ERP-Software erfolgreich nutzen: Ein vollständiger Leitfaden

Was ist ERP-Software?

Das zentrale Ziel von ERP besteht darin, ein System integrierter und zentralisierter Anwendungen bereitzustellen, das die wesentlichen Geschäftsanforderungen all Ihrer wichtigsten Abteilungen abdeckt. Als CFO profitieren Sie beispielsweise am meisten von den Modulen für Buchhaltung, Analysen und allgemeine Finanzen, die Sie in einer bestimmten Lösung finden können.

Aber Sie sind nicht die Einzigen, die am Ende zufrieden sein werden; auch andere Abteilungen werden erheblich von der ERP-Implementierung profitieren. Die meisten ERP-Softwarelösungen bieten beispielsweise wichtige Funktionen für die Personalverwaltung, das Lieferkettenmanagement und andere Abteilungsanforderungen.

ERP-Software wird üblicherweise anhand ihrer Leistungsfähigkeit und idealen Einsatzbereiche in eine von drei Stufen eingeteilt.  

• Stufe 1: Diese ERP-Systeme eignen sich am besten für große und komplexe multinationale Unternehmen. Im Allgemeinen haben Nutzer von ERP-Systemen der Stufe 1 mehr als 1.000 Mitarbeitende und einen Jahresumsatz von mindestens 500 Millionen US-Dollar. Systeme der Stufe 1 sind mit hohen Kosten verbunden, bieten jedoch äußerst leistungsfähige Lösungen und Konfigurationen für die meisten Geschäftsszenarien. Zu den bekanntesten ERP-Systemen der Stufe 1 gehören SAP und Microsoft Dynamics 365.
• Stufe 2: Für mittelständische und wachsende Unternehmen können ERP-Systeme der Stufe 2 eine gute Lösung sein. Sie lassen sich nicht nur schneller als Lösungen der Stufe 1 implementieren, sondern sind auch kostengünstiger. Oracle NetSuite und Sage Intacct sind Lösungen der Stufe 2, die gut zu Unternehmen mit weniger als 1.000 Mitarbeitenden und einer begrenzten geografischen Präsenz passen können.
• Stufe 3: Im Vergleich zu den vorherigen ERP-Stufen gibt es Lösungen der Stufe 3, um Probleme in sehr spezialisierten Branchen zu lösen, beispielsweise in der Lebensmittelproduktion oder der pharmazeutischen Herstellung. Bei diesen Lösungen sind einige Funktionen, etwa das Projektmanagement, oft weniger umfangreich, während der Fokus auf den Funktionen liegt, die diese Unternehmen am dringendsten benötigen. Ihre Lizenzierung ist in der Regel günstiger als die der höheren Stufen. QuickBooks ist beispielsweise eine Lösung der Stufe 3.

Die Geschichte von ERP

ERP-Systeme sind, ehrlich gesagt, leistungsstarke Kraftpakete, die Unternehmen anführen. Aber sie begannen nicht auf diese Weise—ursprünglich sollten ERP-Systeme lediglich Fertigungs- und Produktionsprozesse organisieren. Ach, wie weit wir gekommen sind.

Wofür sollte ein ERP-System eingesetzt werden?

ERP-Systeme bieten zahlreiche Anwendungsfälle aus der Praxis und ermöglichen Ihnen unter anderem Folgendes:

