Cómo automatizar los seguimientos de pagos en QuickBooks Payments y dejar de perseguir las facturas
Abres QuickBooks Payments para ver qué facturas se han pagado y descubres que varias siguen vencidas. Ahora estás comprobando las fechas de vencimiento, redactando recordatorios y decidiendo a qué clientes necesitas enviar otro mensaje.
QuickBooks Payments puede encargarse de gran parte de ese trabajo por ti.
Esta guía te explica cómo automatizar los recordatorios de facturas, personalizar los mensajes que reciben los clientes y utilizar sus herramientas más avanzadas, para que dediques menos tiempo a reclamar pagos y más tiempo a gestionar tu negocio.
Cómo QuickBooks Payments facilita el seguimiento de pagos
QuickBooks Payments te ofrece varias formas de evitar que las facturas impagadas pasen desapercibidas.
te ofrece varias formas de evitar que las facturas impagadas pasen desapercibidas. Puedes programar hasta tres recordatorios automáticos antes o después del vencimiento de una factura, personalizar el contenido de cada mensaje y permitir que QuickBooks Payments los envíe de forma constante para las facturas que envió originalmente por correo electrónico.
Las empresas que utilizan QuickBooks Online Advanced también pueden crear flujos de trabajo que respondan a condiciones específicas, como el cliente, el estado de la factura o el importe.
Los usuarios que cumplen los requisitos pueden ir más allá con Payments AI, que utiliza el historial de pagos para sugerir programas de recordatorios, redactar mensajes editables y recomendar otras formas de fomentar el pago puntual.
En conjunto, estas funciones reducen el tiempo que dedicas a comprobar fechas de vencimiento y redactar los mismos recordatorios una y otra vez, sin dejar de darte control sobre lo que reciben los clientes.
A continuación, te explicamos cómo configurar y gestionar el seguimiento de tus pagos en QuickBooks Payments.
Cómo automatizar el seguimiento de pagos en QuickBooks Payments
A continuación, te explicamos cómo asegurarte de que tu cuenta está preparada y cómo configurar las herramientas de recordatorio disponibles en tu plan. Una vez activadas, QuickBooks Payments puede hacer seguimiento de las facturas impagadas sin depender de que recuerdes cada una de ellas.
Requisitos previos y de configuración
Antes de cambiar la configuración de los recordatorios, asegúrate de contar con lo siguiente:
- Un plan de QuickBooks Online que incluya recordatorios automáticos de facturas
- Facturas enviadas por correo electrónico a través de QuickBooks Payments, ya que los recordatorios automáticos solo se aplican a las facturas que QuickBooks Payments ya ha enviado
- Una suscripción a QuickBooks Online Advanced si quieres crear flujos de trabajo personalizados para los recordatorios
- Para Payments AI, una cuenta estadounidense apta en Essentials, Plus, Advanced o Intuit Enterprise Suite, además de permisos para crear o editar facturas
Pasos
Una vez que todo esté preparado, sigue los pasos que se indican a continuación para automatizar el seguimiento de tus pagos.
Paso 1. Activa los recordatorios automáticos de facturas
Ve a Configuración ⚙ → Cuenta y configuración → Ventas → Recordatorios y selecciona Editar.
Activa los recordatorios automáticos de facturas.
Paso 2. Configura el programa de recordatorios
Configura hasta tres recordatorios, cada uno programado para un número específico de días antes o después de la fecha de vencimiento.
Por ejemplo, podrías enviar uno poco antes de la fecha de vencimiento y recordatorios adicionales después de que la factura pase a estar vencida.
Paso 3. Personaliza cada mensaje de recordatorio
Edita el asunto, el saludo y el mensaje para que el correo electrónico parezca enviado por tu empresa.
También puedes utilizar las variables disponibles, como el número de factura y el nombre de la empresa, para añadir automáticamente los datos pertinentes.
Paso 4. Envía las facturas por correo electrónico a través de QuickBooks Payments
Los recordatorios automáticos solo funcionan con las facturas que QuickBooks Payments ya ha enviado por correo electrónico. Si creas una factura en QuickBooks Payments, pero la entregas de otra forma, no se enviarán los recordatorios.
Paso 5. Envía un recordatorio manual cuando sea necesario
Ve a Todas las aplicaciones → Ventas y recibir pagos → Facturas y busca la factura vencida.
Abre el menú desplegable Recibir pago, selecciona Enviar recordatorio, personaliza el mensaje y selecciona Enviar.
Paso 6. Crea un flujo de trabajo personalizado si usas Advanced
QuickBooks Online Advanced te permite crear flujos de trabajo de recordatorios basados en condiciones como el cliente, el estado de la factura o el importe.
Puedes hacer que QuickBooks Payments envíe un correo electrónico al cliente, asigne la factura a un miembro del equipo o envíe una notificación interna cuando se cumplan esas condiciones.
Paso 7. Revisa las sugerencias de Payments AI si están disponibles
Los clientes de EE. UU. que usan Essentials, Plus, Advanced o Intuit Enterprise Suite y tienen permiso para crear o editar facturas pueden acceder al panel de Payments AI creando o abriendo una factura, o seleccionando el icono de Intuit AI.
