Granskning av affärsprocesser: En guide i 5 steg för ekonomichefer

Förstå betydelsen av revisioner av affärsprocesser

En revision av affärsprocesser är i grunden en djupgående granskning av företagets hälsa. Den går igenom varje verksamhet, uppgift och process, uppmärksammar det som fungerar och markerar det som kan behöva justeras.

Genom att gå på djupet i företagets kärnverksamhet lyfter revisionen fram potentiella förbättringsområden för att öka prestationen och säkerställa att företaget och teamen fungerar som en väloljad maskin.

Har du någonsin lagt märke till att den vanligaste lösningen för en avdelning ofta verkar vara att anställa någon ny? Visst, det kan hjälpa. Men oftare än inte är det egentligen bara ett nytt perspektiv som behövs.

Den här granskningen handlar inte bara om att kryssa i ännu en ruta. Den handlar om genuina samtal med dina teammedlemmar, granskning av vägledande dokument och observation av den dagliga verksamheten. Det är som att pausa och zooma ut för att säkerställa att helheten ser lika bra ut som detaljerna.

Hela övningen kan ge klarhet kring företagets styrkor och förbättringsområden. Dessa värdefulla insikter kan leda dig mot smartare strategier, smidigare förändringar, nöjdare medarbetare och därmed även ännu nöjdare kunder.

Här är några av de viktigaste fördelarna med regelbundna revisioner:

• Tar itu med oregelbundenheter och fel direkt, vilket förbättrar kassaflödet och säkerställer korrekt datainsamling.
• Främjar ett ständigt utvecklande tankesätt och inspirerar teamen att förfina arbetsflöden i stället för att bara nöja sig med nuläget.
• Säkerställer att varje uppgift och funktion ligger i linje med företagets övergripande mål.
• Effektiviserade verksamheter och förbättrad effektivitet.
• Förbättrar riskhanteringen genom att synliggöra potentiella hinder i funktioner och arbetsflöden.
• Identifierar viktiga affärsprocesser som måste fungera optimalt för företagets betalningsförmåga.
• Nyanställda får ta del av mer intuitiva och strömlinjeformade arbetsflöden, vilket påskyndar inlärningskurvan.
• Ger ledningen djupgående kunskap om verksamheten och vägleder kring var resurser och investeringar bör kanaliseras.
• Förbättrar förståelsen och förtroendet mellan olika avdelningar och främjar bättre lagarbete.
• Bidrar till att synliggöra bemanningsmässiga, processrelaterade eller tekniska luckor.

Behovet av att revidera interna processer

I dagens affärslandskap är självbelåtenhet en enkelriktad biljett till konkurs; företag måste anpassa sig och hitta sätt att växa i takt med föränderliga ekonomiska och teknologiska förutsättningar. Men med så många osäkerhetsfaktorer kan det ofta kännas som att navigera i en labyrint med väggar som hela tiden flyttar sig när man ska ta fram nya planer. 

Revisioner av affärsprocesser fungerar som en kompass som ger dig den information du behöver för att skydda företagets tillgångar, anseende och pengar. Effektiva revisioner hjälper dig att identifiera och ersätta långsamma manuella uppgifter med automatiserade, så att teamen kan fokusera på viktiga arbetsuppgifter som att förstå och undvika risker.

Ta skojätten Skechers som exempel. Under en explosionsartad tillväxt, där företagets värdering steg från $815 million till häpnadsväckande $4.5 billion, uppnådde Ashwat Panchal, Vice President för internrevision, imponerande resultat. Han sparade inte bara värdefull tid för medarbetarna och minskade kostnaderna samtidigt som han säkerställde efterlevnad på lokal nivå, utan gjorde allt detta genom att endast utöka internrevisionsgruppen med två personer. Det var den tydliga processen, inte fler medarbetare, som gjorde det möjligt.

Men bortsett från detta kan en välfungerande internrevisionsprocess hjälpa CFO:er som ni och era andra kollegor i ledningen på följande sätt:

• Skydda verksamheten: Regelbundna revisioner av affärsprocesser bedömer ryggraden i organisationen och granskar viktiga delar som leveranskedjor och ekonomi.

