Begrænsede ressourcer, manglende standardisering af processer, manuelle løsninger, dårlig koordinering, unøjagtige data … lyder det bekendt? Du er ikke alene. Det er de ting, der gør månedsafslutningen til en kongelig smerte i … bagdelen.
Vi har allerede gennemgået, hvordan man opretter en løbende tjekliste til månedsafslutningen, så jeg ville fokusere på ti andre måder, hvorpå man kan strømline månedsafslutningen på en bæredygtig måde – uden at springe over, hvor gærdet er lavest.
1. Opret og del en tjekliste eller kalender for månedsafslutningen
Det lyder indlysende, men det er det ikke. Dårlig koordinering ved månedsafslutningen er en udfordring selv under de bedste omstændigheder. Det kræver præcis og rettidig koordinering og organisering at holde alle processer ved månedsafslutningen kørende problemfrit.
Som en, der har ledet teams inden for regnskab og økonomirapportering, kan jeg kun sige dette: Hvis jeg havde fået en skinnende mønt, hver gang jeg har været nødt til at sende påmindelser om overskredne deadlines og opgaver – så forstår du pointen.
Heldigvis kan det løses.
Kalendere for månedsafslutningen er afgørende, uanset om de er udformet som en tjekliste, en Google Kalender eller en automatiseret påmindelse som en del af en bredere regnskabssoftware. Gør følgende:
- Opret en kalender, der er nem at opdatere
- Tilføj opgaver for månedsafslutningen
- Angiv deadlines
- Inviter de ansvarlige
- Automatiser påmindelser
Du holder Kreditorbogholderiet (AP), Debitorbogholderiet (AR), dit team for økonomirapportering og alle andre involverede ansvarlige, mere produktive og på samme side ved månedens udgang. Det sparer alle for masser af tid og frustration.
| Påkrævet indsats | Effekt |
| Mellem (Opsættes én gang og ændres efter behov). | Høj |
Author's Tip
Automatiser påmindelser om kommende opgaver, så de ansvarlige får besked på forhånd.
2. Implementer cloudbaseret regnskabssoftware til automatisering
Manuelle processer og løsninger er tidskrævende. Cloudbaseret regnskab og automatisering af funktioner som AP og AR gør det muligt for teammedlemmer at arbejde hvor som helst, hvilket forbedrer fleksibiliteten og effektiviteten samt reducerer den manuelle indsats og antallet af fejl. Det betyder strømlinede opgaver, tidsbesparelser og teammedlemmer, der kan udføre arbejde med større værdi.
Ved at strømline din proces for månedsafslutning ved hjælp af cloudbaseret regnskabssoftware opnår du følgende fordele:
- Hurtig og nøjagtig dataindtastning
- Forenklede kontoafstemninger
- Nem generering af rapporter
- Automatiserede opgaver og påmindelser
- Data i realtid
- Centraliserede økonomiske data
- Fjernadgang
- Integration med andre systemer
| Påkrævet indsats | Effekt |
| Mellem (Cloudbaseret regnskabssoftware implementeres ofte med minimal forstyrrelse af og vedligeholdelse for din virksomhed). | Høj |
3. Tilskynd til mere samarbejde med andre teams
Dårlig koordinering af indsatsen forsinker din proces ved månedsafslutningen og reducerer effektiviteten i ressourceanvendelsen. Øget samarbejde mellem afdelinger er afgørende for en vellykket månedsafslutning. Dit teams resultater afhænger af samarbejdet med andre funktionelle enheder og eksterne tilsynsmyndigheder, leverandører eller forhandlere.
Når alle er afstemt, arbejder hen imod fælles mål og er informeret om fremdriften i afslutningsprocessen, hjælper det dit team med hurtigt at løse problemer og minimere forsinkelser ved udgangen af hver måned. Gør følgende:
- Etablér tydelig kommunikation
- Tilskynd til mere samarbejde mellem afdelinger og andre parter
- Tilskynd til regelmæssige møder eller opfølgninger
| Påkrævet indsats | Effekt |
| Lav | Høj |
Author's Tip
Hvis du inviterer flere til at bidrage, skaber det opbakning og fremskynder informationsstrømmen.
4. Gennemfør evalueringer af månedslukningsprocessen
Hvis dine regnskabsprocesser ved månedens afslutning ikke fungerer som forventet eller er forældede, skal du identificere områder, der kan forbedres, og gentænke hele processen for månedslukning. Gør følgende:
- Afsæt tid efter hver regnskabsperiode til at evaluere effektiviteten af de implementerede strategier
- Identificer eventuelle mangler eller forglemmelser
- Gennemgå de dokumenterede processer
- Indhent tilbagemeldinger fra teammedlemmer eller andre, der er involveret i processen
- Foretag på baggrund af tilbagemeldingerne de nødvendige justeringer for at strømline processerne
| Påkrævet indsats | Effekt |
| Middel | Høj |
Author's Tip
Sammenligning hjælper også med at måle din lukningsproces op mod branchens bedste praksis.
