Implementering af et nyt ERP-system kan være en enorm opgave for en virksomhed af enhver størrelse. Hele processen kan tage mange måneder, de indledende omkostninger er betydelige, og der følger en række risici ved ERP-implementering med.
Men det faktum, at næsten halvdelen af alle virksomheder globalt anvender en form for ERP-løsning, er et bevis på, at det sandsynligvis er indsatsen værd, hvis du kan håndtere disse risici.
11 risici ved implementering af et ERP-system
Det første skridt til at begrænse konsekvenserne af disse risikofaktorer er at forstå dem. Det giver den bedste mulighed for helt at undgå dem eller vide, hvordan de skal håndteres, hvis de opstår:
1. Implementeringsomkostninger
Der er ingen vej udenom; implementering af et ERP-system er dyrt.
Det udgør en risiko af ret åbenlyse årsager. Hvis det håndteres forkert, er der risiko for, at projektet overskrider budgettet, eller at en stor mængde kapital afsættes til en ERP-implementering, der ikke giver et tilstrækkeligt investeringsafkast.
Hvorfor
Denne risiko opstår, når der ikke er et klart defineret omfang for implementeringen. Implementering af et ERP-system ud fra vage idéer om ‘effektivitet’ kan resultere i et system, der ikke er tilpasset til at skabe et tilstrækkeligt investeringsafkast for en virksomheds specifikke anvendelsesområder, eller i en tilfældig implementeringsproces, der koster langt mere end planlagt. I værste fald kan det resultere i et ‘hvidt elefant’-projekt, der udgør et betydeligt ressourcespild.
Hvem har ansvaret
- Projektledere
- Projektsponsor i ledelsen
- Implementeringspartnere
Sådan undgår du det
En klar beskrivelse af, hvordan det nye system vil forbedre effektiviteten og skabe vækst, giver mulighed for mere målrettede tilpasninger og hjælper med at undgå ukontrolleret udvidelse af projektets omfang og store budgetoverskridelser.
Risikoen for, at et ERP-system bliver et enormt ressourcespild, undgås ved at sikre, at projektets omfang og omkostninger er grundigt fastlagt før implementeringen begynder.
Sådan løser du det
Hvis omkostningerne begynder at overstige budgettet, skal projektlederne gribe ind. Det kan betyde, at projektets omfang skal revurderes, at der skal genforhandles med ERP-softwareleverandøren, eller at man skal skifte til en etapevis udrulning over en længere periode.
2. Implementeringens tidsramme
Selvom implementeringsomkostningerne skal styres omhyggeligt, er tidsrammen lige så vigtig. Små og mellemstore virksomheder bruger typisk 3–9 måneder på en ERP-implementering, mens multinationale virksomheder kan bruge flere år på at gennemføre implementeringen.
Ikke alene stiger omkostningerne, jo længere processen tager, men det samme gør risikoen for, at projektet går i stå, at opbakningen fra ledelsen svækkes, eller at implementeringen mislykkes fuldstændigt.
Hvorfor
Ligesom risikoen for budgetoverskridelser skyldes overskridelser af tidsrammen også mangler i projektets indledende afgrænsning og i den løbende styring af projektet.
Hvem har ansvaret
- Projektledere
- Implementeringspartnere
Sådan undgår du det
Den indledende implementeringsplan skal være detaljeret og veltilrettelagt for at undgå denne risiko. Der bør afholdes hyppige møder for at gennemgå fremskridtene i forhold til planen, og planen bør indeholde flere milepæle.
Sådan løser du det
Hvis de vigtigste milepæle ikke nås, skal projektlederne og projektteamets medlemmer træffe en beslutning om prioriteringerne.
- Er det acceptabelt at forlænge tidsplanen?
- Hvis ja, hvad er tolerancen, og hvad er den maksimale varighed, projektet kan tage?
- Hvis ikke, hvilke ændringer skal der foretages i implementeringen for at bringe den i overensstemmelse med den oprindelige tidsplan?
