Sådan vælger du regnskabssoftware

Det kan være en udfordring at vælge den rigtige regnskabssoftware. Overordnet set er det en strategisk beslutning, der kan drive dit teams succes. 

Med den ideelle løsning kan du øge ROI, sikre nøjagtighed og overholde reglerne. Men hvis du vælger forkert, risikerer du ineffektivitet og fejl, der hæmmer produktiviteten og din virksomheds økonomiske sundhed.

Hvis du leder efter regnskabssoftware, men ikke helt ved, hvor du skal begynde, er denne guide noget for dig. Den er målrettet CFO'er og økonomiansvarlige, der ønsker at vælge software, som stemmer overens med deres mål og overvinder udfordringer. Sådan kan du gøre det. 

9 ting, du skal se efter, når du vælger regnskabssoftware

Når du leder efter ny regnskabssoftware, er det vigtigt først at evaluere hver mulighed ved at fokusere på de vigtigste faktorer, der stemmer overens med din virksomheds behov og mål. Overvej disse aspekter for at sikre, at du vælger det rigtige værktøj til dit team:

1. Fleksible abonnementer

Fleksible abonnementer giver dig mulighed for at tilpasse dit softwareabonnement, efterhånden som din virksomhed vokser eller ændrer sig. Det er værdifuldt for virksomheder af alle størrelser, men især for nystartede virksomheder, ejere af små virksomheder og freelancere (læs mere om fordelene ved regnskabssoftware til freelancere her).

Den bedste regnskabssoftware giver dig mulighed for nemt at opgradere eller nedgradere uden negative konsekvenser for likviditeten. Glem heller ikke at spørge leverandørerne om deres kontraktvilkår, og hvordan de håndterer ændringer i dit abonnement. 

2. Dataadgang og rapportering

Dataadgang og rapportering er afgørende for at træffe velinformerede beslutninger. Som CFO har du brug for et regnskabssystem, der leverer data i realtid og tilpassede rapporter til økonomisk rapportering. 

Kontrollér, om softwaren giver dig mulighed for at eksportere data i forskellige formater. Sørg desuden for at spørge, om den understøtter oversigtspaneler, og hvilke rapporteringsfunktioner der er tilgængelige. Det vil ikke kun gøre FP&A-opgaver lettere, men også almindelig bogføring og projektstyring.

3. Integration med din teknologiske platform

Integration med din eksisterende teknologiske platform sikrer problemfri drift. Din regnskabssoftware bør oprette forbindelse til andre værktøjer som CRM-systemer, systemer til kreditorer og debitorer eller lønløsninger. Det sparer tid og reducerer fejl. 

Kontrollér altid, om softwaren har API'er eller forudbyggede integrationer. Hvis du afprøver softwaren gennem en demo, bør du teste, hvordan den kan forbindes med de værktøjer, du allerede bruger, så du undgår komplikationer senere.

4. Introduktion og kundesupport

Introduktion og kundesupport kan være afgørende for din oplevelse med ny software. Når en leverandør tilbyder god hjælp til introduktionen, hjælper det dit team med hurtigt at komme godt i gang. 

Se efter leverandører, der tilbyder undervisningsmaterialer og hurtig support, og spørg om deres supporttider og kanaler via deres kontaktside. 

5. Rollebaserede tilladelser

Rollebaserede tilladelser styrer, hvem der kan få adgang til hvad i softwareløsningen. Dette er vigtigt for at opretholde sikkerhed og privatliv, især når det gælder økonomiske data og personlige bankkonti. 

Sørg for, at softwaren gør det nemt at tildele roller og angive tilladelser. Når du taler med en repræsentant, kan du spørge, hvor detaljerede disse kontroller er, og hvordan de kan ændres, så de bedre passer til din virksomheds behov.

6. Branchespecifik overholdelse

Branchespecifik overholdelse sikrer, at din software opfylder juridiske og lovgivningsmæssige standarder. Dette er afgørende for at undgå bøder og bevare tilliden. Undersøg, om softwaren understøtter de overholdelsesstandarder, der er relevante for din branche, især hvis du arbejder i mere regulerede sektorer som sundhedspleje eller finans. 

7. Tilpasningsmuligheder

Tilpasningsmuligheder giver dig mulighed for at tilpasse softwaren til din virksomheds behov. Dette kan forbedre effektiviteten og brugertilfredsheden. Hvis du for eksempel arbejder inden for detailhandel, har du måske brug for regnskabssoftware, der også tilbyder lagerstyring og muligheder for lagersporing. 

