Det er afgørende at vide, hvordan man justerer ferieoptjening; selvom amerikanske arbejdstagere ønsker muligheden for betalt frihed (PTO), bruger mange ikke alle deres feriedage.
I en undersøgelse foretaget af Pew Research Center i 2023 sagde 62 % af medarbejderne, at PTO var ekstremt vigtigt for dem, hvilket gør det til et af de mest eftertragtede medarbejdergoder. 46 % af disse medarbejdere bruger dog ikke al deres PTO.
I denne artikel forklarer jeg trin for trin, hvordan man justerer ferieoptjening. Jeg forklarer også, hvordan lønforhøjelser og sabbatår påvirker optjent feriebetaling.
Regnskabsmæssig behandling af optjent ferie
Medarbejdere kan bruge ferietid til ferie, sygeorlov eller andre formål baseret på feriepolitikken. Men når medarbejdere ikke bruger deres ferietid, bliver de berettigede til at modtage betaling for denne tid. Derfor fremgår optjent ferie af din balance, indtil den er betalt.
Ifølge ASC 710 skal arbejdsgivere indregne en forpligtelse for fremtidigt fravær (den regnskabsmæssige betegnelse for ferie, der endnu ikke er afholdt), hvis følgende betingelser er opfyldt:
- Medarbejderen har allerede udført de ydelser, der er nødvendige for at optjene betaling for fremtidigt fravær.
- Forpligtelsen vedrører rettigheder, der er optjent eller akkumuleres. De optjente rettigheder skal fortsætte, selv hvis en medarbejder fratræder – rettighederne må ikke være betinget af fremtidig tjeneste. Kort sagt må arbejdsgiveren ikke have en »brug det eller mist det«-politik, og den optjente feriebetaling skal kunne overføres til efterfølgende år.
- Det skal være sandsynligt, at betalingen vil finde sted.
- Beløbet kan estimeres med rimelig sikkerhed.
Det beløb, medarbejderne har til gode for ubrugt ferie, fremgår som en forpligtelse på din balance, indtil det er betalt. Beløbet fremgår også af din resultatopgørelse som en omkostning i den periode, hvor det forfaldt.
Når beløbet er betalt, forsvinder forpligtelsen fra balancen, og den optjente feriebetaling fremgår af pengestrømsopgørelsen som en pengestrøm ud af virksomheden.
Der er naturligvis tilfælde, hvor du ikke skal betale for optjent ferie. Du behøver for eksempel ikke at optjene feriebetaling, hvis du har en »brug det eller mist det«-politik.
»Brug det eller mist det«-politik
En »brug det eller mist det«-politik kræver, at medarbejderne giver afkald på ubrugt ferietid efter en fastsat dato.
Antag, at Fred, en af dine medarbejdere, har 30 timers optjent ferietid. Din »brug det eller mist det«-politik kan kræve, at Fred bruger disse 30 timer inden udgangen af første kvartal i det efterfølgende kalenderår, ellers mister han ferietiden.
Men der er en hage: Ikke alle virksomheder kan have en »brug det eller mist det«-politik.
Delstatslovgivningen afgør, om du kan fratage en medarbejder ferietid, når vedkommende først har optjent den.
Virksomheder i Nebraska kan for eksempel ikke ændre deres feriepolitik for at fratage medarbejdere ferietid, efter at de har udført det arbejde, der skulle til for at optjene ferietid. Det betyder, at virksomheder i Nebraska ikke kan have en »brug det eller mist det«-politik.
Hvornår skal en feriepost registreres i periodiseringsregnskabet?
De fleste virksomheder registrerer ferieoptjening én gang pr. kalenderår. Andre almindelige tidspunkter for registrering af ubrugt ferie er én gang pr. regnskabsår eller på medarbejderens ansættelsesdato. Betalinger registreres, når de foretages.
De to typer posteringer, du skal foretage for hver medarbejder med optjent ferietid, er:
- Postering for det skyldige feriebetalingsbeløb
- Postering for betalingen
Have an account? Log In
Sådan beregnes optjent ferie
Før du foretager en journalpostering, skal du beregne den optjente feriebetaling for hver medarbejder, der har ubrugte feriedage.
Her er formlen til beregning af optjent ferie:
Optjent ferie = (Optjent ferietid i timer x medarbejderens timeløn)
Følg denne trin-for-trin-proces for at indsamle de nødvendige oplysninger og beregne optjent ferie:
- Fastslå den ubrugte ferietid for den foregående lønperiode ved at trække antallet af anvendte ferietimer fra det samlede antal optjente ferietimer for perioden.
- Gang antallet af optjente ferietimer med medarbejderens samlede timeløn.
- Læg dette beløb til det optjente feriebeløb, der er videreført fra de foregående perioder.
De mest almindelige softwareværktøjer til optjent ferie
De to softwareværktøjer, der almindeligvis bruges til at beregne og registrere optjent ferie, er løn- og regnskabssoftwareløsninger.
Lønsoftware hjælper med at beregne optjent ferie i en bestemt regnskabsperiode. Alternativt kan du bede din lønserviceudbyder om at dele data om medarbejdernes ferietid for en bestemt periode.
Når du har de nødvendige data til at beregne optjent ferie, skal du bruge regnskabssoftware til at registrere posteringer. Din regnskabssoftware opdaterer automatisk resultatopgørelsen, balancen og pengestrømmen.
Førende regnskabssoftwareløsninger har indbyggede funktioner til feriehensættelser. Når du indtaster feriesaldoen, hensættelsessatsen og medarbejderens timeløn, opdaterer softwaren automatisk feriesaldi for optjent ferie.
