Hur ser ett framgångsrikt ERP-implementeringsteam ut?

Ditt ERP-implementeringsteam bör bestå av centrala medlemmar med olika kompetenser och expertområden. Men det handlar inte bara om det – det handlar också om att ha rätt personlighetstyper, som bidrar till att samordna implementeringen och uppnå optimala resultat.

Vikten av att välja rätt ERP-implementeringsteam

Jag har tillbringat 20 år i olika roller i näringslivet och sett olika personlighetstyper delta i ERP-implementeringsprocessen, samt hur dessa personligheter påverkade implementeringsresultaten.

Här är vad jag lärde mig om att strukturera ett framgångsrikt ERP-implementeringsteam: 

1. Att ha rätt tekniska färdigheter och kunskaper är bara början.
2. Team med rätt egenskaper presterar bättre, med mindre dysfunktion och konflikter.
3. Sammansvetsade, resultatinriktade team löper större sannolikhet att uppfylla projektets omfattning.

De 6 centrala rollerna i ERP-implementeringsteam

Att ha ett välstrukturerat ERP-implementeringsteam är avgörande för implementeringen av alla typer av ERP-system. Ditt team behöver den bästa kombinationen av färdigheter, kunskaper, erfarenhet och egenskaper för att säkerställa att varje del av ERP-implementeringsprocessen hanteras effektivt och ändamålsenligt. 

Det uppskattas att nästan 30 % av de centrala rollerna inte tillsätts av de mest lämpade personerna. Om ditt företag planerar en ERP-implementering kan du ta en titt på några av de centrala rollerna, egenskaperna och ansvarsområdena i framgångsrika ERP-implementeringsteam.

1. Exekutiv sponsor

Detta är en intern chef på senior nivå som driver ERP-implementeringsprojektet inom organisationen.

Ansvarsområden

• Säkerställa nödvändiga resurser 
• Ge strategisk vägledning
• Säkerställa att projektet är i linje med verksamhetens mål
• Driva projektet framåt med stöd från viktiga intressenter
• Underlätta kommunikationen mellan implementeringsteamet och resten av organisationen

Centrala egenskaper

• Strategisk
• Inkluderande
• Samarbetsinriktad
• Inflytelserik
• Stödjande
• Visionär

2. Implementeringspartner

En extern organisation eller konsult som specialiserar sig på ERP-implementeringar.

Ansvarsområden

• Systemdemonstrationer, vägledning genom implementeringsprocessen och ERP-konfiguration
• Ge råd om bästa praxis för systemanvändning
• Arbeta nära det interna teamet
• Hjälpa dem att navigera genom ERP-lösningens komplexitet
• Säkerställa en framgångsrik implementering och datamigrering före driftsättningsdatumen

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Get Free Access

Have an account? Log In

Centrala egenskaper

• Kunnig
• Samarbetsinriktad
• Pålitlig
• Nyfiken
• Trovärdig
• Kompetent

3. Projektledare

En intern eller extern projektledare som övervakar hela ERP-implementeringsprojektet.

Ansvarsområden

• ERP:ns projektplan
• Att driva projektteamets arbete
• Att säkerställa att uppgifter slutförs i tid, att resurser fördelas effektivt och att risker hanteras
• En central kontaktpunkt för implementeringsteamet, den verkställande sponsorn och implementeringspartnern
• Att spela en avgörande roll för att hålla projektet på rätt spår, lösa problem och kommunicera framsteg till intressenter
• Att samordna förändringshanteringen

Viktiga egenskaper

• Resultatinriktad
• Underlättande
• Tekniskt kunnig
• Stödjande
• Ansvarstagande
• Kommunikativ

4. Slutanvändare, även kallad superanvändare

Slutanvändare, även kallade superanvändare, är personer inom organisationen som aktivt kommer att använda ERP-systemet dagligen.

Ansvarsområden

• Att ha en djup förståelse för organisationens processer, arbetsflöden och krav
• Att fungera som en länk mellan implementeringsteamet och resten av organisationen
• Att ge återkoppling för att säkerställa att ERP-systemet uppfyller organisationens behov
• Att utbilda och stödja andra medarbetare under och efter implementeringsprocessen

Viktiga egenskaper

• Kunnig
• Praktiskt orienterad
• Kommunikativ
• Samarbetsinriktad
• Brutalt ärlig
• Iterativ

5. Tvärfunktionella teammedlemmar

Interna teammedlemmar från olika avdelningar och funktioner inom organisationen.