• Upprätthåll ekonomiska regler: Det är viktigt att företagets policyer, särskilt inom områden som leverantörsskulder, överensstämmer med de interna ekonomiska kontrollerna. Enligt Sarbanes-Oxley Act (SOX) är du och andra ledande befattningshavare enligt lag skyldiga att intyga att de finansiella rapporterna är korrekta. Internrevisioner ger dig denna trygghet och säkerställer att den finansiella rapporteringen är korrekt. 

• Stöd en tydlig strategi: Granskningar ger en tydlig, faktabaserad bedömning av hur utmaningar och risker påverkar olika delar av verksamheten, från drift och IT till ekonomi och cybersäkerhet. Denna tydlighet banar väg för datadrivna beslut.
  
• Säkerställ god avkastning: Det kan vara svårt att kvantifiera de ekonomiska vinsterna av granskningar av affärsprocesser, men se dem som ett långsiktigt skydd mot risker. Deloitte har lyft fram att interna granskningar vanligtvis kostar mellan 0.026% och 0.126% av intäkterna för Fortune 500-företag. Med tanke på att de har bevisats vara mer effektiva när det gäller att öka resultatet är detta ett lågt pris att betala. 

Metoden för granskning av affärsprocesser 

Föreställ dig en granskning av en affärsprocess som att fiska i det vida havet av företagets verksamhet. Varje fångst – stor eller liten – berättar en historia, hyllar det som fungerar väl och pekar ut det som kanske simmar i fel riktning.

Precis som en fiskare kontrollerar styrkan i sitt nät går en granskning på djupet i företagets kärna – dess hjärtslag. Det handlar inte bara om vad som sker inom redovisning och efterlevnad, utan också om vad som händer i de djupare vattnen kring kostnad, kvalitet, snabbhet och den övergripande produktiviteten.

Så vad bör du specifikt leta efter under dessa granskningar?

Struktur

Är processen och dess deltagare samordnade? Överväg att granska arbetsbeskrivningar, organisationsscheman och policydokument. Utan en tydlig struktur finns det risk för förvirring kring roller, ansvarsområden och tidsramar.

Infrastruktur

Vilka IT-system och vilken utrustning stöder varje process? En djupgående granskning av deras styrkor och svagheter kan synliggöra potentiella problem eller förbättringar. Utan en stark infrastruktur riskerar du förvirring, vilket leder till högre kostnader genom misstag.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Kunskap

Har dina medarbetare de färdigheter de behöver för att utföra sina arbetsuppgifter effektivt? Granskningar bör utvärdera rekryterings- och utbildningsrutiner. När allt kommer omkring kan du inte utföra arbetet om du aldrig har fått lära dig hur.

Mätetal

Vilka nyckeltal följer processens framgång över tid? Det är viktigt att känna till processens mål och hur den övervakas. En bristande koppling mellan arbetsuppgifter och deras yttersta syften kan leda till oupptäckta ineffektiviteter.

Ansvar

Vem är din huvudsakliga kontaktperson? Det måste finnas en teammedlem som säkerställer att protokollen följs och att eventuella problem under granskningen hanteras effektivt. Om denna person saknas kan det leda till fel och till att det saknas en tydlig väg framåt.

Viktiga delar i en effektiv granskning av affärsprocesser

En grundlig granskning av affärsprocesser hittar inte bara ineffektiviteter utan lyfter också fram potentiella områden för tillväxt. Här är några viktiga delar som kännetecknar en framgångsrik granskning.

• Samarbetsinriktat engagemang: Hur effektiv en granskning blir beror till stor del på samarbetet mellan granskningsteam, processägare och teammedlemmar. Granskningsteamen bidrar med expertis inom bedömning och utvärdering, medan processägarna har kunskap om den dagliga verksamheten. Vanliga teammedlemmar, som utför dessa processer, bidrar med ovärderliga insikter från verksamhetens praktiska verklighet. Tillsammans täcker de hela bredden av verksamheten och säkerställer att inget faller mellan stolarna.

• Användning av verktyg och mallar: Mallar erbjuder ett strukturerat format för datainsamling och säkerställer att inga detaljer förbises. Informationssystem ger å andra sidan ett digitalt spår av transaktioner och verksamhet, vilket gör granskningar mer datadrivna och objektiva. Genom att integrera branschstandarder tillförs ytterligare ett lager av trovärdighet och relevans till granskningen.
  
