Sådan automatiserer du udgiftsrapporter i 6 trin

Det er en kedelig opgave at godkende udgiftsrapporter, og jeg lover, at dine medarbejdere heller ikke ligefrem jubler over at oprette dem. Automatisering af udgifter kan hjælpe dig og dine medarbejdere med én gang for alle at slippe fri af denne gentagne rapporterings- og godkendelsescyklus.

Hvad er automatisering af udgiftsrapporter?

Automatisering af udgiftsrapporter indebærer brug af software til udgiftsrapporter – eller i det mindste gode standardiserede rapporter – for at hjælpe dig med at fremskynde eller springe over kedelige, tilbagevendende opgaver som gennemgang af rapporter og behandling af refusioner.

Moderne løsninger til udgiftsstyring tager sig dog af mere end blot det grundlæggende. De er designet til at automatisere og effektivisere næsten alle dele af processen, herunder registrering, sporing, godkendelse og betaling af refusionsberettigede udgifter.

Hvorfor automatisere udgiftsrapporter?

Hvorfor investere i al denne teknologi og redesigne din proces for godkendelse af udgifter? Hvis du ikke automatiserer arbejdsgangen for godkendelse af refusioner, går du glip af mange muligheder for at spare penge. Lad os se på, hvorfor du bør automatisere udgiftsrapporter:

• Færre fejl: Global Business Travel Association oplyser, at 19 % af alle udgiftsrapporter indeholder fejl. Rapporten forklarer også, at virksomheder i gennemsnit bruger 18 minutter pr. fejl på at rette dem. Det er et massivt spild af tid, energi og lønomkostninger. Fordelene ved software til udgiftsstyring omfatter færre fejl, hvilket potentielt kan spare dig for tusindvis af dollars, især i skattesæsonen.
• Hurtigere godkendelser: Ledere kan godkende udgiftsrapporter med et enkelt klik uden at skulle håndtere tidskrævende og besværlige regneark. Du behøver heller ikke adskille opgaverne i forbindelse med godkendelsen, eftersom alle registreringer er tilgængelige, herunder kvitteringer og navnet på den person, der godkendte udgiftsrapporten.
• Forbedret effektivitet: Automatisering effektiviserer og fremskynder hele processen, fra indsendelse af en rapport til godkendelse af den. Den eliminerer flere manuelle opgaver som indtastning af oplysninger i rapporten, kontrol af om alle udgifter kan refunderes i henhold til udgiftspolitikken, samt udbetaling af refusionerne.
• Medarbejdervenlige processer: Det bidrager ikke ligefrem til arbejdsglæden at kopiere oplysninger fra en kvittering ind i en arbejdsrapport. Når trivielle opgaver overlades til software, frigøres medarbejdernes tid, som de kan bruge på strategi eller innovation, og begge dele kan øge arbejdsglæden.
• Bedre overblik over udgifter: Manglende overblik er et almindeligt problem – ledere ved ikke, hvad der er blevet brugt, før måneden er slut. Som Adriana Carpenter, CFO hos Emburse, sagde til PYMNTS:

Virksomheder har udfordringer med at få overblik over de udgifter, deres medarbejdere afholder. … Alt fra 20 til 40 % af udgifterne afholdes af medarbejderen, som foretager transaktionen, uden at den går gennem en centraliseret proces

Overblik over forbrugsmønstre i realtid hjælper CFO'er og økonomiteamet med at træffe rettidige, datadrevne beslutninger. Automatiserede systemer til udgiftsstyring giver et overblik i realtid. Når medarbejderne indsender udgifter, samler softwarens analysefunktion disse data for at skabe informative diagrammer og rapporter.

Sådan automatiserer du udgiftsrapporter: En trinvis vejledning

Automatisering af medarbejdernes udgiftsrapporter er forholdsvis enkelt. Det vigtigste her er den software til udgiftsrapporter, du bruger, så vælg med omhu.

Når du har implementeret dit system, er de næste trin:

1. Opsæt software til automatisering af udgifter

Opsætningen indebærer konfiguration af softwaren baseret på dine godkendelsesarbejdsgange. Det er også på dette trin, at du indtaster de regler og grænser, der er nævnt i din udgiftspolitik. 

Når alt er sat op, skal du give de relevante teammedlemmer tilladelser baseret på deres roller.

