Så beräknar du totala skulder: från början till slut

Det är ett av de viktigaste måtten för att uppskatta ett företags ekonomiska hälsa och en central indikator på finansiell risk. Beroende på tidsramen finns det två typer av skulder som du sannolikt kommer att stöta på: kortfristiga och långfristiga. Låt oss titta närmare på var och en.

Kortfristiga skulder

Kortfristiga skulder, även kallade kortfristiga skuldförbindelser, är skulder som måste betalas inom ett år eller under en normal verksamhetscykel. Detta omfattar vanligtvis sådant som:

• Leverantörsskulder
• Kortfristiga lån
• Vanlig inkomstskatt
• Upplupna kostnader
• Årlig hyra

Långfristiga skulder

Långfristiga skulder, även kallade långfristiga skuldförbindelser, är skulder som inte kommer att vara betalda inom ett år eller inom en verksamhetscykel. Några exempel är:

• Långfristiga lån och hypotekslån
• Obligationer som ska betalas längre fram
• Pensionsåtaganden
• Sjukvårdskostnader för pensionärer
• Uppskjuten lön

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Innan du räknar: genomgång av formlerna

Det finns två huvudsakliga formler för att beräkna totala skulder. Oavsett vilken formel du väljer bör resultatet bli detsamma – varje metod har dock sina fördelar beroende på vilken information som finns tillgänglig och vilka behov du har av analysen.

Den vanligaste formeln för att beräkna totala skulder är:

Den summerar helt enkelt alla kortfristiga och långfristiga skulder som ett företag har för att fastställa de totala skulderna. Den här formeln är användbar när du har en tydlig bild av ett företags utestående skulder, inklusive varje enskild post.

Den ger dig också en tydlig bild av företagets övergripande skuldstruktur. Med den kan du snabbt se skillnaden mellan kortfristiga och långfristiga skulder, vilket är nödvändigt för att bedöma ett företags förmåga att betala sina räkningar och klara sig på lång sikt.

En alternativ formel som du kanske stöter på är: 

Den här formeln bygger på ett grundläggande redovisningsbegrepp. Den fungerar genom att aktieägarnas eget kapital dras av från företagets tillgångar för att få fram de totala skulderna. Jämfört med den föregående formeln är den här mest användbar när du endast har företagets balansräkning och inte känner till detaljerna kring dess skulder.

Du kan använda den för att dubbelkontrollera skuldberäkningar som du redan har gjort eller när du saknar mer detaljerade uppgifter. Oavsett vilket illustrerar den här metoden sambandet mellan tillgångar, skulder och eget kapital – den definition som revisorer fokuserar på.

Så beräknar du totala skulder

Att förstå hur man beräknar totala skulder är en viktig del av att bedöma din ekonomiska hälsa, oavsett om du hanterar ett företag eller ser över din privatekonomi. Så här kan du använda formeln för att fastställa aktuella och utestående förpliktelser:

1. Fastställ beloppen för dina skulder, tillgångar och eget kapital

För att räkna ut dina totala skulder med den första formeln börjar du med att identifiera alla dina ekonomiska förpliktelser, både kortfristiga och långfristiga. Samla in redovisningsdata från olika källor, till exempel system för leverantörsskulder (en av de viktigaste fördelarna med programvara för leverantörsskulder är att den gör datainsamlingen mycket enklare), lånedokument, löneuppgifter och leasingavtal. 

Author's Tip

Håll reda på varje förpliktelse separat innan du lägger till dem i balansräkningen. När du väl gör det ska du tydligt märka och kategorisera varje skuld så att du kan rapportera korrekt.

2. Beräkna dina totalsummor

När du har samlat alla dina kortfristiga och långfristiga skulder lägger du ihop dem.

Om företag A till exempel har kortfristiga skulder på $50,000 och långfristiga skulder på $150,000 ser det ut så här när de använder formeln för att beräkna sina totala skulder:

$200,000 = $50,000 + $150,000

Du kan också använda den redovisningsmässiga formeln där aktieägarnas eget kapital subtraheras från företagets totala tillgångar. Denna metod bör också ge samma resultat som när du lägger ihop skulderna direkt.

Om företag A i stället har tillgångar på $500,000 och ägarens eget kapital uppgår till $300,000 skulle de totala skulderna återigen vara $200,000.

$200,000 = $500,000 - $300,000

Även om det är ganska enkelt att beräkna detta i huvudet rekommenderar jag att du använder programvara för logistikredovisning under hela processen – från att spåra och kategorisera skulder till att skapa balansräkningar och beräkna ekonomiska nyckeltal. 

På så sätt kan du enkelt upptäcka ovanliga transaktioner, automatiskt kategorisera återkommande skulder och avsevärt minska risken för att missa eller felklassificera skulder. Om du är osäker på var du ska börja kan du ta en titt på vår lista över den bästa programvaran för logistikredovisning:

3. Granska, granska, granska

När du har lagt ihop dina totala skulder ska du dubbelkontrollera siffrorna för att säkerställa att de stämmer. Din granskning bör:

• Leta efter räknefel
• Klassificera och omklassificera skulder som antingen kortfristiga eller långfristiga
• Se till att alla dina förpliktelser är medräknade

För att effektivisera din granskningsprocess har jag skapat denna checklista som du kan använda när du slutför detta steg:

Det är också viktigt att jämföra dina skulder med den redovisningsmässiga ekvationen för att säkerställa att siffrorna balanserar. Om de inte går ihop är det ett tecken på att något är fel och behöver undersökas. 

