Så använder du ERP-programvara framgångsrikt: En komplett guide

Vad är ERP-programvara?

Det centrala målet med ERP är att tillhandahålla ett system med integrerade och centraliserade applikationer som täcker de viktigaste verksamhetsbehoven hos alla dina mest kritiska avdelningar. Som CFO kan du till exempel ha störst nytta av de redovisnings-, analys- och allmänna ekonomimoduler som finns i en viss lösning.

Men du är inte den enda som kommer att bli nöjd; andra avdelningar kommer också att dra stor nytta av ERP-implementering. De flesta ERP-programvaror har till exempel viktiga funktioner som krävs för personaladministration, försörjningskedjehantering och andra avdelningsbehov.

ERP-programvara delas vanligtvis in i en av tre nivåer baserat på dess omfattning och idealiska användningsområden.  

• Nivå 1: Dessa ERP-system passar bäst för stora och komplexa multinationella organisationer. Användare av ERP-system på nivå 1 har i allmänhet fler än 1 000 anställda och en årlig omsättning på $500 miljoner eller mer. System på nivå 1 har höga prislappar, men erbjuder också extremt omfattande lösningar och konfigurationer som passar de flesta verksamhetsscenarier. De mest välkända ERP-systemen på nivå 1 är SAP och Microsoft Dynamics 365.
• Nivå 2: För medelstora och växande företag kan ERP-system på nivå 2 vara en bra lösning. De kan inte bara implementeras snabbare än lösningar på nivå 1, utan har också ett lägre pris. Oracle NetSuite och Sage Intacct är lösningar på nivå 2 som kan passa bra för företag med färre än 1 000 anställda och en begränsad geografisk spridning.
• Nivå 3: Jämfört med tidigare ERP-nivåer finns lösningar på nivå 3 till för att lösa problem inom mycket nischade branscher, till exempel livsmedelsproduktion eller läkemedelstillverkning. Dessa lösningar tenderar att ha färre funktioner inom vissa områden, såsom projektledning, samtidigt som de fokuserar på det som dessa företag behöver mest. De är vanligtvis billigare att licensiera än lösningar på de högre nivåerna. QuickBooks är till exempel en lösning på nivå 3.

ERP-systemens historia

ERP-system är, ärligt talat, kraftfulla ledare inom företagsvärlden. Men \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/operational-finance/history-of-erp/\u0022\u003ede började inte så\u003c/a\u003e—ursprungligen var ERP-system helt enkelt avsedda att organisera tillverknings- och produktionsprocesser. Tänk så långt vi har kommit.

Vad ska ett ERP-system användas till?

Det finns många användningsområden för ERP-system i verkligheten, vilket gör att du kan göra saker som att:

• Automatisera tröttsamma rutinuppgifter för att spara tid.
• Förbättra företagets verksamhetsresultat genom att förbättra organisatoriska riktlinjer och verktyg.
• Effektivisera arbetsflöden genom att främja bättre kommunikation och samarbete, samtidigt som du säkerställer att alla har de verktyg de behöver för att utföra sina arbetsuppgifter effektivt.
• Öka lönsamheten genom tidsbesparingar och bättre funktioner i redovisningsprogramvara.
• Få mer djupgående data som hjälper till med inköp, prognoser, materialbehovsplanering med mera.
• Öka verksamhetens skalbarhet för att underlätta tillväxt (särskilt för små företag).
• Hantera lager effektivt och effektivisera verksamhetsfunktioner.
• Förbättra beslutsfattande, fånga upp potentiella kunder och konvertera potentiella kunder inom försäljning och marknadsföring.
• Förbättra personalhanteringen genom att koppla samman medarbetardatabasen med andra funktioner för rapportering och åtgärder.
• Använda beslutsstöd för att fatta datadrivna beslut i viktiga frågor.

Det är dock viktigt att notera att ett affärssystem inte är en lösning på alla företagets problem. Ett ERP-system får inte snabbt ett företag med ekonomiska svårigheter ur ett underskott. Faktum är att det kan få motsatt effekt. Licenskostnaderna kan uppgå till mer än $20,000 per år (i den billigare delen av skalan), och de flesta implementeringar kräver hjälp av specialiserade och kostsamma företag.

Vilka typer av ERP-system kommer jag att stöta på?