Se efter software, der giver dig mulighed for at tilpasse felter, arbejdsgange og grænseflader. Husk, at tilpasning kan medføre ekstra omkostninger. Spørg altid på forhånd om tilpasningsmuligheder og antallet af brugerlicenser under den indledende konsultation med en leverandør.

8. Automatiseringsfunktioner

Automatiseringsfunktioner kan spare dit team tid ved at reducere manuelle regnskabsopgaver. Se efter software, der automatiserer gentagne processer som fakturering, udgiftssporing eller manuel dataindtastning. Det frigiver tid for dit team, så det kan fokusere på mere strategiske opgaver, der kan forbedre driften. 

9. Understøttelse af mobiladgang eller flere lokationer

Understøttelse af mobiladgang eller flere lokationer er vigtigt, hvis dit team arbejder på afstand eller på forskellige steder. Sørg for, at softwaren har en mobilapp eller en internetforbindelse, der fungerer godt på forskellige enheder, så dit team kan holde forbindelsen og være produktivt. 

Overvej desuden at undersøge begrænsningerne og tilgængelighedsfunktionerne, når du tester den valgte regnskabsløsning. 

Sådan vælger du regnskabssoftware: En ramme i 5 trin

At vælge den rigtige regnskabssoftware til virksomheden handler om mere end blot at sammenligne grundlæggende regnskabsfunktioner – du skal også sikre, at softwaren stemmer overens med virksomhedens mål og teamets behov. 

Følg denne trin-for-trin-vejledning, når du vælger din næste regnskabssoftware, så du kan finde den ideelle løsning, der opfylder alle dine krav:

Trin 1: Identificer dine behov

Du kan ikke vælge en løsning uden at vide, hvad du har brug for, at den skal kunne. Uanset om det drejer sig om skatteforberedelse, håndtering af økonomiske oplysninger eller blot brugervenlighed, bør du starte med at definere dit teams krav for at styre din søgning efter regnskabssoftware:

Indhentning af input fra interessenter

Inddrag vigtige interessenter som økonomi, HR, IT og ledelsen tidligt, da hver afdeling vil have forskellige perspektiver og regnskabsbehov. 

Overvej at afholde møder eller udsende spørgeskemaer for at indhente deres input, og spørg ind til aktuelle udfordringer og ønskede forbedringer. På den måde kan du sikre, at softwaren opfylder alles specifikke behov.

Liste over og prioritering af udfordringer

Identificér derefter eventuelle funktionalitetsproblemer med dit nuværende system. Lav en liste over de udfordringer eller forhindringer, dit team står over for, såsom vedligeholdelse af økonomiske optegnelser, overholdelse af skatteregler og tidsregistrering. Prioritér dem derefter ud fra deres indvirkning på driften og virksomhedens økonomi. 

Fokusér på at finde en løsning, der først kan hjælpe med at løse de største udfordringer, så effektiviteten og tilfredsheden forbedres.

Overensstemmelse med politikker og mål

Det er lige så vigtigt at sikre, at softwaren stemmer overens med jeres interne politikker og mål. Overvej leverandørpræferencer, sikkerhedsprotokoller og lovgivningsmæssige krav. Det omfatter også at sikre datasikkerhed og overholdelse af branchestandarder i jeres regnskaber. 

Skeln mellem uundværlige og ønskværdige funktioner

Når du ser på regnskabssoftware, skal du altid adskille de vigtigste regnskabsfunktioner fra de valgfrie. 

Uundværlige funktioner imødekommer jeres største udfordringer og behov for overholdelse af regler, mens ønskværdige funktioner tilfører værdi, men ikke er afgørende. Det hjælper dig med først at fokusere på software, der opfylder de grundlæggende behov, samtidig med at du undgår, at projektets omfang vokser ukontrolleret.

Stil disse spørgsmål:

• Hvilke klager eller forhindringer dukker oftest op?
• Hvilke behov bliver ikke opfyldt i dag?
• Hvilke funktioner ville løse jeres 3 største udfordringer?
• Hvilket ROI forventer I af denne investering?
• Hvor godt stemmer softwaren overens med vores sikkerhedsprotokoller?

Trin 2: Undersøg leverandører af regnskabssoftware

Efter at have indsamlet input fra teamet bør du undersøge og sammenligne leverandører af regnskabssoftware for at finde den løsning, der passer bedst til jeres behov. 

