Så väljer du redovisningsprogram

9 saker att tänka på när du väljer bokföringsprogram

När du letar efter ett nytt bokföringsprogram är det viktigt att först utvärdera varje alternativ genom att fokusera på de viktigaste faktorerna som överensstämmer med företagets behov och mål. Ta hänsyn till dessa aspekter för att säkerställa att du väljer rätt verktyg för ditt team:

1. Flexibla abonnemang

Flexibla abonnemang gör att du kan anpassa din programvaruprenumeration när företaget växer eller förändras. Detta är värdefullt för företag av alla storlekar, men särskilt för nystartade företag, småföretagare och frilansare (läs mer om fördelarna med bokföringsprogram för frilansare här).

Med de bästa bokföringsprogrammen kan du enkelt uppgradera eller nedgradera utan konsekvenser för kassaflödet. Glöm inte heller att fråga leverantörerna om avtalsvillkoren och hur de hanterar förändringar i din prenumeration. 

2. Dataåtkomst och rapportering

Dataåtkomst och rapportering är avgörande för att fatta välgrundade beslut. Som ekonomichef behöver du ett bokföringssystem som tillhandahåller realtidsdata och anpassningsbara rapporter för ekonomisk rapportering. 

Kontrollera om programvaran låter dig exportera data i olika format. Se dessutom till att fråga om den stöder instrumentpaneler och vilka rapporteringsfunktioner som finns tillgängliga. Detta gör inte bara FP&A-uppgifter enklare, utan även vanlig bokföring och projekthantering.

3. Integration med din teknikstack

Integration med din befintliga teknikstack säkerställer smidiga arbetsflöden. Bokföringsprogrammet bör kunna ansluta till andra verktyg, till exempel CRM-system, system för leverantörs- och kundreskontra eller lönehanteringslösningar. Detta sparar tid och minskar antalet fel. 

Kontrollera alltid om programvaran har API:er eller färdigbyggda integrationer. Om du testar programvaran genom en demonstration kan du undersöka hur den kan ansluta till verktyg som du redan använder för att undvika komplikationer längre fram.

4. Introduktion och support

Introduktion och kundsupport kan vara avgörande för din upplevelse av den nya programvaran. När en leverantör erbjuder bra introduktionsstöd hjälper det ditt team att snabbt komma igång. 

Leta efter leverantörer som erbjuder utbildningsresurser och snabb support, och fråga om deras supporttider och kanaler via deras kontaktsida. 

5. Rollbaserade behörigheter

Rollbaserade behörigheter styr vem som får åtkomst till vad i programvarulösningen. Detta är viktigt för att upprätthålla säkerhet och integritet, särskilt när det gäller ekonomiska uppgifter och personliga bankkonton. 

Se till att programvaran låter dig tilldela roller och ställa in behörigheter på ett enkelt sätt. När du talar med en representant bör du fråga hur detaljerade dessa kontroller är och hur de kan ändras för att bättre passa dina affärsbehov.

6. Branschspecifik efterlevnad

Branschspecifik efterlevnad säkerställer att programvaran uppfyller juridiska och regulatoriska standarder. Detta är avgörande för att undvika böter och upprätthålla förtroendet. Kontrollera om programvaran stöder de efterlevnadsstandarder som är relevanta för din bransch, särskilt om du arbetar inom mer reglerade sektorer som sjukvård eller finans. 

7. Anpassningsalternativ

Anpassningsalternativ låter dig skräddarsy programvaran efter dina affärsbehov. Detta kan förbättra effektiviteten och användarnöjdheten. Om du till exempel arbetar inom detaljhandeln kan du behöva ett bokföringsprogram som även erbjuder funktioner för lagerhantering och lagerspårning. 

Leta efter programvara som låter dig anpassa fält, arbetsflöden och gränssnitt. Kom ihåg att anpassning kan medföra ytterligare kostnader. Fråga alltid om anpassningsalternativ och kostnader för antalet användare i förväg under ditt första samtal med en leverantör.

8. Automatiseringsfunktioner

Automatiseringsfunktioner kan spara tid för ditt team genom att minska manuella bokföringsuppgifter. Leta efter programvara som automatiserar repetitiva processer som fakturering, utgiftsspårning eller manuell datainmatning. Detta frigör tid för ditt team att fokusera på mer strategiska uppgifter som kan förbättra verksamheten. 

