Lista de Comprobación para la Implementación de un TPV: 5 Pasos para el Éxito
Beneficios de una implementación adecuada: Implementar un sistema TPV correctamente puede mejorar la experiencia del cliente, la productividad de los empleados y los beneficios.
Pasos hacia el éxito: Seguir los pasos correctos—determinar tus necesidades, conseguir la aprobación de tu equipo, seleccionar tu sistema, configurarlo y probarlo—asegura tener todo preparado.
Una vez en funcionamiento, no has terminado: Si estás haciendo grandes cambios en tu negocio, siempre debes comprobar si tu sistema TPV puede seguir el ritmo.
No te conviertas en un cliché: La mayoría de las implementaciones que fracasan, lo hacen por las mismas razones. Involucra a tu personal en el proceso y mantén métodos alternativos de transacción disponibles, por si tu sistema falla.
El proceso de implementación de un punto de venta (POS) involucra a todos, desde el CEO hasta tu cliente.
Hacerlo mal afecta la experiencia del cliente, la productividad de los empleados, la cultura de la empresa y, a su vez, tus ganancias. Sin embargo, si lo haces bien, verás mejoras en todas esas áreas en su lugar.
En este artículo, expondré los pasos para implementar con éxito un sistema POS, junto con toda la información de fondo que necesitas.
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¿Por qué es importante la implementación de un POS?
Un sistema POS mal implementado puede provocar una reducción de la productividad de los empleados, malas experiencias para los clientes, documentación extraviada y riesgos de ciberseguridad.
Los sistemas de punto de venta consisten en el software y hardware que las empresas usan para aceptar pagos de clientes. Es el corazón que mantiene tu negocio funcionando de manera óptima.
Generalmente, los sistemas POS fallan por mala conectividad wifi, hardware dañado, ciberseguridad desactualizada o software incompatible. Pero hay un quinto sospechoso oculto en el fondo, creando una base para que estos problemas crezcan.
Me refiero a una mala implementación del POS.
Un proceso estandarizado es la mejor manera de lograr que los sistemas POS funcionen sin problemas en todas las ubicaciones, ahora y en el futuro. Pero, incluso con un plan de implementación infalible, aún necesitas que algunas personas se involucren.
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Ya que estás aquí, imagino que ya tienes un sistema POS, pero en caso de que no, aquí tienes algunas excelentes opciones que el equipo de The CFO Club ha probado y evaluado:
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¿Quiénes están involucrados en la implementación de un POS?
Implementar un POS no es trabajo de una sola persona. Es un esfuerzo en grupo que requiere el apoyo de todos los niveles del negocio, comenzando por:
#1: Tu equipo directivo
Estos son los jefes principales a quienes debes convencer porque:
- Ellos deciden si vale la pena invertir en el POS.
- Pueden ayudar a fomentar la adopción entre los empleados reticentes, asegurando una transición más fluida.
La mayoría de empresas tendrá varios líderes que toman decisiones. Me refiero a Directores de Operaciones, Directores Financieros y otros miembros del consejo. También puede que necesites involucrar a gerentes y supervisores para facilitar la capacitación de los empleados.
Las principales preocupaciones suelen estar relacionadas con el costo, la compatibilidad y la interrupción de las operaciones diarias. Atiende cualquier inquietud, pero también pide su opinión. De esta manera, estarán involucrados en el proceso desde el principio, y podrás alinear tus planes con la visión del propietario del negocio.
#2: Tu departamento de TI
Las soluciones POS incluyen nuevo software, hardware, integraciones y procesos. Para asegurar una correcta implementación, necesitas el apoyo de tu equipo de TI que conoce tu infraestructura tecnológica al detalle.
Pueden asesorarte sobre los requisitos técnicos, la compatibilidad del software y la integración del POS con los sistemas existentes. Así puedes asegurar una transición fluida y que tu equipo de TI cuente con la información necesaria para resolver cualquier problema.
#3: Tus empleados
Después de la dirección, tus empleados son el siguiente grupo al que debes lograr que se comprometan. Son quienes van a usar la plataforma diariamente. Sin ellos a bordo, verás una reducción en la productividad y la satisfacción laboral.
Cerca de la implementación, comienza a realizar sesiones de capacitación para educar a los empleados sobre el uso del POS. Además, recoge comentarios de los empleados sobre cómo mejorar el sistema. Al fin y al cabo, si no les gusta usarlo (o no lo usan al máximo de su capacidad), los beneficios de la implementación del POS se verán reducidos a la mitad.
#4: Tu proveedor de POS
Mientras que los empleados y la dirección pueden guiarte desde una perspectiva empresarial, los proveedores de POS te orientarán en todo lo relacionado con el producto.
Ellos conocen el software mejor que nadie y pueden ayudarte a integrar exitosamente el POS, ofreciendo ideas y mejores prácticas para evitar errores.
Al elegir un sistema POS, asegúrate de que el proveedor tenga buena reputación en soporte al cliente para evitar futuros problemas con el procesamiento de pagos.