• Langweilige Routineaufgaben automatisieren, um Zeit zu sparen.
• Die Geschäftsleistung Ihres Unternehmens verbessern, indem Sie organisatorische Richtlinien und Werkzeuge optimieren.
• Arbeitsabläufe optimieren, indem Sie eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle über die benötigten Werkzeuge verfügen, um ihre Aufgaben effektiv zu erledigen.
• Die Rentabilität durch Zeitersparnis und bessere Funktionen von Buchhaltungssoftware steigern.
• Detailliertere Daten erhalten, die bei Beschaffung, Prognosen, der Materialbedarfsplanung usw. helfen.
• Die Skalierbarkeit des Unternehmens erhöhen, um Wachstum zu ermöglichen (insbesondere bei kleinen Unternehmen).
• Bestände effektiv verwalten und Geschäftsprozesse optimieren.
• Die Entscheidungsfindung, die Erfassung von Leads und die Lead-Konvertierung in Vertrieb und Marketing verbessern.
• Das Personalmanagement verbessern, indem Sie Ihre Mitarbeiterdatenbank mit anderen Berichts- und Aktionsfunktionen verbinden.
• Business Intelligence nutzen, um bei wichtigen Themen datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ein Enterprise-Resource-Planning-System nicht die Lösung für alle Probleme Ihres Unternehmens ist. Ein ERP-System wird ein angeschlagenes Unternehmen nicht schnell aus einem Defizit führen. Tatsächlich kann es den gegenteiligen Effekt haben. Die Lizenzkosten können bei über 20.000 $ pro Jahr liegen (am günstigeren Ende des Spektrums), und die meisten Implementierungen erfordern die Unterstützung spezialisierter und kostspieliger Firmen.

Auf welche Arten von ERP-Systemen werde ich stoßen?

Sie können zwischen drei möglichen Hosting-Arten für ERP-Systeme wählen, die jeweils eigene Vor- und Nachteile haben. Dazu gehören lokale, cloudbasierte und hybride ERP-Systeme.

Lokales ERP-System

Ein lokales ERP-System ist mit hohen anfänglichen Lizenzkosten und laufendem Wartungsaufwand verbunden. Außerdem benötigen Sie die entsprechende Hardware, da diese ERP-Systeme auf Ihren Computern und Servern in Ihrem Unternehmen gehostet werden. Der Vorteil dieser Enterprise-Resource-Planning-Systeme besteht in maximaler Anpassbarkeit und unübertroffener Datensicherheit. Sie sind jedoch nicht für jedes Unternehmen erschwinglich und erfordern hochqualifizierte technische Ressourcen im eigenen Haus.

Cloudbasiertes ERP-System

Cloudbasierte ERP-Systeme folgen vollständig einem Software-as-a-Service-Modell (SaaS), bei dem Sie für die Nutzung über einen bestimmten Zeitraum (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) eine Abonnementgebühr zahlen. Die Software wird auf den Computern des Anbieters gehostet und Ihr Unternehmen greift online darauf zu.

Obwohl cloudbasierte ERP-Systeme viele Vorteile bieten — ihr niedrigerer Einstiegspreis ist einer davon — sind ihre langfristigen Kosten schwieriger zu berechnen und ihre Datensicherheit ist möglicherweise weniger streng.

Treten Sie unserer Community bei

Treten Sie Nordamerikas innovativster Gemeinschaft von Tech-CFOs bei.

Create Free Account

Have an account? Log In

Hybrides ERP-System

Ein hybrides ERP-System kombiniert Elemente cloudbasierter und lokaler ERP-Lösungen. Die Vor- und Nachteile hängen davon ab, welche Aspekte der jeweiligen Hosting-Art verwendet werden.

So verwenden Sie ERP-Software

Unabhängig vom gewählten Typ ist der Kauf von ERP-Software für Ihr Unternehmen sowohl in Bezug auf Zeit als auch auf Kapital eine erhebliche Investition — Investitionen, deren Verschwendung Sie sich nicht leisten können. Um die größtmöglichen Vorteile von ERP-Software zu nutzen, sollten Sie wissen, warum Sie sie benötigen und wie Sie sie effektiv einsetzen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrem neuen ERP-System zu ziehen.

Geschäftsprozesse überprüfen

Bei der Entwicklung einer ERP-Strategie ist dies das Erste, was Sie berücksichtigen müssen. Welche Geschäftsprozesse müssen am stärksten verbessert werden? Welche Probleme möchten Sie durch die Einführung einer ERP-Plattform in Ihrem Unternehmen lösen? Das sind entscheidende Fragen, die Sie sich bei der Auswahl des richtigen ERP-Systems für Ihr Unternehmen stellen sollten.

Sie können diese Fragen beantworten, indem Sie einen vollständigen Überblick über das aktuelle Geschäftsmanagement, die Prozesse und die Kennzahlen Ihres Unternehmens erstellen (sowohl unternehmensweit als auch abteilungsspezifisch). Sobald Sie Schwachstellen identifiziert haben, die verbessert werden könnten, erstellen Sie einen Bericht, auf den Sie später zurückgreifen können, um die Eignung des von Ihnen ausgewählten neuen ERP-Systems zu bewerten.