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

9. Stöd för mobila enheter eller flera platser

Stöd för mobila enheter eller flera platser är viktigt om ditt team arbetar på distans eller från olika platser. Se till att programvaran har en mobilapp eller internetanslutning som fungerar bra på olika enheter, så att ditt team kan hålla kontakten och vara produktivt. 

Överväg dessutom att undersöka begränsningarna och tillgänglighetsfunktionerna när du testar din valda bokföringslösning. 

Så väljer du bokföringsprogram: En modell i fem steg

Att välja rätt bokföringsprogram för företaget handlar om mer än att bara jämföra grundläggande bokföringsfunktioner – du behöver också anpassa programvaran efter företagets mål och teamets behov. 

Följ den här stegvisa guiden när du väljer ditt nästa bokföringsprogram, så att du hittar den perfekta lösningen som uppfyller alla dina krav:

Steg 1: Identifiera dina behov

Du kan inte välja en lösning utan att veta vad du behöver att den ska göra. Oavsett om det handlar om skatteberedning, hantering av ekonomisk information eller enkel användning bör du börja med att definiera teamets krav för att vägleda din sökning efter bokföringsprogram:

Samla in synpunkter från intressenter

Involvera viktiga intressenter som ekonomi, HR, IT och ledningen tidigt, eftersom varje avdelning har olika perspektiv och bokföringsbehov. 

Överväg att hålla möten eller skicka ut enkäter för att samla in deras synpunkter och fråga om aktuella utmaningar och önskade förbättringar. På så sätt kan du säkerställa att programvaran uppfyller allas specifika behov.

Lista och prioritera problemområden

Identifiera därefter eventuella funktionalitetsproblem i ert nuvarande system. Gör en lista över problem eller hinder som ert team står inför, såsom att upprätthålla ekonomiska register, följa skatteregler och registrera arbetstid. Prioritera sedan dessa utifrån deras inverkan på er verksamhet och företagets ekonomi. 

Fokusera på att hitta en lösning som först kan hjälpa till att lösa de viktigaste problemen för att förbättra effektiviteten och nöjdheten.

Få överensstämmelse med policyer och mål

Det är lika viktigt att se till att programvaran överensstämmer med era interna policyer och mål. Ta hänsyn till leverantörspreferenser, säkerhetsprotokoll och regulatoriska krav. Detta omfattar att säkerställa datasäkerhet och efterlevnad av branschstandarder i era finansiella rapporter. 

Skilja mellan nödvändiga och önskvärda funktioner

När ni utvärderar bokföringsprogram bör ni alltid skilja på nödvändiga bokföringsfunktioner och valfria funktioner. 

Nödvändiga funktioner åtgärdar era viktigaste problem och behov av regelefterlevnad, medan önskvärda funktioner tillför värde men inte är nödvändiga. Detta hjälper er att först fokusera på programvara som uppfyller de grundläggande behoven, samtidigt som ni undviker att projektets omfattning växer okontrollerat.

Ställ dessa frågor:

• Vilka klagomål eller hinder återkommer oftast?
• Vilka behov tillgodoses inte idag?
• Vilka funktioner skulle lösa era tre viktigaste problem?
• Vilken avkastning på investeringen förväntar ni er av denna investering?
• Hur väl överensstämmer programvaran med våra säkerhetsprotokoll?

Steg 2: Undersök leverantörer av bokföringsprogram

Efter att ha samlat in synpunkter från teamet bör ni undersöka och jämföra leverantörer av bokföringsprogram för att hitta det alternativ som bäst passar era behov. 

Tänk på att det finns flera typer av bokföringsprogram. Så här kan ni begränsa era val och hålla er inom budgeten:

Genomför en översiktlig leverantörsgranskning

Börja med en översiktlig granskning genom att använda recensionssajter, rankningar och fallstudier. Dessa resurser ger insikter i leverantörernas anseende och användarnas erfarenheter. Leta efter mönster i recensionerna för att identifiera återkommande lovord eller klagomål, så att ni kan kortlista leverantörer som är värda att undersöka närmare.

