Hur ser ett framgångsrikt ERP-implementeringsteam ut?

Ditt ERP-implementeringsteam bör bestå av kärnmedlemmar med olika färdigheter och expertområden. Men det är inte allt – det handlar också om att ha rätt personlighetstyper, som hjälper till att samordna implementeringen och uppnå optimala resultat.

Vikten av att välja rätt ERP-implementeringsteam

Jag har tillbringat 20 år i olika roller i näringslivet och sett olika personlighetstyper delta i ERP-implementeringsprocessen, liksom hur dessa personligheter påverkade implementeringsresultaten.

Här är vad jag lärde mig om att strukturera ett framgångsrikt ERP-implementeringsteam: 

1. Att ha rätt tekniska färdigheter och kunskaper är bara början.
2. Team med rätt egenskaper presterar bättre, med mindre dysfunktion och konflikter.
3. Sammanhållna, resultatfokuserade team har större sannolikhet att hålla sig inom projektets omfattning.

De 6 kärnrollerna i ERP-implementeringsteam

Att ha ett välstrukturerat ERP-implementeringsteam är avgörande för att implementera alla typer av ERP-system. Ditt team behöver den bästa kombinationen av färdigheter, kunskaper, erfarenhet och egenskaper för att säkerställa att varje del av ERP-implementeringsprocessen hanteras effektivt och ändamålsenligt. 

Det uppskattas att nästan 30 % av kritiska roller inte tillsätts av de mest lämpliga personerna. Om ditt företag planerar en ERP-implementering kan du titta närmare på några av de kritiska rollerna, egenskaperna och ansvarsområdena i framgångsrika ERP-implementeringsteam.

1. Verkställande sponsor

Detta är en intern chef på hög nivå som driver ERP-implementeringsprojektet inom organisationen.

Ansvarsområden

• Säkerställa nödvändiga resurser 
• Ge strategisk vägledning
• Säkerställa att projektet överensstämmer med verksamhetens mål
• Driva projektet framåt med stöd från viktiga intressenter
• Underlätta kommunikationen mellan implementeringsteamet och resten av organisationen

Centrala egenskaper

• Strategisk
• Inkluderande
• Samarbetsinriktad
• Inflytelserik
• Stödjande
• Visionär

2. Implementeringspartner

En extern organisation eller konsult som specialiserar sig på ERP-implementeringar.

Ansvarsområden

• Systemdemonstrationer, vägledning genom implementeringsprocessen och ERP-konfiguration
• Ge råd om bästa praxis för systemanvändning
• Arbeta nära det interna teamet
• Hjälpa dem att navigera genom ERP-lösningens komplexitet
• Säkerställa en framgångsrik implementering och datamigrering före driftsättningsdatumen

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Centrala egenskaper

• Kunnig
• Samarbetsinriktad
• Pålitlig
• Nyfiken
• Trovärdig
• Kompetent

3. Projektledare

En intern eller extern projektledare som övervakar hela ERP-implementeringsprojektet.

Ansvarsområden

• ERP:ns projektplan
• Att leda projektteamets arbete
• Att säkerställa att uppgifter slutförs i tid, att resurser fördelas effektivt och att risker hanteras
• En central kontaktpunkt för implementeringsteamet, den verkställande sponsorn och implementeringspartnern
• Att spela en avgörande roll i att hålla projektet på rätt spår, lösa problem och kommunicera framsteg till intressenter
• Att samordna förändringshanteringen

Kärnegenskaper

• Resultatinriktad
• Underlättande
• Tekniskt kunnig
• Stödjande
• Ansvarstagande
• Kommunikativ

4. Slutanvändare, även kallad superanvändare

Slutanvändare, även kallade superanvändare, är personer inom organisationen som aktivt kommer att använda ERP-systemet dagligen.

Ansvarsområden

• Att ha en djup förståelse för organisationens processer, arbetsflöden och krav
• Att fungera som en länk mellan implementeringsteamet och resten av organisationen
• Att ge återkoppling för att säkerställa att ERP-systemet uppfyller organisationens behov
• Att utbilda och stödja andra medarbetare under och efter implementeringsprocessen

Kärnegenskaper

• Kunnig
• Praktiskt lagd
• Kommunikativ
• Samarbetsinriktad
• Obevekligt ärlig
• Iterativ

5. Tvärfunktionella teammedlemmar

Interna teammedlemmar från olika avdelningar och funktioner inom organisationen.

