Efterhånden som din teknologiske startup vokser, vil du begynde at spekulere på, hvornår det er tid til at begynde at finpudse din virksomhed ud over blot at få den til at vokse. At skære ned på udgifterne de rigtige steder og øge omsætningen, hvor det er mest opnåeligt; disse spørgsmål og andre besvares af din virksomheds team for økonomisk planlægning og analyse (FP&A).
Det kan være skræmmende at implementere denne funktion. Hvordan ved du, hvem du skal ansætte først? Bør du høfligt “foreslå”, at din revisor håndterer opgaven? Hvad kan automatiseres? Og hvornår giver det faktisk mening at udvide dit FP&A-team?
Jeg besvarer alle disse spørgsmål og flere til for at give dig den information, du har brug for, så du kan øge din effektivitet med denne uundværlige, men let fejlbehæftede, forretningsfunktion.
Udarbejdelse af en FP&A-strategi
Før du overhovedet overvejer beslutninger om bemanding, er det afgørende, at du lægger en effektiv strategi. Gå ind i denne proces med åbne øjne for behovene i hele din organisation, ikke kun i din økonomifunktion, og overvej følgende punkter:
- Hvorfor overvejer du at oprette en FP&A-funktion? Har du specifikke behov for budgettering eller prognoser, eller håber du på at skabe generelle forbedringer af effektiviteten?
- Hvilken form for støtte har interessenterne i din organisation brug for? Hvordan kan din marketingafdeling, personaleadministration og andre forretningsenheder drage fordel af intern økonomisk analyse og støtte til beslutningstagning?
- Kan du afsætte det nødvendige budget og den nødvendige opmærksomhed til at få et FP&A-team til at fungere ordentligt? Som jeg vil beskrive senere, har du brug for de rigtige mennesker, processer og teknologier for at få FP&A til at udfolde sin magi; disse ting kommer typisk ikke billigt.
Fordele ved et teknologibaseret FP&A-team
Ifølge en nylig undersøgelse foretaget af Association for Financial Professionals sagde 78 % af respondenterne, at de planlægger at forbedre deres teknologi- og datafærdigheder inden for de næste 12 måneder.
Virksomheder ser værdi i denne funktion, fordi den varetager vigtige opgaver som prognoser og modellering af forskellige strategier for din virksomhed uden at belaste andre medlemmer af økonomiteamet.
Fordelene omfatter:
- En intern tænketank, der kan håndtere betydningsfulde forretningsbeslutninger i stedet for at tage timer fra økonomimedarbejdere med forskellige færdigheder, såsom din revisor
- Samling af realtidsdata fra hele organisationen, så hver funktion i din virksomhed får en analytisk forretningspartner, der kan hjælpe med deres egne beslutninger
- Et vedvarende fokus på mål kontra resultater, så den øverste ledelse frigøres til strategiske spørgsmål på højere niveau strategiske spørgsmål og til at fastsætte disse mål i første omgang
- Håndtering af vigtige kapitalovervejelser og scenarieplanlægning, såsom behovet for flere kapitalfremskaffelser
- Medarbejdere, der forstår software til statistisk analyse samt andre mere komplekse værktøjer
Have an account? Log In
Aktuelle udfordringer inden for FP&A
Trods deres anvendelighed står FP&A-teams over for en række udfordringer på grund af hurtigt skiftende markedsmæssige, teknologiske og globale kræfter.
Uklarhed om mål
For mange virksomheder betyder succes mere end blot at øge omsætningen, likviditeten eller rentabiliteten. Virksomheder skal i dag nå et væld af mål, såsom at skabe overskud samtidig med at de ubønhørligt forfølger vækst og opfylder ESG-målepunkter (miljø, bæredygtighed og virksomhedsledelse). Især hvis din virksomhed har involveret investorer, kan du ende med at føle, at du jonglerer med knive bare for at kunne følge med.
Det kan gøre det sværere for FP&A-teams at fokusere på deres kerneopgaver. Overvej som reaktion på dette at prioritere dit FP&A-teams indsats mod de vigtigste mål i øjeblikket:
- Har du produktproblemer? Ret bevidst indsatsen mod dem.
- Står du over for en stor beslutning mellem et par marketingkampagner? Ret indsatsen i den retning.
Utilstrækkelige datakilder
Dit FP&A-team vil kun være så effektivt som de økonomiske data og andre oplysninger, det baserer sig på. For at teamet skal kunne dele oplysninger om salg, marketing, produkt og prognoser, skal du sikre, at det har fuldt indblik i hvert af disse områder. Selv når du har datakilder at arbejde ud fra, er dataene så rene og sammenhængende?