Ansvarsområden

• Att bidra med unika perspektiv, expertis och kunskap
• Att säkerställa att implementeringsprocessen tar hänsyn till och tillgodoser hela organisationens behov
• Att proaktivt hjälpa till att identifiera och lösa potentiella problem

Viktiga egenskaper

• Engagerad
• Samarbetsinriktad
• Kommunikativ
• Representativ
• Resultatinriktad
• Stödjande

6. Rapportskribent

Rapportskribenten är en intern eller extern person som ansvarar för att utveckla anpassade rapporter i ERP-systemet.

Ansvarsområden

• Att arbeta nära slutanvändarna och andra intressenter för att förstå deras rapporteringsbehov
• Att skapa rapporter som uppfyller rapporteringsbehoven och ger organisationen datastödda insikter
• Att säkerställa att organisationen kan utnyttja ERP-systemets rapporteringsfunktioner till fullo

Viktiga egenskaper

• Omsorgsfull
• Organiserad
• Analytisk
• Stödjande
• Kunnig

Så säkerställer du att ditt team lyckas

Att ta sig tid att läsa den här artikeln är ett bra första steg; det finns dock andra konkreta saker du kan införa för att öka sannolikheten för att implementeringen genomförs smidigt, bland annat:

Överlappande egenskaper

Oavsett om de kommer från personalavdelningen, ditt IT-team eller projektteamet behöver medlemmarna i implementeringsteamet ha vissa gemensamma egenskaper, som blir grunden för er uppförandekod.

Som du förmodligen såg i rollbeskrivningarna ovan är de vanligaste egenskaperna:

• Inkluderande
• Ansvarstagande
• Stöttande
• Samarbetsinriktad 

En annan egenskap som inte nämndes särskilt mycket tidigare, men som bör finnas hos så många som möjligt i dessa roller, är teknisk kompetens. Det är ett måste för projektledare och implementeringspartner, eftersom de är ämnesexperter på valet och implementeringen av den bästa ERP-programvaran.

Uppförandekod

Jag har varit involverad i många ERP-implementeringar och har upptäckt att de mest framgångsrika hade en uppförandekod som åtminstone beskrev följande delar:

• Implementeringens uppdrag och vision
• Teammedlemmarnas ansvarsområden
• Teamets värderingar 
• Teamets etiska riktlinjer och integritetsstandarder
• Oacceptabelt beteende 
• Vägar och roller vid konfliktlösning

Tydlig och regelbunden kommunikation

Det är avgörande att etablera tydliga kommunikationskanaler och skapa en samarbetsinriktad miljö där teammedlemmarna fritt kan dela idéer, farhågor och statusuppdateringar. God kommunikationsförmåga behövs under regelbundna teammöten, statusuppdateringar och återkopplingssessioner för att hålla alla samordnade och informerade under hela implementeringsprocessen.

Löpande utbildning och stöd

Ett område som jag ofta upplever förbises är utbildning och stöd, särskilt efter implementeringen, när användarna behöver veta hur man använder ERP-system. Det är där slutanvändare och andra intressenter oftast får problem och följaktligen tappar engagemanget. 

Det är viktigt att ge teamet tillräcklig utbildning och support. Genom att investera i omfattande utbildningsprogram och workshoppar kan du ge teammedlemmarna den kunskap och de färdigheter som krävs för att använda ERP-systemet effektivt och fullt ut – och dra nytta av fördelarna.

Målsättning

Att sätta realistiska mål och förväntningar är avgörande för teamets framgång. Genom att dela upp implementeringsprocessen i hanterbara faser och milstolpar blir det lättare att följa framstegen och ger dig möjlighet att fira framgångar längs vägen. 

System för erkännande och belöningar

Att uppmärksamma och belöna teammedlemmarna för deras insatser kan stärka moralen och motivationen och driva teamet mot framgång.

De vanligaste personlighetstyperna i ett implementeringsteam

Jag vet att det kanske låter konstigt, men att välja teammedlemmar utifrån personlighetstyper hjälper verkligen projekt att lyckas. Precis som Michael Jordan behövde Scottie Pippen behöver du skapa ett balanserat team som hjälper projektet att vinna.