3. Ukontrolleret udvidelse af tilpasningsomfanget
En af de grundlæggende komponenter i et ERP-system er muligheden for at tilpasse systemet til en virksomheds specifikke behov. Det kan være let at lade sig rive med og skabe en fuldt skræddersyet softwareplatform, men det kan være en væsentlig årsag til de to første risici, vi har nævnt.
Hvem har ansvaret
- Implementeringsteam
- Projektledere
- Forandringsledere
Have an account? Log In
Sådan undgås det
ERP-systemer leveres med forudbyggede moduler, der har deres egne processer. Beslutningstagere skal nøje overveje, om en tilpasning er 100 % nødvendig, eller om det på lang sigt giver mere mening at justere forretningsprocessen, så den passer til ERP-systemet.
Begrænsning af tilpasninger vil bidrage til at reducere både de indledende og de løbende omkostninger.
Sådan løses det
For mange tilpasninger kan være en væsentlig årsag til overskridelser af omkostninger og tidsplaner. Hvis dette identificeres, bør projektteams genoverveje, om der er planlagte tilpasninger, som kan erstattes med forudbyggede ERP-moduler.
Det kan endda være værd at overveje at skrotte allerede tilpassede moduler til fordel for forudbyggede løsninger, afhængigt af de forventede løbende omkostninger til vedligeholdelse og support af tilpasningerne.
4. Undervurdering af løbende omkostninger
Problemer, der opstår løbende, skyldes ofte den måde, et ERP-system oprindeligt blev implementeret på. De samlede omkostninger er et sådant potentielt problem, da implementeringsomkostningerne kun udgør én del af et ERP-systems samlede omkostninger.
De gennemsnitlige løbende omkostninger for et ERP-system over en femårig periode kan ligge på omkring $9,000 pr. bruger. Det er et betydeligt beløb på løbende basis, og hvis man ikke planlægger tilstrækkeligt for omkostningerne under implementeringsfasen, kan det skabe en langsigtet byrde for virksomhedens økonomi.
Hvorfor
Selv hvis et ERP-implementeringsprojekt håndteres utrolig godt med hensyn til budget og tidsplan, kan det være let at overse de løbende omkostninger.
For eksempel kan visse implementeringer nødvendiggøre løbende support fra tredjepartskonsulenter, og stærkt tilpassede systemer kan medføre en betydelig mængde teknisk gæld, som løbende skal håndteres.
Hvem har ansvaret
- Projektets øverste sponsor
- Implementeringspartnere
- Implementeringsteam
Sådan undgås det
Projektledere skal tage højde for projektets samlede omkostninger. Dette bør ikke begrænses til de indledende implementeringsomkostninger, men også omfatte, hvordan forskellige muligheder vil påvirke systemets kompleksitet og omkostninger på løbende basis.
Sådan løses det
Hvis de løbende ERP-omkostninger bliver uoverkommelige, skal der foretages ændringer. Det kan ske ved at flytte tilpassede moduler til forudbyggede moduler, fjerne integrationer, der kun anvendes i begrænset omfang, eller genforhandle kontrakter med ERP-leverandøren.
5. Problemer med datamigrering
En af de vigtigste fordele ved at implementere et ERP-system er muligheden for at samle forskellige softwareløsninger på én platform. Det medfører et behov for at migrere data fra ét system til et andet. Denne migreringsproces indebærer en risiko for datatab, beskadigelse af data eller utilsigtet manglende overholdelse af databeskyttelsesregler (f.eks. CCPA, GDPR).
Hvorfor
Når data overføres fra ét sted til et andet, er der en risiko for, at de parametre, der blev anvendt i det oprindelige datasæt, ikke stemmer overens med den nye database. Det kan medføre problemer som ufuldstændige data eller arkiverede data uden differentiering (f.eks. data om tidligere medarbejdere).
Hvem har ansvaret
- ERP-leverandør
- Tredjepartskonsulenter konsulenter
Sådan undgår du det
Der bør bruges tid på forhånd på at rense dataene ved den oprindelige kilde. Fjernelse af overflødige data, standardisering af kategorier og sammenlægning af dubletter kan forbedre den overordnede kvalitet af virksomhedens data og samtidig gøre det lettere at matche det nye system med datamigreringen.
