Lista de Verificación para la Implementación de un TPV: 5 Pasos para el Éxito
El proceso de implementación del punto de venta (POS) involucra a todos, desde el CEO hasta su cliente. Si se hace mal, afecta la experiencia del cliente, la productividad de los empleados, la cultura de la empresa y, en consecuencia, sus ganancias. Sin embargo, si se hace bien, verá mejoras en todas esas áreas en su lugar.
En este artículo, describiré los pasos para implementar con éxito un sistema POS, junto con toda la información de fondo que necesita saber.
¿Por qué es importante la implementación de un POS?
Un sistema POS mal implementado puede provocar una reducción en la productividad de los empleados, malas experiencias de cliente, documentación extraviada y riesgos de ciberseguridad.
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Los sistemas de punto de venta están formados por el software y hardware que usan las empresas para aceptar pagos de clientes. Es el corazón que mantiene el negocio funcionando de manera óptima.
Por lo general, los sistemas POS fallan debido a una mala conectividad wifi, hardware dañado, ciberseguridad obsoleta o software incompatible. Pero un quinto sospechoso se esconde en el fondo, creando la base para que estos problemas crezcan.
Me refiero a una mala implementación del POS.
Un proceso estandarizado es la mejor manera de lograr que los sistemas POS funcionen sin problemas en todas las ubicaciones, ahora y en el futuro. Pero incluso con un plan infalible para la implementación del POS, aún necesita que algunas personas se comprometan.
Nuestras recomendaciones de sistemas POS
Ya que estás aquí, imagino que ya tienes un sistema POS, pero en caso de que no, aquí tienes algunos excelentes que el equipo de The CFO Club ha probado y evaluado:
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¿Quién participa en la implementación de un POS?
Implementar un POS no es tarea de una sola persona. Es un esfuerzo de equipo que requiere el apoyo de todos los niveles del negocio, comenzando por:
#1: Tu equipo directivo
Son los jefes a los que necesita convencer porque:
- Deciden si vale la pena invertir en el POS.
- Pueden ayudar a impulsar la adopción entre empleados reacios, garantizando una transición más fluida.
La mayoría de los negocios tendrán varios líderes tomando decisiones. Estoy hablando de jefes de operaciones, directores financieros y otros miembros del consejo. También puede que necesite involucrar a gerentes y supervisores para llevar a cabo la capacitación de los empleados.
Las preocupaciones principales suelen centrarse en el coste, la compatibilidad y la interrupción de las operaciones diarias. Atienda cualquier inquietud, pero también pida su opinión. De este modo, estarán involucrados en el proceso desde el principio, y podrá alinear sus planes con la visión del dueño del negocio.
#2: Tu departamento de TI
Las soluciones POS incluyen nuevo software, hardware, integraciones y procesos. Para asegurar una implementación adecuada, necesita el apoyo de su equipo de TI, quien conoce a la perfección su infraestructura tecnológica actual.
Pueden asesorarlo sobre requisitos técnicos, compatibilidad de software y cómo integrar el POS con los sistemas existentes. Así puede garantizar una transición sin problemas, asegurándose de que su equipo de TI tenga la información necesaria para resolver cualquier inconveniente.
#3: Tus empleados
Después de la gerencia, los empleados son el siguiente grupo con el que necesita lograr aceptación. Ellos serán quienes utilicen la plataforma a diario. Sin su compromiso, verá una reducción en la productividad y satisfacción de los empleados.
Acercándose la implementación, comience a realizar sesiones de capacitación para educar a los empleados en el uso del POS. Además, recopile comentarios de los empleados sobre cómo mejorar el sistema. Al fin y al cabo, si no les gusta usarlo (o no lo aprovechan al máximo), los beneficios de su implementación POS se reducirán a la mitad.
#4: Su proveedor de POS
Mientras que empleados y directivos pueden guiarle desde la perspectiva empresarial, los proveedores de POS le orientarán en todo lo relacionado con el producto.
Ellos entienden el software mejor que nadie y pueden ayudarte a integrar con éxito el POS, aportando ideas y buenas prácticas para evitar errores.
Cuando elijas un sistema POS, asegúrate de que el proveedor tenga buena reputación en servicio al cliente para evitar problemas en el procesamiento de pagos en el futuro.
Cómo implementar un nuevo sistema POS
Implementar un POS es algo así como planear un atraco (pero sin la posibilidad de ir a la cárcel).
Ya has identificado el mejor sistema POS. Ahora debes analizar el lugar, organizar tu equipo y ejecutar tu plan de implementación del POS.
Aunque los sistemas POS son soluciones altamente personalizables, aún hay algunos pasos comunes para una implementación exitosa de un POS:
1. La Investigación: Determina las necesidades de tu negocio
Probablemente las anotaste mientras elegías un sistema POS. Úsalas para guiar cómo configurarás el POS.
