QuickBooks Online de Intuit: Automatizaciones de Flujos de Trabajo – Análisis en Profundidad y Cómo Funciona
Una factura volvió a pasar su fecha de vencimiento. Alguien olvidó hacer seguimiento de un pago. Una transacción recurrente tuvo que ser recreada manualmente por tercer mes consecutivo mientras las tareas de contabilidad seguían acumulándose en segundo plano.
Intuit QuickBooks Online incluye funciones de flujos de trabajo automatizados que ayudan a las empresas a reducir el trabajo administrativo financiero repetitivo.
incluye funciones de flujos de trabajo automatizados que ayudan a las empresas a reducir el trabajo administrativo financiero repetitivo.
Con funciones como recordatorios automáticos, aprobaciones, transacciones recurrentes y asistencia para la conciliación, las empresas pueden dedicar menos tiempo a tareas rutinarias y más tiempo a mantener sus operaciones en movimiento.
¿Qué son los flujos de trabajo automatizados de QuickBooks Online?
QuickBooks Online incluye funciones de flujo de trabajo automatizado que ayudan a las empresas a automatizar tareas repetitivas de contabilidad y finanzas.
En vez de enviar recordatorios de facturas, solicitar aprobaciones o gestionar transacciones recurrentes manualmente cada vez, QuickBooks puede automatizar estas acciones según reglas y condiciones que configures.
La mayoría de los flujos de trabajo siguen un proceso sencillo:
- Un disparador inicia el flujo de trabajo
- QuickBooks verifica si se cumplen las condiciones
- El sistema realiza automáticamente una acción
Por ejemplo, un flujo de trabajo puede activarse cuando una factura se acerca a su fecha de vencimiento. Si la factura todavía aparece como no pagada, QuickBooks puede enviar automáticamente un recordatorio de pago o solicitar una aprobación según la configuración del flujo de trabajo.
¿Qué pueden hacer los flujos de trabajo automatizados de QuickBooks Online?
Dependiendo del flujo de trabajo o la función de automatización utilizada, QuickBooks Online puede ayudar a automatizar tareas contables y financieras repetitivas en diferentes partes de una empresa.
- Enviar automáticamente recordatorios de facturas y seguimientos de pago según condiciones de flujos de trabajo configuradas.
- Generar facturas, gastos, pagos y compras recurrentes en intervalos programados.
- Activar flujos de trabajo de aprobación para facturas, gastos, compras y egresos que requieren revisión antes de ser procesados.
- Sugerir categorías de transacciones y conciliaciones de registros usando la actividad del banco, reglas contables y comportamientos previos de categorización.
- Utilizar funciones de recordatorios de pago asistidas por IA para ayudar a optimizar los seguimientos de cobro y los flujos de trabajo de recaudación de facturas.
- Importar y emparejar transacciones bancarias y de tarjetas de crédito para agilizar los flujos de conciliación y reducir la entrada manual de datos.
Estas funciones de automatización pueden ayudar a las empresas a reducir el trabajo administrativo repetitivo y mejorar la consistencia de los flujos financieros.
Aspectos destacados de los flujos de trabajo automatizados de QuickBooks Online
Biblioteca de plantillas preconstruidas
QuickBooks Online Advanced incluye más de 60 plantillas de automatización de flujos de trabajo para facturas, gastos, estimaciones, órdenes de compra, pagos, aprobaciones y recordatorios.
Recordatorios de pago impulsados por IA
QuickBooks Payments IA utiliza el historial de pagos y el comportamiento de pago de los clientes para ayudar a sugerir el momento de los recordatorios, ajustes de cobro y comunicaciones de seguimiento. QuickBooks afirma que las empresas que usan recordatorios de pago asistidos por IA pueden cobrar más rápido en promedio en comparación con los seguimientos de facturas estándar.
Automatización de extractos bancarios con detección de anomalías
La automatización de extractos bancarios con detección de anomalías: QuickBooks Online se conecta a más de 24,000 instituciones financieras y aprende cómo categorizas las transacciones con el tiempo. La Contabilidad IA ayuda a sugerir coincidencias y recomendaciones de categorización mientras mantiene al usuario en control de la revisión de las transacciones.
Flujos de trabajo de aprobación para equipos multiusuario
Para equipos donde más de una persona gestiona las finanzas, QuickBooks Online Advanced admite flujos de aprobación que ayudan a asegurar que facturas, gastos y otras transacciones sean revisados antes de ser procesados.