Mange virksomheder bruger også nu AI og maskinlæring til at hjælpe med at automatisere datakortlægning og forudsige potentielle problemer med dataoverførsel, før de opstår.
Sådan løser du det
Hvis en dataoverførsel mislykkes eller kræver for meget manuel indgriben for at blive rettet, kan det være nødvendigt at genstarte processen. Jeg ved det, det er frustrerende, men når problemet er identificeret, kan implementeringsteams gå tilbage til den oprindelige datakilde og forbedre den, så den lever op til kravene for en problemfri datamigrering.
6. Afhængighed af leverandøren
Der er ineffektivitet forbundet med at bruge flere softwareplatforme på tværs af en virksomhed sammenlignet med at bruge ét ERP-system. Denne diversificering betyder dog også, at et leverandørsvigt eller et fald i kvaliteten kun vil påvirke den forretningsenhed eller det område, der bruger den pågældende software.
Med et ERP-system bliver en virksomhed afhængig af leverandøren i forbindelse med virksomhedens planlægning. Det udgør en risiko, hvis leverandøren ikke leverer som forventet, og det er særligt relevant for cloudbaserede ERP-systemer uden lokal sikkerhedskopi.
Hvorfor
Afhængighed af leverandøren adskiller sig fra de andre risici på denne liste; det er en funktion, ikke en fejl. Konsolidering af softwareplatforme på én enkelt platform kan give betydelige effektivitetsgevinster, og en afvejning ved dette er øget afhængighed af leverandøren.
Hvem har ansvaret
- Projektets øverste sponsor
- Styrelseskomité
Sådan undgår du det
Det kan ikke rigtig undgås, men den risiko, der følger med, kan minimeres. Ledende medarbejdere og projektledere bør gennemføre en grundig forhåndsundersøgelse, før de indgår en aftale med en leverandør, for at sikre, at de vælger den rigtige softwarepartner.
Undersøgelsen bør omfatte leverandørens økonomiske stabilitet, virksomhedsstruktur, position på markedet samt de kontraktlige SLA'er vedrørende den løbende levering af produktet og support.
Sådan løser du det
Hvis der er bekymringer om forholdet til leverandøren, er en proaktiv tilgang afgørende. Der bør gennemføres regelmæssige evalueringer af leverandøren, og risikostyringsteams bør have planer på plads for at sikre virksomhedens data og sikre kontinuitet i driften, hvis der opstår alvorlige problemer med leverandørens evne til at levere.
De bedste ERP-systemer, vi har fundet
Vores team analyserer bogstaveligt talt økonomisystemer som en del af deres arbejde. I den proces er det disse ERP-systemer, der er kommet øverst:
7. Modstand mod procesændringer
En ERP-implementering handler ikke kun om software. Den handler også om mennesker. Selv en fejlfri overgang fra et teknisk synspunkt kan mislykkes, hvis slutbrugerne ikke tager ændringen til sig. Et nyt ERP-system vil sandsynligvis betyde et nyt sæt processer og arbejdsgange, og der er risiko for modstand fra medarbejderne – samt reelle fejl, efterhånden som de bliver fortrolige med de nye metoder.
Hvorfor
Organisatoriske ændringer er altid en udfordring. Brug af ny software kan skabe ineffektivitet på kort sigt, fordi medarbejderne nogle gange bruger længere tid eller begår flere fejl, end de gjorde med det gamle system. Med tiden kan dette naturligvis overvindes, men man bør forvente, at nogle medarbejdere kan modsætte sig ændringen i de tidlige faser.
Hvem har ansvaret
- Forandringsledelsesteam
Sådan undgår du det
Teamet for forandringsledelse findes for at hjælpe med at begrænse konsekvenserne af denne risiko. En omfattende plan for forandringsledelse (kombineret med høje niveauer af kommunikation, oplæring og support) kan være med til at fremhæve de langsigtede fordele ved det nye ERP-system og gøre overgangsprocessen mere smidig.
