Cómo dejar las hojas de cálculo y empezar a cobrar en línea con QuickBooks Payments
Enviaste una factura desde una hoja de cálculo, el cliente pagó mediante otra aplicación y ahora tienes que alternar entre tu cuenta bancaria y el sistema de seguimiento de facturas solo para confirmar el pago.
Antes de terminar de actualizar el archivo, otra factura requiere tu atención y vuelves a la hoja de cálculo para intentar determinar qué sigue pendiente.
Al principio, este proceso puede parecer manejable, pero a medida que llegan más clientes, el tiempo dedicado a actualizar filas y conciliar pagos comienza a acumularse. Incluso una entrada omitida puede hacer que reclames un pago que ya se recibió.
Esta guía te ayuda a reemplazar esa rutina con un proceso más claro en QuickBooks Payments.
Te explicaremos cómo preparar tus registros y configurar los pagos en línea para que puedas enviar facturas pagables y hacerles seguimiento en un solo lugar.
Los beneficios de pasar de las hojas de cálculo a QuickBooks Payments
Cuando trasladas la facturación a QuickBooks Payments, a tus clientes les resulta más fácil pagarte.
Las opciones de pago disponibles aparecen en la factura, por lo que ya no tienes que enviar instrucciones por separado. Parece un cambio pequeño, pero elimina un paso adicional entre enviar la factura y recibir el pago.
Tus registros también se vuelven más útiles. Puedes revisar los pagos entrantes sin reunir información de varios lugares y dispones de información más ordenada cuando llega el momento de generar un informe o hablar con tu contador.
Antes de llegar a ese punto, veamos qué debes trasladar a QuickBooks Payments y cómo prepararlo.
Lo que debes saber antes de pasar de las hojas de cálculo a QuickBooks Payments
Antes de comenzar a importar cualquier elemento, conviene resolver tres aspectos. Hacerlo ahora puede evitar que tengas que detenerte a mitad del proceso para corregir registros o buscar datos de cuentas faltantes.
Decide qué necesitas trasladar realmente
No tienes que transferir todas las facturas que hayas enviado.
Comienza con los clientes activos y las facturas impagas; luego, elige una fecha a partir de la cual crearás todas las facturas nuevas en QuickBooks Payments.
Conserva una copia de seguridad intacta de tu hoja de cálculo original. Las facturas antiguas pagadas pueden permanecer allí, a menos que las necesites en QuickBooks Payments para elaborar informes o llevar registros.
Reúne los requisitos de configuración
Para configurar QuickBooks Payments y recibir pagos en línea, necesitarás:
- Una cuenta de QuickBooks Payments con un plan que admita las funciones que necesitas
- La información de tu empresa y del propietario para la solicitud de QuickBooks Payments
- Una cuenta bancaria donde se depositarán los pagos de tus clientes
QuickBooks Payments requiere una aprobación por separado. Intuit normalmente envía su decisión por correo electrónico en un plazo de unos días hábiles, por lo que solicitarla con anticipación puede evitar que retrase el resto de la configuración.
Limpia y da formato a los datos de tu hoja de cálculo
Revisa los registros de clientes y facturas antes de cargarlos. Elimina las entradas duplicadas, las filas en blanco, las fórmulas y la información desactualizada que podrían causar problemas durante la importación.
Las listas de clientes se pueden importar desde CSV, Excel o Google Sheets, mientras que las importaciones de facturas requieren CSV. También debes asegurarte de que los nombres de los clientes sean coherentes y agregar los productos o servicios que planeas utilizar en tus facturas.
Una vez que estos elementos estén listos, podrás comenzar el proceso de configuración e importación con menos interrupciones.
Cómo dejar atrás las hojas de cálculo y comenzar a recibir pagos en línea en QuickBooks Payments
Así puedes pasar de las hojas de cálculo a QuickBooks Payments y comenzar a aceptar pagos en línea.
1. Regístrate en QuickBooks Online y solicita QuickBooks Payments
Sigue estos pasos para solicitar QuickBooks Payments:
- Crea tu cuenta de QuickBooks Online.
- Ve a Configuración ⚙ → Cuenta y configuración → Pagos.
- Selecciona Más información y, después, Configurar pagos.
- Introduce la información de tu empresa y del propietario.
- Elige la cuenta bancaria en la que se depositarán los pagos de los clientes.
