Cómo gestionar la facturación, los pagos y la contabilidad en un solo lugar con QuickBooks Payments

Un cliente paga tu factura, pero en lugar de seguir adelante, todavía tienes que abrir varias herramientas para averiguar dónde terminó el dinero y por qué el importe depositado parece diferente. 

La situación se vuelve aún más confusa cuando varios pagos se agrupan en un solo depósito y las comisiones de procesamiento se registran por separado.

Esta guía te mostrará cómo mantener todo ese proceso conectado en QuickBooks Payments.

Aprenderás a seguir el pago de un cliente desde la factura original hasta tus registros, con menos idas y vueltas entre herramientas independientes.

Cómo funcionan conjuntamente la facturación, los pagos y la contabilidad en QuickBooks Payments

Gestionarlo todo conjuntamente significa que QuickBooks Payments mantiene conectada la misma transacción del cliente desde la factura hasta el depósito bancario.

Por ejemplo, si envías una factura de $100 y el cliente paga mediante QuickBooks Payments, la factura se marca como pagada y el pago se registra en tus libros. Después, ese pago se incluye en un depósito por lote y la comisión de procesamiento relacionada se registra por separado.

Una vez que el depósito por lote aparece en tu cuenta bancaria conectada, QuickBooks Payments puede asociarlo con los pagos que ya se registraron. Aun así, debes revisar y conciliar tus cuentas, pero la mayor parte del recorrido del pago ya está registrada.

Requisitos previos para la facturación, los pagos y la contabilidad de QuickBooks

Antes de comenzar, asegúrate de que lo siguiente esté listo.

Una cuenta activa de QuickBooks Online y QuickBooks Payments

Necesitas una suscripción activa a QuickBooks Online y una cuenta aprobada de QuickBooks Payments conectada a ella. QuickBooks Payments está sujeto a requisitos de elegibilidad y aprobación de la solicitud, mientras que se aplican comisiones por transacción sin cargos mensuales ni mínimos.

Una cuenta bancaria empresarial conectada

Selecciona la cuenta bancaria donde llegarán tus depósitos de QuickBooks Payments y conecta su fuente bancaria. QuickBooks Payments podrá descargar las transacciones bancarias y asociar los depósitos por lote con los registros que ya figuran en tus libros.

Pagos de facturas en línea y cuentas de registro configurados

Activa los pagos de facturas en línea y confirma que los depósitos y las comisiones de procesamiento estén asignados a las cuentas correctas.

Una vez que estén listos, la siguiente sección te guiará por el flujo de trabajo, desde el envío de una factura hasta la revisión del depósito bancario resultante.

Cómo gestionar conjuntamente la facturación, los pagos y la contabilidad en QuickBooks Payments

Así puedes conectar el flujo de trabajo para que QuickBooks Payments transfiera la información desde la factura original hasta el pago, el depósito y los registros contables.

Paso 1. Confirma que QuickBooks Payments esté activo

Ve a Configuración → Cuenta y configuración → Pagos para confirmar que tu cuenta de QuickBooks Payments esté conectada. 

Mientras estás allí, comprueba que los depósitos estándar y las comisiones de procesamiento estén asignados a las cuentas correctas.

Paso 2. Conecta tu cuenta bancaria empresarial

Ve a Todas las aplicaciones → Contabilidad → Transacciones bancarias y selecciona Conectar cuenta. Si ya tienes otra cuenta conectada, selecciona Vincular cuenta. 

Conecta la cuenta donde llegan tus depósitos de QuickBooks Payments para que QuickBooks pueda comparar las transacciones bancarias descargadas con los depósitos registrados en tus libros.

Paso 3. Envía facturas con las opciones de pago en línea activadas

Selecciona + Crear → Factura e introduce los datos del cliente y de facturación. Antes de enviarla, activa los métodos de pago en línea que quieras aceptar.

Cuando el cliente paga mediante el enlace de pago de la factura, QuickBooks puede aplicar el pago directamente a esa factura.

Paso 4. Permite que QuickBooks Payments registre el pago

Ve a Todas las aplicaciones → Ventas y cobros → Facturas y abre la factura del cliente. Después de procesar el pago, su estado debería mostrarse como Pagada, y el pago debería aplicarse automáticamente a la factura.

Paso 5. Revisa el depósito correspondiente

QuickBooks Payments agrupa los pagos procesados en un depósito por lote y registra por separado las comisiones de procesamiento. 

Cuando el depósito aparezca en la fuente bancaria, QuickBooks Payments podrá asociarlo con los pagos que ya se hayan registrado.

Si QuickBooks Payments no encuentra una coincidencia automáticamente, usa la opción Asociar para localizar manualmente el depósito correspondiente. Los tiempos de los depósitos varían, y tus primeros depósitos o los pagos puestos en revisión pueden tardar más que el plazo habitual.

Paso 6. Revisa tus informes sin exportar nada

Ve a Informes → Informes estándar y revisa informes como Pérdidas y ganancias y Resumen de antigüedad de cuentas por cobrar. 

Estos muestran cómo se registran los ingresos y qué facturas siguen pendientes, aunque los resultados exactos dependen de si tu empresa utiliza la contabilidad de caja o de devengo.