Por ejemplo, si eres una pequeña empresa de comercio electrónico, probablemente solo necesitarás un software POS sencillo para el cobro. Pero si diriges un food truck, necesitarás un POS móvil para aceptar pagos en movimiento. Algunos factores a considerar al determinar los requisitos de tu POS son:
- Volumen de transacciones
- Sistema actual de gestión de inventario
- Número de empleados
- Experiencia del cliente
- Integración contable, y
- Requisitos de hardware
Una vez que tengas claridad en los requisitos, llega probablemente el paso más difícil: obtener la aceptación.
2. La Aceptación: Consigue el apoyo de tu equipo
¿Recuerdas a los involucrados? Son tu equipo del atraco, y mantenerlos al tanto del estado del proyecto y los plazos previstos es crucial porque:
- Son quienes utilizarán el POS. Especialmente el personal en planta que trata a diario con los clientes. Si no cuentan con su apoyo o no comprenden el sistema, puedes esperar que afecte la implementación del POS también.
- Comprenden mejor los matices del negocio y pueden ofrecer retroalimentación valiosa para una implementación más exitosa. Por ejemplo, solo IT puede decirte si el POS romperá tu stack tecnológico, mientras que la dirección puede aconsejarte sobre el presupuesto.
Para asegurarte de que todos estén informados, puedes:
- Enviar actualizaciones regulares por correo electrónico,
- Invitar a los involucrados a probar los sistemas POS,
- Organizar reuniones informativas semanales, o
- Brindar acceso solo de visualización a los interesados relevantes en la herramienta de gestión de proyectos.
La elección es tuya. Sin embargo, asegúrate de estar disponible para responder preguntas y escuchar sugerencias. Así, tu equipo se sentirá parte del proceso, facilitando la transición para todos.
3. El Equipo: Encontrar el hardware adecuado
Después toca encontrar el hardware adecuado para tu terminal POS. Esto puede variar según tus servicios y procesos actuales.
Por ejemplo, las tiendas pop-up pueden necesitar iPads, tabletas o dispositivos móviles para operar tu software POS móvil basado en la nube. Mientras tanto, los sistemas POS de negocios minoristas pueden requerir cajones de dinero, lectores de códigos de barras, impresoras y terminales de autoservicio.
4. El plan: cómo configurar tu sistema POS
Puedes elegir entre dos métodos de implementación:
- La ruta DIY. Es la mejor opción para una configuración sencilla de POS con pocos terminales y productos. Aprovecha los tutoriales, artículos de ayuda y documentación que la plataforma ofrece para aprender a hacerlo tú mismo. También puedes contactar con el soporte al cliente para recibir ayuda.
- La ruta asistida. Si tienes un catálogo más grande o varias sucursales, solicita la ayuda de tu proveedor de POS. Asegúrate de que el soporte al cliente de tu proveedor de POS sea fiable y tenga conocimiento antes de comprometerte, para evitar frustraciones.
Una vez que se decide el método de implementación, el resto es sencillo.
Activa tu cuenta
Cada software POS tiene un proceso de activación de cuenta. Este utiliza los datos de tu empresa, KYC y la información de tu cuenta bancaria para validar tu negocio y comprobar si el POS puede legalmente procesar pagos en tu ubicación.
Prepara tu espacio
Esto incluye la configuración de dispositivos como tu escáner de código de barras, lectores de tarjetas, terminales de pago, etc. Puedes recurrir a la ayuda de tu proveedor de POS para acelerar el proceso.
Sube tu catálogo
Este es el paso más laborioso (e importante) al implementar tu sistema POS. Aquí deberás cargar tus productos, sus especificaciones, variaciones, precios, ofertas y posibles descuentos. Puedes ahorrar tiempo subiendo estos detalles de forma masiva, pero recuerda organizarlos en el formato requerido por el software POS.
5. Prueba piloto: probando tu software POS
Probar tu sistema POS puede ayudar a identificar cualquier problema antes de lanzarlo al público. Esto incluye probar el hardware, la integración de inventarios y la seguridad de la pasarela de pago.
Sin embargo, esto no significa que todo funcionará perfectamente. Puede que aún aparezcan fallos que deban resolverse — ¡de eso hablaremos a continuación!
Cuándo optimizar tu sistema POS
Optimizar tu sistema POS es inevitable. Pero es importante hacerlo en el momento correcto, de lo contrario podrías gastar recursos innecesariamente y afectar a las operaciones.
Aquí tienes algunas situaciones en las que puedes considerar actualizar tu sistema POS.