Ansvarsområden

• Att bidra med unika perspektiv, kunskaper och erfarenheter
• Att säkerställa att implementeringsprocessen tar hänsyn till och hanterar behoven hos hela organisationen
• Att proaktivt hjälpa till att identifiera och lösa potentiella problem

Kärnegenskaper

• Engagerad
• Samarbetsinriktad
• Kommunikativ
• Representativ
• Resultatinriktad
• Stödjande

6. Rapportutvecklare

Rapportutvecklaren är en intern eller extern person som ansvarar för att utveckla anpassade rapporter i ERP-systemet.

Ansvarsområden

• Att arbeta nära slutanvändarna och andra intressenter för att förstå deras rapporteringsbehov
• Att skapa rapporter som uppfyller rapporteringsbehoven och ger organisationen datadrivna insikter
• Att säkerställa att organisationen kan utnyttja ERP-systemets rapporteringsfunktioner till fullo

Kärnegenskaper

• Detaljorienterad
• Organiserad
• Analytisk
• Stödjande
• Kunnig

Så säkerställer du att ditt team lyckas

Att ta sig tid att läsa den här artikeln är ett bra första steg, men det finns andra konkreta saker du kan införa för att öka sannolikheten för att implementeringen genomförs smidigt, bland annat:

Överlappande egenskaper

Oavsett om de kommer från personalavdelningen, ditt IT-team eller projektteamet behöver medlemmarna i implementeringsteamet ha vissa gemensamma egenskaper, som kommer att utgöra grunden för er uppförandekod.

Som du förmodligen såg i rollbeskrivningarna ovan är de vanligaste egenskaperna:

• Inkluderande
• Ansvarstagande
• Stöttande
• Samarbetsinriktade 

En annan egenskap som inte nämndes särskilt mycket tidigare, men som bör finnas hos så många av dessa roller som möjligt, är teknisk kompetens. Det är ett måste för projektledare och implementeringspartner, eftersom de är ämnesexperter när det gäller att välja och implementera den bästa ERP-programvaran.

Uppförandekod

Jag har varit involverad i många ERP-implementeringar och har konstaterat att de mest framgångsrika hade en uppförandekod som beskrev åtminstone följande delar:

• Implementeringens uppdrag och vision
• Teammedlemmarnas ansvarsområden
• Teamets värderingar 
• Teamets etiska riktlinjer och integritetsstandarder
• Oacceptabelt beteende 
• Vägar och roller för konfliktlösning

Tydlig och frekvent kommunikation

Att etablera tydliga kommunikationskanaler och skapa en samarbetsinriktad miljö där teammedlemmarna fritt kan dela idéer, farhågor och lägesuppdateringar är avgörande. God kommunikationsförmåga behövs under regelbundna teammöten, statusuppdateringar och återkopplingsmöten för att hålla alla samordnade och informerade under hela implementeringsprocessen.

Löpande utbildning och stöd

Ett område som jag ofta upplever förbises är utbildning och stöd, särskilt efter implementeringen, när användarna behöver veta hur man använder ERP-system. Det är där slutanvändare och andra intressenter oftast har problem och följaktligen tappar engagemanget. 

Det är viktigt att ge teamet tillräcklig utbildning och support. Genom att investera i omfattande utbildningsprogram och workshoppar kan du ge teammedlemmarna den kunskap och de färdigheter som krävs för att använda ERP-systemet effektivt och fullt ut – och dra nytta av fördelarna.

Målsättning

Att sätta realistiska mål och förväntningar är avgörande för teamets framgång. Genom att dela upp implementeringsprocessen i hanterbara faser och milstolpar blir det lättare att följa framstegen och ger dig möjlighet att fira framgångarna längs vägen. 

System för erkännande och belöningar

Att uppmärksamma och belöna teammedlemmarna för deras bidrag kan stärka moralen och motivationen och driva teamet mot framgång.

De vanligaste personlighetstyperna i ett implementeringsteam

Jag vet att det kanske låter märkligt, men att välja teammedlemmar utifrån personlighetstyper hjälper verkligen projekt att lyckas. Precis som Michael Jordan behövde Scottie Pippen behöver du skapa ett balanserat team som hjälper projektet att vinna.

