att först fokusera på programvara som uppfyller de grundläggande behoven, samtidigt som du undviker att projektets omfattning växer okontrollerat.

Ställ dessa frågor:

• Vilka klagomål eller hinder uppstår oftast?
• Vilka behov tillgodoses inte i dag?
• Vilka funktioner skulle lösa era tre viktigaste problemområden?
• Vilken ROI förväntar ni er av denna investering?
• Hur väl överensstämmer programvaran med våra säkerhetsprotokoll?

Steg 2: Undersök leverantörer av bokföringsprogram

Efter att ha samlat in teamets synpunkter bör du undersöka och jämföra leverantörer av bokföringsprogram för att hitta det bästa alternativet för dina behov. 

Tänk på att det finns flera typer av bokföringsprogram. Så här kan du begränsa dina val och hålla dig inom budgeten:

Genomför en första granskning av leverantörer

Börja med övergripande granskningar med hjälp av recensionssajter, rankinglistor och fallstudier. Dessa resurser ger insikter i leverantörernas rykte och användarnas erfarenheter. Leta efter mönster i recensionerna för att identifiera vanliga beröm eller klagomål och skapa en kortlista över leverantörer som är värda att undersöka vidare.

Jämför verktyg

Jämför verktygen utifrån företagets behov, till exempel storlek, skalbarhet och integrationsmöjligheter. Det är också värt att överväga om du behöver en lösning för utkontraktering eller föredrar en intern modell, särskilt om du tittar på bokföringsprogram för små företag (läs om fördelarna med bokföringsprogram för nystartade företag här). 

Leta därefter efter programvara som passar in i er befintliga teknikstack och är användarvänlig. Det säkerställer en smidig integration och minimala störningar.

Identifiera viktiga särskiljande faktorer

Identifiera vad som skiljer varje leverantör från de andra. Fokusera på aspekter som stöd vid implementering, användarupplevelse och flexibilitet för nischade användningsområden. Vissa leverantörer, som QuickBooks Online och FreshBooks, erbjuder till exempel personlig support eller unika funktioner. Genom att känna till dessa särskiljande faktorer kan du fatta ett mer intuitivt och välgrundat beslut.

Dokumentera resultaten

Dokumentera resultaten av din undersökning för att enkelt kunna jämföra alternativen. Skapa ett kalkylblad för att följa upp funktioner, prissättning samt för- och nackdelar för varje leverantör. Med detta strukturerade arbetssätt kan du förenkla beslutsprocessen. Det hjälper dig också att presentera dina resultat för berörda intressenter.

Ställ dessa frågor:

• Vad är varje verktyg bäst på?
• Passar det er teamstorlek, budget och teknikstack?
• Vilken support och dokumentation finns tillgänglig?
• Hur flexibel är programvaran för nischade användningsområden?
• Vilket beröm eller vilka klagomål är vanliga bland användarna?

Topp 10 bokföringsprogram att överväga

Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Xero — Bäst för snabbväxande företag
2. 2. Dext — Bäst för dataextrahering inom förbokföring
3. 3. QuickBooks Online — Bäst för småföretag
4. 4. Striven — Bäst för heltäckande verksamhetshantering
5. 5. Ramp — Bäst för automatiserad utgiftshantering
6. 6. Patriot Accounting — Bäst för flexibla redovisningsmetoder
7. 7. InvoiceBerry — Bäst för att snabbt skapa fakturor
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Bäst för medelstora företag
10. 10. ZipBooks — Bäst för ideella organisationer

Steg 3: Skapa en kortlista över bokföringsprogram och ta kontakt

Därefter vill du begränsa dina leverantörsalternativ och börja samtala med potentiella samarbetspartner. Så här gör du:

Välja ut leverantörer

Välj ut 2–4 leverantörer baserat på din tidigare efterforskning. Fokusera på dem som bäst motsvarar dina behov och prioriteringar. Ta hänsyn till faktorer som funktioner, priser och användarfeedback i din utvärdering. Det hjälper dig att fokusera dina insatser på de mest lovande alternativen.

Skicka en RFI eller RFP

Skicka en begäran om information (RFI) eller en RFP för bokföringsprogram för att samla in detaljerad information. Denna formella process hjälper dig att förstå varje leverantörs erbjudande och arbetssätt och är särskilt användbar vid komplexa behov eller för stora arbetsgrupper. Använd den för att klargöra eventuella frågor eller funderingar du har. 

Boka demonstrationer

Boka demonstrationer med de leverantörer av bokföringsprogram som du valt ut. Ställ fokuserade frågor om integrationer, tilläggsalternativ, säkerhet och annat. Du kan också använda detta tillfälle för att se programvaran i praktiken och utvärdera hur användarvänlig den är. 

Se till att förbereda frågor om specifika funktioner eller scenarier som är relevanta för din arbetsgrupp. Det hjälper dig att bedöma hur väl programvaran uppfyller dina behov.

