Enterprise resource planning-systemer indeholder enorme mængder værdifulde data, der indsamles på tværs af en lang række forretningsfunktioner og afdelinger, herunder økonomi, drift, marketing, menneskelige ressourcer og meget mere. Men denne forretningsintelligens er kun nyttig, når du har en stærk ERP-rapporteringsproces på plads til at udtrække, organisere og præsentere disse data for at understøtte og forbedre dine beslutningsprocesser.
Læs videre for at få mere at vide om udviklingen af en stærk ERP-rapporteringsstrategi – lige fra bedste praksis til almindelige faldgruber, der bør undgås.
Hvad er ERP-rapportering?
ERP-rapportering er en proces, hvor data fra din organisations ERP-database udtrækkes, behandles og præsenteres gennem diagrammer, grafer og andre datarapporteringsværktøjer, som er lette at forstå for de vigtigste beslutningstagere og interessenter i din organisation.
Disse rapporter er designet til at præsentere vigtige ERP-data relateret til centrale resultatindikatorer (KPI'er) og andre vigtige tendenser, der identificeres gennem dine ERP-løsninger. Økonomidirektører (CFO'er) bruger eksempelvis ofte ERP-rapporter til at identificere økonomiske tendenser, der går videre end den overordnede indsigt fra en P&L-opgørelse eller balance.
ERP-rapportering kan give mere detaljeret indsigt i de seneste tendenser relateret til omsætning eller udgifter og kan bruges af CFO'en til at udarbejde økonomiske prognoser baseret på de aktuelle forretningsforhold.
Fordele ved korrekt ERP-rapportering
Flere oplysninger er altid en god ting. Men hvordan du bruger disse oplysninger, kan gøre hele forskellen.
Den indsigt i data, som en veldesignet ERP-rapporteringsstrategi giver, kan hjælpe din virksomhed med at reducere unødvendige omkostninger og andre ineffektiviteter, som ellers ville forblive uopdagede i organisationen. Her er fire måder, hvorpå ERP kan gavne enhver virksomhedsorganisation:
1. Centraliserede data fra én pålidelig kilde
Når et ERP-system implementeres korrekt, centraliserer det alle organisatoriske data i et centralt lager. ERP-rapportering kan derefter bruge disse oplysninger til at opbygge rapporter ud fra nøjagtige data, hvilket giver omfattende rapportering, der ikke forstyrres af datasiloer eller modstridende data fra forskellige afdelinger.
I stedet for at gennemgå enorme mængder data kan en CFO bruge ERP-oplysninger til hurtigt og nøjagtigt at evaluere udgifter, indsigt i omsætningsgenerering og andre økonomiske datapunkter på tværs af en hel organisation.
2. Automatiseret overholdelseskontrol, revision og rapportering
Efterhånden som organisationer vokser, kan udfordringen med at sikre overholdelse af regler blive utroligt tidskrævende. Hvis du har et stærkt ERP-rapporteringssystem på plads, reduceres denne byrde markant.
ERP-rapporteringssystemer kan bruge revisionssporbare optegnelser og regelbaseret, automatiseret rapportering til at sikre, at overholdelsen overvåges og kontrolleres effektivt.
I en branche som produktion eller luftfart, hvor håndteringen af arbejdskraft kan være stramt reguleret af sikkerhedsmæssige årsager, kan ERP-rapportering generere automatiserede aktivitetslogfiler, der dokumenterer denne aktivitet og advarer organisationen om mulige tilfælde af manglende overholdelse.
3. Indsigt i realtid
Data, der genereres fra et ERP-system, kan indsamles på et centralt sted og behandles gennem rapporteringsdashboardet i realtid. Lagerbeholdning, energiforbrug og produktionsoutput er blot nogle få eksempler på områder, hvor organisationer kan bruge opdaterede oplysninger til at træffe beslutninger om virksomheden.
Et højt energiforbrug kan få organisationen til at reducere aktiviteten og undersøge den mulige årsag til denne stigning, men du ændrer naturligvis ikke noget, hvis ingen ved det.
4. Langsigtede omkostningsbesparelser
ERP-rapporter kan generere indsigt og understøtte strategisk prognosearbejde, der hjælper virksomhedsledere med bedre at udnytte og administrere deres interne ressourcer.