Paso 7. Presta atención a posibles discrepancias

Ve a Todas las aplicaciones → Contabilidad → Conciliar y compara las transacciones de QuickBooks Payments con tu estado de cuenta bancario. Si la diferencia no es cero, comprueba si hay depósitos faltantes, entradas duplicadas o comisiones de procesamiento registradas en la cuenta equivocada.

Cómo es un flujo de trabajo exitoso de QuickBooks Payments

Una vez que todo esté configurado, deberías dedicar menos tiempo a averiguar adónde fue cada pago. 

Antes, quizá necesitabas alternar entre herramientas independientes y después usar una hoja de cálculo para reunir los registros. 

Sin embargo, con todo conectado en QuickBooks Payments, puedes seguir la transacción desde la factura original hasta el depósito bancario en un solo lugar.

Aun así, tendrás que conciliar tus cuentas y revisar cualquier elemento que no se haya asociado correctamente. Pero, en lugar de reconstruir manualmente el recorrido del pago, puedes dedicar más tiempo a revisar las excepciones.

Si los estados de tus facturas están actualizados, el saldo de QuickBooks Payments coincide con tu estado de cuenta bancario y tus informes reflejan la actividad esperada sin una hoja de cálculo independiente, la configuración funciona según lo previsto.

Errores comunes y consejos profesionales para el flujo de trabajo de QuickBooks Payments

Incluso con el flujo de trabajo principal conectado, algunos detalles de configuración y contabilidad todavía pueden hacer que los pagos o depósitos terminen en el lugar equivocado. 

Estos son algunos errores que debes evitar y consejos para mantener todo organizado.

Usar un procesador de pagos que no se sincroniza correctamente

Un procesador independiente todavía puede funcionar con QuickBooks Payments, pero comprueba qué información transfiere realmente su integración. 

Si solo envía el importe de la venta sin la factura, el depósito o la comisión de procesamiento relacionados, es posible que todavía tengas que registrar y asociar esos detalles manualmente.

Dejar los pagos en Fondos sin depositar

QuickBooks Payments gestiona los pagos de sus propias facturas sin exigir que los coloques en Fondos sin depositar. 

Sin embargo, si utilizas esta cuenta para cheques, efectivo o pagos cobrados en otro lugar, recuerda agruparlos y depositarlos para que el saldo no siga aumentando.

Confirma dónde se registran los depósitos y las comisiones

Después de activar QuickBooks Payments, comprueba que los depósitos estándar y las comisiones de procesamiento se dirijan a las cuentas correctas. 

De lo contrario, QuickBooks Payments puede registrar las transacciones automáticamente, pero colocarlas en un lugar que no esperabas.

Revisa los informes y concilia periódicamente

La asociación automática puede encargarse de gran parte del trabajo rutinario, pero aun así deberías revisar los informes de cuentas por cobrar y conciliar con tu estado de cuenta bancario. 

De este modo, puedes concentrarte en excepciones como depósitos faltantes, transacciones duplicadas o comisiones incorrectas, en lugar de revisar cada pago desde cero.

Conclusión

Integrar la facturación, los pagos y la contabilidad no significa que tengas que cambiarlo todo de una vez. Empieza con un flujo de trabajo, asegúrate de que tus pagos y comisiones se registren en las cuentas correctas y ajusta la configuración a medida que la utilices.

Si quieres ver qué más está disponible, explora sus herramientas de pago o descubre cómo su Agente de pagos puede ayudarte con el seguimiento de las facturas.

Buena suerte conectándolo todo. Espero que esto te deje con menos pagos que rastrear y más tiempo para concentrarte en el resto de tu negocio.

Preguntas frecuentes sobre cómo gestionar juntos la facturación, los pagos y la contabilidad

¿Qué significa realmente «todo en uno» en este caso?

La misma transacción del cliente permanece conectada desde la factura hasta tus libros contables. Los pagos realizados mediante QuickBooks Payments se aplican automáticamente a la factura.

¿En qué se diferencia esto de usar una aplicación de pagos independiente junto con QuickBooks Payments?

Depende de la información que la aplicación transfiera a QuickBooks Payments. Si faltan los detalles del depósito y las comisiones, puede que aún sea necesario registrar o conciliar algunos datos manualmente.

¿Los pagos realmente se relacionan automáticamente con las facturas?

Los pagos realizados mediante una factura de QuickBooks Payments se aplican automáticamente a ella. Sin embargo, la transacción bancaria correspondiente aún puede requerir revisión o conciliación manual.

¿Qué métodos de pago son compatibles con este flujo de trabajo?

Los clientes pueden pagar con tarjeta, ACH, Apple Pay, PayPal o Venmo. Affirm también puede estar disponible para las facturas que cumplan los requisitos.

¿Existe protección si un cliente impugna un pago con tarjeta?

La Protección contra disputas de pagos opcional puede cubrir las devoluciones de cargos elegibles de tarjetas de crédito y débito procesadas después de la inscripción. Excluye ACH, PayPal, Venmo y Affirm, y se aplican límites de cobertura y cargos adicionales.