Cómo implementar un nuevo sistema POS
Implementar un POS es un poco como organizar un golpe (pero sin la posibilidad de acabar en la cárcel).
Ya has identificado el mejor sistema POS. Ahora tienes que explorar el lugar, organizar a tu equipo y ejecutar tu plan de implementación de POS.
Aunque los sistemas POS son soluciones altamente personalizables, aún existen algunos pasos comunes para una implementación exitosa del POS:
1. Exploración: Determina las necesidades de tu negocio
Probablemente ya las anotaste mientras elegías el sistema POS. Úsalas para guiar cómo configurarás el POS.
Por ejemplo, si tienes un pequeño negocio de comercio electrónico, probablemente solo necesitarás un software POS sencillo para el pago. Pero si diriges un food truck, necesitarás un POS móvil para aceptar pagos sobre la marcha. Algunos factores a considerar mientras defines los requerimientos de tu POS son:
- Volumen de transacciones
- Sistema actual de gestión de inventario
- Número de empleados
- Experiencia del cliente
- Integración contable, y
- Requerimientos de hardware
Una vez tengas claros los requisitos, es momento del que probablemente es el paso más difícil: lograr el compromiso del equipo.
2. El compromiso: Involucrar a tu equipo
¿Recuerdas a los involucrados? Ellos son tu equipo del golpe, y mantenerlos actualizados sobre el estado del proyecto y los plazos esperados es crucial porque:
- Ellos serán quienes usen el POS. Especialmente el personal en piso que trata directamente con los clientes. Si ellos no están comprometidos o no entienden el sistema, puedes esperar que afecte la implementación del POS también.
- Ellos comprenden mejor las particularidades del negocio y pueden aportar comentarios valiosos para una implementación más exitosa. Por ejemplo, solo TI puede informarte si el POS afectará tu infraestructura tecnológica, mientras la dirección puede aconsejarte sobre el presupuesto.
Para asegurarte de que todos estén al tanto, puedes:
- Enviar actualizaciones regulares por correo electrónico,
- Invitar a los interesados a probar los sistemas POS,
- Organizar reuniones de actualización semanales, o
- Dar a los involucrados acceso solo de visualización a la herramienta de gestión de proyectos.
Tú decides. Sin embargo, procura estar disponible para responder cualquier pregunta y escuchar comentarios. Así, tu equipo se sentirá involucrado, haciendo la transición más fácil para todos.
3. El equipo: Encontrar el hardware adecuado
Después, es momento de encontrar el hardware adecuado para tu terminal POS. Esto puede variar dependiendo de tus servicios y procesos actuales.
Por ejemplo, las tiendas temporales pueden necesitar iPads, tabletas o dispositivos móviles para ejecutar tu software POS móvil en la nube. Mientras tanto, los sistemas POS para comercios minoristas pueden requerir cajones de efectivo, lectores de códigos de barras, impresoras y terminales de autoservicio.
4. El plan: Configurar tu sistema POS
Puedes elegir entre dos métodos de implementación:
- La ruta DIY (hazlo tú mismo). Es la mejor opción para una configuración POS sencilla con pocas terminales y productos. Aprovecha los tutoriales, artículos de ayuda y documentación que ofrece la plataforma para aprender a hacerlo por ti mismo. También puedes contactar al soporte al cliente para recibir ayuda.
- La ruta asistida. Si tienes un catálogo más grande o múltiples sucursales, solicita la ayuda de tu proveedor POS. Antes de comprometerte, asegúrate de que el soporte al cliente del proveedor sea confiable y tenga experiencia para evitar interacciones frustrantes.
Una vez que el método de implementación esté definido, el resto es sencillo.
Activa tu cuenta
Cada software POS tiene un proceso de activación de cuenta. Utiliza los datos de tu negocio, KYC y la información de tu cuenta bancaria para validar tu empresa y verificar si el POS puede procesar pagos legalmente en tu ubicación.
Prepara tu espacio
Esto incluye la configuración de dispositivos como el lector de códigos de barras, lectores de tarjetas, terminales de cobro, etc. Puedes pedir ayuda a tu proveedor de POS para agilizar el proceso.
Carga tu catálogo
Este es el paso más laborioso (y también el más importante) para implementar tu sistema POS. Aquí subirás tus productos, sus especificaciones, variantes, precios, ofertas y posibles descuentos. Puedes ahorrar tiempo cargando estos datos en lote, pero recuerda organizarlos en el formato que requiera el software POS.
5. Prueba piloto: Probando tu software POS
Probar la configuración POS puede ayudarte a identificar posibles problemas antes de lanzarlo al público. Esto incluye probar el hardware, la integración del inventario y la seguridad de la pasarela de pago.
No obstante, esto no significa que todo funcionará a la perfección. Es posible que haya fallos que deban solucionarse — ¡más sobre esto a continuación!
Cuándo optimizar tu sistema POS
Optimizar tu sistema POS es inevitable. Pero es importante hacerlo en el momento adecuado, o de lo contrario podrías terminar gastando recursos innecesariamente y afectando tus operaciones.