Utifrån min erfarenhet är här några av de vanligaste personlighetstyperna som du kommer att stöta på i ett implementeringsteam:

Handlingskraftige Thomas

Även om Thomas är avgörande för att ge riktning och motivera andra kan människor uppleva honom som överdriven och ibland rentav utmattande att umgås med. 

💡Tips:

Thomas framgång med att få med sig och motivera intressenter bygger på att han håller sitt ego i schack och visar ödmjukhet och inkludering.

Detaljfokuserade Ingrid

Ingrid vet att djävulen finns i detaljerna och vad som behöver göras för att minska riskerna. Hon går logiskt och metodiskt igenom alla punkter och är skicklig på att analysera komplexa problem för att skapa praktiska lösningar. 

Trots sitt värde kan Ingrid ibland sakta ner saker och ting alldeles för mycket, vilket frustrerar snabbhetsfantasterna i teamet som bara vill nå mållinjen. 

💡Tips:

Ingrid behöver påminnas om vikten av projektets tidsplaner och öka tempot vid behov för att uppnå implementeringsmålen.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Isaac, innovatören

Alla företag vill ha Isaac, innovatören. Han är kreativ, framåtblickande och letar alltid efter nya sätt att förbättra processer och maximera ERP-systemets fördelar. 

Isaac är fantastisk, men vi har märkt att han har ett slags Steve Jobs-komplex och ibland – okej, för det mesta – tenderar att lägga beslag på rampljuset, vilket verkligen kan irritera resten av teamet. 

💡Tips:

Isaac måste dela med sig av äran när det är befogat och lämna utrymme för andra att vara innovativa och glänsa om han förväntar sig att hans bidrag ska tas emot väl.

Rådgivaren Christine

En annan favoritmedlem i teamet, rådgivaren Christine, är skicklig på att bygga relationer, främja lagarbete och underlätta effektiv kommunikation mellan teammedlemmar och intressenter. Hon kan lägga för mycket tid på att få alla att känna sig inkluderade och värdefulla och inte tillräckligt med tid på att få arbetet gjort. 

Christines ständigt omhändertagande sida kommer sannolikt att placera henne på Handlingskraftige Thomas lista över personer som inte presterar.

💡Tips:

Christine behöver ibland sluta att ta hand om andra, kavla upp ärmarna och bli en aktiv bidragsgivare.

Frank, problemlösaren

Frank, problemlösaren, älskar att lägga sig i allas angelägenheter och hitta sätt att rädda dagen. Han menar väl, men – som du säkert kan föreställa dig – uppskattar inte alla hans synpunkter. Han spelar dock en viktig roll när det gäller att lösa konflikter, hantera förväntningar och se till att allas åsikter och farhågor hörs och hanteras. 

För att vara effektiv och få sina synpunkter uppskattade behöver Frank veta när han ska ingripa och när han ska låta andra lösa sina egna problem.

💡Tips:

För att undvika att betraktas som en plåga måste Frank väga behovet av att ingripa utifrån den potentiella påverkan på ett projekt och hur hans inblandning tas emot.

Herden Seth

Seth drivs av att lyckas och har alltid full koll på implementeringsfärdplanen. Han är mycket välorganiserad, effektiv och fokuserad på genomförandet, vilket säkerställer att uppgifter slutförs i tid och att leveranserna uppfylls. 

Problemet är att han blir så fokuserad på att lyckas att teammedlemmar, särskilt rådgivaren Christine, ser honom som en irriterande arbetsledare. Ja, prestation och måluppfyllelse är avgörande vid ERP-implementeringar, liksom att bygga relationer och främja lagarbete.

💡Tips:

Seth måste inse behovet av att balansera prestation med människor – att slutföra ett projekt bör inte ske på bekostnad av teamets och andra intressenters välbefinnande.

Nyckeln till att framgångsrikt matcha personlighetstyper med projekt är att se till att alla är engagerade i hela teamets framgång och arbetar mot samma mål – inte enbart utifrån det som de själva är bäst på. 

Att strukturera ett framgångsrikt ERP-implementeringsteam är avgörande för hela projektets framgång. Genom att identifiera och utnyttja varje teammedlems styrkor skapas ett välbalanserat och högpresterande team som är rustat att hantera alla aspekter och utmaningar i ERP-implementeringen.

Prenumerera för fler insikter om ERP-implementering

Redo att bygga vidare på din kompetens som implementeringsledare? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från de ekonomiska ledare som formar teknikbranschen.