Have an account? Log In
5. Etabler klare og standardiserede arbejdsgange
Ustandardiserede arbejdsgange kan skabe uoverensstemmelser og plads til fejl i din proces ved månedens afslutning. Det er afgørende at strømline dine regnskabsarbejdsgange, hvis du ønsker en mere effektiv månedslukning.
En anden del af at strømline din månedslukning indebærer at sikre data, sørge for ensartethed og forbedre kommunikationen for at fjerne informationssiloer og uklarhed, reducere dobbeltarbejde og forbedre den samlede effektivitet. Gør følgende:
- Gennemgå alle eksisterende processer
- Identificer opgaver, der uden risiko kan fjernes eller ændres for at spare tid og kræfter
- Optimer arbejdsgangene for at fjerne flaskehalse og forbedre effektiviteten
- Standardiser dine procedurer
- Dokumenter og del alle trin i arbejdsgangene samt ansvar og frister
| Påkrævet indsats | Effekt |
| Høj | Høj |
Author's Tip
Gennemgå dine regnskabsarbejdsgange ved månedens afslutning hvert år for at forbedre effektiviteten.
6. Invester i medarbejderuddannelse og -udvikling
Manglende kompetencer eller viden kan føre til bemandingsproblemer, der påvirker din månedslukning. Investering i medarbejderuddannelse og -udvikling er afgørende for at strømline processen for månedslukning. Veluddannede medarbejdere med den rette viden er mere effektive og kan bidrage effektivt til lukningsprocessen.
Investering i dit teams uddannelse og udvikling giver dem de nødvendige kompetencer og den nødvendige viden til effektivt at strømline processen for månedslukning og viser dem, at deres arbejde er vigtigt. Gør følgende:
- Sørg for, at dit økonomiteam er uddannet i og behersker brugen af regnskabssoftware
- Giv dem adgang til rapporteringsværktøjer og andre automatiseringsværktøjer, så de kan hjælpe andre og sig selv med at udnytte et regnskabssystem fuldt ud
- Sørg for, at dit team er opdateret om regnskabsprincipper og bedste praksis, så de har et solidt grundlag for at udføre deres opgaver nøjagtigt og effektivt
| Påkrævet indsats | Effekt |
| Lav | Høj |
7. Strømlin afstemninger
Afstemning af konti er afgørende for processen med månedsafslutning, men manuel afstemning kan være tidskrævende og fejlbehæftet. Det er også kedeligt som bare pokker, hvilket udmatter dit team og fører til øget frustration og større personaleudskiftning.
En automatiseret og strømlinet afstemningsproces kan forbedre effektiviteten og nøjagtigheden betydeligt. Gør dette:
- Benyt værktøjer, der automatisk matcher transaktioner
- Identificer uoverensstemmelser, og fremhæv undtagelser for at reducere tidsforbrug og indsats samt sikre nøjagtighed og fuldstændighed
- Prioriter konti med høj risiko eller stor indvirkning til afstemning. Ikke alle konti kræver samme grad af kontrol under processen med månedsafslutning
- Fastlæg tydelige retningslinjer og procedurer for afstemning
- Sørg for, at alle teammedlemmer følger en standardiseret tilgang for at reducere fejl og uoverensstemmelser samt forbedre nøjagtigheden
| Påkrævet indsats | Indvirkning |
| Middel | Høj |
8. Forbedr datakvalitet og -integritet
Datakvalitet og -integritet er afgørende for nøjagtige finansielle optegnelser, beslutningstagning samt fastsættelse af og nøjagtig analyse af vækstmålinger. Ved at sikre, at data er rene, fuldstændige og konsistente, kan dit team strømline processen med månedsafslutning og undgå forsinkelser og fejl.
Forbedring af datakvalitet og -integritet hjælper dit team med at strømline processen med månedsafslutning og sikre nøjagtig finansiel rapportering. Gør dette:
- Implementer datavalideringskontroller for at identificere og rette eventuelle fejl eller uoverensstemmelser i dataindtastningen
- Benyt automatiseringsværktøjer, der validerer data i forhold til foruddefinerede regler og fremhæver eventuelle uoverensstemmelser
- Rens og opdater dine data regelmæssigt for at bevare deres integritet
- Identificer og håndter eventuelle duplikerede, forældede eller irrelevante data
| Påkrævet indsats | Indvirkning |
| Lav | Høj |
Author's Tip
Involver andre fageksperter i denne proces for at validere og forbedre datakvaliteten.
9. Implementer løbende overvågning og revision
Forældede processer og praksisser baner vejen for dårlige resultater. Løbende overvågning og revision kan strømline processen med månedsafslutning betydeligt ved at identificere fejl og uoverensstemmelser tidligt.