• Inflytande från ISO och andra ledningssystem: Internationella standardiseringsorganisationen (ISO) och andra liknande ledningssystem erbjuder en uppsättning kriterier och bästa praxis för olika affärsprocesser. En granskning som påverkas av ISO-standarder mäter inte bara organisationen mot denna bästa praxis, utan förbereder den också för potentiella externa granskningar eller certifieringar. Att följa sådana erkända system skapar dessutom förtroende bland intressenter och försäkrar dem om att verksamheten uppfyller globala standarder.

Typer av granskningar och deras betydelse

Processgranskningar kan genomföras på olika sätt, var och en med ett unikt fokus. Här är de vanligaste typerna när det gäller granskningar av affärsprocesser:

Hantering av affärsprocesser (BPM)

BPM är din panoramiska lins på affärslandskapet. BPM är inte bara användbart för att hitta problem; det handlar också om att se vad som fungerar, förstå varför och förbättra processer utifrån dessa insikter. På så sätt är BPM en typ av granskning som ger en ”helhetsbild”.

Förbättring av affärsprocesser (BPI)

BPI fokuserar på att förfina de processer som redan är i drift. Målet är att öka effektiviteten, göra verksamheten mer kostnadseffektiv och maximera den övergripande prestationen. Oavsett om det handlar om att utnyttja teknik bättre eller minska manuellt arbete handlar BPI om att åstadkomma mer med mindre.

Optimering av affärsprocesser (BPO)

Den här granskningen går in på detaljerna kring hur uppgifter utförs inom företagets olika avdelningar. BPO ger dig ett förstoringsglas för att identifiera möjliga effektivitetsproblem. Om exempelvis en avdelning belastas med en oproportionerligt stor arbetsmängd kan det avslöja ineffektivitet, till exempel att personalen fastnar i överflödiga uppgifter, vilket hindrar åtgärder där de behövs som mest.

De 5 stegen i en framgångsrik granskning av affärsprocesser

Om du vill genomföra en framgångsrik granskning av affärsprocesser behöver du följa dessa fem steg:

Steg 1: Fastställ mål

Det finns flera mål med en granskning av affärsprocesser. Några av de viktigaste är:

• Att anpassa verksamheten till den högsta ledningens vision och mål.
• Att hantera risker effektivt.
• Att ge ledare mer insiktsfulla data som underlag för beslut.
• Att underlätta omfattande personalutbildning.
• Att utvärdera användningen av IT-tillgångar.
• Att öka den övergripande produktiviteten.

Steg 2: Planera granskningen

För att genomföra en granskning framgångsrikt är en genomtänkt plan avgörande. 

Börja med att välja ut de viktigaste processerna att granska och fokusera på centrala affärsmål, till exempel kundnöjdhet eller intäkter. En e-handelsbutik kan exempelvis fokusera på sin orderhanteringsprocess eftersom den påverkar kunderna direkt. 

När du har fastställt ditt fokus börjar du samla in nödvändiga dokument, till exempel processkartor, resultatmått och standardiserade rutiner. De ger insikter i processernas aktuella tillstånd och i vilka områden som kan behöva förbättras.

Det är viktigt att involvera intressenter som känner till de valda processerna. Genom att ta med chefer från olika team säkerställer du att inget förbises. När du till exempel granskar inköpsprocessen bör du involvera experter från inköp, ekonomi och lagerhantering. Definiera tydligt granskningens omfattning, fastställ realistiska tidsramar och bestäm hur du ska samla in data – genom enkäter, observationer eller verktyg för löpande utvärdering.

Steg 3: Samla in data

Datainsamling är avgörande vid en granskning av affärsprocesser. Börja med att fastställa vilken information du behöver. Det kan handla om mätvärden, tidsåtgång, misstag eller till och med återkoppling, beroende på vad granskningen fokuserar på.

Om du till exempel granskar kundtjänsten vill du ha data om hur snabbt den svarar och om kunderna är nöjda. Det är också viktigt att säkerställa att data är korrekt. Standardiserade mallar kan hjälpa dig att samla in data på samma sätt varje gång, och genom att kontrollera datan säkerställer du att det inte finns några fel. 

Slutligen blir det mycket enklare att analysera den insamlade datan senare om du organiserar den på ett genomtänkt sätt, oavsett om du använder kalkylblad eller programvara för revisionshantering.