Arbejdskraft, energiforbrug, styring af forsyningskæden og procesarbejdsgange kan alle drage fordel af bedre styring og optimering, som ERP-rapportering muliggør. Virksomhedens ledelse kan se på hele organisationen for at identificere og håndtere ineffektive processer, uforholdsmæssigt store udgifter og andre former for spild.
Over tid kan ERP-rapportering hjælpe din organisation med at opnå mere omkostningseffektive udgifter, der forbedrer fortjenstmargenerne og muliggør bæredygtig drift.
Hvem er involveret i ERP-rapporteringsprocessen?
Fra rapporteringsmedarbejdere, der arbejder praktisk, til beslutningstagere kræver et stærkt ERP-rapporteringssystem deltagelse og opbakning fra en række vigtige roller.
Her er det team, du skal samle for at realisere den fulde værdi af ERP-rapportering i din organisation:
Leder af ERP-rapportering (ledende chef)
Denne person—som ofte er økonomidirektøren, men også kan være en projektleder, som økonomidirektøren har udpeget til et særligt projekt—er den øverste ansvarlige for ERP-rapporteringssystemet. Personen i denne rolle fastsætter rapporteringssystemets strategiske mål, fører direkte tilsyn med analytikere og kommunikerer med ledelsen for at vejlede om fortolkningen af rapporter.
Over tid vil denne person også være ansvarlig for at tilpasse ERP-rapporteringsstrategien som reaktion på organisationens behov.
Have an account? Log In
Ledelsen (C-niveau)
Ledelsen på C-niveau vil være direkte involveret i evalueringen af ERP-rapporter og i at indarbejde denne indsigt i deres strategiske beslutningstagning. Disse ledere vil også samarbejde med den ansvarlige for rapporteringssystemet om at fastsætte KPI'er og definere formålet med ERP-rapporterne.
ERP-dataanalytiker
Analytikere arbejder i frontlinjen af ERP-rapporteringen og sørger for, at data deles korrekt med rapporteringsværktøjer og derefter omsættes til læsevenlige rapporter. Denne rolle er praktisk involveret i oprettelsen af de rapporter, som ledelsen og andre interessenter bruger.
Disse analytikere skal forstå målene for ERP-rapporteringen, begyndende med de datapunkter, der har højeste prioritet i din organisation.
IT-support
Afhængigt af software-, sikkerheds- og andre IT-relaterede behov kan flere IT-medarbejdere være involveret i opsætningen og vedligeholdelsen af ERP-rapporteringssystemet. Disse personer vil spille en større rolle i forbindelse med opsætningen af rapporteringssystemet og konfigurationen af al software og alle værktøjer, så ERP-data kan udtrækkes og behandles korrekt.
Slutbrugere
Mens ledelsen bruger ERP-rapporter til at styre strategisk beslutningstagning, kan en række roller i en organisation regelmæssigt benytte disse rapporter som grundlag for deres daglige aktiviteter.
- Medarbejdere inden for forsyningskæden kan bruge ERP-rapporter til at overvåge og administrere virksomhedens forsyningskæder.
- Produktionsledere kan bruge rapporter til at overvåge arbejdsforhold, herunder energiforbrug og sikkerhed på arbejdspladsen.
- Medarbejdere med ansvar for compliance, herunder eksterne tilsynsmyndigheder, kan gennemgå revisioner for at evaluere overholdelsen af forskellige regler.
Sådan opretter du en ERP-rapporteringsstrategi
Du forstår målene og har identificeret de vigtigste roller, der kræves i din rapporteringsstrategi. Nu er det tid til nogle konkrete råd om, hvordan du gør din ERP-rapporteringsproces klar til succes.
Her er, hvad du skal gøre:
1. Definer KPI'er og andre mål
Et afgrænset omfang giver de bedste resultater—særligt når du netop er ved at få din ERP-rapporteringsstrategi op at stå.
Identificer tydelige KPI'er og andre mål, som du ønsker at fokusere på gennem dine ERP-rapporter, og sørg for at have en klar forståelse af, hvordan disse målinger skal omsættes til din overordnede forretningsstrategi.