Gør dette:
- Benyt teknologi til at overvåge transaktioner og konti i realtid
- Implementer automatiserede alarmer og meddelelser, der fremhæver potentielle fejl eller uoverensstemmelser
- Gennemfør regelmæssige interne revisioner for at sikre overholdelse af regnskabsstandarder og lovgivningsmæssige krav
| Påkrævet indsats | Indvirkning |
| Lav | Høj |
10. Evaluer og omfordel ressourcer
Processen med månedsafslutning er hverken ny eller specifik for din virksomhed, men dine ressourcer kan være det. Ved at sikre, at hver enkelt person har den rette rolle, reduceres træthed, kedsomhed og personaleudskiftning, samtidig med at produktivitet, arbejdsglæde, ansvarlighed og engagement i arbejdet øges.
Du bør se på din afdelingsstruktur årligt og genoverveje og omfordele dine ressourcer for at sikre, at de bedst egnede personer arbejder med specifikke opgaver.
Evaluer dette:
- Uddannelse og træning
- Færdigheder og kompetencer
- Interesseområder
- Karrieremål
- Arbejdsglæde
- Individuel præstation
| Påkrævet indsats | Indvirkning |
| Middel | Høj |
5 strategier, der ikke virker
Hvis man udelukkende fokuserer på måder at reducere den tid, det tager at få arbejdet udført, kan det føre til utilsigtede resultater som oversprungne trin, utilfredse medarbejdere og overbebyrdede teams. Dette er fem strategier, der ganske enkelt ikke fungerer, når det handler om at strømline månedslukningen.
Springe trin over eller slå trin sammen
Det kan være fristende at springe trin i månedslukningen over eller slå dem sammen. Problemet er, at der sandsynligvis sker følgende, når du gør det:
- Der bliver overset noget vigtigt
- Dyre fejl
- Regnskaberne ender med at være forkerte
- Arbejdet bliver ofte dobbelt for dig og andre på et senere tidspunkt
Husk på, at trin i en proces sandsynligvis er der af en grund. Før du foretager vilkårlige ændringer, skal du gennemgå hvert trin omhyggeligt for at fastslå, hvorfor det eventuelt er nødvendigt eller unødvendigt, og drøfte det med CFO'en og andre, der bliver berørt.
Multitasking for at kompensere for ineffektivitet
Regnskabsteams bliver ofte fejlagtigt betragtet som omkostningssteder og forventes at multitaske og udrette mere med færre ressourcer. Det er vigtigt at anerkende disse uundværlige ressourcers afgørende bidrag og give dem det, de har brug for, så arbejdet kan blive udført til tiden.
I stedet for at bruge multitasking til at kompensere for ineffektivitet skal du sikre, at dine regnskabsteams har værktøjerne til at blive mere effektive, frem for at få dem til at arbejde hårdere og øge medarbejdernes udbrændthed.
Månedslukningen kan være udmattende, hvis tingene ikke er organiseret, så sørg for at justere dine feriehensættelser, så dit team får tid til at hvile sig før den næste cyklus.
Detailstyring for at få tingene til at skride frem
Detailstyring er endnu en fejl, som jeg alt for ofte har set (og selv oplevet) i regnskabsafdelinger. Selvom det at holde et tættere øje med dine medarbejdere tilsyneladende giver dig mere kontrol over månedslukningsprocessen, opnår det det modsatte.
Stol på, at du har ansat de rigtige mennesker med de rette færdigheder og kompetencer, og giv dem derefter blot de oplysninger og værktøjer, de skal bruge for at præstere.
More Articles
Ikke at indhente bidrag for at spare tid
Det kan måske virke, som om det at vente på feedback fra andre teams eller interessenter forsinker din månedslukningsproces; selvom det måske gør det i første omgang, hjælper denne feedback og opbakning fra andre forretningsområder dig på lang sigt med at forbedre processerne, fordi du får alle de økonomiske oplysninger, du har brug for til bedre beslutningstagning.
Tal med andre interessenter og fageksperter om, hvorfor du har brug for bestemte oplysninger, sørg for, at de reelt bakker op, og bed dem derefter om at hjælpe dig med at strømline dine processer.
Ikke at gennemgå resultaterne
Månedslukningen er en udmattende periode for de fleste regnskabsteams. Når alt er afsluttet, er det sidste, du måske har lyst til, at analysere alle resultaterne i detaljer. Men her er pointen: Dette er et vigtigt trin i arbejdet med at strømline dine processer fra start til slut og skabe bedre resultater i fremtiden—så ved ikke at gøre det skaber du mere arbejde for dig selv.
Tag dig tid til at gennemgå resultaterne fra månedslukningen og de økonomiske rapporter. Det vil gavne dit team ved hurtigere at isolere problemer og skærpe teamets færdigheder til næste måned. Det vil også give hele virksomheden de oplysninger, der er nødvendige for hurtigere at træffe bedre forretningsbeslutninger.
Abonnér for at få mere indsigt i regnskabscyklussen
At være en effektiv regnskabsleder handler om mere end blot at gennemføre månedslukningens opgaver. Det kan være byrdefuldt, men det er din byrde at bære.
Klar til at udbygge dine evner som regnskabsleder? Abonnér på vores gratis nyhedsbrev for at få ekspertrådgivning, vejledninger og indsigt fra finansledere, der former teknologibranchen.