Steg 4: Analysera resultaten

När du har samlat in data från en granskning av affärsprocesser är det dags att studera den noggrant. Det här steget hjälper dig att förstå datan, hitta mönster och se om det finns problem i processerna. Leta efter sådant som händer om och om igen eller gör arbetet långsammare. Det kan till exempel finnas ett ovanligt stort antal misstag i ett steg, eller så kan vissa uppgifter ta för lång tid när det är mycket att göra. 

Jämför din data med tillgängliga branschstandarder för att se om processerna fungerar bra och jämför dem sedan med dina mål. Du kan använda statistiska metoder för att få fler detaljer och upptäcka mönster eller ovanliga resultat. Genom att kontrollera sådant som hur lång tid en uppgift vanligtvis tar kan du hitta oväntade förseningar. När du har studerat all data tar du reda på vilka områden som behöver förbättras. Fokusera på dem som påverkar verksamheten mest eller är enklast att förbättra.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Steg 5: Presentera resultaten

När du har slutfört en granskning av affärsprocesser är det viktigt att dela resultaten från granskningen och annan relevant information med andra chefer och ditt team. Sammanfatta de viktigaste upptäckterna och lyft fram eventuella problem och områden som kan förbättras. Påpeka eventuella flaskhalsar, misstag eller andra problem och förklara hur de påverkar exempelvis kostnader, arbetstempo eller kundnöjdhet. 

Du kan använda visuella hjälpmedel som diagram för att visa dina resultat, eftersom de gör komplexa data enklare att förstå. Ge sedan tydliga förslag på hur problemen kan åtgärdas. Lista dem utifrån hur viktiga de är och hur enkla de är att genomföra. Förklara varför varje förslag behövs och hur det bidrar till företagets mål. På så sätt förstår och godkänner alla nästa steg för att förbättra verksamheten.

Att omfamna automatisering inom verksamhetsprocesshantering (BPM)

Ett BPM-verktyg som Signavio eller Appian ger dig ett smidigt, automatiserat sätt att genomföra granskningar, förfina arbetsflöden och effektivt hantera uppgifter som aviseringar och datainsamling. Genom att automatisera dessa viktiga uppgifter blir dina verksamhetsprocesser mer flexibla och effektiva. Utan att kräva stora mängder manuellt arbete kan dessa verktyg:

• Identifiera processer som förbrukar betydande resurser, vilket kan tyda på potentiella flaskhalsar.
• Genomföra omfattande analyser och identifiera ineffektivitet utan att kvalitet eller kostnader påverkas negativt.
• Hjälpa till att upptäcka flaskhalsar och föreslå betydande effektivitetsförbättringar.
• Hjälpa till att utvärdera resultatet enligt tjänstenivåavtalet (SLA), bedöma dess påverkan på kundnöjdheten och ge insikter om förseningar.
• Skapa omedelbara rapporter som ger insikter i den operativa kvaliteten och områden som kan förbättras. 

Att vidta korrigerande åtgärder och införa nya processer

Kom ihåg: inget av detta har något värde om du inte gör något åt det. 

Utöver att helt enkelt genomföra processgranskningar måste du se till att tydliga och beslutsamma åtgärder vidtas för att förbättra de resultat du har kommit fram till, bland annat:

• Automatisera repetitiva uppgifter för att öka effektiviteten och omfördela medarbetarnas tid.
• Införa produktivitetsverktyg och lägga till (eller ta bort) regelbundna teammöten för att stärka kommunikationen mellan avdelningarna.
• Omvärdera och fördela resurser på ett genomtänkt sätt för att maximera produktiviteten.
• Fastställa konsekventa arbetsrutiner och dokumentera allt noggrant.
• Åtgärda kompetensbrister genom specialiserad utbildning och främja en lärandemiljö med fokus på prestation.

Ekonomichefens roll i processförbättring

Som både den som följer upp resultaten och den som gör en nykter andra bedömning av verksamheten har ekonomichefen det särskilda privilegiet att känna till verksamhetens resultat och möjligheten att fördjupa sig i dess olika delar. Genom att ta vara på denna möjlighet kommer du ännu närmare att bevisa att du är en strategisk ekonomichef i din verksamhet, och befäster därmed ditt värde både idag och i framtiden.

För de senaste tekniknyheterna, resurser inom redovisning och ekonomi samt insikter från ekonomiledare kan du registrera dig för The CFO Clubs veckovisa nyhetsbrev.