QuickBooks Payments normalmente envía su decisión por correo electrónico en unos pocos días laborables, aunque Intuit puede solicitar información adicional.
Comienza este paso primero y prepara los datos de tu hoja de cálculo mientras esperas la aprobación.
2. Limpia y crea una copia de seguridad de los datos de tu hoja de cálculo
Guarda una copia intacta de tu hoja de cálculo actual, elige una fecha clara para la migración y separa a tus clientes activos y las facturas impagadas de los registros históricos cerrados.
Corrige los nombres duplicados, las filas en blanco, las fórmulas y la información obsoleta antes de importar cualquier dato.
3. Importa tu lista de clientes
Ve a Configuración ⚙ → Importar datos → Clientes y carga tu lista de clientes. QuickBooks Payments admite archivos CSV, Excel y Google Sheets para importar clientes.
Cada archivo está limitado a 1.000 filas o 2 MB. Los nombres de los clientes deben ser únicos y la importación inicial admite una dirección de correo electrónico por cliente.
4. Importa o vuelve a crear tus facturas abiertas
Después de importar tus clientes y configurar los productos o servicios correspondientes, ve a Configuración ⚙ → Importar datos → Facturas. Las importaciones de facturas requieren un archivo CSV y admiten hasta 100 facturas o 1.000 filas por carga.
Cada partida necesita un número de factura, cliente, fecha de factura, fecha de vencimiento e importe de la partida. Los importes negativos, incluidos los descuentos y las notas de crédito, no se pueden importar y deben añadirse posteriormente.
La documentación actual sobre la importación de facturas también indica que este método no se puede utilizar después de haber configurado el impuesto sobre las ventas.
La disponibilidad puede variar según el plan y la cuenta. Si Facturas no aparece en Importar datos, vuelve a crear manualmente tus facturas abiertas actuales o ponte en contacto con el servicio de asistencia de QuickBooks Payments para confirmar las opciones de importación disponibles.
5. Configura los depósitos y las opciones de pago en línea
Una vez aprobado QuickBooks Payments, completa estos ajustes:
- En Configuración ⚙ → Cuenta y configuración → Pagos, selecciona las cuentas utilizadas para registrar los depósitos y las comisiones de procesamiento.
- En Configuración ⚙ → Cuenta y configuración → Ventas → Pagos de facturas, selecciona los métodos de pago que pueden utilizar los clientes.
- En Configuración ⚙ → Cuenta y configuración → Ventas → Entrega en línea, asegúrate de que Factura en línea esté seleccionada.
Los clientes pueden pagar con tarjeta, transferencia bancaria ACH, Apple Pay, PayPal o Venmo, según las opciones de pago disponibles para la cuenta.
6. Revisa y envía tu primera factura con opción de pago
Abre una factura importada o crea una nueva para un cliente actual.
Confirma el cliente, el importe, la fecha de vencimiento y las opciones de pago. En la factura, abre Administrar → Opciones de pago y activa los métodos que quieras ofrecer. Después, selecciona Revisar y enviar.
El cliente recibirá una factura en línea con un enlace de pago, en lugar de tener que pagar por separado desde un PDF.
7. Confirma que el pago se registró y realiza el seguimiento del depósito
Cuando el cliente paga a través de la factura, QuickBooks Payments debería crear una transacción de pago recibido y aplicarla a la factura correspondiente.
Comprueba el estado de la factura y los pagos de QuickBooks Payments para confirmar que el pago se procesó y saber cuándo se envía a tu banco.
La conciliación automática, cuando está disponible, reduce la introducción manual, pero los usuarios deben seguir revisando las transacciones y conciliando periódicamente su cuenta bancaria.
Señales de que el cambio de las hojas de cálculo a QuickBooks Payments fue satisfactorio
Después de completar los pasos anteriores, comprueba primero que los registros de tus clientes y las facturas abiertas se hayan importado correctamente. Después, envía una factura y confirma que el cliente recibe un enlace de pago en línea.
Una vez que paguen, QuickBooks Payments debería registrar la transacción, marcar la factura como pagada y mostrar el pago en los desembolsos de QuickBooks Payments para que puedas hacer seguimiento de su depósito.
Ten en cuenta que la factura puede aparecer como pagada antes de que el dinero llegue a tu banco.