Auf die Datenqualität konzentrieren

Ihr neues ERP-Softwaresystem stellt zahlreiche wertvolle Daten bereit, die Ihnen helfen können, fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Damit diese vollständig korrekt sind, müssen Sie jedoch etwas Zeit darauf verwenden, die Arten von Daten fein abzustimmen, die Ihr neues System generiert. Dabei sollten Sie dem Bereich Finanzberichterstattung besondere Aufmerksamkeit widmen.

Sie sollten außerdem sicherstellen, dass andere Abteilungen in Ihrem Unternehmen ihre Dateneinstellungen angemessen festlegen. Es ist eine gute Idee, eine Sitzung des Führungsteams abzuhalten, um vorab zu besprechen, wie genaue Datenparameter aussehen. Datenparameter einzurichten ist wesentlich einfacher, als sie nach einem Fehler zu korrigieren.

Ihre ERP-Software anpassen

Sofern Sie nicht beschlossen haben, die finanziellen Mittel für ein vollständig individuell entwickeltes ERP-System freizugeben, werden Sie entweder eine sofort einsatzbereite Lösung oder einen Einführungsprozess mit einer Auswahl aus vielen verschiedenen Modulen in Betracht ziehen.

Sie sollten die enthaltenen Module analysieren, entscheiden, welche Sie verwenden werden, und anschließend die Moduloptionen an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Als CFO sollten Sie sich besonders auf die Module für Abrechnung, Buchhaltung, Bestandsverwaltung und Einkauf konzentrieren. Im Folgenden habe ich eine Checkliste mit einigen der wichtigsten Punkte erstellt, die vor der ersten Nutzung Ihres ERP-Systems erledigt werden sollten.

Abrechnung

• Richten Sie Ihre Rechnungsoptionen ein (und denken Sie daran, die Rechnungen Ihres Unternehmens an Ihr Branding anzupassen).
• Wenn Sie im E-Commerce tätig sind, stellen Sie sicher, dass die Website Ihres Unternehmens mit Ihrem Abrechnungssystem verbunden ist.
• Stellen Sie sicher, dass alle zuständigen Mitarbeiter im Backoffice Zugriff auf Abrechnungs- und Zahlungsinformationen haben.
• Automatisieren Sie Routineaufgaben wie Nachfass-E-Mails zur Rechnungsstellung oder wiederkehrende Zahlungen.

Buchhaltung

• Passen Sie den Bereich für Ihre Verbindlichkeiten bei Bedarf an.
• Optimieren Sie Ihre Finanzdaten und die Berichterstattung über Analysen.
• Überprüfen Sie die Finanzberichte Ihres Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie alle erforderlichen Informationen enthalten, damit sie GAAP- oder IFRS-konform sind.

Lagerbestand

• Entscheiden Sie, ob Sie eine ERP-Integration verwenden möchten, um eine Verbindung zu Ihrer bestehenden Lagerverwaltungssoftware herzustellen, oder ob das ERP diese Software ersetzen soll.
• Passen Sie Ihr Dashboard für die Auftragsverwaltung an.
• Passen Sie an, wie Tabellenkalkulationen erstellt werden, wenn sie zur Überprüfung abgerufen werden.
• Wenn Sie ein E-Commerce-Unternehmen betreiben, stellen Sie sicher, dass der aktuelle Lagerbestand mit Ihren Live-Verkäufen verknüpft ist.

Einkauf

• Stellen Sie sicher, dass die Lieferantenverfolgung eingerichtet ist, und passen Sie die Felder bei Bedarf an.
• Stellen Sie sicher, dass der Einkauf in die Berichte zu den Betriebskosten einbezogen wird.
• Wenn Sie ein physisches Produkt anbieten, verknüpfen Sie Lagerbestand und Einkauf, damit Sie genau wissen, wann entsprechende Einkäufe getätigt werden müssen.

ERP-Nutzung – bewährte Verfahren

Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgt haben, werden Sie ein umfassendes ERP-System schaffen, von dem Ihr Team profitiert. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass auch die Implementierung, Akzeptanz und langfristige Nutzung des Systems berücksichtigt werden.