Använd konsekventa utvärderingskriterier

Tillämpa konsekventa utvärderingskriterier för alla leverantörer. Skapa en checklista eller poängmall för att bedöma varje alternativ utifrån viktiga faktorer och säkerställa en rättvis jämförelse. Ha arbetsgruppens prioriteringar i åtanke under hela processen.

Ställ dessa frågor:

• Kan ni beskriva ett verkligt kundfall som liknar vårt?
• Vilka resurser för support eller introduktion erbjuder ni?
• Vilka funktioner kräver en uppgradering?
• Hur hanterar er programvara datamigrering?
• Hur lång är den typiska implementeringstiden?

Steg 4: Ta fram beslutsunderlaget

Nu är det dags att omvandla din leverantörsundersökning till ett beslutsunderlag som ledningen förstår och kan ställa sig bakom:

Sammanfatta problemområdena

Sammanfatta de problemområden som din arbetsgrupp möter och de resultat du förväntar dig av den nya programvaran. Lyft fram hur programvaran kommer att hantera specifika problem och förbättra verksamheten. Använd punktlistor för att ange problemområden och förväntade fördelar. Det hjälper dig att tydligt visa värdet av investeringen.

Presentera kostnadsuppskattningar

Ta fram och presentera grundläggande kostnadsuppskattningar och tidsplaner för implementeringen. Använd leverantörernas offerter och efterforskning för att ange korrekta siffror. Ta hänsyn till både initiala kostnader och löpande utgifter och kontrollera priser för bokföringsprogram för en mer detaljerad bild. Presentera sedan dessa uppgifter på ett lättöverskådligt sätt, till exempel i en tabell eller ett diagram.

Beskriv avkastning och risker

Beskriv avkastningen på investeringen, effektivitetsvinsterna och riskerna med att inte göra något för att verkligen understryka dina argument. Förklara hur programvaran kommer att spara tid, effektivisera processer, minska antalet fel eller öka produktiviteten. 

Kom dessutom ihåg att lyfta fram de ekonomiska och operativa fördelarna samt de potentiella nackdelarna med att inte implementera programvaran, såsom fortsatt ineffektivitet eller efterlevnadsrisker.

Ställ dessa frågor:

• Vilket affärsproblem kommer detta att lösa?
• Vilka är riskerna med att inte göra någonting?
• Vilka är de ekonomiska och operativa fördelarna?
• Hur snart kan vi förvänta oss att se ROI?
• Vilka är de uppskattade totala kostnaderna och tidsplanerna?

Steg 5: Implementera ditt bokföringsprogram och introducera dina användare

När du har fått godkännande kan du börja planera en smidig introduktionsprocess. Här är några tips som hjälper dig att lyckas:

Kommunicera lanseringsplanen

Kommunicera lanseringsplanen tydligt till alla användare. Dela tidsplaner, viktiga milstolpar och vad varje teammedlem behöver göra via e-post, möten eller interna plattformar. Det är också viktigt att hålla kommunikationen öppen för att säkerställa att alla förstår processen och övriga förväntningar.

Utse interna ansvariga

Utse interna ansvariga och kontaktpersoner för implementeringen. Dessa personer hanterar frågor och samordnar arbetet med leverantören. Välj personer som är bekanta med programvaran och kan felsöka problem för att säkerställa en smidigare övergång och ge användarna stöd.

Säkerställ utbildning och användning

Säkerställ att ditt team slutför utbildningen och använder verktyget konsekvent. Planera utbildningstillfällen och ge tillgång till resurser som webbseminarier eller guider. 

Du bör också uppmuntra till regelbundna avstämningar för att hantera frågor och följa upp framstegen. Kom ihåg att konsekvent användning av verktyget bidrar till ökad effektivitet och högre nöjdhet bland slutanvändarna.

Skapa återkopplingsprocesser

Skapa återkopplingsprocesser under lanseringen, inklusive med hjälp av leverantörens resurser. De flesta nya programvaror innebär en inlärningskurva. Uppmuntra användarna att dela med sig av sina erfarenheter och eventuella problem de stöter på, och använd sedan denna återkoppling för att göra justeringar och förbättra processen. 

Samarbeta dessutom med leverantören för att lösa tekniska problem eller optimera funktioner för bättre användningsområden.

Ställ dessa frågor:

• Vad är planen för förändringshantering?
• Vem ansvarar för utrullningen?
• Hur kommer ni att följa upp tidiga framgångar?
• Vilka utbildningsresurser finns tillgängliga?
• Hur kommer ni att samla in användarnas återkoppling?

Vad händer härnäst:

Om du håller på att undersöka bokföringsprogram, kontakta en SoftwareSelect-rådgivare för kostnadsfria rekommendationer.

Du fyller i ett formulär och har ett kort samtal där de går igenom detaljerna kring dina behov. Därefter får du en kort lista över programvaror att granska. De hjälper dig till och med genom hela köpprocessen, inklusive prisförhandlingar.