Tu primer depósito puede tardar hasta cinco días hábiles. Después del período de configuración inicial, las cuentas con depósitos al día siguiente generalmente reciben los pagos procesados antes de las 3 p. m.
hora del Pacífico el siguiente día hábil, mientras que los pagos posteriores pueden tardar hasta dos días hábiles. La hora límite es a las 4 p. m., hora de la montaña; a las 5 p. m., hora central; y a las 6 p. m., hora del este.
Errores comunes y consejos de expertos
La mayoría de los problemas después del cambio ocurren cuando tu antiguo proceso de pago se superpone con tus nuevos registros de QuickBooks Payments. Esto es lo que debes tener en cuenta una vez que comiences a enviar facturas reales.
Seguir usando métodos de pago antiguos sin un plan de transición
Indica a los clientes qué facturas deben pagar mediante QuickBooks Payments y cómo gestionarás los cheques o los pagos independientes de Venmo después del cambio.
Si un cliente paga fuera de QuickBooks Payments, registra el pago en la factura correcta para que no siga apareciendo incorrectamente como vencida.
Enviar todas las facturas importadas antes de probar el flujo de trabajo
Revisa tus facturas importadas antes de enviarlas a los clientes.
Comienza con una factura y confirma que su saldo, fecha de vencimiento, opciones de pago y enlace de pago funcionen correctamente antes de utilizar el nuevo proceso con todos.
Volver a importar un archivo completo después de un error parcial
Es posible que algunos clientes o facturas se importen correctamente aunque otras filas fallen.
Revisa los resultados de la importación y corrige solo los registros que hayan fallado, ya que volver a cargar el archivo completo puede crear duplicados en lugar de reemplazar las entradas originales.
Agregar un depósito descargado en lugar de asociarlo
QuickBooks Payments crea un registro de pago cuando se paga una factura.
Cuando el depósito aparezca posteriormente en el feed de tu banco, asócialo con el registro existente en lugar de agregarlo como ingreso nuevo, ya que esto podría contabilizar el mismo pago dos veces.
Esperar que cada depósito corresponda a una sola factura
QuickBooks Payments puede combinar varios pagos de clientes en un solo depósito y mostrar las tarifas de procesamiento relacionadas por separado. Consulta los detalles del depósito en los desembolsos de QuickBooks Payments antes de considerar que una diferencia entre los importes de la factura y del depósito es un error.
Conclusión
Dejar de usar hojas de cálculo puede facilitar mucho la facturación y el seguimiento de los pagos, y espero que esta guía te proporcione un punto de partida claro.
Cuando estés listo, consulta cómo pueden ayudarte a gestionar tu negocio, compara sus planes o descubre cómo funcionan sus pagos en línea.
Buena suerte con el cambio y con todo lo que venga después para tu negocio.
Preguntas frecuentes sobre dejar las hojas de cálculo y cobrar en línea con QuickBooks Payments
¿Cuánto tiempo se tarda en cambiar de una hoja de cálculo a QuickBooks Payments?
La configuración práctica puede tardar unas horas, pero la aprobación de QuickBooks Payments puede prolongar el proceso. QuickBooks Payments normalmente envía por correo electrónico su decisión en un plazo de unos días hábiles.
¿Puedo importar directamente mi hoja de cálculo existente?
Sí, aunque el formato aceptado depende de lo que importes. Las listas de clientes admiten archivos CSV, Excel o Google Sheets, mientras que las importaciones de facturas requieren archivos CSV y tienen límites de carga independientes.
¿Qué métodos de pago pueden usar mis clientes?
Los clientes pueden pagar con tarjeta, transferencia bancaria ACH, Apple Pay, PayPal o Venmo, según las opciones disponibles para tu cuenta.
¿Cuánto cuesta aceptar pagos en línea?
QuickBooks Payments cobra comisiones de procesamiento además de tu suscripción a QuickBooks Online. Las tarifas actuales en EE. UU. son del 2.99% para pagos con tarjeta y billetera digital incluidos en facturas, del 1% para ACH y del 3.5% para tarjetas introducidas manualmente, pero consulta la página de tarifas para ver las actualizaciones.
¿Necesito conocimientos de contabilidad para hacer esto?
No necesitas ser contador para importar clientes o enviar facturas por pagar. Sin embargo, aún debes revisar tu configuración y conciliar tus cuentas con regularidad.