2. Medarbejderen registrerer udgiften

Hver gang en medarbejder betaler af egen lomme, registrerer vedkommende udgiften i softwaren. Derefter henter den oplysninger direkte fra din udgiftskonto.

Det er bedst at bruge en mobilvenlig løsning, så medarbejderne kan registrere udgifter på farten. De fleste softwareløsninger giver medarbejderne mulighed for at uploade et foto af kvitteringen, når de registrerer en udgift, så behovet for manuel indtastning af oplysninger elimineres.

3. Udgiftspolitikken anvendes (automatiseret)

Den bedste software til automatisering af udgifter kontrollerer automatisk udgifter i forhold til udgiftspolitikken og tjekker regler og grænser såsom udgiftskategorier, der er berettigede til refusion, og forbrugsgrænser. 

Afhængigt af din regnskabsafdelings struktur modtager du, din økonomiansvarlige eller et andet medlem af dit team meddelelser i realtid, når udgiftsrapporter går igennem dette trin.

4. Godkend refusion

Efter at have modtaget en meddelelse gennemgår den person, der er ansvarlig for systemet, udgiftsrapporterne, sammenholder oplysningerne med kvitteringen og godkender dem med ét klik. Nogle systemer kræver ikke engang, at du gør dette, hvis udgiften ligger under dine kontrolgrænser, hvilket automatiserer endnu mere af processen.

Medarbejderne modtager pengene, og alle refusioner registreres automatisk i virksomhedens regnskabssystem.

5. Der oprettes et revisionsspor (automatisk)

Automatiserede systemer til udgiftsstyring opretholder et omfattende revisionsspor for hver udgift, som din medarbejder afholder. 

Systemet gemmer en digital kopi af alle relevante dokumenter, herunder kvitteringer og udgiftsrapporter, hvilket gør interne revisioner meget lettere for alle involverede.

6. Tjek analyser og rapporter

De bedste softwareløsninger tilbyder indbyggede analyser og rapportering. Du kan se oplysninger som, hvor meget medarbejderne har brugt, og afvigelser fra de budgetterede tal. 

Disse data danner også grundlag for prognoser for virksomhedens udgifter for den næste periode.

Find det rigtige værktøj til automatisering af udgiftsrapporter

Bemærk, hvordan hele den automatiserede proces afhænger af din software til automatisering af udgifter? 

Derfor er det vigtigt at vælge software, der kan understøtte din arbejdsgang og tilbyde de funktioner, din virksomhed har brug for. Her er, hvad du bør se efter:

Specifikke funktioner

Se efter funktioner som konfigurerbare godkendelsesarbejdsgange, kontrol af overholdelse af politikker samt analyser og rapportering.

Disse funktioner sparer masser af tid og minimerer fejl i processen. Optisk tegngenkendelse (OCR) hjælper for eksempel med at udtrække oplysninger fra kvitteringer og indsætte dem automatisk i rapporter. Det sparer tid og minimerer fejlindtastninger.

Nem opsætning

Nogle værktøjer er unødigt komplekse. Selvom de tilbyder mange funktioner, kan forholdet mellem omkostninger og fordele blive ugunstigt, hvis softwaren tager flere måneder at opsætte og kræver en dedikeret medarbejder til at administrere den. 

Se efter software, der er nem at opsætte og tilbyder de funktioner, du har brug for.

Mobil tilgængelighed

Dine medarbejdere kan have meget at se til. Medarbejdere kan glemme at registrere udgifter eller miste kvitteringer, mens de er på farten.

Mobilapps gør det nemmere at registrere udgifter — når en medarbejder foretager en betaling, kan vedkommende tage et billede af kvitteringen med sin telefon og uploade det til appen.

Tilpasningsmuligheder

Din software til automatisering af udgiftsrapporter bør give dig mulighed for at tilpasse kategorier, tags og andre indstillinger, så de passer til din virksomheds unikke behov. 

Appen bør også give dig mulighed for at indstille detaljerede brugerrettigheder, så du kan kontrollere, hvem der kan se, ændre og godkende udgifter.

Kundesupport

Hvor hurtigt får du hjælp, når du har brug for det? Læs leverandørens anmeldelser, før du tilmelder dig, for at sikre, at supportteamet har den rette kombination af indsatsområder og reagerer hurtigt.