A continuación, algunas situaciones en las que puedes considerar actualizar tu POS.
Cuando las comisiones empiecen a reducir tus ganancias
Como la muerte y los impuestos, las comisiones por transacciones son un coste inevitable de operar un software de punto de venta (POS). Si no tienes cuidado, estas comisiones pueden acumularse y, poco a poco, mermar tus beneficios. A veces, incluso comisiones de terceros como las del pasarela de pago o servicio de adquirente pueden aumentar el coste.
Asegúrate de obtener la mejor oferta revisando regularmente tus comisiones actuales por transacción y comparándolas con las condiciones de los proveedores competidores. No temas cambiarte a un nuevo proveedor si tiene más sentido financiero.
Al hacer crecer tu negocio
Escalar tu negocio puede significar cosas distintas según el tipo de empresa: añadir más productos, abrir más tiendas o contratar más personal. Sin embargo, el objetivo suele ser el mismo: atraer más tráfico a tu tienda.
Necesitarás un enfoque de dos vías para escalar tu sistema POS de manera óptima:
- Actualiza tu software POS. Asegúrate de que las especificaciones de tu software POS puedan soportar el aumento esperado en el volumen de transacciones.
- Capacita a tus empleados. Será necesario capacitar a los nuevos empleados para usar el sistema POS, lo que incluye mostrarles las opciones de pago disponibles, los descuentos aplicables, las ofertas, etc.
Completar estos dos simples pasos te permite brindar la mejor experiencia al cliente, lo que fomenta visitas recurrentes y reseñas positivas.
Cuando tu POS está desactualizado
Los sistemas POS antiguos pueden no ser compatibles con los últimos métodos de pago, programas de fidelización u otras funciones esperadas — y, si careces de ellas, corres el riesgo de ofrecer una mala experiencia al cliente que lo llevará directamente con la competencia.
Para evitar esto, mantén tu POS actualizado. Y prepárate para cambiar de proveedor si otros sistemas POS pueden brindar una mejor experiencia al cliente.
Consejos y trucos para una implementación exitosa de POS
Si lo haces por primera vez, aquí tienes algunos consejos para asegurar una implementación de POS sin problemas.
1. Usa una red privada
Los sistemas POS procesan información sensible, como datos de transacciones, datos de clientes, detalles de pago, y más. Alojar tu POS en una red abierta expone estos datos a piratas informáticos y pone en riesgo la privacidad de tus clientes.
Para minimizar el acceso no autorizado y la pérdida de datos, considera alojar tu POS en una red privada. Así limitarás el acceso del POS solo a los dispositivos y usuarios autorizados en la red.
2. Entiende a fondo tu sistema POS
No basta con elegir el POS correcto, sino también aprovechar al máximo lo que te ofrece el sistema.
¿Soporta cupones? ¿Existen límites? Dedica tiempo a entender estos matices para que puedas crear mejores procesos de negocio y optimizar las operaciones.
Errores a evitar en la implementación de POS
Aquí tienes algunos errores clave en la implementación de POS que debes evitar:
1. No involucrar al personal de primera línea en la integración
Sé que algunos de ustedes habrán leído mi sección sobre involucrar al personal y habrán pensado: “No, innecesario”, pero es un gran error considerar la implementación del POS como tarea solo de TI. Es un cambio a nivel de toda la empresa que necesita que todos estén en la misma sintonía, especialmente tu personal de primera línea.
- Involúcralos en el proceso de selección. Su compromiso es tu mejor oportunidad para aprovechar al máximo el sistema.
- Capacita a fondo a tu personal en el sistema para evitar errores y disminuciones de productividad.
- Ya que utilizan el sistema a diario, consulta con tus empleados para recopilar sugerencias y mejorar el sistema.
2. No Tener un Plan de Respaldo
Tu sistema POS puede fallar debido a una mala conectividad, integraciones desactualizadas o hardware defectuoso. Sea cual sea la razón, un plan de respaldo puede ayudar a minimizar cualquier pérdida financiera o de datos.
Puedes necesitar varios planes para diferentes escenarios. Por ejemplo, si falla la integración del inventario, puede que necesites enviar actualizaciones regulares al equipo de inventario manualmente. O si no puedes aceptar transacciones con tarjeta, habilita métodos de pago alternativos para asegurar que las transacciones puedan continuar mientras resuelves el problema.
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Tu sistema POS conecta todos los aspectos del flujo de trabajo de tu negocio. Optimiza tus procesos de pago, simplifica la gestión de inventario y ofrece información sobre las preferencias de los clientes.
Por eso la implementación de un POS es un esfuerzo conjunto de toda la empresa, involucrando a todos desde el equipo de TI hasta los empleados de atención al cliente. Sin embargo, mientras más personas participan, también aumentan las posibilidades de cometer errores durante la implementación.
Siguiendo los pasos descritos en este artículo – determinar los requisitos, obtener el apoyo de los interesados, instalar el hardware, probar y optimizar con el tiempo – las empresas pueden maximizar los beneficios del POS y evitar errores costosos.
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