Cómo configurar la facturación recurrente automatizada en QuickBooks Payments para obtener ingresos predecibles
Llegó otro ciclo de facturación y nada había cambiado. Todavía tenías que volver a crear la misma factura y recordar comprobar si se había pagado.
Esto puede ser manejable para un cliente, pero a medida que crecen los negocios recurrentes, las tareas de facturación omitidas pueden retrasar los ingresos esperados.
La facturación recurrente automatizada en QuickBooks Payments reduce ese trabajo repetitivo, aunque aún requiere supervisión ocasional.
Esta guía te muestra cómo configurarla sin perder de vista los pagos.
¿Por qué usar QuickBooks Payments para la facturación recurrente?
QuickBooks Payments te permite crear una plantilla para facturas recurrentes en lugar de volver a crearlas en cada ciclo de facturación.
te permite crear una plantilla para facturas recurrentes en lugar de volver a crearlas en cada ciclo de facturación. Utiliza los datos del cliente y el calendario que configures para crear facturas futuras, mientras que los clientes que cumplan los requisitos pueden inscribirse en el pago automático para que los pagos futuros se procesen automáticamente.
Como las facturas y los pagos permanecen en QuickBooks Payments, puedes ver qué se ha facturado y qué aún requiere atención sin tener que administrar un sistema de pagos independiente.
Los pagos procesados mediante QuickBooks Payments también se registran y se vinculan a la factura, lo que te proporciona un proceso de facturación más uniforme con menos trabajo manual.
Antes de configurarlo, confirma que tu cuenta y tus facturas cumplen los requisitos descritos en la siguiente sección.
Aspectos que debes tener en cuenta antes de automatizar la facturación recurrente en QuickBooks Payments
Antes de crear una plantilla recurrente, confirma que la función se adapta a tu cuenta y a tu acuerdo de facturación. Estas comprobaciones pueden ayudarte a evitar tener que volver a crear el flujo de trabajo más adelante.
Confirma que tu plan y tu factura cumplen los requisitos
Las transacciones recurrentes están disponibles actualmente en QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus y Advanced.
El pago automático también requiere una cuenta activa de QuickBooks Payments y una factura recurrente con pagos habilitados por un total de $5,000 o menos. Las facturas recurrentes diarias no cumplen los requisitos.
Asegúrate de que las condiciones de facturación se mantengan constantes
El pago automático funciona mejor cuando el importe y el calendario permanecen estables.
Cambiar el importe, la frecuencia, las condiciones de pago, las opciones de pago o los datos del cliente puede cancelar la inscripción, así que considera facturar los cargos variables por separado.
Prepara al cliente y supervisa el primer ciclo
Confirma que el cliente acepta el calendario recurrente y entiende que el pago automático normalmente se procesa tres días antes de la fecha de vencimiento.
Debe inscribirse mediante la factura usando una cuenta de Intuit, y tú debes revisar el primer ciclo para confirmar que todo se procese correctamente.
Cómo configurar la facturación recurrente automatizada en QuickBooks Payments
Paso 1. Crea una factura recurrente
Crea una factura y selecciona Hacer recurrente.
Según el diseño de tu QuickBooks Payments, también puedes ir a Todas las aplicaciones → Contabilidad → Transacciones recurrentes → Nueva y seleccionar Factura.
Paso 2. Elige el tipo de recurrencia
Selecciona Programada para que QuickBooks cree las transacciones según un calendario establecido, Recordatorio para recibir un aviso que te indique que debes crear y enviar la transacción, o No programada para conservar una plantilla reutilizable para uso manual.
QuickBooks Payments puede guardar las facturas recurrentes como borradores, así que revísalas y finalízalas antes de enviarlas.
Paso 3. Establece el calendario de facturación
Elige con qué frecuencia debe repetirse la factura e introduce las fechas de inicio y finalización. El pago automático no está disponible para facturas con un intervalo de recurrencia diario.
Paso 4. Completa y guarda la plantilla
Añade el cliente, los detalles de la factura, las condiciones de pago y las opciones de pago en línea. Elige si quieres enviar la factura por correo electrónico automáticamente o revisarla primero y, luego, selecciona Guardar plantilla.
Paso 5. Enviar la primera factura
Una vez creada la factura recurrente, envíala al cliente con los pagos en línea habilitados. El cliente verá una opción para configurar los pagos automáticos cuando abra la factura.
Paso 6. Hacer que el cliente se inscriba en los pagos automáticos
El cliente selecciona Configurar pagos automáticos, inicia sesión con una cuenta de Intuit, revisa la frecuencia y la fecha de inicio, e introduce su información de pago.
A continuación, selecciona Pagos automáticos para pagar la factura actual e inscribir las facturas futuras de la serie.
Los pagos automáticos deben cubrir el importe total de la factura. Si el cliente cambia el importe, la opción de pagos automáticos desaparecerá.
