Det har hjulpet mig langt mere, end jeg havde troet, at have en tjekliste til månedslukningen. Månedslukningsprocessen sikrer, at du har rettidige og nøjagtige økonomiske resultater, hjælper med at finde områder, der kan forbedres i virksomhedens udgifter, og holder alle fokuserede på det, der er vigtigt for virksomheden.
I denne artikel har jeg gennemgået hele lukningsprocessen fra A-Z og givet dig den tjekliste til månedslukningen, som jeg i øjeblikket bruger som skabelon, så du kan anvende den i din egen virksomhed.
Din gratis tjekliste til månedslukningen
Først og fremmest: Her er tjeklisten, klar til at du kan downloade og bruge den.
Have an account? Log In
Senere i denne artikel forklarer jeg mine antagelser og min virksomheds specifikke behov, så fortsæt med at læse, hvis du vil kunne tilpasse denne skabelon, så den passer perfekt til din virksomhed.
Vigtigheden af månedslukningen
Der ligger en uventet betydning bag månedslukningsprocessen. Den giver dig mulighed for at træde et skridt tilbage fra dine daglige aktiviteter og vurdere den seneste måneds indvirkning på din virksomhed, hvilket hjælper dig med at:
- Lægge grundlaget for fremtidig økonomisk planlægning
- Fremhæve økonomiske uoverensstemmelser så hurtigt som muligt
- Begrænse fremtidige driftsmæssige og juridiske problemer
En gennemgang af situationen reducerer markant risikoen for fejlrapportering og unøjagtigheder i regnskabet.
En præcis månedslukning skaber en fortælling gennem tal, saldi og regnskaber, som danner grundlaget for strategiske forretningsbeslutninger. Den indfører en planlagt gennemgang af dit regnskabssystem og giver dig en god anledning til at evaluere den samlede præstation.
Uanset hvad du føler for bogføring, håber jeg, at du kan se værdien af en stærk månedslukningsproces, når du er færdig med at læse denne artikel.
Forberedelse til månedslukningen
Succes med månedslukningen begynder, før regnskabsperioden slutter. Det kræver fremsyn, planlægning og igangsættelse af de rette mekanismer for at sikre en problemfri, nøjagtig og effektiv lukningsproces.
Her er, hvad du skal gøre:
1. Sæt klare mål
Klare mål og politikker styrer månedslukningsprocessen og sikrer, at alle handlinger stemmer overens med virksomhedens økonomiske mål.
Målene kan spænde fra "sikre nøjagtighed i rapporteringen af resultatopgørelsen" til "effektivisere den månedlige lukningsproces".
Veldefinerede mål forenkler processen og giver et referencepunkt til måling af din regnskabsafdeling.
Tænk over, hvad der er vigtigt
\u003c!– wp:paragraph –\u003e
Vil du have et øjebliksbillede af balancens konti så hurtigt som muligt til investorerne? Eller er det vigtigere for dit team at have en ren hovedbog?
\u0026nbsp;
\u003c!– /wp:paragraph –\u003e \u003c!– wp:paragraph –\u003e
Vær tydelig omkring, hvad der betyder noget for din virksomhed, og kanaliser derefter dit teams indsats i den rigtige retning for at få det til at ske.
\u003c!– /wp:paragraph –\u003e
2. Identificer nøgletal
At identificere nøgletal, der skal overvåges under månedslukningen, er den bedste måde at forbedre arbejdsgangen på. Disse nøgletal kan omfatte:
- Finansiel nøjagtighed
- Proceseffektivitet
- Overholdelsesgrad
- Tid til at gennemføre afslutningsprocedurerne
- Antallet af kontoafstemninger, du skal udføre
- Den gennemsnitlige småkassebeholdning på dine bankkonti ved hver månedsafslutning
Nøgletal vurderer effektiviteten og nøjagtigheden af månedsafslutningsprocessen og sikrer, at du og dit team løbende forbedrer den.
3. Udarbejd en tidsplan
Tid er afgørende for månedsafslutningen. Det er vigtigt at udarbejde en klar og realistisk tidsplan for hver opgave, da den styrer processen og sikrer, at den gennemføres rettidigt.
Jeg fastsætter for eksempel en tidsplan, så min månedsafslutning er gennemført 10 arbejdsdage før månedens udgang.
