De las hojas de cálculo a la Serie A: Cómo construir la base de pagos de tu empresa emergente con QuickBooks Payments
Esa hoja de cálculo funcionaba perfectamente cuando solo unos pocos clientes te pagaban.
Ahora un inversor te ha pedido tus estados financieros y estás revisando fila por fila para entender por qué las facturas no coinciden con lo que llegó al banco.
Es una situación estresante cuando ya tienes que concentrarte en una ronda de financiación.
Si quieres adelantarte a la limpieza de tus registros, este artículo es un buen lugar para empezar. Te mostraremos cómo QuickBooks Payments puede convertir ese historial de pagos disperso en un sistema financiero más fácil de mantener y mucho más sencillo de compartir cuando los inversores empiecen a hacer preguntas.
Cómo QuickBooks Payments respalda la base de pagos de una empresa emergente
Al incorporar la actividad de pagos diaria al mismo sistema que tus libros contables, QuickBooks Payments proporciona a las empresas emergentes las herramientas necesarias para cobrar y mantener todo organizado.
proporciona a las empresas emergentes las herramientas necesarias para cobrar y mantener todo organizado. Cada factura y cada pago elegible contribuyen a los registros que respaldan tus informes, por lo que no tienes que reconstruir la historia financiera de la empresa emergente cada vez que alguien te pide las cifras.
Aun así, debes revisar y conciliar tus cuentas, pero el trabajo continuo se vuelve más fácil de gestionar. Esto proporciona a tu contable registros más limpios y te ayuda a responder con mayor confianza a las preguntas de los inversores.
Requisitos previos y requisitos de configuración
Antes de configurar nada, asegúrate de tener la cuenta adecuada de QuickBooks Payments, suficiente información para crear registros iniciales precisos y un plan claro para mantener los libros contables.
Elige la configuración adecuada de QuickBooks Payments
Selecciona un plan de QuickBooks Online que incluya los informes y el acceso que necesita tu empresa emergente.
Simple Start ya incluye informes básicos como el de pérdidas y ganancias, el balance general y el flujo de efectivo, mientras que los planes superiores añaden más detalles y funcionalidades.
También tendrás que solicitar QuickBooks Payments por separado, ya que está sujeto a requisitos de elegibilidad, evaluación crediticia y aprobación.
Reúne tus registros financieros existentes
Reúne más que tu lista de clientes y tu hoja de cálculo de ingresos.
Recopila tus facturas pendientes, estados de cuenta bancarios, gastos empresariales y registros de cualquier dinero aportado o prestado por los fundadores para que QuickBooks Payments comience con una imagen financiera más completa.
Decide cómo se mantendrán los libros contables
Trabaja con un contable para elegir entre la contabilidad de caja y la contabilidad de acumulación, y acuerden con qué frecuencia se revisarán las cuentas.
QuickBooks Payments puede mostrar informes con cualquiera de los dos métodos, pero los inversores institucionales suelen esperar estados financieros basados en la contabilidad de acumulación y conciliados a medida que la empresa emergente se acerca a una ronda con valoración.
Una vez que estos elementos estén listos, podrás pasar a la configuración principal con menos correcciones que hacer más adelante.
Cómo crear la base de pagos de tu empresa emergente en QuickBooks Payments
Así puedes configurar la facturación, los pagos y los informes financieros en QuickBooks Payments para que tu empresa emergente mantenga registros precisos y se prepare para futuras rondas de financiación.
1. Configura QuickBooks Online y solicita QuickBooks Payments
Establecer tus sistemas de contabilidad y pagos desde el principio te proporciona un punto de partida coherente y reduce la cantidad de información histórica que podrías tener que importar o conciliar más adelante.
QuickBooks Payments requiere una solicitud independiente y está sujeto a requisitos de elegibilidad, evaluación crediticia y aprobación.
2. Elige un método contable con tu contable
QuickBooks Payments te permite establecer la contabilidad de caja o de acumulación como método contable predeterminado y cambiar el método que se muestra en informes individuales.
Con la contabilidad de acumulación, los ingresos y gastos generalmente se registran cuando se generan o se contraen, lo que puede ocurrir antes de que se produzca el pago.
Si los clientes pagan por adelantado suscripciones o servicios a largo plazo, es posible que esos pagos deban registrarse como ingresos diferidos hasta que se preste el servicio.
QuickBooks Online Advanced admite programas automáticos de reconocimiento de ingresos, mientras que otros planes pueden requerir un proceso independiente o la ayuda de un contador.
3. Envía facturas a clientes a través de QuickBooks Payments con los pagos habilitados
Esto crea un registro coherente de lo que deben los clientes y les permite pagar en línea las facturas elegibles.
QuickBooks Payments puede aceptar tarjetas de crédito, tarjetas de débito, transferencias ACH, PayPal y Venmo, y puede categorizar los pagos resultantes en tu plan de cuentas.
4. Revisa los pagos registrados y conciliados automáticamente
QuickBooks Payments puede conciliar automáticamente las transacciones elegibles con las transacciones bancarias descargadas, lo que reduce la introducción manual de datos.
La conciliación automática puede no estar disponible para todas las cuentas o transacciones, por lo que los pagos no conciliados aún deben revisarse manualmente.
La conciliación automática tampoco sustituye la conciliación periódica.