Integrationer

Kan softwaren til automatisering af udgifter integreres med dit ERP-system eller andre værktøjer, du bruger regelmæssigt, såsom Slack?

Integration muliggør informationsudveksling på tværs af apps, hvilket understøtter automatisering. I et integreret system videresender systemet til udgiftsstyring for eksempel oplysningerne til din regnskabssoftware, når økonomiafdelingen godkender en udgift til refusion. Regnskabssoftwaren bruger disse udgiftsdata til at opdatere regnskabet (resultatopgørelsen, balancen og pengestrømsopgørelsen) samt relevante konti i finansbogen.

Ting, du bør overveje, før du implementerer automatisering af udgiftsrapporter

Før du forpligter dig til en softwareleverandør, bør du overveje de udfordringer, du kan møde undervejs. Det giver dig mere kontrol over implementeringsprocessen og minimerer forsinkelser. Her er nogle almindelige ting, du bør overveje:

1. Din virksomheds behov

Du kan finde den mest avancerede software på internettet. Men har din virksomhed brug for et avanceret system? Hvis du driver en SaaS-virksomhed i vækst, kan en brugervenlig løsning med alle de vigtigste funktioner give mere mening.

Du bør også overveje udgifternes omfang og kompleksitet, antallet af brugere samt de integrationer, der er klar til brug, og som følger med softwaren.

2. Budget og investeringsafkast

Automatiserede systemer kan være dyre, og der er mere end blot prisen på løsningen at tage højde for. Du skal også medregne udgifter til oplæring, implementering og vedligeholdelse.

Passer disse omkostninger ind i dit nuværende budget? Hvis de gør, kan du lave en hurtig omkostnings- og nytteevaluering. Hvis du for eksempel driver en lille virksomhed, der kun behandler en håndfuld udgiftsrapporter, kan omkostningerne ved et avanceret system langt overstige fordelene.

3. Medarbejdernes anvendelse og oplæring

60 % af medarbejderne oplever frustration over ny software ifølge en Gartner-undersøgelse. Hvis medarbejderne er vant til en papirbaseret proces, kan overgangen til en digital løsning føles overvældende.

Dette er et mindre problem, hvis din løsning er forholdsvis nem at bruge. For komplekse systemer skal du dog tilbyde grundige oplæringssessioner, tydelig dokumentation og løbende support for at lette overgangen og fremme anvendelsen.

4. Forandringsledelse og kommunikation

Implementering af en ny arbejdsgang for godkendelse af udgifter er en betydelig forandring. Hvis implementeringen gennemføres for hurtigt, og processen for indberetning af udgifter ændres radikalt, kan det forstyrre driften.

Medarbejderne kan for eksempel begå fejl, når de bruger softwaren, eller softwaren fungerer måske ikke problemfrit, når den integreres med dit regnskabssystem. Planlægning af disse udfordringer inden implementeringen sparer masser af tid og penge.

Hvad med virtuelle kort?

Har du virkelig brug for udgiftsrapporter i en verden med virtuelle kort? Virtuelle kort er ganske vist en god måde at undgå besværet med at behandle udgiftsrapporter på, men kun 38 % af amerikanske og canadiske virksomheder bruger virtuelle kort. 

Selv med et virtuelt kort vil der være tilfælde, hvor medarbejderne kan få brug for at oprette en udgiftsrapport, og du skal godkende dem.

En leverandør accepterer måske for eksempel ikke bestemte betalingsformer eller accepterer kun kontanter. Måske har en medarbejder ikke adgang til et virtuelt kort, eller betalingen mislykkes, når kortet bruges. Overordnet set er de fantastiske, når de fungerer … de fungerer bare ikke altid.

Sig farvel til manuel udgiftshåndtering

Kan du ikke lide at håndtere papirkvitteringer, manuel dataindtastning og kreditkortudtog? Brug automatiseret software til udgiftshåndtering, og sig farvel til manuelle processer. Der er en indledende omkostning ved at implementere automatisering af udgiftshåndteringen, men det kan føre til omkostningsbesparelser, der er langt større end prisen, hvis du vælger det rigtige værktøj.

Klar til at udvide dine evner som økonomileder? Tilmeld dig vores nyhedsbrev for ekspertråd, vejledninger og indsigt fra økonomiledere, der former techbranchen.