Styr din organisation mod større omkostningseffektivitet
Antag, at din organisation ønsker at blive mere omkostningseffektiv, især i en tid med større økonomiske udfordringer. ERP-rapportering er en god måde at opnå dette på, så længe dette mål bruges til at styre din strategi.
Kommuniker med alle interessenter for at sikre en fælles forståelse af dette mål, og fokuser på at udtrække data og tendenser, der er relevante for målet.
2. Afstem forventningerne til interessenternes involvering
Skab de bedste forudsætninger for, at dine interessenter kan få succes—og sørg for, at alle kender betydningen af deres rolle. Hver interessent skal have en klar forståelse af, hvordan de bidrager til rapporteringssystemets succes, og vide præcis, hvad de skal gøre.
Bliv dirigenten
Arbejd direkte sammen med hver interessent for at opstille klare forventninger til tidspunktet for deres forpligtelser og hyppigheden af kommunikationen.
I de fleste tilfælde skal disse forventninger også afstemmes med eksisterende ansvarsområder, så det er vigtigt at opstille realistiske forventninger undervejs.
3. Vælg og integrer et ERP-rapporteringsværktøj
Nogle ERP-platforme tilbyder allerede de værktøjer, du har brug for til at oprette et ERP-rapporteringssystem. I andre tilfælde vil du måske vælge et eksternt rapporteringsværktøj.
Sørg for en problemfri softwareintegration
Hvis du vil forbinde et rapporteringsværktøj med dit eksisterende ERP-system, skal dit it-personale sørge for, at værktøjet integreres og konfigureres korrekt med din eksisterende ERP-platform. Samarbejd med dit it-personale for at validere denne integration, før du går videre i processen.
4. Valider data og din dataudtrækningsproces
Data af høj kvalitet er grundlaget for en stærk ERP-analyse-strategi. Dine rapporteringsanalytikere bør teste rapporteringssystemet grundigt – det vil sige gennemføre datavalidering, datarensning og andre relevante testprocesser – for at sikre, at systemet er konfigureret til korrekt at indsamle og behandle ERP-data.
Ryd op i datastyring og dataejerskab
Valideringsprocessen kan identificere problemer relateret til dataejerskab og datastyring, som skal håndteres, før ERP-rapporteringssystemet kan gå i drift. Samarbejd med analysefunktionen om at identificere disse problemer og afklare eventuelle spørgsmål om ejerskab på forhånd, så du sikrer, at alle dine ERP-data er validerede, nøjagtige og pålidelige.
5. Udvikl rapportskabeloner
Effektivisér gengivelse og levering af rapporter ved at oprette rapportskabeloner, hvor udtrukne ERP-data nemt kan importeres og gengives i et visuelt format. Dette vil især være værdifuldt, når du opretter rapporter, der skal tilgås i realtid eller genereres via en automatisk udløser.
Datavisualisering til økonomiske prognoser
En rapportskabelon kan være en god måde at indsætte de seneste data om den økonomiske præstation i en ERP-drevet prognoserapport. Denne skabelon kan fortsat opdateres over tid, efterhånden som nye tal bliver tilgængelige.
6. Planlæg løbende iteration og optimering
Målene for og behovene i forbindelse med ERP-rapportering vil næsten helt sikkert ændre sig, efterhånden som din virksomhed vokser. Tilsvarende kan interessenter identificere bedre metoder til at evaluere ERP i overensstemmelse med dine angivne rapporteringsmål.
Skab en forventning om fortsat forbedring
I begge de ovennævnte scenarier har virksomheder brug for fleksibilitet til at tilpasse deres rapporteringssystem over tid som reaktion på skiftende behov og mål.
Ved at indarbejde dette i din strategi fra starten kan du kommunikere til interessenterne, at ERP-rapportering aldrig er et færdigt produkt. Overvåg, hvor nyttige dine ERP-rapporter er, og samarbejd med interessenterne om løbende at optimere din rapporteringsstrategi.
Hvornår skal du ændre din rapporteringsstrategi?