Aun así, debes comparar QuickBooks Payments con tus extractos bancarios y de tarjetas de crédito para identificar transacciones faltantes, duplicadas o categorizadas incorrectamente.
5. Revisa tus informes principales todos los meses
Revisa periódicamente tu estado de resultados, balance general, estado de flujos de efectivo e informes de cuentas por cobrar.
QuickBooks Payments proporciona estos informes, aunque los informes exactos y el nivel de detalle disponible dependen de tu suscripción.
La revisión mensual te ayuda a identificar transacciones faltantes o categorizadas incorrectamente antes de comenzar la recaudación de fondos.
6. Concede a tu contador acceso independiente
Invita a tu contador o director financiero fraccionario a través de QuickBooks Payments en lugar de compartir tus credenciales de acceso. El acceso para contadores está disponible en los planes elegibles, pero las prestaciones incluidas pueden cambiar, así que consulta la comparativa actual antes de suscribirte.
7. Vuelve a revisar tus informes antes de cada hito de recaudación de fondos
A medida que una startup se acerca a la financiación institucional, los inversores pueden solicitar estados financieros históricos conciliados, información sobre el consumo de efectivo y la autonomía financiera, economía unitaria y proyecciones financieras.
Los requisitos exactos varían según el inversor y la etapa de financiación, así que revisa tus informes y registros de respaldo con un contador antes de que comience la diligencia debida.
Cómo debería ser pasar de las hojas de cálculo a la Serie A con QuickBooks Payments
Una vez que hayas seguido los pasos anteriores, no deberías tener que reconstruir tu historial financiero cada vez que alguien lo solicite.
Debería haber mucha menos búsqueda de última hora entre hojas de cálculo para determinar qué facturas se pagaron o por qué las cifras no coinciden.
En su lugar, tendrás registros organizados que serán más fáciles de revisar mientras te preparas para la recaudación de fondos.
Errores comunes y consejos de expertos
Una configuración sólida aún debe mantenerse a medida que crece tu startup. Ten en cuenta estos errores comunes y consejos prácticos para proteger la precisión de tus registros.
Registrar el dinero de los fundadores como ingresos ordinarios
El dinero que los fundadores aportan a la startup normalmente debe registrarse como una aportación del propietario o un préstamo, no como ingresos de clientes.
Una categorización incorrecta puede distorsionar tus ingresos y hacer que tu balance general no sea claro.
Crear cuentas incoherentes para cada transacción
Evita añadir una cuenta nueva cada vez que encuentres un gasto desconocido.
Los tipos de cuenta que seleccionas determinan dónde aparecen las transacciones en tus informes financieros, así que mantén organizado tu plan de cuentas y confirma las categorías inusuales con tu contador.
Bloquear cada período después de haberlo revisado
Una vez que tu contable haya revisado un mes o trimestre, usa la configuración de cierre de QuickBooks Payments para advertir a los usuarios o restringir los cambios en transacciones anteriores.
Aún puedes hacer un seguimiento de cualquier cambio posterior mediante el informe Excepciones a la fecha de cierre.
Guarda una copia de tus informes mensuales
Después de completar cada revisión mensual, exporta y guarda los informes finales de ese periodo.
Esto te proporciona un historial financiero coherente que puedes consultar más adelante, en lugar de tener que reconstruirlo cuando un inversor comience su proceso de diligencia debida.
Reflexiones finales
Buena suerte mientras estableces la base de pagos de tu startup.
Si estás listo para dar el siguiente paso, explora sus herramientas de pago, descubre cómo su Payments Agent puede ayudarte con los seguimientos o compara sus planes para encontrar la opción adecuada.
Preguntas frecuentes
¿Qué estados financieros suelen esperar los inversores en la fase semilla o en la Serie A?
Los inversores suelen solicitar estados conciliados de pérdidas y ganancias, balance general y flujo de efectivo, junto con una tabla de capitalización actualizada y proyecciones financieras. Los requisitos exactos varían según el inversor y la etapa de financiación.
¿Cómo me ayuda QuickBooks Payments a estar preparado para la diligencia debida sin un equipo financiero?
QuickBooks Payments organiza la actividad financiera registrada en informes estándar y permite que un contable o director financiero fraccional revise tus libros mediante un acceso independiente. Reduce el trabajo manual, pero los registros aún requieren revisiones y conciliaciones periódicas.
¿Qué métodos de pago puedo aceptar de los primeros clientes?
Según la elegibilidad y la disponibilidad, QuickBooks Payments admite tarjetas de crédito y débito, transferencias ACH, Apple Pay, PayPal, Venmo y Affirm. Los pagos procesados mediante QuickBooks Payments pueden registrarse y categorizarse en tus libros.
¿Cómo se mantienen vinculados los pagos con mis libros sin trabajo manual?
QuickBooks Payments puede vincular automáticamente las transacciones aptas, pero no todas las transacciones cumplirán los requisitos. Aun así, debes revisar los pagos no vinculados y conciliar tus cuentas periódicamente.
¿Qué hábitos financieros debería desarrollar una startup en sus primeras etapas antes de su primera ronda de financiación?
Utiliza un proceso coherente de facturación y pagos, concilia tus cuentas periódicamente y revisa tus informes financieros cada mes. Habla con un contable sobre tu método contable antes de comenzar la búsqueda de financiación institucional.