Cuando las tarifas de transacción empiezan a reducir tus ganancias
Al igual que la muerte y los impuestos, las tarifas de transacción son un coste inevitable de operar un software POS. Si no tienes cuidado, estas tarifas pueden acumularse poco a poco, y disminuir tus ganancias. A veces, incluso las tarifas de terceros, como las de pasarela de pago o servicios de procesamiento de pagos pueden incrementar el coste.
Asegúrate de conseguir el mejor trato revisando regularmente tus tarifas actuales de transacción y comparándolas con los términos de otros proveedores. No tengas miedo en cambiar a un nuevo proveedor si resulta más rentable.
Cuando escalas tu negocio
Escalar tu negocio significa cosas distintas según tu tipo de empresa, como añadir más productos, abrir más tiendas o contratar más personal. Sin embargo, el objetivo suele ser el mismo: atraer más clientes a tu tienda.
Necesitarás un enfoque doble para escalar tu sistema POS de manera óptima:
- Actualiza tu software POS. Asegúrate de que las especificaciones de tu software POS puedan soportar el volumen de transacciones esperado.
- Capacita a tus empleados. Necesitarás capacitar a los nuevos empleados para usar el sistema POS, incluyendo mostrarles las opciones de pago disponibles, descuentos aplicables, ofertas, etc.
Al realizar estos dos simples pasos, podrás brindar la mejor experiencia al cliente, fomentando el regreso y las opiniones positivas.
Cuando tu POS está desactualizado
Los sistemas POS heredados pueden no ser compatibles con los métodos de pago más recientes, programas de fidelización u otras funciones esperadas; al carecer de ellas, corres el riesgo de ofrecer una mala experiencia al cliente y que este se vaya con la competencia.
Para evitar esto, mantén tu POS actualizado. Y prepárate para cambiar de proveedor si otros sistemas POS pueden ofrecer una mejor experiencia al cliente.
Consejos y trucos para una implementación exitosa del POS
Si lo haces por primera vez, aquí tienes algunos consejos para garantizar una implementación fluida del POS.
1. Utiliza una red privada
Los sistemas POS manejan información sensible como datos de transacción, datos de clientes, detalles de pago y más. Alojar tu POS en una red abierta expone estos datos a piratas informáticos, poniendo en peligro la privacidad de tus clientes.
Para minimizar accesos no autorizados y la pérdida de datos, considera alojar tu POS en una red privada. Así, limitarás el acceso al POS solamente a los dispositivos y usuarios autorizados para usar la red.
2. Entiende a fondo tu sistema POS
No se trata solo de elegir el POS correcto, sino de aprovechar al máximo todo lo que te ofrece.
¿Admite cupones? ¿Existen límites? Tómate el tiempo de comprender todos estos matices para diseñar mejores procesos empresariales y optimizar las operaciones.
Errores a evitar en la implementación del POS
Aquí tienes algunos errores clave de implementación POS que debes evitar:
1. No involucrar al personal de primera línea en la integración
Sé que algunos de vosotros habrán leído mi sección sobre involucrar al equipo y habrán pensado: “Nah, innecesario”, pero es un gran error considerar la implementación del POS como una tarea exclusiva de TI. Es un cambio para toda la empresa que necesita que todos estén en la misma página, especialmente el personal de primera línea.
- Involúcralos en el proceso de selección. Su implicación es tu mejor oportunidad para obtener el máximo beneficio del sistema.
- Capacita a tu personal a fondo en el sistema para evitar errores y caídas en la productividad.
- Ya que usan el sistema a diario, recurre a tus empleados para recopilar comentarios que ayuden a mejorar el sistema.
2. No Tener un Plan de Respaldo
Tu sistema POS podría fallar debido a una mala conectividad, integraciones obsoletas o mal funcionamiento del hardware. Sea cual sea el motivo, contar con un plan de respaldo puede ayudar a minimizar cualquier pérdida financiera o de datos.
Puedes necesitar varios planes para diferentes escenarios. Por ejemplo, si la integración del inventario falla, es posible que debas enviar actualizaciones periódicas al equipo de inventario manualmente. O, si no puedes aceptar transacciones con tarjeta, configura métodos de pago alternativos para garantizar que las transacciones puedan continuar mientras resuelves el problema.
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Tu sistema POS conecta todos los aspectos del flujo de trabajo de tu negocio. Optimiza los flujos de pago, simplifica la gestión de inventarios y ofrece información sobre las preferencias de los clientes.
Por eso la implementación de un POS es un esfuerzo a nivel empresarial, que involucra a todos, desde el equipo de IT hasta tus empleados de atención al cliente. Sin embargo, cuantos más implicados hay, también aumentan las posibilidades de cometer errores durante la implementación.
Siguiendo los pasos descritos en este artículo —determinar los requisitos, obtener la aprobación de las partes interesadas, instalar el hardware, probar y optimizar con el tiempo— las empresas pueden maximizar los beneficios del POS y evitar errores costosos.
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