Puede usar el historial de pagos para sugerir un calendario de recordatorios, redactar mensajes editables y recomendar una política personalizable de cargos por demora.
Paso 8. Comprueba qué facturas aún requieren atención
Revisa periódicamente la lista de facturas y la actividad de los recordatorios para identificar a los clientes que puedan necesitar un seguimiento directo después de que se hayan enviado los recordatorios automatizados.
Señales de que tus seguimientos de pagos automatizados funcionan en QuickBooks Payments
Cuando termines los pasos anteriores, QuickBooks Payments debería encargarse de tus recordatorios de pago habituales en segundo plano.
En lugar de abrir la lista de facturas para averiguar quién necesita otro correo electrónico, puedes revisar lo que QuickBooks Payments ya ha enviado e intervenir solo cuando un cliente necesite atención personalizada.
Eso debería significar que se escapen menos facturas vencidas mientras dedicas menos tiempo de tu jornada a reclamar pagos.
QuickBooks Payments también informa que, en promedio, los clientes que usan recordatorios de Payments AI reciben sus pagos más rápido, aunque ese es un punto de referencia propio de Intuit y no un resultado verificado de forma independiente.
El beneficio práctico es sencillo: tu proceso de seguimiento sigue avanzando incluso cuando tu atención está en otra parte.
Errores comunes que debes evitar y consejos que debes seguir
Una vez que tus recordatorios estén funcionando, el siguiente paso es asegurarte de que ayuden sin crear nuevos obstáculos. Ten en cuenta estos errores y consejos mientras gestionas el proceso.
Programar recordatorios con muy poca separación
Da a los clientes suficiente tiempo para ver y actuar en relación con cada mensaje. Enviar varios recordatorios en un periodo corto puede parecer excesivo sin mejorar las probabilidades de recibir el pago.
Usar el mismo tono en todas las etapas
Mantén los primeros recordatorios en un tono cordial y útil, y sé más directo a medida que la factura siga vencida. Un cliente que lleva un día de retraso no debería recibir el mismo mensaje que alguien que ha ignorado la factura durante varias semanas.
Pasar por alto los datos de contacto y pago del cliente
Confirma que la dirección de correo electrónico sea correcta y que la factura muestre claramente cómo pagar. La automatización no puede ayudar si el recordatorio llega a una bandeja de entrada inactiva o deja al cliente sin saber cuál es el siguiente paso.
Aplicar un cargo por demora sugerido por la IA sin revisarlo
Asegúrate de que tu política de cargos por demora se comunique claramente a los clientes y esté permitida en tu jurisdicción antes de aceptar la recomendación.
Dejar que la automatización gestione situaciones que requieren una conversación
Una factura impugnada o un acuerdo de pago establecido requieren atención personalizada. Revisa estos casos antes de confiar en otro recordatorio programado.
Reflexiones finales
Con los recordatorios configurados, puedes dedicar menos tiempo a reclamar facturas y prestar a los saldos pendientes la atención que necesitan.
Si quieres ampliar esta configuración, explora nuestras herramientas de pago para ver cómo las facturas en línea y los pagos recurrentes pueden simplificar el resto de tu proceso de cobro.
También puedes analizar más de cerca Payments AI y cómo ayuda a realizar seguimientos de pagos más constantes. Cuando estés listo para avanzar, compara nuestros planes y precios para encontrar las funciones que se adapten a tu empresa.
Si necesitas ayuda para elegir, ponte en contacto con su equipo, o visita su centro de recursos para pequeñas empresas para obtener orientación más práctica.
Buena suerte con tu configuración. Espero que te permita tener una cosa menos que perseguir cada semana.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos recordatorios automáticos de facturas puedo configurar?
Puedes configurar hasta tres recordatorios, cada uno programado hasta 90 días antes o después de la fecha de vencimiento de la factura.
¿Funcionan los recordatorios para las facturas que no envié a través de QuickBooks Payments?
No. Los recordatorios automáticos solo se aplican a las facturas que QuickBooks Payments ya ha enviado por correo electrónico.
¿Qué es QuickBooks Payments AI?
Payments AI utiliza el historial de pagos para sugerir programas de recordatorios, redactar mensajes editables y recomendar estrategias de pago. Está disponible para usuarios elegibles de EE. UU. que tengan los planes Essentials, Plus, Advanced e Intuit Enterprise Suite y puedan crear o editar facturas.
¿Puedo enviar recordatorios para varias facturas vencidas a la vez?
Si Intuit Intelligence está disponible en tu cuenta, puedes revisar las facturas marcadas, seleccionar varias y enviar sus recordatorios juntos. El proceso manual estándar de Intuit gestiona una factura a la vez.
¿Los recordatorios automatizados sustituirán las conversaciones directas con los clientes?
No del todo. Es posible que los clientes con facturas considerablemente vencidas o impugnadas aún necesiten una conversación directa.