Husk, at der findes flere typer regnskabssoftware. Sådan kan du indsnævre dine valgmuligheder og holde dig inden for budgettet:

Gennemførelse af leverandørscreeninger

Start med overordnede undersøgelser ved hjælp af anmeldelsessider, ranglister og casestudier. Disse ressourcer giver indsigt i leverandørernes omdømme og brugernes oplevelser. Se efter mønstre i anmeldelserne for at identificere almindelig ros eller kritik, så du kan udvælge leverandører, der er værd at undersøge nærmere.

Sammenligning af værktøjer

Sammenlign værktøjer ud fra virksomhedens behov, såsom størrelse, skalerbarhed og integrationsmuligheder. Det er også værd at overveje, om du har brug for en løsning til outsourcing eller foretrækker en intern model, især hvis du undersøger regnskabssoftware til små virksomheder (læs om fordelene ved regnskabssoftware til nystartede virksomheder her). 

Se derefter efter software, der passer til jeres eksisterende teknologistak og er brugervenlig. Det sikrer problemfri integration og minimale forstyrrelser.

Identifikation af vigtige forskelle

Identificér, hvad der adskiller hver leverandør fra de andre. Fokuser på aspekter som implementeringssupport, brugeroplevelse og fleksibilitet til nicheanvendelser. Nogle leverandører, såsom QuickBooks Online og FreshBooks, tilbyder eksempelvis personlig support eller unikke funktioner. Når du kender disse forskelle, kan du træffe en mere intuitiv og velinformeret beslutning.

Dokumentation af resultater

Dokumentér resultaterne af din undersøgelse, så de er nemme at sammenligne. Opret et regneark til at holde styr på funktioner, priser samt fordele og ulemper for hver leverandør. Med denne strukturerede tilgang kan du forenkle beslutningsprocessen. Det hjælper dig også med at præsentere dine resultater for interessenter.

Stil disse spørgsmål:

• Hvad er hvert værktøj bedst til?
• Passer det til jeres teamstørrelse, budget og teknologistak?
• Hvilken support og dokumentation er tilgængelig?
• Hvor fleksibel er softwaren til nicheanvendelser?
• Hvilken ros eller kritik kommer oftest fra brugerne?

Trin 3: Lav en liste over regnskabssoftware, og tag kontakt

Nu skal du indsnævre dine leverandørmuligheder og begynde samtaler med potentielle partnere. Sådan gør du:

Udvælgelse af leverandører

Vælg 2-4 leverandører baseret på din tidligere research. Fokuser på dem, der bedst matcher dine behov og prioriteter. Overvej faktorer som funktioner, priser og brugerfeedback i din vurderingsproces. Det hjælper dig med at fokusere din indsats på de mest lovende muligheder.

Udsendelse af en anmodning om oplysninger eller en RFP

Send en anmodning om oplysninger (RFI) eller en RFP for regnskabssoftware for at indsamle detaljerede oplysninger. Denne formelle proces hjælper dig med at forstå hver leverandørs tilbud og tilgang og er især nyttig ved komplekse behov eller store teams. Brug den til at afklare eventuelle spørgsmål eller bekymringer, du måtte have. 

Planlægning af demoer

Book demoer med de udvalgte leverandører af regnskabssoftware. Stil fokuserede spørgsmål om integrationer, tilføjelsesmuligheder, sikkerhed og meget mere. Du kan også bruge denne mulighed til at se softwaren i aktion og vurdere, hvor brugervenlig den er. 

Sørg for at forberede spørgsmål om specifikke funktioner eller scenarier, der er relevante for dit team. Det hjælper dig med at vurdere, hvor godt softwaren opfylder dine behov.

Brug af ensartede vurderingskriterier

Anvend ensartede vurderingskriterier på tværs af leverandørerne. Opret en tjekliste eller et vurderingsskema til at bedømme hver mulighed ud fra nøglefaktorer for at sikre en fair sammenligning. Hav dit teams prioriteter i tankerne under hele processen.

Stil disse spørgsmål:

• Kan du gennemgå en kundeoplevelse, der minder om vores?
• Hvilken support eller hvilke ressourcer til onboarding tilbyder I?
• Hvilke funktioner kræver en opgradering?
• Hvordan håndterer jeres software datamigrering?
• Hvad er den typiske tidsplan for implementering?