Jämför verktygen

Jämför verktygen utifrån era verksamhetsbehov, såsom storlek, skalbarhet och integrationsmöjligheter. Det är också värt att överväga om ni behöver en lösning för utläggning av arbetet eller föredrar en intern modell, särskilt om ni tittar på bokföringsprogram för småföretag (läs om fördelarna med bokföringsprogram för nystartade företag här).

Leta därefter efter programvara som passar in i er befintliga teknikstack och är användarvänlig. Detta säkerställer en smidig integration och minimala störningar.

Identifiera viktiga särskiljande faktorer

Identifiera vad som skiljer varje leverantör från de andra. Fokusera på aspekter som implementeringsstöd, användarupplevelse och flexibilitet för nischade användningsområden. Vissa leverantörer, som QuickBooks Online och FreshBooks, erbjuder till exempel personlig support eller unika funktioner. Genom att känna till dessa särskiljande faktorer kan ni fatta ett mer intuitivt och välgrundat beslut.

Dokumentera resultaten

Dokumentera resultaten av er undersökning för att enkelt kunna jämföra alternativen. Skapa ett kalkylblad för att följa funktioner, priser samt för- och nackdelar för varje leverantör. Med detta strukturerade arbetssätt kan ni förenkla beslutsprocessen. Det hjälper er också att presentera resultaten för berörda intressenter.

Ställ dessa frågor:

• Vad är varje verktyg bäst på?
• Passar det er teamstorlek, budget och teknikstack?
• Vilken support och dokumentation finns tillgänglig?
• Hur flexibel är programvaran för nischade användningsområden?
• Vilka lovord eller klagomål är vanliga bland användarna?

Bästa bokföringsprogrammen att överväga

Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Xero — Bäst för snabbväxande företag
2. 2. Dext — Bäst för dataextrahering inom förbokföring
3. 3. QuickBooks Online — Bäst för småföretag
4. 4. Striven — Bäst för heltäckande verksamhetshantering
5. 5. Ramp — Bäst för automatiserad utgiftshantering
6. 6. Patriot Accounting — Bäst för flexibla redovisningsmetoder
7. 7. InvoiceBerry — Bäst för att snabbt skapa fakturor
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Bäst för medelstora företag
10. 10. ZipBooks — Bäst för ideella organisationer

Steg 3: Skapa en kortlista över bokföringsprogram och ta kontakt

Nu vill du begränsa dina leverantörsalternativ och börja prata med potentiella samarbetspartner. Så här gör du:

Välja ut leverantörer

Välj ut 2–4 leverantörer baserat på din tidigare research. Fokusera på dem som bäst motsvarar dina behov och prioriteringar. Ta hänsyn till faktorer som funktioner, priser och användarfeedback i din utvärdering. Det hjälper dig att fokusera dina insatser på de mest lovande alternativen.

Skicka en begäran om information (RFI) eller en RFP

Skicka en begäran om information (RFI) eller en RFP för bokföringsprogram för att samla in detaljerad information. Denna formella process hjälper dig att förstå varje leverantörs erbjudande och arbetssätt och är särskilt användbar vid komplexa behov eller för stora team. Använd den för att klargöra eventuella frågor eller funderingar du har. 

Boka demonstrationer

Boka demonstrationer med de leverantörer av bokföringsprogram som du valt ut. Ställ fokuserade frågor om integrationer, tilläggsalternativ, säkerhet och annat. Du kan också använda detta tillfälle för att se programvaran i praktiken och utvärdera hur användarvänlig den är. 

Se till att förbereda frågor om specifika funktioner eller scenarier som är relevanta för ditt team. Det hjälper dig att bedöma hur väl programvaran uppfyller dina behov.

Använda konsekventa utvärderingskriterier

Tillämpa konsekventa utvärderingskriterier på alla leverantörer. Skapa en checklista eller poängtabell för att bedöma varje alternativ utifrån viktiga faktorer och säkerställa en rättvis jämförelse. Ha teamets prioriteringar i åtanke under hela processen.

Ställ dessa frågor:

• Kan ni berätta om ett verkligt kundcase som liknar vårt?
• Vilka support- eller introduktionsresurser erbjuder ni?
• Vilka funktioner kräver en uppgradering?
• Hur hanterar er programvara datamigrering?
• Hur lång är den typiska implementeringstiden?

