Die Buchführung nach dem Abgrenzungsprinzip bedeutet, dass Sie Einnahmen und Ausgaben erfassen, sobald sie verdient bzw. angefallen sind – nicht erst, wenn das Geld tatsächlich fließt.
Dadurch erhalten Sie ein klares, aktuelles Bild von der finanziellen Situation Ihres Unternehmens und können Gewinne und Verpflichtungen erkennen, sobald sie entstehen, nicht erst, wenn das Geld auf Ihrem Bankkonto eingeht. Wenn Sie Ihre Finanzen genauer verfolgen möchten, ist die Buchführung nach dem Abgrenzungsprinzip die bevorzugte Methode.
Was ist die Buchführung nach dem Abgrenzungsprinzip?
Die Buchführung nach dem Abgrenzungsprinzip ist eine Methode der Buchführung, nach der Umsatzerlöse und Ausgaben erfasst werden, sobald sie anfallen; nicht erst, wenn Geld ausgetauscht wird.
Wenn Sie also im März Geld verdienen, aber erst im April bezahlt werden, wird es trotzdem dem März zugerechnet. Dasselbe gilt für Ausgaben: Wenn Waren heute eintreffen, die Zahlung aber in 30 Tagen fällig ist, werden die Kosten jetzt erfasst.
Dadurch erhalten Sie ein realistischeres Bild von der Leistung Ihres Unternehmens und seinem gesamten Zahlungsfluss. Für Finanzfachleute bedeutet das übersichtlichere Berichte, bessere Planung und die Einhaltung von Standards wie GAAP – besonders hilfreich im Umgang mit Investoren oder Kreditgebern.
Wie funktioniert die Buchführung nach dem Abgrenzungsprinzip?
Die Buchführung nach dem Abgrenzungsprinzip gilt für Forderungen und Verbindlichkeiten und umfasst ein System der doppelten Buchführung. Das bedeutet, dass jede Transaktion mehrere Einträge im Hauptbuch oder Journal umfasst, damit die Bücher ausgeglichen bleiben und in Bilanzen sowie anderen Finanzberichten ein klares finanzielles Bild vermittelt wird.
Um zu verstehen, wie die Abgrenzungsmethode funktioniert, betrachten wir zwei Beispiele. Zuerst sehen wir uns an, wie Umsatzerlöse in der Abgrenzungsbuchführung erfasst werden. Anschließend betrachten wir, wie diese Methode mit Ausgaben umgeht, etwa wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen kauft.
Wenn Sie mit Journalbuchungen oder der doppelten Buchführung nicht vertraut sind, sollten Sie vor dem Weiterlesen möglicherweise unseren Artikel zur doppelten Buchführung lesen. Für weiterführende Einblicke in Buchführungsgrundsätze können Sie sich mit wichtigen Büchern zur Buchführung befassen, die diese Grundlagen abdecken.
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Buchführung nach dem Abgrenzungsprinzip für Umsatzerlöse
Pete’s Tire World gewinnt Truckers, ein Unternehmen mit einer Fahrzeugflotte, als Kunden. Die Unternehmen vereinbaren folgende Geschäftsbedingungen: Pete’s Tire World liefert Truckers auf Anfrage Reifen. Pete’s Tire World stellt Truckers am ersten Tag des Monats eine Rechnung für alle im vorherigen Monat gelieferten Reifen aus, und Truckers hat ein Zahlungsziel von 15 Tagen.
Truckers bestellte am 19. März Reifen im Wert von $2,000. Pete’s Tire World stellt am 1. April eine Rechnung über $2,000 aus. Das Unternehmen bezahlt die Rechnung am 10. April.
Am 19. März, als Truckers die Reifen bestellt, werden die Umsatzerlöse realisiert. Die Buchhaltungsabteilung nimmt die folgenden Journalbuchungen vor:
- Eine Sollbuchung über $2,000 auf Forderungen, genauer gesagt auf das Konto von Truckers
- Eine Habenbuchung über $2,000 auf Umsatzerlöse
Am 1. April werden keine Journalbuchungen vorgenommen. Obwohl die Rechnung erst jetzt versendet wurde, wurden die Umsatzerlöse bereits am 19. März realisiert, als der Verkauf stattfand.