Små forbedringer af din rapporteringsstrategi er nemme at implementere. Men i betragtning af den indsats, det kræver at ændre rapporteringsmål, justere dataprioriteter, nulstille rapporteringsintegrationer og ændre rapportskabeloner … er omfattende ændringer af din ERP-rapporteringsstrategi ofte krævende og tidsintensive.
Hvis du forsøger at få styr på rapporteringsprocessen, før dit system er på plads …
- Godt gået. Det er langt mere organiseret end de fleste!
- Find en ERP-implementeringspartner, der kan hjælpe med at etablere en god rapporteringsstrategi fra begyndelsen.
Hvis du allerede har opsat dit system, kan en ERP-konsulent hjælpe dig med at afgøre, om ændringer af rapporteringsstrategien er nødvendige, og hjælpe dig med at gennemføre disse ændringer på den mest omkostnings- og tidseffektive måde. Generelt bør ændringer af rapporteringsstrategien overvejes, hvis en eller flere af følgende situationer opstår:
- Du ændrer det organisatoriske mål for din ERP-rapporteringsstrategi;
- Din virksomhed oplever betydelige ændringer inden for forretningsteknologi, datarapporteringskanaler og/eller rapporteringskrav;
- Du er underlagt nye lovgivningsmæssige rapporteringskrav;
- Din virksomhed gennemgår en organisatorisk omstrukturering.
De største ERP-rapporteringsfejl, du bør undgå
Før du går i gang med at udarbejde en ERP-rapporteringsstrategi for din virksomhed, får du her en kort oversigt over de mest almindelige faldgruber, du bør undgå i processen:
1. At gabe over mere, end du kan klare
De enorme datamængder, som ERP-systemer tilbyder, tvinger organisationer til at være selektive, når de identificerer de data, de ønsker at prioritere i rapporteringen. Hvis du forsøger at favne for bredt, risikerer du en mængde og variation af datarapportering, der er ufokuseret og uholdbar.
Brug dine rapporteringsmål til at indsnævre fokus til kun de mest relevante data. Efterhånden som din rapporteringsstrategi modnes, og alle interessenter bliver fortrolige med processen, kan du overveje, om rapporteringen skal udvides til at omfatte yderligere datakilder.
More Articles
2. At udarbejde rapporter ud fra data af lav kvalitet
Datavalideringsprocessen er afgørende for at sikre, at ERP-dataene er nøjagtige og værdifulde. Uoverensstemmelser, manglende data og andre kvalitetsproblemer vil i høj grad begrænse værdien af dine rapporter, så det er afgørende, at du sætter tingene korrekt op fra starten.
3. At undlade at oplyse interessenterne om deres roller
De rette interessenter skal identificeres, men de skal også oplæres korrekt i, hvordan de udfører deres roller.
For ledere betyder det, at de skal instrueres i, hvordan de arbejder med målsætning, og hvordan de bruger data til at træffe beslutninger. For slutbrugere betyder det, at de skal have tilstrækkelig oplæring i den ERP-software – fra Acumatica til Sage – som de forventes at bruge, når de integrerer rapportering i deres arbejde.
4. At udarbejde rapporter ud fra data, som din virksomhed ikke ejer
Hvis dine ERP-data indeholder data, der ejes af en anden enhed, kan du påføre virksomheden et ansvar ved at medtage disse data i dine egne rapporter.
Et stærkt datastyringsprogram kan hjælpe med at afklare spørgsmål om dataejerskab og undgå dette problem.
Kom godt fra start med ERP-rapportering
Succesen for en ERP-rapporteringsstrategi påvirkes i høj grad af den indsats, der lægges i at udvikle en strategi og implementere en ramme for løbende rapportering i din organisation.
Økonomidirektører skal være grundige gennem hele processen med at udvikle dette program. Lav dit forarbejde, før du lancerer initiativet, så du sikrer et stærkt udgangspunkt. Hvis du ønsker eksperthjælp, kan du kontakte en ERP-konsulent, der kan hjælpe dig med at implementere programmet.
Tilmeld dig for at få flere ERP-indsigter
Klar til at styrke dine evner som økonomileder og ERP-ekspert? Tilmeld dig vores nyhedsbrev for ekspertråd, vejledninger og indsigter fra økonomiledere, der former teknologibranchen.