Det finns tre möjliga typer av ERP-system som du kan välja mellan, var och en med sina specifika för- och nackdelar. Dessa omfattar lokalt installerade, molnbaserade och hybrida ERP-system.

Lokalt installerat ERP-system

Ett lokalt installerat ERP-system medför en stor initial licensavgift och löpande underhållskostnader. Dessutom behöver du den nödvändiga hårdvaran eftersom dessa ERP-system finns på dina datorer och servrar i dina egna lokaler. Fördelen med dessa affärssystem är maximal anpassningsbarhet och oöverträffad datasäkerhet. De är dock inte överkomliga för alla företag och kräver mycket kunnig teknisk personal internt.

Molnbaserat ERP-system

Molnbaserade ERP-system följer helt och hållet en modell för programvara som tjänst (SaaS), där du betalar en prenumerationsavgift för användning under en viss period (månadsvis, kvartalsvis eller årsvis). Programvaran finns på leverantörens datorer och ditt företag får åtkomst till den online.

Även om molnbaserade ERP-system har många fördelar — där det lägre initiala priset är en av dem — är deras långsiktiga kostnader svårare att beräkna och datasäkerheten kanske inte är lika strikt.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Hybrid-ERP-system

Ett hybrid-ERP-system kombinerar delar av både molnbaserade och lokalt installerade ERP-lösningar. Fördelarna och nackdelarna varierar beroende på vilka aspekter av respektive drifttyp som används.

Så använder du ERP-programvara

Oavsett vilken typ du väljer är inköp av ERP-programvara en betydande investering för företaget, både vad gäller tid och kapital — investeringar som du inte har råd att slösa bort. För att få största möjliga nytta av ERP-programvara behöver du veta varför du behöver den och hur du använder den effektivt.

Följ stegen nedan för att få största möjliga nytta av ditt nya ERP-system.

Granska affärsprocesserna

När du utarbetar en ERP-strategi är detta det första du behöver överväga. Vilka affärsprocesser behöver förbättras mest? Vilka problem försöker du lösa genom att införa en ERP-plattform i företaget? Det här är avgörande frågor att ställa dig när du väljer rätt ERP-system för företaget.

Du kan besvara dessa frågor genom att göra en fullständig genomgång av företagets nuvarande verksamhetsstyrning, processer och mätvärden (både för hela företaget och för specifika avdelningar). När du har identifierat eventuella svaga punkter som kan förbättras skapar du en rapport som du kan hänvisa till senare för att bedöma livskraften hos det nya ERP-system du väljer.

Fokusera på datakvalitet

Ditt nya ERP-system kommer att tillhandahålla mycket värdefull information som kan hjälpa dig att fatta mer välgrundade affärsbeslut. Men för att informationen ska vara helt korrekt behöver du lägga lite tid på att finjustera de typer av data som det nya systemet genererar. Du bör ägna extra uppmärksamhet åt avsnittet om finansiell rapportering.

Du bör också se till att andra avdelningar i företaget ställer in sina datapreferenser på rätt sätt. Det är en bra idé att hålla ett möte med ledningsgruppen för att diskutera hur korrekta dataparametrar ska se ut innan ni sätter igång. Det är mycket enklare att ställa in dataparametrar än att korrigera dem efter att ett misstag har begåtts.

Anpassa din ERP-programvara

Om du inte har beslutat dig för att öppna plånboken för ett helt specialbyggt ERP-system kommer du att välja mellan en färdig lösning eller en introduktionsprocess med många olika moduler.

Du bör analysera de inkluderade modulerna, bestämma vilka du ska använda och sedan anpassa modulalternativen efter företagets unika behov. Som CFO bör du särskilt fokusera på modulerna för fakturering, redovisning, lager och inköp. Nedan har jag skapat en checklista över några av de viktigaste aspekterna att ta hand om innan du använder ERP-systemet för första gången.

Fakturering

• Konfigurera dina faktureringsalternativ (och kom ihåg att anpassa företagets fakturor så att de passar ert varumärke).
• Om ni bedriver e-handel ska ni se till att företagets webbplats är ansluten till ert faktureringssystem.
• Se till att alla relevanta backofficeanställda har tillgång till fakturerings- och betalningsinformation.
• Automatisera rutinuppgifter, som uppföljningsmejl om fakturering eller återkommande debiteringar.