Var också uppmärksam på gamla skulder, olösta krav, skulder utan motsvarande betalningar och ovanliga betalningar i slutet av året som kan tyda på att någon försöker manipulera siffrorna.

Fler ögon = större synlighet

Att verifiera dina siffror är avgörande för att få bokföringen rätt. Eftersom många skulder kommer från externa källor är det en god idé att få bekräftelse från dina fordringsägare och andra berörda parter för att säkerställa att siffrorna stämmer. Detta är särskilt viktigt om dina interna kontroller är svaga.

När ska totala skulder beräknas?

De flesta företag räknar om sina skulder varje månad för att hålla bokföringen uppdaterad och i linje med redovisnings- och skatteregler. Det är också ett bra sätt att få en aktuell bild av företagets siffror och ställning.

Om ett företag däremot har väldigt många transaktioner eller föränderliga skulder kan det behöva gå igenom siffrorna oftare.

Som ett absolut minimum bör företag kontrollera skulderna igen i slutet av varje redovisningsperiod. För börsnoterade företag innebär detta att upprätta kvartalsvisa balansräkningar som visar deras totala skulder. Dessa ska vanligtvis vara klara i slutet av mars, juni, september och december om företaget följer ett kalenderår.

Årliga beräkningar är också viktiga för finansiella rapporter och skattedeklarationer vid årets slut. I slutändan beror det på företagets behov och vad reglerna säger hur ofta ett företag kontrollerar sina skulder. Generellt sett kan regelbundna kontroller dock hjälpa till att upptäcka trender, hålla allt i ordning och ge underlag för beslut om skuldhantering och framtida finansiering.

Featured Tools

1. 

   BlackLine

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Joiin

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.7

   Visit Website
3. 

   Xledger

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

Misstag att undvika vid beräkning av totala skulder

När företag beräknar sina totala skulder hamnar de ofta i samma gamla fällor. Dessa vanliga misstag kan verkligen försämra rapporteringens noggrannhet och framtida beslut. Misstag kan ge en felaktig bild av företagets ekonomiska ställning, vilket leder till dåliga beslut och problem med efterlevnaden av regler.

Under årens lopp har jag lagt märke till ett mönster i de misstag som de flesta företag gör när de bedömer sina skulder. Här är några vanliga misstag som du bör undvika:

1. Att inte inkludera dolda kostnader

Det finns företagskostnader som uppstår under verksamheten men som inte registreras formellt. Dessa kostnader kan vara svåra att identifiera eftersom de inte alltid innebär kontanta utbetalningar, men de kan ändå utgöra en stor del av företagets skulder. Om du bortser från dem kommer dina skulder att se lägre ut än de faktiskt är, vilket kan ge en missvisande bild av din ekonomiska situation och leda till problem med kassaflödet längre fram.

2. Att bara göra en snabb genomgång

Misstag kan smyga sig in när granskningsprocesserna är bristfälliga. Det kan handla om obalanser i interna konton eller felaktig klassificering av skulder. Oftast beror det på dålig tidsplanering, otillräckliga resurser eller felaktiga prioriteringar. Om de finansiella rapporterna inte kontrolleras noggrant kan fel leda till felaktig rapportering. Detta kan medföra regulatoriska böter, skada företagets anseende och leda till dåliga affärsbeslut.

3. Att förlita sig på gamla uppgifter

Föråldrad information kan påverka ett företags ekonomiska bild på ett betydande sätt. Om du använder gamla uppgifter när färskare information finns tillgänglig är det ett fel, inte bara en reviderad uppskattning. Detta kan leda till dåliga beslut, bristfällig planering och problem med tillsynsmyndigheter.

Under de senaste åren har SEC upprepade gånger bett företag att vara noggranna med sina finansiella rapporter i USA. Påståenden om att tidigare finansiella uppgifter inte är relevanta för aktuella investeringsbeslut har aldrig haft särskilt stort inflytande på tillsynsmyndigheter.

Vad händer härnäst?

Skulder är en viktig del av din bokföringsekvation. Om du inte får dem rätt kan det få allvarliga konsekvenser för företagets ekonomi. Problemet är att många företag inte anstränger sig tillräckligt för att få det rätt från början.

Men det är ingen raketforskning. Med bra bokföringsprogram och en tydlig granskningsprocess kan du undvika många potentiella problem. Nu när du förstår vad totala skulder är och hur de beräknas i balansräkningen vet du exakt vad du ska fokusera på och vad du ska vara uppmärksam på.

Som ekonom som precis har börjat behöver du all vägledning du kan få. På The CFO Club hittar du expertråd och insikter från de främsta ekonomicheferna inom teknikbranschen. Och det bästa av allt? Det är gratis — registrera dig bara för vårt nyhetsbrev.