Hier sind einige der wichtigsten Punkte, die Sie verfolgen sollten, wenn Sie den langfristigen Erfolg Ihres ERP-Systems sicherstellen möchten.

Machen Sie Ihre ERP-Software zukunftssicher

Das ERP-System, das Ihr Unternehmen heute benötigt, ist möglicherweise nicht dasselbe, das Sie in 5 Jahren brauchen. Deshalb sollten Sie nach einem System zur Unternehmensressourcenplanung suchen, das mit Ihrem Unternehmen wächst und sich verändert – und nicht stagniert und veraltet.

Am einfachsten lässt sich feststellen, ob Ihre ERP-Software zukunftssicher ist, indem Sie vor dem ersten Kauf Fragen stellen. Sprechen Sie mit einem Anbietervertreter und stellen Sie die folgenden Fragen:

• Welche neuen Funktionen sind geplant oder werden entwickelt? Wann kann ich mit der Einführung dieser neuen Funktionen rechnen?
• Wie sieht die Roadmap des Anbieters kurz- und langfristig aus?
• Wie häufig wird die Software aktualisiert?
• Plant der Anbieter, künftig weitere Integrationen oder Anpassungsoptionen hinzuzufügen?

Ein guter ERP-Anbieter sollte diese Fragen ausführlich beantworten können. Sie sollten erfahren, dass der Anbieter zahlreiche zukünftige Verbesserungen plant. Außerdem sollten Sie ein ERP-System mit regelmäßigen Software-Updates für Compliance und Datensicherheit verwenden.

Integrieren Sie vorhandene Systeme

Wenn Sie Systeme auch nach der Implementierung Ihres ERP-Systems weiterverwenden möchten, stellen Sie sicher, dass diese integriert werden können. Wenn Sie sie beispielsweise nicht vollständig durch Ihr ERP ersetzen, möchten Sie möglicherweise Ihr bestehendes Kundenbeziehungsmanagementsystem (CRM), Ihr Lieferkettenmanagementsystem oder Ihre Marketingsoftware integrieren.

Sorgen Sie für eine einfache Nutzung

Eine hervorragende Möglichkeit, die Nutzung Ihres ERP-Systems zu erleichtern, ist der Einsatz mobiler Apps. Heute möchten die Menschen sowohl für geschäftliche als auch für private Zwecke alles griffbereit haben. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre ERP-Software auf mobilen Geräten verwendet werden kann, erleichtern Sie dies allen beteiligten Anspruchsgruppen.

Definieren Sie weitere Anspruchsgruppen

Die Schulung ist etwas, das Sie nicht vernachlässigen dürfen (viele Unternehmen tun dies jedoch). Gehen Sie bei der Schulung hierarchisch vor, indem Sie wichtige Anspruchsgruppen in bestimmten Abteilungen identifizieren und schulen, damit diese alle anderen Mitarbeiter schulen können.

Überwachen Sie Kosteneinsparungen und den ROI

Als CFO möchten Sie die finanziellen Einsparungen durch die Implementierung neuer Technologien systematisch analysieren, und die aus Ihrem neuen ERP gewonnenen Daten können dabei hilfreich sein. Anhand der Daten aus der Zeit vor der Implementierung können Sie ermitteln, wie viele Arbeitsstunden und Ressourcen für bestimmte Aufgaben aufgewendet wurden. Vergleichen Sie dies mit dem Zeitaufwand seit der Implementierung Ihres ERP-Systems, um festzustellen, wie viel Zeit eingespart wurde und welchen fortlaufenden Grenznutzen Ihr Unternehmen dadurch erzielen kann.

ERP-Software für Sie arbeiten lassen

Eine ordnungsgemäße Implementierung von ERP-Software kann Ihr Unternehmen voranbringen und in eine Zukunft führen, in der stetiges Wachstum und steigende Gewinne Realität sind. Ihr Unternehmen kann von Kosteneinsparungen, Gewinnsteigerungen, optimierten Prozessen, besserer Kommunikation, verbesserter Zusammenarbeit und vielem mehr profitieren.