Så stämmer du snabbt av ett kontoutdrag (4 enkla steg)

1. Samla in underlag

Du behöver kontoutdrag för den period som ska stämmas av samt företagets internt förda konto över bankkontot.

2. Matcha insättningar och uttag med debiteringar och krediteringar på kassakontot

Insättningar och inbetalningar visas på kreditsidan av bankkontot i din huvudbok, medan uttag och betalningar visas på debetsidan. Matcha varje transaktion i kontoutdraget med motsvarande transaktion på bankkontot i din huvudbok.

Author's Tip

Sätt en bock vid transaktioner som har registrerats korrekt både i huvudboken och på kontoutdraget. Det hjälper dig att hålla ordning och motiverar dig genom att visa hur långt du har kommit med uppgiften.

3. Hitta avvikelser

Transaktioner som saknas i antingen kontoutdraget eller huvudboken är de avvikelser du behöver ta hänsyn till. Om vi återgår till exemplet med en check som har skickats men ännu inte lösts in, skulle du registrera transaktionen i bankavstämningen.

Avvikelser kan vara av följande typer:

• Temporära: Temporära avvikelser justeras automatiskt över tid och kräver inte att du gör någon bokföringspost. Exempelvis kommer oinlösta checkar att lösas in så småningom.
• Fel och utelämnanden: Permanenta avvikelser beror på utelämnade transaktioner eller fel vid registreringen av transaktionerna. För att korrigera en permanent avvikelse behöver du göra en bokföringspost. Om du till exempel inte har registrerat bankavgifter måste du göra en bokföringspost, eftersom avgiften inte kommer att återföras.

4. Gör justerande bokföringsposter

Gör en bokföringspost för de fel och utelämnanden du hittade i föregående steg. Det säkerställer att dina bokföringsuppgifter är korrekta. Temporära avvikelser minskar med tiden.

Exempel på bankavstämning

Anta att du har $15,250 på ditt bankkonto den 31 december. Det bokförda saldot på ditt bankkonto samma dag är $15,425. En jämförelse mellan kontoutdraget och bankkontot i huvudboken visar följande avvikelser:

• Checkar som tagits emot men inte satts in (kallas även insättning under transport): $925
• Utfärdade checkar som ännu inte lösts in: $1,050
• Bankens serviceavgift: $200
• Ränteintäkter: $500
• Övertrasseringsavgift: $100
• NSF-checkar: $500

Bankavstämningen skulle se ut så här baserat på denna information:

XYZ-företaget

Bankavstämning

Kvartal avslutat den 31 december 2023

Om de justerade saldona stämmer har du i de flesta fall upprättat bankavstämningsrapporten korrekt — i sällsynta fall kan de justerade saldona stämma på grund av räknefel eller andra fel även när du inte har upprättat rapporten korrekt. Glöm inte heller att bokföra verifikationerna för fel och utelämnanden.

Vad du behöver för att stämma av ett kontoutdrag

Innan du börjar behöver du två saker för att stämma av ett kontoutdrag:

• Kontoutdrag (så klart)
• Bankkontot i din huvudbok som innehåller transaktioner som insättningar, uttag och inlösta checkar

Jag skulle också hävda att en programvarulösning för bokföring i praktiken är nödvändig för att automatisera bankavstämningsprocessen.

Den bästa programvaran för uppgiften

1. 

   Xero

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.4

   Visit Website
2. 

   Dext

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website
3. 

   QuickBooks Online

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4

   Visit Website

Vilka deltar i bankavstämningen?

De huvudsakliga deltagarna i en bankavstämning är:

• Redovisningsekonom eller bokförare: Företagets redovisningsekonom eller bokförare upprättar bankavstämningsrapporten.
• Banken: Du behöver månadsutdrag från banken för att utföra avstämningen. Du kan ge banken stående instruktioner om att automatiskt skicka ett utdrag varje månad eller begära ett vid behov.
• Skattmästare eller ekonomichef: Om du läser detta kan den personen vara du. Det här är en kvalificerad yrkesperson från företaget som granskar avstämningsrapporten för att säkerställa att alla avvikelser har hanterats.

Andra deltagare är:

• Internrevisor: Internrevisorn kan granska avstämningsprocessen för att kontrollera att effektiva kontroller finns på plats och följs.
• Extern revisor: En extern revisor kan granska avstämningsrapporten när företagets finansiella rapporter bedöms.

Vad är ett kontoutdrag?

Ett kontoutdrag är en månatlig sammanställning från banken som visar alla pengar som går in på och ut från ditt konto — till exempel insättningar, uttag och eventuella avgifter. Det visar också ingående och utgående saldo för perioden.