Am 10. April, wenn das Unternehmen seine Rechnung bezahlt, nimmt die Buchhaltungsabteilung neue Journalbuchungen vor, um die Finanzberichte zu aktualisieren:
- Eine Habenbuchung über $2,000 auf Forderungen (das Konto von Truckers), da das Geld eingegangen und nicht länger AR ist
- Eine Sollbuchung über $2,000 auf das Kassenkonto
Wenn Pete’s Tire World die Buchführung nach dem Kassenprinzip anwenden würde, würde das Unternehmen die Umsatzerlöse erfassen aus diesem Verkauf in Q2 (vorausgesetzt, das Geschäftsjahr entspricht einem Kalenderjahr), da die Zahlung im April eingegangen ist.
Bei der Buchführung nach dem Abgrenzungsprinzip werden diese Umsatzerlöse Q1 zugeordnet, da der Verkauf im März getätigt wurde. Diese Unterscheidung hilft einem Unternehmen, zwischen dem Zeitpunkt, an dem es Geld verdient, und dem Zeitpunkt, an dem es Geld einnimmt, zu unterscheiden.
Buchführung nach dem Abgrenzungsprinzip für Ausgaben
Die Methode funktioniert ähnlich, wenn Geld in die andere Richtung fließt. Betrachten wir ein Beispiel, bei dem Pete’s Tire World das Unternehmen ist, bei dem die Ausgabe anfällt. In diesem Fall fällt einer seiner Reifenlieferwagen aus, und die Reparatur kostet $1,500.
Die Werkstatt reparierte den Lkw und stellte Pete’s Tire World am 20. Mai eine Rechnung aus. Pete’s bezahlt die Rechnung am 2. Juni.
Das Buchhaltungsteam von Pete’s Tire World muss am 20. Mai die folgenden Journalbuchungen nach dem Abgrenzungsprinzip vornehmen:
- Eine Sollbuchung über $1,500 auf ein Aufwandskonto für Reparaturen und Instandhaltung
- Eine Habenbuchung über $1,500 auf Verbindlichkeiten
Am 2. Juni, wenn die Rechnung beglichen wird, werden die folgenden Journalbuchungen erfasst:
- Eine Belastung der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in Höhe von 1.500 $, da die 1.500 $ nicht mehr ausstehen
- Eine Gutschrift von 1.500 $ auf das Bankkonto, die die vorherige Belastung ausgleicht
Kassenbasierte Buchführung im Vergleich zur periodengerechten Buchführung
Natürlich müssen wir auch die andere grundlegende Buchführungsmethode besprechen: die kassenbasierte Methode. Zwar bietet sie nicht dieselbe Transparenz und insgesamt präzise Finanzdarstellung wie die periodengerechte Buchführung, doch die kassenbasierte Buchführung kann einfacher sein. Daher wird sie häufig von Einzelunternehmern, freiberuflichen Auftragnehmern und sehr kleinen Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl an Betreibern, Investoren und Schuldnern gewählt.
Was ist die kassenbasierte Buchführung und wie funktioniert sie?
Trotz ihres Namens hat die kassenbasierte Buchführung nichts damit zu tun, ob ein Unternehmen Barzahlungen akzeptiert oder bevorzugt. Sie bezieht sich darauf, wann Einnahmen und Aufwendungen erfasst werden und wie Buchungssätze für diese Positionen erstellt werden.
Der wesentliche Unterschied zwischen der periodengerechten und der kassenbasierten Buchführung besteht darin, dass bei der kassenbasierten Buchführung Transaktionen erst erfasst werden, wenn das Geld tatsächlich den Besitzer wechselt. Aus diesem Grund verwendet die kassenbasierte Buchführung nicht dieselbe doppelte Buchführung wie die periodengerechte Buchführung.
Kehren wir zu Pete’s Tire World zurück und nehmen wir an, Pete’s habe am 15. März Reifen im Wert von 3.000 $ verkauft. Der Kunde bezahlte die Reifen erst am 10. April. Bei Anwendung der kassenbasierten Buchführung würde Pete’s erst am 10. April Einnahmen erfassen.
Stattdessen würden die Buchungen Folgendes umfassen:
- Eine Belastung von 3.000 $, die anzeigt, dass Pete’s am 15. März ein Geldbetrag geschuldet wurde
- Eine Gutschrift von 3.000 $, die anzeigt, dass die Rechnung am 10. April bezahlt wurde
Im Gegensatz zur periodengerechten Methode würden die Einnahmen im zweiten Quartal erfasst.