Det er denne forhindring, der afholder virksomheder fra at starte deres FP&A-team for tidligt. Indtil din organisation virkelig er bragt i orden, vil FP&A ikke kunne generere meningsfuld indsigt, der kan redde dit (virksomhedens) liv. Du bør vente med at etablere dette team, indtil du har oprettet det rette dataregime og de indsamlingsværktøjer, der er nødvendige for at levere en konstant datastrøm direkte til dit FP&A-kontor.
Behovet for gode værktøjer
Efterhånden som FP&A bliver mere datacentreret, bliver funktionen også mere afhængig af at have de rigtige teknologiske værktøjer på plads. Vi er langt forbi kun at bruge Excel i dag. Det kan skabe en udfordrende feedbacksløjfe mellem økonomi- og IT-teamene, da processen med at identificere og integrere de rigtige teknologipartnere kan blive tidskrævende. Det betyder også, at medarbejderne i dit FP&A-team skal have de rette teknologiske kompetencer.
Det kan måske ligne en omkostningsaktivitet at afsætte tid til at uddanne medarbejderne i de værktøjer, du bruger, men det vil betale sig mange gange igen på længere sigt.
De kritiske komponenter
Dit teams succes afhænger af samspillet mellem mennesker, processer og teknologi.
Mennesker
Uanset om det er én person eller et team, kan medarbejdere med de rette kompetencer og den rette erfaring være afgørende for, om din FP&A-funktion lykkes eller mislykkes. Nogle baggrunde egner sig bedre til FP&A-roller i teknologistartups end andre.
Gode økonomiske modelleringskompetencer er nødvendige, men ikke tilstrækkelige til denne rolle. Hvis du netop er begyndt at opbygge dit økonomiteam, kan det være en fordel at finde en person, hvis kompetencer berører flere forskellige områder. I så fald kan det være en fordel at ansætte en person med en kombination af erfaring fra økonomifunktionen og kapitalrejsning.
De ønskede profiler for FP&A-medarbejdere bør omfatte veteraner fra andre FP&A-teams og velkvalificerede fagfolk i de tidlige karrierefaser med dokumenteret økonomisk erfaring fra startupverdenen. Uanset hvilken profil du vælger, står det klart, at FP&A er en teknologibaseret funktion. Kandidater med erfaring i at bruge eller ligefrem opbygge teknologiske værktøjer vil være en stor hjælp på længere sigt.
Du behøver ikke føle, at du skal skalere dit team for hurtigt. Det er bedre at ansætte én fremragende person og arbejde sammen med vedkommende om at etablere de rette processer og den rette teknologi end at kaste sig ud på dybt vand med et helt nyt team for tidligt.
Proces
At give disse teammedlemmer velforberedte processer er forskellen mellem succes og fiasko for FP&A.
Husk, at FP&A står for økonomisk planlægning og analyse. Denne funktion er typisk ikke ansvarlig for organisationens overordnede målsætning, så det er vigtigt at give dit FP&A-team den rette kontekst og de rette KPI'er (nøgleresultatindikatorer) at arbejde inden for.
Ud over at fastsætte de rette mål er det også vigtigt at fastlægge og løbende opdatere, hvordan din FP&A-funktion faktisk fungerer. Findes der forældede processer, som spilder tid eller skaber dobbeltarbejde? Analysér løbende hvert trin i dine tilbagevendende FP&A-processer – og lyt til dine FP&A-teammedlemmers feedback om dem – for at holde værktøjerne skarpe og dit team engageret i det arbejde, der betyder noget.
Teknologi
Ud over at have de rette personer på pladserne kan du ved at udstyre medarbejderne med de rigtige teknologiske platforme give dem mulighed for at udnytte alle virksomhedens data og træffe bedre informerede strategiske beslutninger. Disse platforme er ofte cloudbaserede og kan gøre brug af AI og maskinlæring for at udvide medarbejdernes kapacitet.
Hvis du vil have konkret inspiration, kan du se vores artikler om de 19 bedste værktøjer til økonomirapportering og de bedste værktøjer til styring af virksomhedens resultater, som du bør overveje.
More Articles
Sammenkobling af dine komponenter
Koordineringen af disse tre komponenter er lige så vigtig som valget af de rigtige komponenter. Jeg vil gerne bruge et øjeblik på at understrege, at den måde, du opbygger dit FP&A-team på, også til en vis grad afhænger af din egen rolle. CFO'er er typisk ikke blandt de første ansatte i startups, så hvis du har den position, er du sandsynligvis i en virksomhed med en rimeligt veludviklet talentmasse. I så fald har du måske allerede erfaring med at opbygge interne teams. Hvis en proces eller procedure allerede fungerer, er der ingen grund til at opfinde den dybe tallerken for din FP&A-gruppe.
Hvis du derimod er stifter eller medstifter i en mindre startup, skal du sikre dig, at du er klar til reelt at håndtere hvert af disse tre kerneelementer. Uden den rette teknologi og de rigtige data vil dit FP&A-team ikke kunne komme i gang, og uden de rette processer vil teamet ikke kunne fungere effektivt.