Se det som en ekonomisk ögonblicksbild som hjälper dig att hålla koll på dina utgifter, upptäcka fel eller identifiera sådant som verkar ovanligt. Oavsett om du ansöker om ett lån eller bara försöker hålla dig till en budget kan regelbundna granskningar av kontoutdraget verkligen hjälpa dig att ha kontroll över din ekonomi.

Hur ofta ska kontoutdrag stämmas av?

Banker utfärdar vanligtvis kontoutdrag varje månad, vilket gör månadsvisa bankavstämningar till en standardfrekvens. Det säkerställer också att du inte låter avvikelser, fel eller bedrägliga transaktioner ligga kvar för länge.

Månadsvis avstämning är ingen fast regel. Beroende på antalet transaktioner och företagets önskemål kan du välja att upprätta bankavstämningsrapporter dagligen, veckovis eller kvartalsvis.

Bästa praxis vid avstämning av ett kontoutdrag

Här är några bästa praxis att följa när du stämmer av ett kontoutdrag:

1. Bevara detaljerad dokumentation

Organisera och lagra kvitton på transaktioner, fakturor, insättningskvitton och andra relevanta dokument som du kan behöva för avstämningen, helst på en säker digital plattform. Så här kan du dra nytta av det:

• Revisionsspår: Tillgång till dokumentation gör det enklare för interna och externa revisorer att spåra och verifiera transaktioner.
• Snabbare felkorrigering: När du hittar fel kan du titta på det relevanta dokumentet för att registrera korrekta siffror och uppgifter. När du till exempel betalar med ett betal- eller kreditkort visar transaktionen på kontoutdraget att du betalade 100 $ till företaget XYZ, men du kanske inte kommer ihåg vad betalningen avsåg om du inte har fakturan.

2. Separera arbetsuppgifter

Låt olika personer ansvara för att registrera transaktioner och stämma av kontoutdrag — överväg faktiskt att separera arbetsuppgifterna genom alla steg i redovisningscykeln. Separering av arbetsuppgifter är en viktig intern kontroll för att minimera risken för bedrägerier och fel. Så här hjälper separering av arbetsuppgifter:

• Förebygger bedrägerier: Det är svårare att manipulera företagets bokföring när fler än en person deltar i processen.
• Ansvarsskyldighet: Det skapar också ansvarsskyldighet eftersom det är tydligt vem som ansvarar för varje del av processen.

3. Undersök avvikelser

Om du ser några misstänkta transaktioner ska du verifiera dem. Är beloppet korrekt? Har rätt konto krediterats för inbetalningar? Borde en check ha lösts in vid det här laget, men har den inte gjort det? Undersök dessa avvikelser för att säkerställa att du inte har att göra med bedrägeri eller förskingring av pengar. 

Att blunda för misstänkta transaktioner för länge och anta att de är normala bara för att siffrorna går ihop är ett stort misstag.

Därför bör du snabbt undersöka dem:

• Förebygg större problem: Genom att snabbt identifiera och lösa avvikelser kan du hantera problem innan de utvecklas till något större.
• Upprätthåller de finansiella rapporternas integritet: Genom att undersöka misstänkta transaktioner förblir dina ekonomiska register korrekta och tillförlitliga, vilket bidrar till att upprätthålla de finansiella rapporternas integritet.

4. Automatisera avstämningsprocessen

Att stämma av kontoutdrag manuellt kan ta timmar eller till och med dagar. I stället för att slösa timmar på att matcha transaktioner kan du låta ditt team övervaka ovanliga transaktioner och effektivisera redovisningsfunktionen genom att automatisera bankavstämningen.

Programvarulösningar kan matcha transaktioner automatiskt, flagga avvikelser för granskning och skapa avstämningsrapporten med liten eller ingen manuell inblandning. Så här kan automatisering hjälpa dig:

• Effektiv avstämning: Programvarulösningar kan stämma av kontoutdrag i realtid — du behöver inte lägga timmar på att jämföra transaktioner i din huvudbok och på dina bankkonton.
• Minimalt med fel: Automatiserade redovisningssystem är mindre benägna att innehålla fel. Färre fel innebär mindre tid som behöver läggas på att åtgärda dem.

Bankavstämning utan krångel

Bankavstämningsrapporter diskuteras inte lika ofta som resultaträkningen och balansräkningen. De är dock viktiga verktyg för att upptäcka bedrägerier och säkerställa korrekta uppgifter. 

De hjälper dig att upptäcka transaktioner som du kan ha missat, identifiera bedräglig aktivitet och förstå varför det finns en skillnad mellan ditt bankkonto och kassaboken.

Vill du utvecklas i din karriär som redovisningsansvarig? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från ledare inom ekonomi.