Andre virksomheder kan have behov for at gennemføre flere (eller færre!) processer afhængigt af deres funktioner og konti. Hvis du for eksempel:
- Har lagerbeholdning, vil du sandsynligvis foretage månedlige lagerposteringer for at sikre korrekte værdier.
- Har en mere udviklet proces for betalingsstyring, vil du håndtere kreditorer (dvs. vi betaler fakturaer inden for 30 dage).
- Vil tilbyde udbetaling af ubrugt ferie, skal du oprette en månedlig justering af deres feriehensættelse.
- Betaler lønninger hver anden uge, skal du foretage en yderligere justering af den lønmæssige periodisering ved hver månedsafslutning.
Gennemførelse af månedsafslutningsprocessen
Tid til at få tingene gjort.
Her er den tjekliste til månedsafslutningen, jeg bruger; du er velkommen til at downloade den og tilpasse den til din virksomhed.
Lukning af konti
- Dokumentér alle posteringer på amerikanske kreditkort (CC)
- Dokumentér alle canadiske CC-posteringer
- Dokumentér alle CC-posteringer i alternative valutaer
- Dokumentér alle amerikanske kontantposteringer
- Dokumentér alle canadiske kontantposteringer
Posteringer ved månedsafslutningen
- Betal månedlig skatterate
- Opdatér arbejdsbogen for anlægsaktiver
- Justér den månedlige postering for anlægsaktiver
- Opdatér arbejdsbogen for forudbetalte omkostninger
- Justér posteringen i arbejdsbogen for forudbetalte omkostninger
- Opdatér arbejdsbogen for månedlige periodiseringer
- Justér den månedlige periodiseringspostering
- Regnskabsfør eventuelle ikke-kontante tredjepartsbetalinger vedrørende den aktuelle måned (f.eks. kreditorer, erhvervede, men ikke fakturerede tjenester osv.)
- Justér de månedlige lønposteringer efter omkostningskategorier og divisioner
- Tilbagefør periodisering af bonus (hvis relevant)
- Indtast justering af den månedlige bonusperiodisering
Rapportering
- Indsæt midler på EOR-kontoen
- Godkend EOR-betaling
- Opdatér pengestrømsdokumentet
- Afstem eksterne betalingsudbydere, f.eks. PayPal, Wise, Bill.com osv.
- Afstem kontantbeholdning i USD
- Afstem kontantbeholdning i CAD
- Afstem USD CC
- Afstem CAD CC
- Afstem CC i alternative valutaer
- Indtast finansielle oplysninger i det interne rapporteringsdokument (herunder månedlige resultater, budget kontra faktiske tal og alle andre relevante oplysninger for interessenter).
- Justér det interne rapporteringsdokument (efter behov)
Kommunikation
- Kommunikér om nødvendige opgaver fra andre afdelinger
- Send en e-mail med pengestrømsresultater til relevante interessenter
- Send en e-mail med økonomiske resultater til relevante interessenter
- [Aktuel måned] Regnskaber afsluttet
Overvejelser om bedste praksis
Jeg har noter om tjeklisten til månedsafslutningen ovenfor.
Først og fremmest arbejder jeg i en canadisk medie- og teknologivirksomhed, BWZ, med globale aktiviteter. Du kan overveje at tilpasse den, så den passer til konti i USA.
Jeg vil anbefale at tilføje nogle andre bedste praksisser til denne liste:
- Tilføj forfaldsdatoer til hvert listepunkt for at systematisere processen og afslutte måneden til tiden. I begyndelsen kan disse datoer hjælpe dig med at huske rækkefølgen af opgaverne og fastholde fremdriften.
- Efterhånden som dit team vokser, og processerne bliver mere komplekse, skal du tildele opgaver til flere teammedlemmer. Forfaldsdatoer forebygger flaskehalse og sikrer ensartet rapportering.
- Udpeg en ansvarlig person for hver opgave. I stedet for blot at skrive personens navn anbefaler jeg, at du opbygger din tjekliste i software til opgavestyring for at sikre reaktion i realtid.
Hvad skal ellers med?