Sørg for, at du opbygger denne funktion med den rigtige fremtidsorienterede tilgang, nysgerrighed og fokus på at arbejde sammen med de øvrige teams i din virksomhed. Sørg også for, at dit FP&A-team ikke begraves i vanskelige eller endeløse rutineopgaver, der er tidskrævende at udføre. Gennemgå med jævne mellemrum, om der er opgaver med lav indsats, som kan automatiseres eller fjernes fra deres arbejdsbyrde, og vurder, om dine medarbejdere, processer og teknologi arbejder sammen eller modarbejder hinanden.
Ofte stillede spørgsmål
Her er nogle af de mest almindelige spørgsmål, som startup-CFO’er har om FP&A
Hvad er forskellen på en FP&A-leder og en CFO?
Lad mig tage fat på dette med det samme, hvis du undrer dig over, hvad der adskiller FP&A fra CFO’en, eftersom begge arbejder med økonomisk planlægning. Din FP&A-leders job vil være mere specifikt end CFO’ens.
Mens lederen af en organisations økonomiske planlægning og analyse vil være ansvarlig for prognoser, taktisk planlægning og relaterede opgaver som budgetlægning, vil CFO’en typisk også være ansvarlig for daglig drift som regnskab og likviditetsstyring. CFO’en vil være beslutningstager og i højere grad beskæftige sig med langsigtet strategisk planlægning end FP&A-lederen, som vil være optaget af at indsamle data og indsigter fra hele organisationen for at træffe bedre beslutninger.
FP&A understøtter og muliggør CFO’ens arbejde, men er kun én del af det større billede.
Sådan forbedrer du et eksisterende FP&A-team
Hvis du allerede har oprettet et FP&A-team, men overvejer, hvordan du kan øge dets effektivitet, bør du se på konkrete måder at opgradere dine medarbejdere, processer og teknologi på.
- Matcher dine teammedlemmers færdigheder og erfaring den type udfordringer, som din organisation står over for, eller kan du opkvalificere dem?
- Findes der nye måder at gøre tingene på, enten fra andre teams eller måske andre virksomheder, som kan forbedre dine økonomiske resultater?
- Findes der nyere teknologiplatforme, som yderligere kan udvide dine medarbejderes kompetencer eller give dem helt nye? Måske ville dette i sig selv være et godt projekt for dit FP&A-team at håndtere.
Hvor meget skal automatiseres
Et andet almindeligt spørgsmål er, hvor meget af din FP&A-funktion du kan automatisere. Svaret er et fuldstændig utilfredsstillende, men nok ikke uventet, “det afhænger”. Som The CFO Club-skribenten Christian Martinez forklarede i en anden artikel, er der tre trin i vurderingen af automatiseringsmuligheder:
- Kortlæg dine økonomiske processer
- Kvantificer automatiseringens økonomiske effekt med støtte fra virksomhedens teknologiteams. Overvej målepunkter som den tid, der spares på hver proces, antallet af berørte medarbejdere samt indvirkningen på rentabilitet og værdiansættelse
- Udarbejd en effekt- kontra indsats-matrix, der gør det muligt at identificere automatiseringsmuligheder med stor effekt og lav indsats
Denne proces i tre trin, som er yderligere forklaret i den fulde artikel, giver dig en fornemmelse af, hvor meget automatisering kan hjælpe.
Hvornår skal man ansætte
Så du ved, at du vil oprette et FP&A-team. Hvornår er tiden endelig inde?
Svaret består af to dele. For det første: Hvornår vil du være i stand til at skabe værdi med FP&A? Hvis din egen organisation ikke er udviklet så langt, at du har en lang række økonomiske analyseprojekter med stor betydning og spørgsmål om budgetmæssige prioriteringer, vil det måske ikke give meget udbytte at tilføje en FP&A-rolle.
For det andet bør dit FP&A-team følge udviklingen af de funktioner, som det afhænger af. Uden et veludviklet og systematiseret regnskabsteam samt kapaciteten til at spore resultater på tværs af alle afdelinger i din organisation vil din FP&A-medarbejder ikke have meget at arbejde med.
Prognoser for en rentabel fremtid
At opbygge et fuldt funktionsdygtigt FP&A-team er en proces, der kræver omhyggelig planlægning på forhånd, men det kan være nøglen til at frigøre langt større effektivitet i hele din organisation. Jeg vil meget gerne høre om din egen erfaring med at oprette en FP&A-funktion eller måske et helt økonomiteam.
Er du interesseret i at dele din egen historie og få din virksomhed præsenteret af The CFO Club? Skriv en kommentar nedenfor!
Hvis denne artikel var nyttig, kan du tilmelde dig vores nyhedsbrev for at få vores vejledninger og indsigtsartikler sendt direkte til din indbakke.
