Intäktsredovisning för SaaS: Den femstegsbaserade ASC 606-guiden

Principen för intäktsredovisning i SaaS

Intäktsredovisning är ett redovisningsbegrepp som avgör när ett företag kan redovisa försäljning som intäkt i sin resultaträkning.

Det är viktigt att redovisa intäkter korrekt eftersom MRR och ARR, som beror på hur du redovisar intäkter, är viktiga redovisningsmått för SaaS-företag. Investerare och andra viktiga intressenter strävar vanligtvis efter att maximera MRR och ARR. Du kan dock bara öka dessa mått genom att redovisa intäkter; förskottsbetalningar för tjänster som ännu inte har levererats kan inte läggas till i MRR eller ARR.

Begreppet intäktsredovisning har sitt ursprung i periodiserad redovisning. Om du tillämpar kontantmetoden redovisar du intäkter när du får betalt. Periodiserad redovisning kräver däremot att intäkter redovisas när du levererar de tjänster som kunden har betalat för (eller kommer att betala för).

Anta att det i dag är den sista dagen i redovisningsperioden. Några minuter innan dagen tar slut betalar en kund 500 USD för nästa årsabonnemang på din produkt. Ska du lägga till de 500 USD i din omsättning i resultaträkningen för det innevarande året?

Nej. 

Standarden för intäktsredovisning (ASC 606) anger att ett företag endast får redovisa intäkter när de har tjänats in. Även om en kund har betalat abonnemangsavgiften har du ännu inte levererat tjänsten. Du kan bara redovisa intäkten när kunden använder din produkt.

Om du inte uppfyller dina prestationsåtaganden måste du återbetala ett proportionerligt belopp till kunderna, vilket kan leda till problem med kassaflödet.

Varför du måste redovisa intäkter korrekt

Intäkter redovisas i enlighet med ramverket och riktlinjerna i ASC 606.

FASB (Rådet för standarder för finansiell redovisning) och IASB (Internationella redovisningsstandardstyrelsen) utvecklade gemensamt ASC 606 (intäkter från avtal med kunder) för att hantera kraven på intäktsredovisning enligt IFRS (internationella standarder för finansiell rapportering) och US GAAP (allmänt accepterade redovisningsprinciper). 

Att upprätta finansiella rapporter i enlighet med ASC 606 (eller IFRS 15) är avgörande för att uppfylla kraven. Processen i fem steg som beskrivs i ASC 606 bidrar till att säkerställa att du följer riktlinjerna för intäktsredovisning.

Intäktsredovisning: processen i fem steg

SaaS-företag är abonnemangsföretag. SaaS-affärsmodellen innebär att betalningar tas emot antingen på användningsbaserad eller abonnemangsbaserad månads-, kvartals- eller årsbasis.

I den här guiden tittar jag på intäktsplaner baserade på abonnemang. När ditt företag erbjuder tjänster under hela abonnemangsperioden kan du behöva redovisa intäkter proportionerligt, beroende på hur ofta kunden betalar.

ASC 606 beskriver en process i fem steg för intäktsredovisning. Det är en branschoberoende process som hjälper alla företag, såväl SaaS-företag som andra, att avgöra när intäkter ska redovisas.

Här är processens fem steg:

Steg 1: Identifiera avtalet

Vilka villkor ska vara uppfyllda när du upprättar ett avtal med en kund innan du ger kunden tillgång till din SaaS-tjänst? Intäkter redovisas endast för giltiga kundavtal, så det är viktigt att identifiera avtal där kunden har godkänt företagets villkor. Avtalet kan vara skriftligt, muntligt eller underförstått, i enlighet med din policy.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Steg 2: Var tydlig med åtagandena

Avtalet skapar prestationsåtaganden för ditt företag. När varor eller tjänster kombineras med de huvudsakliga varorna eller tjänsterna som ditt företag erbjuder måste de redovisas separat. Du kan redovisa intäkter först när du har uppfyllt dina åtaganden.

Steg 3: Beräkna transaktionsvärdet

Transaktionsvärdet är de abonnemangsintäkter du förväntar dig att få från en kund för att erbjuda din SaaS. Om priset på din produkt till exempel är $500 per år, skulle transaktionsvärdet för alla årliga abonnemangsköp vara $500.

Steg 4: Tilldela transaktionsvärden

Att tilldela ett transaktionsvärde innebär att fastställa kriterier för hur transaktionspriset ska fördelas mellan prestationsåtaganden. Om du till exempel har uppfyllt 50 % av dina åtaganden kan du redovisa 50 % av intäkterna i dina räkenskaper, oavsett om kunden har betalat i förskott eller kommer att betala senare.

Steg 5: Redovisa dina intäkter

Intäkter kan redovisas när du, den redovisningsskyldiga enheten, uppfyller ett prestationsåtagande. Anta att ditt prestationsåtagande omfattar att ge dina kunder tillgång till din produkt i 12 månader (för $500). Du kan redovisa $41.67 i slutet av varje månad, eller $125 per kvartal, i ditt bokföringsprogram.

Begrepp inom intäktsredovisning

Innan vi går vidare är det viktigt att förstå tre centrala termer:

• Förutbetalda intäkter: Förutbetalda intäkter (eller ej intjänade intäkter) är det belopp du har fakturerat men ännu inte redovisat som intäkt eftersom du inte har utfört tjänsten. Förutbetalda intäkter visas som en skuld i din balansräkning eftersom ditt företag är skyldigt att återbetala pengarna till kunderna om du inte lyckas leverera tjänsten.
• Ofakturerade intäkter: Ofakturerade intäkter är redovisade intäkter som ännu inte har fakturerats. Du kan ha ofakturerade intäkter i dina räkenskaper när en kund har använt din SaaS, men faktureringsmilstolparna i avtalet endast tillåter fakturering vid ett senare datum (till exempel i slutet av kvartalet eller året). Ofakturerade intäkter ingår i kundfordringarna i balansräkningen.
• Avtalade affärer: Avtalade affärer omfattar värdet av avtal med en kund för en viss tidsperiod. Det representerar kundens åtagande att betala dig i utbyte mot din SaaS. Avtalade affärer indikerar framtida intäktstillväxt, vilket hjälper till att uppskatta framtida lönsamhet och kassaflöden.