Cómo configurar flujos de trabajo automatizados en QuickBooks Online
Así pueden las empresas crear y gestionar flujos de trabajo automatizados en QuickBooks Online Advanced utilizando plantillas, condiciones, aprobaciones, recordatorios y ajustes de automatización.
Paso 1: Accede al panel de flujos de trabajo
Para comenzar a configurar flujos de trabajo, ve al menú de Configuración y selecciona “Gestionar flujos de trabajo”.
Esto abrirá el panel de flujos de trabajo, donde las empresas pueden crear, editar, habilitar, deshabilitar y gestionar sus automatizaciones existentes.
QuickBooks almacena los flujos de trabajo activos en la sección “Mis flujos de trabajo”, lo que facilita la supervisión y gestión de múltiples automatizaciones desde un solo lugar.
Paso 2: Elige una plantilla de flujo de trabajo o crea un flujo personalizado
QuickBooks Online Advanced incluye más de 60 plantillas de flujo de trabajo para facturas, recibos, presupuestos, órdenes de compra, aprobaciones, recordatorios y otras tareas financieras. Los usuarios pueden comenzar con una plantilla o crear un flujo de trabajo personalizado desde cero.
La plataforma agrupa los flujos de trabajo en varias categorías, incluyendo:
- recordatorios
- aprobaciones
- automatizaciones
Las plantillas ayudan a las empresas a automatizar tareas comunes más rápidamente sin tener que crear cada flujo manualmente desde cero.
Paso 3: Configura condiciones y desencadenantes del flujo
Después de seleccionar un flujo de trabajo, los usuarios pueden configurar las condiciones y desencadenantes que determinan cuándo se ejecuta la automatización.
Los desencadenantes son los eventos que inician el flujo, mientras que las condiciones actúan como reglas que QuickBooks verifica antes de realizar una acción. Las empresas pueden configurar flujos en torno a importes de factura, tipos de clientes, fechas de vencimiento, requisitos de aprobación y actividad transaccional.
Por ejemplo, una empresa puede crear un flujo que solicite automáticamente una aprobación cada vez que una factura supere cierta cantidad o envíe recordatorios para facturas impagas que se aproximan a su fecha de vencimiento.
QuickBooks también permite a los usuarios añadir múltiples condiciones dentro de un mismo flujo para un control de automatización más preciso.
Paso 4: Configura las acciones del flujo de trabajo
Una vez configuradas las condiciones, las empresas pueden elegir las acciones que QuickBooks ejecutará automáticamente cuando se active el flujo de trabajo.
Dependiendo del tipo de flujo, QuickBooks puede:
- enviar correos electrónicos de recordatorio
- crear solicitudes de aprobación
- notificar a los miembros del equipo
- enviar informes o estados de cuenta
- crear recordatorios internos de tareas
- automatizar acciones operativas recurrentes
Las empresas también pueden personalizar los destinatarios de las notificaciones, los horarios de recordatorio, el enrutamiento de aprobaciones y ciertos mensajes del flujo de trabajo.
Paso 5: Guarda, habilita y prueba el flujo de trabajo
Después de configurar el flujo de trabajo, los usuarios pueden guardarlo y habilitarlo en QuickBooks Online Advanced.
Antes de confiar en la automatización para las operaciones diarias, las empresas deben revisar cuidadosamente la lógica del flujo. Esto ayuda a confirmar que las condiciones están correctamente configuradas, las aprobaciones se dirigen a los usuarios adecuados, los horarios de recordatorio funcionan correctamente y las notificaciones se activan como se espera.
QuickBooks también permite a los usuarios editar, deshabilitar, copiar o eliminar flujos de trabajo más adelante en caso de que cambien las necesidades operativas.
Paso 6: Supervisa y optimiza tus automatizaciones
Una vez habilitados los flujos de trabajo, las empresas deben revisar y optimizar periódicamente sus automatizaciones a medida que evolucionan los procesos financieros.
QuickBooks permite a los usuarios gestionar los flujos directamente desde la sección “Mis flujos de trabajo”, donde pueden supervisar automatizaciones activas, ajustar condiciones y refinar la configuración de notificaciones con el tiempo.
A medida que los procesos de aprobación, las estructuras de facturación, el comportamiento de pago de los clientes o los flujos de trabajo internos cambian, actualizar las reglas de automatización puede ayudar a mantener la precisión y coherencia operativa.