Der er sandsynligvis andre ting, som du har brug for at medtage, og som jeg ikke har med, såsom:
- Afskrivningstal for anlægsaktiver,
- Afstemning af konti,
- Journalposteringer,
- Ændringer i det fysiske lager,
- Konsolidering af moderselskabets og datterselskabernes konti,
- Valutakursreguleringer,
- Og alle andre regnskabsprocedurer, som du har.
Husk, at dette er til dig; tøv ikke med at gøre dine opgaver detaljerede, så de passer til din virksomhed.
Kommentarer til ændringer
Det, der i ånden er med på listen, men ikke er formuleret direkte, er kommentarer til ændringer.
Hver måned tilføjer jeg kommentarer til konti med betydelige måned-til-måned-ændringer eller væsentlige forskelle mellem budget og faktiske tal (samt begrundelsen). Dette gøres både for rapportering af pengestrøm og økonomiske resultater.
Vigtig bemærkning om kommunikation
Det er afgørende at tilpasse din tjekliste til din egen virksomhed afhængigt af, hvad der er vigtigst for dig.
Hvis du for eksempel er finansieret af venturekapital og endnu ikke er lønsom, bliver din forbrændingsrate et kritisk nøgletal, som dine investorer overvåger. Du skal medtage en analyse af den aktuelle måneds forbrændingsrate i forhold til budgettet, en prognose for din forbrændingsrate samt en følsomhedsanalyse af denne prognose (blandt andet).
Dokumentation af processer
I en større virksomhed kan du have brug for dokumentation af hver af processerne ved månedsafslutningen, såsom opdeling af kontrahenter og løn.
Jeg beregner og udfører selv disse ting, men en større virksomhed vil måske ønske at føre en helt separat projektmappe med dette som dokumentation eller overveje offshore-regnskabstjenester til specialiserede opgaver.
Adskillelse af arbejdsopgaver
Store virksomheder kan medtage dokumentation for en udarbejder og en kontrollant. Denne adskillelse af arbejdsopgaver er ret almindelig i større virksomheder; om et års tid vil jeg sandsynligvis overdrage processerne ved månedsafslutningen til et andet teammedlem og påtage mig rollen som kontrollant for at sikre flere kontroller og større tillid til fejlfrit arbejde.
Nøjagtighed i rapporteringen
100 % nøjagtighed i økonomisk rapportering er naturligvis målet; fokuser dog på det, der er væsentligt for din virksomhed.
Hvis du har en sund økonomi og finder små afvigelser som en konto, der ikke stemmer med 30 $, gentager du ikke hele din model for at finde dem. Selvom målet er fuldstændig nøjagtighed, bør du fokusere på at skabe et klart billede for dine vigtigste interessenter og kommunikere hurtigt.
Fakta først; meninger bagefter
Dit job er ikke at forudsige fremtiden eller pynte på tallene for at gøre folk tilfredse; dit job er at informere om fakta og tendenser uden at forskønne virkeligheden.
Sørg for, at oplysningerne er faktuelle, rettidige og fri for rosenrøde briller.
Du er mest værdifuld, når du giver beslutningstagere nøjagtige og relevante oplysninger, så de kan træffe de bedste beslutninger for virksomheden.
Overholdelse og standarder
Det er afgørende at overholde regnskabsstandarder og lovgivningsmæssige krav. Overholdelse understøtter loven samt principperne om finansiel integritet og gennemsigtighed.
Uanset om det er US GAAP, IFRS, ASPE eller en lokal regnskabsstandard, som din virksomhed anvender, sikrer overholdelse en ensartet, gennemsigtig og sammenlignelig finansiel rapportering.
Anvendelse af teknologi
Brug af den rigtige teknologi kan effektivisere processen for månedsafslutningen.
Uanset om det drejer sig om værktøjer til AR eller AP-automatisering, eller regnskabssoftware, der sikrer overholdelse og nøjagtighed i rapporteringen, spiller teknologien en afgørende rolle.
Det handler om at finde de rigtige værktøjer til din virksomhed, så du kan gøre dit liv enklere uden at gå på kompromis med kvaliteten. Du er virksomhedens pointtæller; du skal sikre, at pointene er korrekte.