Eksempel på justering af feriehensættelse
Antag, at John Smith allerede har optjent 40 timers ferie. I henhold til jeres feriepolitik modtager John Smith fem timers ferie om måneden, i alt 60 timer om året.
I den foregående regnskabsperiode brugte John Smith 40 timers ferie. Ved udgangen af regnskabsperioden vil John Smith have 60 timers optjent ferie tilbage, beregnet således:
[40 timers optjent ferie + (60 timers ferie for det foregående år - 40 timers anvendt ferie)] = 60 timer
John Smith tjener $30 i timen.
Sådan vil John Smiths optjente ferie se ud ved udgangen af regnskabsperioden:
60 timer x $30 i timen = $1,800
Bemærk, at $1,800 skal være saldoen på John Smiths konto for optjent ferie, ikke det inkrementelle beløb, der skal bruges i posteringen. Beløbet i posteringen skal være:
($1,800 - kontoens slutsaldo for den foregående regnskabsperiode)
Da John Smith havde 40 timers optjent ferie, kan slutsaldoen for den foregående regnskabsperiode beregnes således:
(40 timer x $30 i timen) = $1,200
Beløbet i posteringen vil være:
($1,800 - $1,200) = $600
Relevante posteringer
Nu hvor du kender de beregninger, der kræves for at registrere posteringer for optjent ferie, kan vi bruge de samme eksempler til at se, hvilke posteringer der skal foretages.
Tilføjelse af mere feriehensættelse
Det inkrementelle beløb i vores eksempel er $600. Kort sagt har John Smith yderligere ubrugt ferie til en værdi af $600, som er videreført fra det foregående år.
Posteringen vil se således ud:
| Konto | Debet | Kredit | Bemærkninger |
|---|---|---|---|
| KontoFerieomkostning | Debet$600 | Kredit- | BemærkningerRegistrering af optjent ferie som en omkostning. Dette tal fremgår af resultatopgørelsen. |
| KontoSkyldig feriebetaling | Debet- | Kredit$600 | BemærkningerRegistrering af ferieforpligtelse. Dette tal fremgår af balancen, indtil medarbejderen bruger ferien, eller beløbet bliver betalt. |
Medarbejdernes brug af ferie
Antag, at John Smith ønsker at bruge 50 timers ferie i begyndelsen af det næste regnskabsår. Han har i øjeblikket 60 timers optjent ferie.
Når John Smith bruger 50 timers ferie, opretter du følgende postering for at justere feriehensættelsen:
| Konto | Debet | Kredit | Bemærkninger |
|---|---|---|---|
| KontoSkyldig feriebetaling | Debet$600 | Kredit- | BemærkningerReduktion af saldoen for skyldige beløb. |
| KontoLikvide beholdninger | Debet- | Kredit$600 | BemærkningerReduktion af likvidbeholdningen med det beløb for optjent ferie, der er udbetalt til medarbejderen. |
Sådan påvirker lønforhøjelser betaling for optjent ferie
Lønforhøjelser øger din ferieforpligtelse.
Feriebetaling beregnes ud fra en medarbejders seneste lønsats. Når du hæver en medarbejders løn, skal du lægge det inkrementelle feriebetalingsbeløb til den optjente ferieforpligtelse.
For eksempel antager vi, at John Smith har 60 timers optjent ferie. Hans timeløn stiger fra $30 til $35.
Hans optjente feriebeløb vil stige med $300 (60 timer x $5 pr. time) efter lønforhøjelsen. Her er journalposteringen til justering af feriehensættelsen:
| Konto | Debet | Kredit | Noter |
|---|---|---|---|
| KontoFerieudgift | Debet$300 | Kredit- | NoterForøgelse af ferieudgiften |
| KontoSkyldig ferie | Debet- | Kredit$300 | NoterForøgelse af forpligtelsen for optjent ferie |
More Articles
Sabbaticalorlov og dens indvirkning
EITF Abstract 06-02 omhandler forvirringen omkring regnskabsføring af sabbaticalorlov. Ifølge abstractet:
- Sabbaticalorlov hensættes ikke, når den gives til forskning eller samfundstjeneste, der styrker arbejdsgiverens omdømme eller på anden måde gavner arbejdsgiveren. Medarbejderen udfører i praksis arbejde for virksomheden, som vedkommende kompenseres for.
- Sabbaticalorlov hensættes, når orloven er ubegrænset frihed og gives som kompensation for tidligere udførte arbejdsydelser.
Kan den optjente ferietid eller feriebeløbet være negativt?
Ja, den optjente ferietid eller det optjente feriebeløb for en bestemt medarbejder kan være negativt.
Negative feriesaldi opstår, når arbejdsgivere udbetaler flere feriepenge eller giver medarbejdere mulighed for at holde mere ferie, end de har optjent.
Den optjente feriesaldo bliver med tiden positiv igen, efterhånden som ferietimer fortsat optjenes.
Det er nemt at justere feriehensættelsen
Det er enkelt at justere feriehensættelsen, når du først forstår, hvordan du beregner den trinvise hensættelse og journalposteringerne. I de fleste tilfælde skal du kun foretage to posteringer: tilføje ubrugt ferietid og betale medarbejdere for afholdt ferie.
Hvis du vil modtage ugentlige artikler om emner, der hjælper SaaS-CFO’er med at lede et økonomiteam effektivt i en teknologivirksomhed, kan du tilmelde dig CFO-nyhedsbrevet.