Sådan løser du det
Hvis der opstår modstand mod forandringer, skal teamet for forandringsledelse vurdere, hvor modstanden kommer fra. Skyldes det manglende oplæring i det nye system, som gør det vanskeligt for brugerne at navigere? Er der en misforståelse af de langsigtede fordele ved det nye ERP-system? Ved at finde frem til problemets grundlæggende årsag kan man håndtere det klart og gennemsigtigt.
8. Manglende opbakning fra ledelsen
En vellykket ERP-implementering kræver samarbejde fra flere interessenter på tværs af virksomheden. Behovene hos HR, teknik, økonomi, logistik, salg, markedsføring og alle andre dele af virksomheden skal tages i betragtning for at sikre, at ERP-systemet bedst muligt matcher virksomhedens behov.
For at opnå dette skal projektet have opbakning fra de ledere, der har ansvaret for hver funktion. Uden dette engagement kan projektet falde ned ad prioriteringslisten i deres forretningsenhed, hvilket kan forsinke eller afspore ERP-implementeringen.
Hvorfor
Ledelsen er ikke immun over for modstand mod forandringer. Der kan være konkurrerende prioriteter og krav til deres tid, de kan have svært ved at se fordelene for deres afdeling, eller der kan være en misforståelse af, hvorfor implementeringen finder sted.
Hvem har ansvaret
- Udøvende projektsponsor
Sådan undgår du det
Opbakning fra den øverste ledelse bør sikres, før projektet begynder. Projektsponsoren er bedst placeret til at opnå dette sammen med støtte fra resten af projektledelsesteamet.
Ved at fremhæve de langsigtede fordele for virksomheden som helhed — samtidig med at fordelene for hver enkelt afdeling forklares — kan man være med til at skabe opbakning til visionen. Dette bør ledsages af en ærlig drøftelse af det potentielle kortsigtede ubehag, der kan følge med overgangsperioden.
Sådan løser du det
Hvis projektet begynder at miste støtten fra de øverste ledere, bør projektsponsorerne og projektledelsesteamet kommunikere med dem på en gennemsigtig måde.
Lyt til deres bekymringer, drøft planer for at håndtere dem, og udarbejd en køreplan for at nå de oprindelige mål med ERP-implementeringen. Når alt kommer til alt, kan det ikke gennemføres, hvis de bestemmende kræfter siger nej.
9. Risici forbundet med overholdelse af regler og lovgivning
Datasikkerhed har fået langt mere opmærksomhed i de senere år, hvilket har ført til en lang række lovgivningsmæssige og regulatoriske rammer, som virksomheder skal overholde. Når data flyttes fra ét system til et andet, er der risiko for, at nogle af disse data håndteres på en måde, der ikke overholder disse regler.
Hvorfor
Et ERP-system kan erstatte en lang række forskellige systemer. Det betyder, at den samlede platform skal overholde de regler, der gælder for forskellige forretningsenheder, såvel som forskellige juridiske jurisdiktioner.
En multinational virksomhed kan for eksempel have behov for, at det nye ERP-system overholder både GDPR og CCPA, og samtidig erstatter individuelle softwareløsninger, der kun skulle overholde den ene eller den anden.
Hvem har ansvaret
- ERP-leverandør
- Projektledere
- Ledende medarbejdere inden for risiko og overholdelse af regler
Sådan undgår du det
Der bør være en målrettet tilgang til risici vedrørende overholdelse af regler og lovgivning under udvælgelsesprocessen for ERP-systemet. Virksomheder bør have et omfattende overblik over deres forpligtelser til at overholde reglerne og samarbejde med ERP-leverandøren for at sikre, at systemet har de nødvendige funktioner til at opfylde dem.
Sådan løser du det
Eventuelle problemer, der opstår, bør eskaleres til det interne team for regeloverholdelse, som vil følge bedste praksis i forhold til problemets specifikke karakter. Dette bør fortsat være en proaktiv dialog mellem projektledelsesteamet og ERP-leverandøren for at eliminere risikoen for fremtidige problemer.