¿Quién se beneficiaría de los flujos de trabajo automatizados de QuickBooks Online?
Freelancers y profesionales independientes
Los freelancers, consultores y profesionales independientes pueden usar facturas recurrentes y recordatorios automáticos para reducir el seguimiento manual y tareas repetitivas de facturación.
Empresas basadas en servicios
Las agencias, consultorías y otras empresas de servicios pueden utilizar automatizaciones de flujo de trabajo para gestionar la facturación recurrente, aprobaciones, recordatorios de facturación y seguimientos de pago de clientes de manera más eficiente.
Propietarios de negocios sin experiencia en contabilidad
Las funciones de categorización, alimentación bancaria y asistencia en conciliación de QuickBooks Online pueden ayudar a simplificar las tareas de contabilidad para propietarios de negocios con experiencia limitada en contabilidad.
Contadores y tenedores de libros
Los tenedores de libros y contadores que gestionan múltiples clientes pueden utilizar la automatización de flujos de trabajo para reducir el trabajo administrativo repetitivo en la facturación, revisiones de transacciones y seguimientos de pagos.
Negocios minoristas y de comercio electrónico
Los negocios minoristas y de comercio electrónico con grandes volúmenes de transacciones pueden utilizar importaciones de alimentación bancaria, herramientas de conciliación de transacciones y categorización para agilizar los flujos de trabajo de conciliación.
Equipos financieros con múltiples usuarios
Los equipos financieros con varios usuarios que gestionan facturas, cuentas o aprobaciones pueden utilizar flujos de aprobación y herramientas de gestión de flujos de trabajo para mejorar el control en los procesos financieros.
Startups en crecimiento
Las startups suelen superar rápidamente las hojas de cálculo manuales y los procesos de contabilidad básica. Los flujos de trabajo automatizados de QuickBooks Online pueden ayudar a gestionar el aumento del volumen de transacciones, la facturación recurrente, aprobaciones y tareas administrativas financieras sin añadir una carga significativa de trabajo manual.
Reflexiones finales sobre los flujos de trabajo automatizados en QuickBooks Online
Los flujos de trabajo automatizados pueden ayudar a las empresas a reducir el trabajo repetitivo de contabilidad, mejorar la coherencia financiera y agilizar las operaciones diarias.
Si quieres ampliar aún más tu configuración de automatización, te recomiendo explorar cómo crear y usar flujos de trabajo de proyectos en QuickBooks Online.
Mucho éxito con los flujos de trabajo o procesos financieros que planees mejorar próximamente.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las limitaciones de los flujos de trabajo automatizados de QuickBooks Online?
Algunas funciones avanzadas de flujo de trabajo solo están disponibles en QuickBooks Online Advanced, y la categorización asistida por IA aún requiere revisión humana regular para mantener la precisión. Las empresas con flujos de trabajo altamente personalizados, múltiples entidades legales o estructuras operativas complejas también pueden encontrar limitaciones que requieren ajustes manuales o integraciones de terceros.
¿Todos los planes de QuickBooks Online incluyen flujos de trabajo automatizados?
No. Algunas funciones de automatización, como transacciones recurrentes y recordatorios de facturas, están disponibles en varios planes de QuickBooks Online. Sin embargo, el conjunto completo de funciones de flujos de trabajo está principalmente asociado con QuickBooks Online Advanced.
¿Pueden los flujos de trabajo de QuickBooks Online requerir aprobación antes de que se realice una acción?
Sí. QuickBooks Online Advanced admite flujos de aprobación que pueden requerir la aprobación de un gerente antes de que determinadas facturas, cuentas o transacciones avancen.
¿Cómo categoriza QuickBooks Online las transacciones automáticamente?
QuickBooks utiliza el comportamiento previo de categorización, patrones de transacciones, reconocimiento de proveedores y reglas contables para sugerir categorías para las transacciones importadas. Sus recomendaciones pueden mejorar con el tiempo a medida que los usuarios revisan y corrigen las transacciones.
¿Qué sucede si un flujo de trabajo se ejecuta incorrectamente?
Los flujos de trabajo se pueden editar, desactivar o eliminar desde el panel de flujos de trabajo en cualquier momento. Los usuarios también pueden revisar la actividad del flujo de trabajo para identificar qué activó la automatización.