Trin 4: Udarbejd beslutningsgrundlaget

Nu er det tid til at omsætte din leverandørresearch til et beslutningsgrundlag, som ledelsen kan forstå og støtte:

Opsummering af udfordringer

Opsummer de udfordringer, dit team står over for, og de resultater, du forventer af den nye software. Fremhæv, hvordan softwaren vil løse specifikke problemer og forbedre driften. Brug punktopstillinger til at angive udfordringer og forventede fordele. Det hjælper med tydeligt at demonstrere investeringens værdi.

Præsentation af omkostningsestimater

Find og præsentér grundlæggende omkostningsestimater og tidsplaner for implementeringen. Brug leverandørtilbud og research til at angive nøjagtige tal. Overvej både forudgående omkostninger og løbende udgifter, og se priser på regnskabssoftware for et mere detaljeret overblik. Præsentér derefter disse data på en enkel måde, f.eks. i en tabel eller et diagram, så de er nemme at overskue.

Beskrivelse af ROI og risici

Beskriv ROI, effektivitetsgevinsterne og risikoen ved ikke at gøre noget for virkelig at understrege dine pointer. Forklar, hvordan softwaren vil spare tid, strømline processer, reducere fejl eller øge produktiviteten. 

Husk desuden at fremhæve de økonomiske og driftsmæssige fordele samt de potentielle ulemper ved ikke at implementere softwaren, f.eks. fortsat ineffektivitet eller risici ved manglende overholdelse.

Stil disse spørgsmål:

• Hvilket forretningsproblem vil dette løse?
• Hvilke risici er der ved ikke at gøre noget?
• Hvilke økonomiske og driftsmæssige fordele er der?
• Hvor hurtigt kan vi forvente at se ROI?
• Hvad er de anslåede samlede omkostninger og tidsplaner?

Trin 5: Implementer din regnskabssoftware, og introducer dine brugere

Når du har fået godkendelse, kan du begynde at planlægge en problemfri introduktionsproces. Her er nogle tips, der kan hjælpe med at sikre, at den bliver vellykket:

Kommunikation af udrulningsplanen

Kommuniker udrulningsplanen tydeligt til alle brugere. Del tidsplaner, vigtige milepæle og oplysninger om, hvad hvert teammedlem skal gøre, via e-mails, møder eller interne platforme. Det er også vigtigt at holde kommunikationslinjerne åbne for at sikre, at alle forstår processen og de øvrige forventninger.

Udpegning af interne ansvarlige

Udpeg interne ansvarlige og kontaktpersoner for implementeringen. Disse personer håndterer spørgsmål og koordinerer med leverandøren. Vælg personer, der er fortrolige med softwaren og kan fejlfinde problemer, så overgangen bliver nemmere, og brugerne får den nødvendige hjælp.

Sikring af oplæring og anvendelse

Sørg for, at dit team gennemfører oplæringen og anvender værktøjet konsekvent. Planlæg oplæringssessioner, og giv adgang til ressourcer som webinarer eller vejledninger. 

Du bør også opfordre til regelmæssige opfølgninger for at besvare spørgsmål og følge fremskridtene. Husk, at konsekvent brug af værktøjet hjælper med at øge effektiviteten og slutbrugernes tilfredshed.

Oprettelse af feedbacksløjfer

Opret feedbacksløjfer under udrulningen, herunder med brug af leverandørens ressourcer. De fleste nye softwareløsninger har en indlæringskurve. Opfordr brugerne til at dele deres oplevelser og eventuelle problemer, de støder på, og brug derefter denne feedback til at foretage justeringer og forbedre processen. 

Samarbejd desuden med leverandøren om at løse tekniske problemer eller optimere funktioner til bedre anvendelsesområder.

Stil disse spørgsmål:

• Hvad er planen for forandringsledelse?
• Hvem er ansvarlig for udrulningen?
• Hvordan vil I følge den tidlige succes?
• Hvilke oplæringsressourcer er tilgængelige?
• Hvordan vil I indsamle feedback fra brugerne?

Hvad er det næste:

Hvis du er i gang med at undersøge regnskabssoftware, kan du kontakte en SoftwareSelect-rådgiver og få gratis anbefalinger.

Du udfylder en formular og tager en kort samtale, hvor de går i dybden med dine specifikke behov. Derefter får du en kortliste over softwareløsninger, som du kan gennemgå. De støtter dig endda gennem hele købsprocessen, herunder prisforhandlinger.