10. Ineffektiv projektledelse
De fleste af de risici, der er beskrevet i denne artikel, kan afværges eller minimeres gennem effektiv projektstyring. Det skaber naturligvis i sig selv en risiko, da dårlig projektstyring næsten med sikkerhed vil føre til dårlige resultater for ERP-implementeringen.
Hvorfor
Det kræver projektstyringskompetencer på højt niveau at holde en ERP-implementering på rette spor og undgå budgetoverskridelser. Det handler ikke kun om at hjælpe alle interessenter med at holde sig til den oprindelige plan, men også om at lede processen, når der opstår problemer.
Uden en tydelig drivkraft for ERP-projektet er der stor risiko for, at det mislykkes.
Hvem har ansvaret
- Ledende projektsponsor
- Styregruppe
More Articles
Sådan undgås det
Ledende beslutningstagere skal sikre, at projektlederen og dennes team har gode muligheder for at få succes. Det indebærer at vælge et team med erfaring i at gennemføre projekter af tilsvarende omfang og give dem tilstrækkelige ressourcer til at kunne gentage denne succes.
Sådan løses det
Projektsponsoren og styregruppen skal sikre, at de fører et bredt tilsyn gennem hele projektet.
Hvis det er tydeligt, at dårlig projektstyring fører til problemer med implementeringen, er der behov for en åben og ærlig drøftelse af, hvordan situationen kan afhjælpes. Det kan kræve hyppigere statusopdateringer, mere detaljerede KPI'er og potentielt endda omfordeling af projektet til andre medarbejdere.
11. Øget overordnet kompleksitet
Den sidste væsentlige risiko, jeg vil henlede opmærksomheden på, er, at alle de ressourcer og penge, du bruger på en ERP-implementering, ganske enkelt kan gøre driften mere kompleks. I værste fald får man et nyt ERP-system, der blot bruges side om side med alle de gamle platforme, hvilket øger arbejdsbyrden og omkostningerne uden at skabe nogen konkret fordel.
Hvorfor
Afdelinger kan holde fast i deres eksisterende processer og systemer af forskellige årsager. Det kan skyldes brugeroplevelsen, analysefunktionerne, dataintegritet eller ganske enkelt modstand mod forandring. Det kan føre til, at det bliver vanskeligt at forlade de gamle systemer og tage et ERP-system fuldt ud til sig.
Hvem har ansvaret
- Forandringsledelsesteam
- Projektledere
Sådan undgås det
Der skal være en klar og specifik plan for udrulningen af det nye ERP-system. Teams skal bakke op om forandringen, forstå hvorfor den sker, og have en detaljeret tidsplan for, hvornår forandringen gennemføres. Det fastlægger, hvad man kan forvente, og angiver specifikt, at de eksisterende systemer lukkes ned på en bestemt dato.
Sådan løses det
Teams eller ledere, der er tilbageholdende over for forandring, skal udarbejde en klar begrundelse for hvorfor. Herefter kan projektledere og forandringsledere vurdere, om der er behov for uddannelse, som skal imødekommes, eller om der er behov for yderligere tilpasning, så ERP-systemet kan opfylde deres behov.
Tilmeld dig for at få flere ERP-indsigter
ERP-implementeringsprocessen kan virke temmelig overvældende med mange potentielle risici undervejs. Men med den rette fremadrettede planlægning og effektive projektstyring kan alle disse risici undgås eller minimeres.
Ordentlig planlægning hjælper ikke kun med at reducere risikoen for problemer undervejs, men gør også virksomheden klar til at maksimere de effektivitetsgevinster og det vækstpotentiale, som et ERP-system kan tilbyde en organisation.
Er du klar til at lære mere om integration af den nyeste teknologi i din økonomifunktion? Tilmeld dig vores gratis nyhedsbrev for at få ekspertrådgivning, vejledninger og indsigter fra økonomiledere, der former teknologibranchen.