Steg 4: Ta fram ett affärsunderlag

Nu är det dags att omvandla din leverantörsundersökning till ett affärsunderlag som ledningsgruppen förstår och stöder:

Sammanfatta problemen

Sammanfatta de problem som ditt team möter och de resultat du förväntar dig av ny programvara. Lyft fram hur programvaran kommer att hantera specifika problem och förbättra verksamheten. Använd punktlistor för att ange problem och förväntade fördelar. Det hjälper till att tydligt visa investeringens värde.

Presentera kostnadsuppskattningar

Ta fram och presentera grundläggande kostnadsuppskattningar och implementeringstider. Använd offerter från leverantörer och research för att tillhandahålla korrekta siffror. Ta hänsyn till både initiala kostnader och löpande utgifter, och kontrollera priser för bokföringsprogram för en mer detaljerad bild. Presentera sedan dessa uppgifter på ett enkelt sätt, till exempel i en tabell eller ett diagram, så att de blir lätta att överblicka.

Beskriv avkastning och risker

Beskriv avkastningen på investeringen, effektivitetsvinsterna och riskerna med att inte göra någonting för att verkligen understryka dina argument. Förklara hur programvaran kommer att spara tid, effektivisera processer, minska antalet fel eller öka produktiviteten. 

Kom dessutom ihåg att lyfta fram de ekonomiska och operativa fördelarna samt de potentiella nackdelarna med att inte implementera programvaran, till exempel fortsatta ineffektiviteter eller efterlevnadsrisker.

Ställ dessa frågor:

• Vilket affärsproblem kommer detta att lösa?
• Vilka är riskerna med att inte göra någonting?
• Vilka är de ekonomiska och operativa fördelarna?
• Hur snart kan vi förvänta oss att se avkastning på investeringen?
• Vilka är de uppskattade totala kostnaderna och tidsramarna?

Steg 5: Implementera din bokföringsprogramvara och introducera dina användare

När du har fått godkännande kan du börja planera en smidig introduktionsprocess. Här är några tips som hjälper dig att lyckas:

Kommunicera lanseringsplanen

Kommunicera lanseringsplanen tydligt till alla användare. Dela tidsramar, viktiga milstolpar och vad varje teammedlem behöver göra via e-post, möten eller interna plattformar. Det är också viktigt att hålla kommunikationsvägarna öppna för att säkerställa att alla förstår processen och övriga förväntningar.

Utse interna ansvariga

Utse interna ansvariga och kontaktpersoner för implementeringen. Dessa personer hanterar frågor och samordnar arbetet med leverantören. Välj personer som är bekanta med programvaran och kan felsöka problem för att säkerställa en smidigare övergång och ge användarna support.

Säkerställ utbildning och användning

Säkerställ att ditt team genomför utbildningen och använder verktyget på ett konsekvent sätt. Planera utbildningstillfällen och ge tillgång till resurser som webbseminarier eller guider. 

Du bör också uppmuntra till regelbundna avstämningar för att besvara frågor och följa upp framstegen. Kom ihåg att konsekvent användning av verktyget bidrar till att öka effektiviteten och slutanvändarnas nöjdhet.

Skapa återkopplingsloopar

Skapa återkopplingsloopar under lanseringen, inklusive med hjälp av leverantörens resurser. De flesta nya programvaror har en inlärningskurva. Uppmuntra användarna att dela med sig av sina erfarenheter och eventuella problem de stöter på, och använd sedan denna återkoppling för att göra justeringar och förbättra processen. 

Samarbeta dessutom med leverantören för att lösa tekniska problem eller optimera funktioner för bättre användningsområden.

Ställ dessa frågor:

• Vad är planen för förändringshantering?
• Vem ansvarar för lanseringen?
• Hur kommer ni att följa upp de tidiga resultaten?
• Vilka utbildningsresurser finns tillgängliga?
• Hur kommer ni att samla in återkoppling från användarna?

Vad händer härnäst:

Om du håller på att undersöka bokföringsprogramvara kan du kontakta en SoftwareSelect-rådgivare för kostnadsfria rekommendationer.

Du fyller i ett formulär och har ett kort samtal där de går igenom detaljerna kring dina behov. Därefter får du en kort lista över programvaror att granska. De hjälper dig även genom hela inköpsprocessen, inklusive prisförhandlingar.