Bokföring

• Anpassa avsnittet för leverantörsskulder efter behov.
• Finjustera rapporteringen av finansiella data och analyser.
• Kontrollera företagets finansiella rapporter för att säkerställa att de innehåller all information som krävs för att följa GAAP eller IFRS.

Lager

• Avgör om ni vill använda en ERP-integrering för att ansluta till befintlig lagerhanteringsprogramvara eller om ni vill att ERP-systemet ska ersätta denna programvara.
• Anpassa instrumentpanelen för orderhantering.
• Anpassa hur kalkylblad ska skapas när de hämtas för granskning.
• Om ni bedriver e-handel ska ni se till att det aktuella lagret är kopplat till er direkta försäljning.

Inköp

• Se till att leverantörsuppföljningen är konfigurerad och anpassa fälten efter behov.
• Se till att inköp inkluderas i rapporterna över driftskostnader.
• Om ni har en fysisk produkt ska ni koppla samman lager och inköp så att ni vet exakt när relevanta inköp behöver göras.

Bästa praxis för användning av ERP

Om ni har följt stegen ovan kommer ni att skapa ett heltäckande ERP-system som gynnar ert team. Ni måste dock se till att även systemets implementering, införande och långsiktiga hållbarhet beaktas.

Här är några av de viktigaste sakerna att följa upp om ni vill säkerställa långsiktig framgång med ERP.

Framtidssäkra ERP-programvaran

Det ERP-system ert företag behöver i dag kanske inte är samma system som ni behöver om fem år. Det innebär att ni bör leta efter ett system för företagsresursplanering som växer och förändras tillsammans med företaget – inte förblir oföränderligt och blir föråldrat.

Det är enklast att ta reda på om ERP-programvaran är framtidssäkrad genom att ställa frågor före det första köpet. Prata med en leverantörsrepresentant och ställ följande frågor:

• Vilka nya funktioner planeras eller utvecklas? När kan jag förvänta mig att dessa nya funktioner lanseras?
• Hur ser leverantörens färdplan ut på kort sikt? På lång sikt?
• Hur ofta uppdateras programvaran?
• Planerar leverantören att lägga till fler integreringar eller anpassningsalternativ i framtiden?

En bra ERP-leverantör bör kunna besvara dessa frågor i detalj. Ni bör få höra att leverantören planerar många framtida förbättringar. Ni bör också använda ett ERP-system med regelbundna programvaruuppdateringar för regelefterlevnad och datasäkerhet.

Integrera med befintliga system

Om ni har system som ni planerar att fortsätta använda efter implementeringen av ERP-systemet ska ni se till att de kan integreras. Om ni till exempel inte ersätter dem helt med ert ERP-system kan ni vilja integrera ert befintliga system för kundrelationshantering (CRM), system för hantering av leveranskedjan eller er marknadsföringsprogramvara.

More Articles

• Vad är finansiell rapportering & vem hanterar den?

Gör det enkelt att använda

Ett utmärkt sätt att göra ERP-systemet enkelt att använda är att utnyttja mobilappar. I dag vill människor ha allt nära till hands – både för arbete och privat bruk. Genom att säkerställa att ERP-programvaran kan användas på mobila enheter blir det enklare för alla berörda intressenter.

Definiera andra intressenter

Utbildning är något som ni inte har råd att förbise (men det gör många företag). Genomför utbildningen hierarkiskt genom att identifiera viktiga intressenter inom specifika avdelningar och utbilda dem så att de kan utbilda alla andra anställda.

Övervaka kostnadsbesparingar och ROI

Som ekonomichef kommer du att vilja analysera de ekonomiska besparingarna från införandet av ny teknik på ett systematiskt sätt, och de data som utvinns från ditt nya ERP-system kan vara till hjälp. Använd data från tiden före införandet för att se hur många arbetstimmar och resurser som användes för att utföra specifika uppgifter. Jämför detta med den tid som lagts ned sedan ditt ERP-system infördes för att identifiera hur mycket tid som har sparats och därmed den löpande marginalnytta som ditt företag kan dra nytta av.

Få ERP-programvaran att fungera för dig

Ett korrekt införande av ERP-programvara har kraften att föra ditt företag framåt, mot en framtid där stadig tillväxt och ökande vinster är en realitet. Ditt företag kan dra nytta av kostnadsbesparingar, ökade vinster, effektiviserade processer, bättre kommunikation, förbättrat samarbete och mycket mer.