Utifrån min erfarenhet är här några av de vanligaste personlighetstyperna du kommer att möta i ett implementeringsteam:

Drivande Thomas

Thomas är viktig för att ge riktning och motivera andra, men människor kan uppfatta honom som överdriven och ibland rentav utmattande att umgås med. 

💡Tips:

Thomas’ framgång med att få med sig och motivera intressenter bygger på att han håller sitt ego i schack och praktiserar ödmjukhet och inkludering.

Detaljorienterade Ingrid

Ingrid vet att djävulen finns i detaljerna och vad som behöver göras för att minska riskerna. Hon går logiskt och metodiskt igenom alla punkter och är enastående på att analysera komplexa problem för att skapa praktiska lösningar. 

Trots sitt värde kan Ingrid ibland sakta ner saker och ting alldeles för mycket, vilket frustrerar teamets fartdårar som bara vill nå mållinjen. 

💡Tips:

Ingrid behöver påminnas om vikten av projektets tidsplaner och öka tempot vid behov för att uppnå implementeringsmålen.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Isaac, innovatören

Alla företag vill ha Isaac, innovatören. Han är kreativ, nytänkande och letar alltid efter nya sätt att förbättra processer och maximera ERP-systemets fördelar. 

Isaac är fantastisk, men vi har märkt att han lider lite av ett Steve Jobs-komplex och ibland tenderar att lägga beslag på rampljuset – okej, för det mesta, vilket verkligen kan irritera resten av teamet. 

💡Tips:

Isaac måste ge andra erkännande där det är befogat och lämna utrymme för andra att tänka nytt och få glänsa om han vill att hans bidrag ska tas emot väl.

Rådgivaren Christine

En annan favorit i teamet, rådgivaren Christine, är skicklig på att skapa relationer, främja lagarbete och underlätta effektiv kommunikation mellan teammedlemmar och intressenter. Hon kan lägga för mycket tid på att få alla att känna sig inkluderade och värdefulla och inte tillräckligt med tid på att få arbetet gjort. 

Christines ständigt omhändertagande sida kommer sannolikt att få henne att hamna på Thomas som tar kommandots lista över personer som inte presterar.

💡Tips:

Christine behöver ibland sluta vårda andra för att kavla upp ärmarna och bli en aktiv bidragsgivare.

Frank, fixaren

Frank, fixaren, tycker om att vara involverad i allas angelägenheter och hitta sätt att rädda dagen. Han menar väl, men – som du säkert kan föreställa dig – uppskattar inte alla hans synpunkter. Han spelar dock en viktig roll när det gäller att lösa konflikter, hantera förväntningar och se till att allas åsikter och farhågor hörs och hanteras. 

För att vara effektiv och få sina synpunkter uppskattade behöver Frank veta när han ska ingripa och när han ska låta andra reda ut sina egna problem.

💡Tips:

För att undvika att betraktas som en störande person måste Frank bedöma behovet av att ingripa utifrån den potentiella påverkan på ett projekt och hur hans medverkan tas emot.

Herden Seth

Seth drivs av att lyckas och har alltid full koll på implementeringsplanen. Han är mycket organiserad, effektiv och fokuserad på genomförandet, vilket säkerställer att uppgifterna slutförs i tid och att leveranserna uppfylls. 

Problemet är att han blir så fokuserad på att lyckas att teammedlemmar, särskilt rådgivaren Christine, ser honom som en irriterande uppgiftschef. Ja, prestation och måluppfyllelse är avgörande vid ERP-implementeringar, liksom att bygga relationer och främja lagarbete.

💡Tips:

Seth måste inse behovet av att balansera prestation med människor – att slutföra ett projekt bör inte ske på bekostnad av teamets och andra intressenters välbefinnande.

Nyckeln till att framgångsrikt matcha personlighetstyper med projekt är att säkerställa att alla är engagerade i hela teamets framgång och har samma fokus – inte enbart på det de själva är särskilt bra på. 

Att strukturera ett framgångsrikt ERP-implementeringsteam är avgörande för hela projektets framgång. Genom att uppmärksamma och utnyttja varje teammedlems styrkor skapas ett välbalanserat team med hög prestationsförmåga, utrustat för att hantera alla aspekter och utmaningar i er ERP-implementering.

Prenumerera för fler insikter om ERP-implementering

Redo att fördjupa din kompetens som implementeringsledare? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev för expertråd, guider och insikter från de ekonomichefer som formar teknikbranschen.