Vanliga problem med intäktsredovisning för SaaS

Intäktsredovisning är enkelt när det gäller årliga abonnemang. Men vad händer när kunder säger upp sitt abonnemang halvvägs genom perioden eller uppgraderar eller nedgraderar sitt abonnemang? Hur redovisar du intäkter när din SaaS paketeras med anpassade funktioner, supportavgifter eller konsulttjänster?

ASC 606 ger vägledning om hur detta ska redovisas. Nedan har jag tagit med några av de vanligaste scenarierna du kan stöta på när du redovisar SaaS-intäkter, med hjälp av följande exempel:

Anta att du skapar en faktura på $6,000 för XYZ Ltd. i januari. Så här skulle intäktsschemat se ut:

• Slutet av Q1: $1,500
• Slutet av Q2: $1,500
• Slutet av Q3: $1,500
• Slutet av Q4: $1,500

Intäktsredovisning vid uppgradering av abonnemang

XYZ Ltd. uppgraderar till ett abonnemang på en högre nivå, som kostar $9,000 per år, i slutet av Q1. I slutet av Q1 kommer du att ha redovisat $1,500 i intäkter.

När kunden uppgraderar måste du utfärda en kreditnota på $4,500:

$4,500 = $6,000 (fakturabeloppet i januari) - $1,500 (redovisade intäkter)

Kreditnotan kvittar kundens konto. När du har utfärdat en proportionellt beräknad faktura i slutet av Q1 uppgår dina förutbetalda intäkter till $6,750:

$6,750 = [$9,000 i abonnemangsavgift ÷ 12 månader] x 9 månader

Från och med nästa kvartal skulle du redovisa $750 varje kvartal.

Intäktsredovisning vid nedgradering av abonnemang

XYZ Ltd. nedgraderade till ett abonnemang som kostar $3,000 per år i slutet av Q1. Eftersom du kommer att ha redovisat $1,500 i intäkter måste du utfärda en kreditnota på $4,500 för att kvitta kundens konto:

$4,500 = $6,000 (fakturabeloppet) - $1,500 (redovisade intäkter)

När du har utfärdat en proportionellt beräknad faktura uppgår dina förutbetalda intäkter till $2,250:

$2,250 = [$3,000 i abonnemangsavgift ÷ 12 månader] x 9 månader

Från och med nästa kvartal skulle du redovisa $250 varje kvartal.

Intäktsredovisning vid uppsägning

Intäktsredovisningen vid uppsägning beror på villkoren i ditt avtal. Här är de två möjligheterna:

• Proportionella återbetalningar: Om din policy är att återbetala ett proportionellt belopp kan du helt enkelt kreditera beloppet på kundens konto. Du måste fortfarande redovisa intäkter som har tjänats in före uppsägningsdatumet.
• Inga återbetalningar: Om du har en policy utan återbetalningar kan du redovisa de uppskjutna intäkterna på uppsägningsdatumet. Du behöver inte kreditera kundens konto eftersom det, ja, inte finns någon återbetalning.

Intäktsredovisning vid paketerade tjänster

Paketerade tjänster skapar separata prestationsåtaganden, så du måste separera intäkterna från dessa tjänster och dina SaaS-intäkter. Du kan redovisa intäkter från paketerade tjänster (såsom professionella tjänster eller implementeringstjänster) först efter att du har utfört tjänsten, även om kunden redan använder din SaaS.

Anta att du erbjuder implementeringstjänster som en del av ett paketerat erbjudande. Kunden har betalat för tjänsten i förskott. Du kan dock endast redovisa denna intäkt efter att kunden har använt din implementeringstjänst. I det här fallet är det ganska tydligt: du ska helt enkelt redovisa intäkten när tjänsten har slutförts.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Intäktsredovisning för tillägg

Intäkter från tillägg redovisas när de faktureras. Anta att XYZ Ltd. vill inkludera tillägget för anpassad utveckling, som kostar $150, för april och maj.

Eftersom XYZ Ltd. vill använda tillägget för anpassad utveckling i april och maj är det då du måste redovisa intäkten, det vill säga $150 för var och en av månaderna april och maj.

Intäktsredovisning för osäkra fordringar

När en kund vägrar att betala efter att ha använt din tjänst måste du enligt GAAP bokföra det belopp som inte kan drivas in som en kundförlust.

Anta till exempel att XYZ Ltd. har $500 i ofakturerade intäkter. Innan du skickar en faktura går XYZ Ltd. i konkurs, så de kan inte längre betala det förfallna beloppet. Du måste bokföra de utestående $500 på deras konto som en kundförlust. Detta är ett exempel på en fullständig avskrivning.

Om XYZ Ltd. går med på att betala $250 behöver du bara skriva av $250. Detta kallas en partiell avskrivning.

I båda fallen påverkar kundens oförmåga att betala dina bokningar och därmed även dina framtida intäkter och din nettoinkomst.

Slut på historien

Och det var allt! Tack vare ASC 606 har intäktsredovisning för SaaS och andra tekniktjänster blivit relativt enkel. 

Gillar du den här artikeln? Prenumerera på The CFO Clubs nyhetsbrev och få veckovisa redovisningsartiklar direkt i din inkorg.