Paso 7. Confirmar el calendario de pagos
Normalmente, los pagos automáticos se procesan tres días antes de la fecha de vencimiento de la factura.
Si faltan menos de tres días para el vencimiento de la factura, el pago se procesa de inmediato. Las facturas pagaderas al recibirse se cobran en cuanto la plantilla recurrente las crea.
Paso 8. Evitar cambios que cancelen los pagos automáticos
Cambiar el importe total, la frecuencia, las condiciones, las opciones de pago, la dirección de correo electrónico del cliente o el nombre del cliente cancelará los pagos automáticos. QuickBooks Payments enviará un correo electrónico al cliente, quien deberá inscribirse nuevamente.
Paso 9. Supervisar el estado de los pagos automáticos
Abre el Rastreador de actividad de la factura y busca Pagos automáticos programados en Actividad de la factura.
QuickBooks Payments envía correos electrónicos de confirmación cuando los pagos se realizan correctamente y notifica a los clientes si se rechaza un pago para que puedan actualizar su información de pago.
Cómo saber si la facturación recurrente de QuickBooks Payments funciona
Ahora que has configurado todo, el siguiente ciclo de facturación te mostrará si funciona correctamente.
La factura recurrente debe crearse según lo programado, el Rastreador de actividad de la factura debe mostrar Pagos automáticos programados y un pago realizado correctamente debe actualizar automáticamente el estado de la factura.
Si se rechaza un pago, QuickBooks Payments debería notificar al cliente para que el problema no pase desapercibido.
Cuando esto sucede de forma constante, dedicarás menos tiempo a crear y reclamar facturas, mientras que tus ingresos recurrentes serán más fáciles de supervisar y prever.
Errores comunes y consejos profesionales
La facturación recurrente puede reducir el trabajo repetitivo, pero algunas decisiones de configuración pueden causar problemas más adelante. Ten en cuenta estos errores comunes antes de implementar el flujo de trabajo para más clientes.
Usar una plantilla para cargos fijos y variables
Cambiar el importe de la factura después de que un cliente se inscriba puede cancelar los pagos automáticos.
Si parte de tu facturación cambia cada mes, considera usar la factura recurrente para el importe fijo y enviar los cargos variables por separado.
Elegir una fecha de vencimiento sin tener en cuenta el momento del pago
Normalmente, los pagos automáticos se procesan tres días antes del vencimiento de la factura, por lo que una fecha de vencimiento el día primero podría dar lugar a un cargo cerca del final del mes anterior. Asegúrate de que el importe, la frecuencia y la fecha prevista del cargo estén claros para el cliente antes de que se inscriba.
Implementar la facturación recurrente para todos a la vez
Prueba primero el flujo de trabajo con un cliente o un grupo pequeño.
Confirma que las facturas se creen correctamente, que los pagos automáticos aparezcan como programados y que los pagos se registren según lo previsto antes de aplicar la configuración de forma más amplia.
Preguntas frecuentes sobre la facturación recurrente en QuickBooks Payments
¿Cuál es la diferencia entre las facturas recurrentes programadas, de recordatorio y no programadas?
Programada crea transacciones según un calendario establecido, Recordatorio te pide que las revises y envíes, y No programada conserva una plantilla reutilizable para uso manual. QuickBooks Payments puede guardar las facturas recurrentes como borradores, así que revísalas y finalízalas antes de enviarlas.
¿El autopago funciona con cualquier método de pago?
No. El autopago solo funciona con las opciones de pago habilitadas en una factura recurrente con pagos activados a través de QuickBooks Payments.
¿Cuándo cobra el autopago al cliente?
Normalmente, el autopago procesa el cargo tres días antes del vencimiento de la factura, o inmediatamente si vence en un plazo de tres días o al recibirla. No está disponible para facturas con un intervalo de recurrencia diario.
¿Qué sucede si vence la tarjeta guardada de un cliente?
Algunas tarjetas pueden actualizar automáticamente sus fechas de vencimiento. Si se rechaza un pago, QuickBooks Payments envía un correo electrónico al cliente para que actualice su información; después, el pago se procesa de inmediato y es posible que el cliente tenga que volver a inscribirse.
¿Qué planes de QuickBooks Payments admiten facturas recurrentes?
Las facturas recurrentes están disponibles con QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus y Advanced. Las opciones de configuración disponibles pueden variar según tu plan y el diseño de QuickBooks Payments.
Conclusión
Espero que esta guía te ayude a configurar la facturación recurrente con más confianza. Comienza con un cliente, supervisa el primer ciclo de facturación y ajusta el flujo de trabajo según sea necesario.
Buena suerte al ponerlo en práctica en tu negocio.
Si estás listo para continuar, explora sus herramientas de pago y compara sus planes y precios. Para las facturas que estén fuera de tu calendario recurrente, descubre cómo su agente de pagos puede ayudarte con los seguimientos.