Die wichtigsten Unterschiede zwischen kassenbasierter und periodengerechter Buchführung
| Periodengerechte Buchführung | Kassenbasierte Buchführung |
|---|---|
| Periodengerechte BuchführungEinnahmen werden erfasst, wenn die Waren den Besitzer wechseln | Kassenbasierte BuchführungEinnahmen werden erfasst, wenn Bargeld oder die Zahlung den Besitzer wechselt |
| Periodengerechte BuchführungVerwendet ein System der doppelten Buchführung | Kassenbasierte BuchführungVerwendet kein System der doppelten Buchführung |
| Periodengerechte BuchführungWird von den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) bevorzugt | Kassenbasierte BuchführungWird von den GAAP nicht bevorzugt |
| Periodengerechte BuchführungMuss von den meisten Kapitalgesellschaften sowie mittelgroßen und größeren Unternehmen verwendet werden | Kassenbasierte BuchführungKann von Auftragnehmern, Einzelunternehmern und kleinen Unternehmen mit weniger als 25 Millionen $ jährlichen Bruttoeinnahmen in den vergangenen 3 Jahren verwendet werden. |
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Vorteile der periodengerechten Buchführung
Sie denken vielleicht, dass die kassenbasierte Buchführung die Erstellung von Finanzaufstellungen erleichtert, doch es gibt zahlreiche Gründe, sich stattdessen für die periodengerechte Buchführung zu entscheiden. Wir haben eine Liste der Vorteile dieser Methode zusammengestellt:
- Die periodengerechte Buchführung ist nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) zulässig. Die kassenbasierte Buchführung ist es nicht. Diese Rechnungslegungsstandards können für Investoren, Kreditgeber und andere von Bedeutung sein. Wenn Sie planen, Ihr Unternehmen wesentlich zu vergrößern, einen späteren Börsengang anzustreben oder künftig anderweitig mit Investoren zusammenzuarbeiten, ist die periodengerechte Buchführung für Sie besser geeignet als die kassenbasierte Buchführung.
- Möglicherweise sind Sie durch den IRS verpflichtet, die periodengerechte Buchführung zu verwenden. Wie aus der obigen Tabelle hervorgeht, können sich nur Steuerpflichtige kleiner Unternehmen, die bestimmte Umsatzgrenzen einhalten, für die kassenbasierte Buchführung entscheiden.
- Die periodengerechte Buchführung unterstützt genauere Finanzberichte. Wenn Einnahmen und Aufwendungen bei ihrem Entstehen erfasst werden, können Unternehmensleiter und Entscheidungsträger im Finanzbereich die erwartete Ertrags- und Schuldensituation eines Unternehmens besser verstehen.
- Die höhere Genauigkeit erleichtert die strategische Planung. Wenn Sie den erwarteten künftigen Cashflow sehen und in Echtzeit verstehen können, wie Ihr Unternehmen in Bezug auf Schulden und Einnahmen dasteht, können Sie realistischere Wachstumspläne erstellen.
Natürlich hat die periodengerechte Buchführung auch einige Nachteile. Sie ist vor allem etwas zeitaufwendiger und anspruchsvoller als die einfachere Buchführung auf Einnahmenbasis. Aus diesem Grund ist es wichtig, mit Wirtschaftsprüfern oder anderen Fachleuten zusammenzuarbeiten und in die richtige Buchhaltungssoftware zu investieren, die einen Großteil der Arbeit bei Buchungen und Stornierungen automatisieren kann.
Sie müssen außerdem sicherstellen, dass Sie Ihre Bücher bei der Prüfung verstehen. Obwohl die periodengerechte Buchführung eine bewährte GAAP-Praxis ist und sicherlich dabei hilft, die Puzzleteile richtig zusammenzusetzen, können eine unzureichende Überwachung und fehlende Kontrollen jedes Unternehmen dem Risiko von Betrug oder kostspieligen Fehlern aussetzen.
Ist die periodengerechte Buchführung für Ihr Unternehmen geeignet?
Wenn Sie Unternehmer jeglicher Größe sind und sich ein genaueres Bild von der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens machen möchten, könnte die periodengerechte Buchführung für Sie geeignet sein. Wenn Sie ein großes Unternehmen oder ein wachsendes Start-up sind, das eine externe Finanzierung anstrebt, kann die periodengerechte Buchführung aus steuerlichen Gründen erforderlich sein oder sicherstellen, dass Sie Zugang zu den finanziellen Möglichkeiten erhalten, die Sie sich wünschen. Wenn Ihre Bruttoeinnahmen in den vergangenen drei Jahren außerdem mehr als 25 Millionen US-Dollar betrugen, haben Sie möglicherweise keine Wahl.
Haben Sie Fragen oder Anmerkungen zur richtigen Buchführungsmethode für Ihr Unternehmen? Teilen Sie sie unten in den Kommentaren mit oder besuchen Sie unsere Social-Media-Profile, um sich mit unserer Community auszutauschen und Feedback zu erhalten.