Hvis du stadig undersøger regnskabssoftware, kan jeg hjælpe. Dette er de bedste regnskabsløsninger på markedet lige nu ifølge vores team af teknologianalytikere:
- 8. Reckon One
Analyse af resultaterne
Efter månedsafslutningen er det tid til refleksion og analyse.
De finansielle data i dine opgørelser fortæller en historie, der består af følgende elementer:
Finansiel indsigt
Månedsafslutningen er mere end en rutineopgave; den kan være en guldgrube af finansiel indsigt.
Det handler om at analysere tallene, forstå tendenser og identificere mønstre. Den finansielle indsigt fra månedsafslutningen hjælper med at vurdere din virksomheds økonomiske sundhed, pengestrøm, rentabilitet og solvens.
Denne indsigt handler ikke kun om at forstå nutiden; den handler også om at forudsige fremtiden, uanset om du indsætter disse tal i en prognosemodel eller ej.
De hjælper med budgettering, finansiel planlægning og prognoser, så din virksomhed kan træffe velinformerede finansielle beslutninger. Desuden udgør disse tal et benchmark til måling af din virksomheds fremtidige økonomiske resultater.
Hvem elsker ikke rekordhøj omsætning?
Resultatmålinger
Vigtige resultatmål som likviditetskonverteringscyklussen, effektiviteten af arbejdskapitalen og effektiviteten af omkostningsstyringen giver en klar, objektiv vurdering af din virksomheds resultater. Vær særligt opmærksom på disse mål, når du afslutter regnskaberne hver måned.
Resultatmål hjælper med at identificere områder, der kan forbedres. De synliggør flaskehalse, ineffektivitet og områder med forbedringspotentiale.
For at udmærke dig som strategisk CFO og skabe værdi for den øverste ledelse skal du måle resultater i forhold til benchmarks, forstå afvigelser og stræbe efter løbende forbedringer.
More Articles
Løbende forbedringer
Finansområdet ændrer sig hurtigt, og det bør processen for månedsafslutningen også gøre. Kontinuerlig forbedring er ikke en engangsopgave; det er en kultur og en forpligtelse til fremragende kvalitet, effektivitet og virkningsfuldhed i processen for månedsafslutningen.
Evaluering af processen
Brug den tjekliste, jeg har udarbejdet, som udgangspunkt, og tilføj eller udskift opgaver, efterhånden som du identificerer, hvad der er vigtigst for din organisations vækst.
Der er altid plads til forbedringer. Din opgave er at træde et skridt tilbage, vurdere processen fra et fugleperspektiv og forstå det store billede.
En evaluering af afslutningsprocessen og resultaterne vil bidrage til at forstå effektiviteten af de eksisterende processer, nøjagtigheden af den finansielle rapportering og teknologiens effektivitet. Dette vil give handlingsorienteret indsigt, der kan strømline processen, forbedre nøjagtigheden og øge effektiviteten.
Implementering af nye teknologier
Tøv ikke med at prøve nye ting i denne proces. Implementering af nye teknologier kan øge effektiviteten, nøjagtigheden og overholdelsen af regler. Uanset om det er værktøjer til automatisering af regnskabsprocesser til hurtigere opkrævning af betalinger eller værktøjer til styring af virksomhedens resultater til overvågning og analyse i realtid, kan anvendelsen af nye teknologier ændre spillet.
Nye teknologier kan reducere den tid og indsats, der kræves til månedsafslutningen, så du og økonomiteamet får mulighed for at fokusere på mere strategiske opgaver, der skaber merværdi.
For din egen skyld bør du dog kontrollere det arbejde, som dine nye værktøjer udfører.
Tid til at afslutte regnskabet
At mestre månedsafslutningsprocessen er en vedvarende rejse, der kræver omhu, analyse og forbedring. Du følger udviklingen og fastsætter mål for, hvad der skal forbedres som det næste, så din virksomhed bliver bedre hver eneste måned.
En vellykket månedsafslutning kræver forberedelse, gennemførelse og analyse. Det handler om at skabe det rette fundament, sikre en smidig proces og lære af erfaringerne for at forbedre fremtidige resultater.
Hvad er det næste? Den store gennemgang: årsafslutningen.
Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få en opdatering, så snart jeg udgiver det, og få flere ekspertråd, vejledninger og indsigter fra økonomiledere, der former teknologiindustrien.
